Software für Stadthallen und Bürgerhäuser Dein Haus, fremde Veranstaltungen
Hochzeit, Karnevalssitzung, Firmenfeier, Blutspendetermin und zweimal im Jahr etwas Eigenes. eventbrain führt Anfragen, Angebote, Belegung und das Reporting an Träger und Gremien an einem Ort zusammen.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain kommunalen Häusern Arbeit abnimmt
Der Alltag besteht aus Anfragen, Rüstzeiten und der Frage, wer am Samstag aufschließt, dazu die Vorlage für den Ausschuss.
Von der Anfrage zum Mietvertrag in wenigen Tagen
Kommt am Dienstag ein Anruf, liegt bis Donnerstag der unterschriebene Mietvertrag vor. Das Angebot entsteht aus dem Paketkatalog, Mieter*innen nehmen es per Link an, und du siehst, ob sie es geöffnet haben.
So schafft eventbrain das
- Räume mit Kapazität je Saalplan und zugeordneten Paketen für Technik, Reinigung und Personal
- Aus dem Paketkatalog wird in Minuten ein Angebot, das Mieter*innen über einen Link ohne Login annehmen
- Mietvertrag, Hausordnung und Bestätigung entstehen aus Vorlagen in eurem Layout
- Bei Überschneidungen warnt der Belegungskalender schon beim Eintragen, auch bei Serienterminen
Zahlen für den Ausschuss, jederzeit abrufbarIn PRO
Will der Ausschuss wissen, wie das Haus gelaufen ist, filterst du Ausgaben und Einnahmen nach Raum und Zeitraum und ziehst die Vorlage als Excel. Jede Zahl lässt sich bis zur einzelnen Veranstaltung zurückverfolgen.
So schafft eventbrain das
- Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis je Veranstaltung lassen sich nach Raum und Zeitraum filtern und als Excel ziehen, brauchbar für die Vorlage
- Eigenveranstaltung und Fremdvermietung bleiben getrennt auswertbar, ohne zwei Listen zu führen
- Nebenkosten, Reinigung und Technikpauschalen hängen am Vorgang statt in einer Nebenrechnung
Haus und Personal für jeden Termin geplant
Am Termin steht, wer aufschließt, wer die Technik fährt und wer die Abendkasse macht, jeweils mit Zusage. Fällt jemand aus, siehst du die Lücke früh genug und nicht erst am Freitagnachmittag.
So schafft eventbrain das
- Haustechnik, Abendpersonal und Einlasskräfte laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status mit
- Mieter*innen bekommen über einen Light-Account Raum-Steckbrief, Hausordnung und Zeitplan, ohne dass jemand Unterlagen verschickt
- Externe Dienstleister sehen den Ausschnitt, der für sie bestimmt ist, und bearbeiten ihre Aufgaben darin; an der Abendkasse wird die Gästeliste abgehakt
- Wiederkehrende Abläufe hinterlegt ihr einmal als Workflow, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen von selbst
Was für Stadthallen und Bürgerhäuser in eventbrain steckt
Räume, Belegungskalender, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Angebote und die Auswertung für Gremien gibt es ab PRO.
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Räume & Bestuhlung
- Je Raum mehrere Saalpläne mit Kapazität, Kontingenten, Sperrungen und Rollstuhlplätzen.
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Belegungskalender
- Alle Räume nebeneinander, mit Status von der Anfrage bis zur Buchung, Serien und Warnung bei Überschneidungen.
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PaketkatalogIn PRO
- Saalmiete, Technik, Reinigung und Personal als Pakete, die beim Einfügen in Positionen aufgehen.
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Angebote ohne LoginIn PRO
- Mieter*innen nehmen über einen Link an oder lehnen ab, und du siehst, wann sie es geöffnet haben.
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Mietverträge aus Vorlagen
- Vermietung als eigener Projekttyp mit Vorlagen für Mietvertrag und Mails in eurem Layout.
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Auswertung für GremienIn PRO
- Eine Zeile je Veranstaltung mit Erlösen und Ergebnis, nach Raum und Zeitraum gefiltert, als Excel.
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Gewerke mit Zusage-Status
- Hausmeister, Technik, Security und Reinigung mit Bedarf und Rückmeldung.
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Rauminfo als Link
- Kapazitäten, Technik und Anfahrt als Link ohne Login, statt als PDF-Anhang.
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Cloudbasiert & DSGVO-konform
- Ohne Installation, Server in Deutschland, auch vom Haustelefon aus nutzbar.
Die wichtigsten Bausteine im Detail
Belegung & Vermietung
Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp.
Im Detail →
AngeboteIn PRO
Produkt- und Paketkatalog, Rabatte und optionale Positionen, PDF im eigenen Layout, Annahme per Link, Versionen und automatischer Verfall.
Im Detail →
Auswertung & KSKIn PRO
Eine Zeile je Veranstaltung mit Export, Fixkosten und Erlöse mit Serien, Zeitreihe nach Monat oder Jahr, KSK-Meldung als CSV.
Im Detail →
Was ein Haus mit vielen Räumen über eventbrain sagt
“Bei uns laufen zahlreiche Kurse und Veranstaltungen parallel über viele Räume, da benötigt unser Team einen guten Überblick. Das Raummodul von eventbrain erleichtert unseren Alltag mit viel Transparenz und Struktur, ohne Excel-Chaos und Doppelbuchungen.”
Häufige Fragen von Stadthallen und Bürgerhäusern
Welche Software eignet sich für Stadthallen und Bürgerhäuser?
eventbrain führt für Stadthallen und Bürgerhäuser die Säle mit ihren Saalplänen, einen Belegungskalender mit Warnung bei Überschneidungen, Angebote aus dem eigenen Paketkatalog, Mietverträge aus Vorlagen, das Hauspersonal als Gewerke und eine Auswertung je Veranstaltung für Träger und Gremien in einem System. Vermietungen und eigene Veranstaltungen liegen im selben Kalender.
Wie kommen wir an die Zahlen für den Ausschuss?
Über die Auswertung: eine Zeile je Veranstaltung mit Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis, gefiltert nach Zeitraum, Projekttyp oder Raum und als Excel exportierbar. Posten ohne Projektbezug wie Personal, Gebäude oder Förderungen stehen mit Soll und Ist daneben, die Zeitreihe zeigt Monate oder Jahre im Vergleich. Die Auswertung gehört zum PRO-Umfang.
Können wir Mietverträge mit eventbrain erstellen?
Ja: Vermietung ist ein eigener Projekttyp mit Mieter*in, Leistungen und Sondervereinbarungen, dazu eigene Vorlagen für Mietvertrag und Mails. Raumdaten und Belegungszeiten setzt eventbrain über Platzhalter ein, das PDF entsteht in eurem Briefpapier.
Lassen sich wiederkehrende Belegungen eintragen?
Ja, als Serie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, etwa für den Chor am Dienstag oder die monatliche Ratssitzung. Überschneidet sich eine Wiederholung mit einer anderen Buchung, meldet eventbrain das beim Eintragen. Feiertage und Schulferien des Bundeslands liegen als Hintergrund im Kalender, und die gefilterte Belegung lässt sich als iCal-Feed abonnieren.
Was kostet eventbrain für eine Stadthalle?
Räume, Belegungskalender, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind schon in der kostenlosen Basisversion enthalten. Angebote und die Auswertung gibt es ab PRO für 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team. Jeder weitere Full-Account kostet 19,90 € im Monat, alle Preise netto.
Wie viele Stunden kostet euch die nächste Gremienvorlage?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu eurem Haus passt.