Eventmanagement-Software für Event-Agenturen Vom Pitch bis zur Schlussrechnung, jedes Kundenprojekt im Griff
Firmenevents, Tagungen, Kongresse, Roadshows und Jubiläen: eventbrain führt Angebot, Kalkulation, Dispo und Kundenkommunikation in einem Projekt zusammen, damit die Marge steht, bevor das Angebot rausgeht.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain einer Event-Agentur Arbeit abnimmt
Angebot, Kalkulation, Kundenkontakt und Realisation laufen in eventbrain am selben Projekt zusammen, bei jedem Kundenauftrag.
Angebote in Minuten, Zusage per Link
Du stellst das Angebot aus deinem Katalog zusammen, mit Preisen und Textbausteinen, die für alle Projekte gelten. Dein*e Kund*in bekommt es als PDF in eurem Layout, nimmt es über einen Link an oder lehnt ab, und du siehst sofort, wie die Entscheidung ausgefallen ist.
So schafft eventbrain das
- Angebote entstehen aus einem eigenen Produkt- und Paketkatalog mit Kategorien, Einheiten, Steuersätzen und Textbausteinen, konsistente Preise über alle Projekte
- Pakete lassen sich Räumen zuordnen und werden beim Einfügen automatisch in Positionen aufgelöst
- Das fertige Angebot geht als PDF im eigenen Layout raus; Kund*innen nehmen es über einen Link ohne Login an oder lehnt ab
- eventbrain protokolliert, wann das Angebot angesehen wurde, und informiert bei Antwort sofort den Verantwortlichen
- eventbrain verwaltet die Versionen, abgelaufene Angebote verfallen automatisch
Die Marge kennen, bevor das Angebot rausgehtIn PRO
Budget, Pitch-Varianten und Dienstleisterkosten stehen in einer Kalkulation am Projekt. Kommt ein Zusatzwunsch dazu, siehst du sofort, was er an der Marge ändert, lange vor der Schlussrechnung.
So schafft eventbrain das
- Budgets entstehen aus Vorlagen und einem agentureigenen Katalog aus Kategorien und Positionen
- Mehrere Kalkulationsspalten je Projekt nebeneinander, etwa für den Pitch und für Varianten, das Ergebnis am Ende daneben
- Eigene Rechner für Gagen, Gebühren und Marketingkosten direkt in der Zeile, mit Excel-vertrauter Bedienung
- Ein Finanz-Dashboard zeigt eine Zeile je Projekt mit freier Spaltenwahl und Excel-Export, dazu einen Plan-Ist-Vergleich pro Monat oder Jahr
- Projektunabhängige Kosten wie Gehälter und Mieten laufen mit, so siehst du neben der Projektmarge auch die Agenturmarge
- Die KSK-pflichtigen Gagen eines Jahres stehen fertig für die Meldung bereit
Der Auftraggeber sieht den Stand selbst
Deine Kund*innen öffnen ihren Light-Account und sehen genau den Ausschnitt des Projekts, der für sie bestimmt ist, mit Notizen, Dateien und Vereinbarungen. Die wöchentliche Frage nach dem Stand beantworten sie sich damit meist selbst.
So schafft eventbrain das
- Der Projekttyp Auftragsveranstaltung bringt einen eigenen Bereich für die Kundenseite mit: Ansprechpartner*innen, Vereinbarungen, Dokumente
- Über einen Light-Account sieht der Auftraggeber genau den Ausschnitt, der für ihn bestimmt ist
- Notizen und Dateien lassen sich gezielt nur für diesen Kontakt hinterlegen
- Der Projektverlauf sammelt Notizen, versendete Mails, erzeugte Dokumente und Statusmeldungen chronologisch
- Verträge, Briefings und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen im eigenen Agenturlayout
Gewerke und Dispo im Griff, auch bei fünf Projekten parallel
Jedes Event bekommt seinen eigenen Gewerke-Mix mit Zusage-Status je Dienstleister, wiederkehrende Setups kommen aus Vorlagen. Locations und Freelancer bleiben mit allem, was ihr über sie wisst, in der Kontaktdatenbank, und das nächste Projekt startet mit diesem Wissen.
So schafft eventbrain das
- Gewerkebedarfe je Projekt planen: Technik, Catering, Security, Hostessen, mit Zusage-Status je Dienstleister
- Wiederkehrende Setups kommen aus Realisations-Vorlagen, statt jedes Mal neu zusammengestellt zu werden
- Zeitpläne über Tage und Räume; jede beteiligte Person bekommt ihren individuellen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments
- Angelieferte Ablaufpläne kopierst du als Text aus Mail, PDF oder Word hinein, der KI-Import macht strukturierte Slots daraus
- Gästemanagement mit Gästetypen und Kontingenten; am Veranstaltungstag läuft der Einlass über die Live-Gästeliste mit Check-in
- Locations bleiben mit Räumen, Kapazitäten, Technik und Ansprechpartner*innen in der Kontaktdatenbank, die Recherche von heute ist die Vorarbeit von morgen
Mehr Projekte, gleiche Crew, ohne dass das Chaos mitwächst
Was du einmal im Katalog, am Kontakt oder in der Vorlage pflegst, steht in jedem neuen Kundenprojekt wieder zur Verfügung.
Angebote aus dem eigenen Katalog
Konsistente Preise und Textbausteine, PDF im Agenturlayout, Annahme per Link ohne Login.
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Marge je Projekt und je Jahr
Kalkulationen für Pitch und Varianten nebeneinander, dazu der Plan-Ist-Vergleich über alle Projekte.
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Kundenzugang statt Statusmails
Der Auftraggeber sieht über einen Light-Account genau den Ausschnitt, der für ihn bestimmt ist.
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Dispo, die jede*r für sich bekommt
Zeitpläne über Tage und Räume und jede beteiligte Person sieht nur ihre eigenen Slots.
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Gästeliste bis zum Check-in
Gästetypen, Kontingente und Zu- und Absagen, am Abend läuft der Einlass über die Live-Liste.
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Locations, die du wiederfindest
Räume, Kapazitäten, Technik und Ansprechpartner*innen bleiben in der Kontaktdatenbank, projektübergreifend.
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Projekttyp Auftragsveranstaltung
eventbrain kennt den Unterschied zwischen deiner Show und einem Kundenauftrag
Wer im Kundenauftrag arbeitet, hat eine Partei mehr am Tisch als ein Veranstalter und die will informiert werden, freigeben und am Ende eine nachvollziehbare Rechnung bekommen. Deshalb gibt es in eventbrain einen eigenen Projekttyp dafür.
- Ein eigener Bereich für die Kundenseite: Auftraggeber, Ansprechpartner*innen, Vereinbarungen und Dokumente an einer Stelle
- Daneben laufen alle anderen Projekttypen im selben System, falls ihr auch eigene Veranstaltungen macht oder Räume anmietet
- Wer für mehrere Auftraggeber oder in einem Agenturverbund arbeitet, kann in mehreren eventbrain-Teams mit unterschiedlichen Rollen aktiv sein
- Ein Rollen-Editor steuert bis auf einzelne Projekte und Rechte, wer was sieht, wichtig, wenn Freelancer nur für ein Projekt dazukommen
- Der Projekttyp lässt sich nachträglich wechseln, wenn aus dem Auftrag doch eine eigene Veranstaltung wird
Was für Event-Agenturen alles drinsteckt
Vom Pitch über die Produktion bis zur Abrechnung, alle Werkzeuge für dein Kundengeschäft an einem Ort.
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Angebote mit Paketkatalog
- Positionen und Pakete mit festen Preisen, PDF im eigenen Layout, Annahme per Link ohne Login.
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Kalkulation & Szenarien
- Mehrere Kalkulationen und das Ergebnis nebeneinander, mit Excel-vertrauter Bedienung.
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Marge & Plan-Ist
- Eine Zeile je Projekt mit Excel-Export, dazu der Vergleich über Monat und Jahr.
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Kundenbereich je Projekt
- Auftraggeber, Ansprechpartner*innen und Vereinbarungen im Projekttyp Auftragsveranstaltung.
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Light-Accounts für Kund*innen & Gewerke
- Jede*r sieht genau den eigenen Ausschnitt.
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Realisation & Gewerke
- Technik, Catering, Security und Personal mit Bedarf und Zusage-Status.
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Zeitpläne über Tage & Räume
- Individueller Ablaufplan je Person, inklusive KI-Import angelieferter Pläne.
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Gästeliste & Check-in
- Gästetypen, Kontingente und Live-Einlass am Veranstaltungstag.
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Aufgaben & Workflows
- Euer Ablauf einmal hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen automatisch.
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Dokumente aus Vorlagen
- Verträge, Briefings und Bestätigungen im Agenturlayout, mit Projektdaten befüllt.
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Kontaktdatenbank
- Locations mit Räumen und Kapazitäten, Dienstleister und Freelancer an einem Ort.
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Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform
- Bei Kund*innen, vor Ort und im Büro derselbe Projektstand, ohne Installation, mit Servern in Deutschland.
Häufige Fragen von Event-Agenturen
Welche Software eignet sich für Event-Agenturen?
Für Agenturen, die Firmenevents, Tagungen, Kongresse, Roadshows und Jubiläen im Kundenauftrag umsetzen, führt eventbrain Angebot, Kalkulation, Dispo und Kundenkommunikation in einem Projekt zusammen, statt in fünf Tools. Damit steht die Marge, bevor das Angebot rausgeht.
Kennen wir die Marge, bevor das Angebot rausgeht?
Ja: Die Kalkulation rechnet mit, während du das Angebot baust, und Szenarien liegen nebeneinander statt in Excel-Kopien. Plan-Ist zeigt später, wo das Projekt wirklich gelandet ist. Angebote entstehen aus einem Paketkatalog mit Positionen und Preisen, die Eventdaten stehen schon im Projekt.
Sehen unsere Kund*innen nur ihren Teil des Projekts?
Ja: Kund*innen und Gewerke bekommen über Light-Accounts oder teilbare Links genau den Ausschnitt, den sie brauchen, inklusive Notizen und Dateien, die nur für sie bestimmt sind. Für den Link braucht niemand einen Account, und im Light-Account steht so wenig, dass eine Einweisung entfällt.
Unterscheidet eventbrain eigene Veranstaltungen von Kundenaufträgen?
Ja, das ist als Projekttyp abgebildet: Eine eigene Show rechnet gegen Ticketerlöse, ein Kundenauftrag gegen ein Angebot und eine Schlussrechnung. Beide Typen liegen im selben System, mit den passenden Feldern und Auswertungen.
Wie läuft die Gästeliste bei einem Firmenevent?
Gästetypen wie Presse, VIP oder Crew haben eigene Kontingente und Notizen, und angelieferte Listen importiert eventbrain per Spalten-Zuordnung oder KI-Erkennung, auch aus formlosem Text in einer Mail. Am Veranstaltungstag läuft der Einlass über die Live-Gästeliste mit Check-in; auch externe Kräfte an der Tür bekommen dafür einen eigenen Zugang ohne Zugriff auf den Rest des Projekts. Hinterher ist dokumentiert, wer tatsächlich da war.
Wann kennst du heute die Marge eines Projekts?
20 Minuten Gespräch. Wir legen ein typisches Kundenprojekt von euch an und schauen, wie Angebot und Kalkulation daraus entstehen.