Software für Feste und Vereine Euer Fest steckt in zwei Köpfen. Ab jetzt im System.
Schützenfest, Kirmes, Dorffest, Weihnachtsmarkt im Ort, Vereinsfest oder Abiball: eventbrain hält Aufgaben, Programm, Stände, Gewerke und alle Helfer*innen an einem Ort. Einmal als Workflow hinterlegt, verteilt euer Ablauf die Aufgaben fürs nächste Fest von allein, mit Fristen, die am Festdatum hängen. Auch wenn dann andere Leute im Festausschuss sitzen.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain euch beim Organisieren eures Fests Arbeit abnimmt
Von der Planung, die jedes Jahr wieder startet, bis zu den Helfer*innen: eventbrain spart eurem Festausschuss ehrenamtliche Zeit.
Jedes Jahr dasselbe Fest, der Plan steht schon
Euer Fest läuft seit vierzig Jahren nach demselben Muster, und genau so liegt es in eventbrain. Im Frühjahr steht schon fest, wann die Anmeldung beim Ordnungsamt raus muss und wer die Zelte bestellt.
So schafft eventbrain das
- Euer Ablauf wird einmal als Workflow hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben mit fertig berechneten Fristen von selbst
- Verschiebt sich das Festdatum, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben automatisch mit
- Jede Aufgabe hat eine zuständige Person und einen Status, sichtbar für alle statt nur für den Vorstand
- Wechselt der Festausschuss, übernimmt der oder die Neue einen laufenden Plan statt einer leeren Seite
Helfer*innen und Vereine sehen ihren Teil des Ablaufs
Feuerwehr, Musikverein und dreißig Helfer*innen aus dem Ort sehen jeweils nur, was sie betrifft. Ändert sich etwas, ist es bei allen sofort aktuell, auch ohne WhatsApp-Gruppe und Plan am Kühlschrank.
So schafft eventbrain das
- Wer mitarbeitet, bekommt einen Light-Account. Darin stehen nur die eigenen Aufgaben und die Infos, die für diese Person freigegeben sind. Die ersten zehn sind kostenlos
- Wer nur die Basis-Infos braucht, bekommt einen Link und öffnet ihn ohne Login
- Gewerke zeigen den Bedarf und den Zusage-Status: wie viele Ordner*innen, Helfer*innen und Techniker*innen gebraucht werden und wer zugesagt hat
- Zeitpläne laufen über mehrere Tage und Plätze, jede Person bekommt ihren eigenen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments
- Ändert sich etwas am Ablauf, sehen alle dieselbe aktuelle Fassung, ohne dass jemand eine neue PDF verschickt
Auflagen und Behördenfristen am Festtermin
Gestattung, Sperrzeiten und Sicherheitskonzept hängen als Aufgaben mit Fristen am Festtermin, jeweils mit zuständiger Person. Bescheide und Unterlagen findet ihr im nächsten Jahr am selben Projekt wieder.
So schafft eventbrain das
- Aufgaben mit Fristen je Behördengang, aus dem Workflow heraus erzeugt und Jahr für Jahr identisch
- Aufbau, Einlass, Beginn, Ende und Abbau stehen als Zeiten im Zeitplan und lassen sich für die Unterlagen herausziehen
- Eingereichte Unterlagen, Bescheide und Auflagen bleiben am Projekt archiviert, auffindbar auch im nächsten Jahr
- Versendete Mails und erzeugte Dokumente hängen chronologisch am Projektverlauf, statt in einzelnen Postfächern zu liegen
Vereinsarbeit überlebt den Wechsel im Vorstand
Was ihr einmal am Stand, am Kontakt oder in der Vorlage pflegt, steht im nächsten Jahr wieder da. Auch wenn andere Leute die Organisation übernehmen.
Stände im Programm
Vereinsstände, Schausteller*innen und Fahrgeschäfte als Programmpunkte mit Betreiber*in und Status statt in drei Listen.
Mehr erfahren →
Fristen, die sich selbst berechnen
Der Ablauf eures Fests liegt als Workflow bereit, die Aufgaben entstehen daraus jedes Jahr neu.
Mehr erfahren →
Zugang ohne Einweisung
Helfer*innen, Feuerwehr und Dienstleister sehen über ihren Light-Account genau ihren Teil. Nichts zu lernen, die ersten zehn kostenlos.
Mehr erfahren →
Zeitplan über mehrere Tage
Aufbau, Programm, Einlass und Abbau über Tage und Plätze, jede Person bekommt ihren eigenen Auszug.
Mehr erfahren →
Kontakte, die bleiben
Schausteller*innen, Musikvereine, Zeltverleih und Dienstleister mit allem Wissen aus den Vorjahren.
Mehr erfahren →
Kosten und Einnahmen im Blick
Standgebühren, Gagen, Zeltmiete und Security in einer Kalkulation, statt in der Kassenbuch-Excel.
Mehr erfahren →
Ein System für sehr verschiedene Feste
Ob Umzug, Bühne oder Stände: eventbrain bildet ab, was euer Fest ausmacht
Ein Schützenfest besteht fast nur aus Ablauf und Umzug, der Weihnachtsmarkt im Ort aus Ständen der Vereine, eine Kirmes aus beidem plus Fahrgeschäften. In eventbrain ist all das derselbe Bauklotz: ein Eintrag im Programm mit Kontakt und Vereinbarung.
- Weihnachts- und Flohmärkte im Ort: Vereinsstände als Programmpunkte mit Betreiber*in und Status, dazu Helferschichten und Aufbau
- Schützen- und Vereinsfeste: Umzug, Königsball und Frühschoppen als Punkte im Zeitplan, mit Zelt und Ordner*innen als Gewerke
- Kirmes und Volksfeste: Fahrgeschäfte und Schausteller*innen neben dem Bühnenprogramm, mit eigenen Auf- und Abbaufenstern
- Stadtfeste: mehrere Plätze und Bühnen parallel, jede mit eigenem Zeitplan und eigener Crew
- Verkauft ihr Tickets, etwa für den Festball oder die Party am Samstag, laufen die Zahlen aus elf Ticketingsystemen automatisch mit ein
Was für Feste und Vereine alles drinsteckt
Von der ersten Aufgabe im Januar bis zur Abrechnung nach dem Fest, alles an einem Ort.
-
Stände & Fahrgeschäfte
- Jeder Stand und jedes Fahrgeschäft als eigener Programmpunkt mit Betreiber*in als Kontakt.
-
Kontakte aus den Vorjahren
- Schausteller*innen, Kapellen und Dienstleister bleiben mit allen Angaben in der Kontaktdatenbank.
-
Workflows & Fristen
- Euer Ablauf einmal hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen jedes Jahr von selbst.
-
Zeitpläne über Tage & Plätze
- Aufbau, Programm, Einlass und Abbau, jede Person bekommt ihren eigenen Auszug.
-
Gewerke mit Zusage-Status
- Ordner*innen, Sanitätsdienst, Technik und Helfergruppen mit Bedarf und Rückmeldung.
-
Light-Accounts für Helfer*innen
- Jede beteiligte Person sieht ihren Teil, ohne Einarbeitung. Die ersten zehn sind kostenlos.
-
Dokumente aus Vorlagen
- Standverträge, Bestätigungen und Anschreiben in eurem Layout, mit Projektdaten befüllt.
-
Projektverlauf & Ablage
- Mails, Dokumente, Bescheide und Notizen chronologisch am Fest statt in Postfächern.
-
Kalkulation
- Standgebühren, Gagen, Zeltmiete und Security in einer Rechnung, mit Plan-Ist-Vergleich.
-
Programm & Bühne
- Kapellen, Bands und Showacts mit Gage, Anforderungen und Auftrittszeit.
-
Ticketing, falls ihr welches braucht
- Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen laufen automatisch zusammen.
-
Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform
- Auf dem Festplatz derselbe Stand wie im Vereinsheim, ohne Installation, Server in Deutschland.
Häufige Fragen von Festausschüssen und Vereinen
Welche Software eignet sich für die Organisation eines Fests im Verein?
eventbrain bündelt für Schützenfeste, Kirmessen, Dorf- und Vereinsfeste die Aufgaben mit ihren Fristen, das Bühnenprogramm, die Stände, die Gewerke, die Behördenfristen und alle Helfer*innen in einem Projekt. Der Ablauf eines Fests wird einmal als Workflow hinterlegt und steht im nächsten Jahr wieder bereit, auch wenn andere Personen die Organisation übernehmen.
Können wir Stände und Schausteller*innen damit verwalten?
Ja. Jeder Stand und jedes Fahrgeschäft ist ein eigener Programmpunkt mit Betreiber*in als Kontakt und einem Status von angefragt bis gebucht. Dateien, Verträge aus euren Vorlagen und Aufgaben hängen direkt am Eintrag. Einen grafischen Lageplan zeichnet eventbrain nicht.
Müssen unsere ehrenamtlichen Helfer*innen einen Account anlegen?
Einen Full-Account braucht niemand. Für den eigenen Ablaufplan und die Gewerke-Zusage genügt ein Light-Account, der nur diesen Ausschnitt zeigt; die ersten zehn sind kostenlos und es gibt nichts daran zu lernen. Raum-Steckbriefe lassen sich zusätzlich als Link teilen, den die Gegenseite ohne Anmeldung öffnet. Das gilt für Helfergruppen ebenso wie für Feuerwehr, Sanitätsdienst und externe Dienstleister, die nur für ein Wochenende im Jahr dabei sind.
Was passiert, wenn der Festausschuss wechselt?
Der Plan bleibt im System. Wer neu übernimmt, findet die Aufgaben mit ihren Fristen, die Kontakte der Beschicker*innen und Dienstleister, die Verträge aus dem Vorjahr und den kompletten Projektverlauf mit Mails und Dokumenten. Die Übergabe besteht aus einem Zugang statt aus einem Ordner und zwei Telefonaten.
Brauchen wir eventbrain auch ohne Ticketverkauf?
Ja, die meisten Funktionen für Feste und Märkte hängen nicht am Ticketing: Stände, Aufgaben mit Fristen, Zeitpläne, Gewerke, Dokumente und Kontakte laufen unabhängig davon. Verkauft ihr für einzelne Programmpunkte wie einen Festball doch Tickets, laufen die Zahlen aus elf Ticketingsystemen automatisch mit ein.
Wer weiß bei euch, was im Mai fällig ist?
20 Minuten Gespräch. Wir legen euer Fest an und schauen, wie aus eurem Ablauf ein Plan wird, der nächstes Jahr wieder da ist.