Räume, Vermietung & Angebote Deine Räume und alles, was in ihnen stattfindet, an einem Ort

Am Raum liegt, was jede*r über ihn wissen muss, von der Technik bis zu den Saalplänen. Im Belegungskalender stehen eigene Veranstaltungen und Vermietungen nebeneinander, und aus einer Anfrage wird ein Projekt mit Angebot, Vertrag und Mieter*in.

Räume, Saalpläne und Belegung nutzt du in jedem Paket. Angebote stehen ab PRO bereit.

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Raumbelegung eines Kulturzentrums an einem Samstag: Probe und Vorstellung im Theatersaal, Kindertheater und vermieteter Poetry Slam auf der Studiobühne, Sektempfang im Foyer, vermieteter Workshop im Seminarraum

Was dir das im Alltag mit deinen Räumen bringt

Mit eventbrain siehst du freie Termine auf einen Blick, die Raumdaten stimmen in jedem Dokument, jede Anfrage hat einen klaren Stand, und Mieter*innen finden ihre Infos selbst.

Ein Kalender für alle Räume, freie Termine auf einen Blick

Vermietung und eigenes Programm stehen im selben Kalender. Wer wissen will, ob der Saal am Samstag frei ist, sieht es selbst, ohne zwei Kolleg*innen und den Aushang zu fragen.

So schafft eventbrain das

Eigene Veranstaltungen, Vermietungen, Organisationszeiten und Sperren stehen im selben Kalender
Jede Buchung trägt ihren Stand, von der Anfrage über Option und Reservierung bis zur festen Buchung
Überschneidet sich ein Termin mit einer anderen Buchung im Raum, warnt eventbrain beim Eintragen, auch bei Serien
Feiertage und Schulferien je Bundesland lassen sich im Kalender einblenden

Was der Belegungskalender kann

Belegungskalender von Donnerstag bis Sonntag mit Buchungen in Kleiner Saal, Konzerthalle, Weserhalle und Kongresshalle, je Raum eine Farbe, gebuchte Termine grün, Optionen blau mit Rang

Raumdaten einmal pflegen, überall aktuell

Technische Daten, Anfahrt und Kapazitäten pflegst du einmal am Raum. Ändert sich nach einem Umbau etwas, stimmt es danach in jedem Dokument, das du erzeugst.

So schafft eventbrain das

Venue Sheet, Raumvertrag und Mails ziehen ihre Angaben aus den Daten am Raum
Anfragende Veranstalter*innen bekommen einen Link auf die Rauminfo, der immer den aktuellen Stand zeigt
Beim Einrichten des Ticketings übernimmst du Kapazitäten und Abzüge aus dem Saalplan
Über die REST-API lässt eure Webagentur Räume und Kapazitäten auf eurer eigenen Website erscheinenIn PRO

Was am Raum alles liegt

Räume der Konzerthalle Oldenburg mit Kapazitäten unbestuhlt, teilbestuhlt und bestuhlt, vom Großen Saal mit 1.800 bis zum Seminarraum mit 60 Plätzen

Saalpläne des Kleinen Saals: Konzert in Reihe mit 260, Bankett an runden Tischen mit 180, Stehempfang mit 450 und parlamentarisch mit 140 Plätzen

Anfragen mit klarem Stand bis zur Zusage

Jede Mietanfrage liegt als Projekt vor, vom ersten Anruf bis zur Zusage. Wo sie steht und ob das Angebot schon gelesen wurde, siehst du in der Liste, ohne nachzutelefonieren.

So schafft eventbrain das

Jede Anfrage ist ein Vermietungsprojekt mit Termin, Raum und Mieter*in, auch solange sie nur eine Option ist
Das Angebot entsteht aus eurem Katalog und euren Paketen, Raum und Zeitraum kommen aus dem ProjektIn PRO
Du siehst, wann das Angebot geöffnet wurde, und bekommst Bescheid, sobald es angenommen oder abgelehnt ist
Abgelaufene Angebote verfallen von selbst, die Angebotsliste zeigt, was noch offen ist

Was Angebote können

Angebotspositionen Raummiete, Technikpaket und Garderobe pro Person mit Menge, Preis und Summe, darunter netto 3.620 Euro und brutto 4.307,80 Euro

Angebotsliste mit vier Angeboten im Status Versendet, Angenommen, Abgelehnt und Entwurf, je mit Auftraggeber und Nettobetrag

Mieter*innen finden ihre Infos selbst

Anfahrt, Technik, Zeiten und Ansprechpartner*innen stehen für Mieter*innen und ihre Dienstleister an einer Stelle bereit, immer im aktuellen Stand. Die Auskunft am Telefon, die jedes Mal fünf Minuten kostet, fällt weg.

So schafft eventbrain das

Über Light-Accounts sehen Mieter*innen genau den Ausschnitt des Projekts, der für sie bestimmt ist
Notizen und Dateien lassen sich gezielt nur für einen bestimmten Kontakt hinterlegen
Rauminfo, Saalpläne und Dateien gehen als Link raus, ohne Account auf der Gegenseite
Der Projektverlauf hält fest, was wann kommuniziert wurde

Mehr zu Light-Accounts

Mietprojekt mit Mieterin und ihren gebuchten Leistungen wie Bestuhlung, Garderobe und Technikpaket, daneben der Kleine Saal der Konzerthalle mit Raummiete und Technikpaket

Dasselbe Mietprojekt in der eventbrain-App auf dem Smartphone

Im Detail

Was in Räumen, Belegung und Angeboten im Einzelnen steckt.

Räume & Saalpläne

Was man über einen Raum wissen muss, liegt am Raum selbst, bei euren eigenen genauso wie bei Locations, in denen ihr zu Gast seid.

In allen Paketen enthalten
Unbegrenzt viele Räume

Grunddaten: Name, Adresse, Raumart, Indoor oder Outdoor, Bilder, Pläne und Venue Sheets.
Anfahrt & Einlass: Für die Crew mit Parken und Ladeweg, für Besucher*innen mit Parken und Einlass.
Technik & Bühne: Strom, Wasser, Internet, Bühnenmaße, Licht, Ton, Video, Rigging und weitere Ausstattung, jeweils mit eigenen Dateien.
Backstage & Service: Garderoben, Duschen, Catering und Produktionsbüros, dazu Kasse, Gastronomie und Garderobe für Besucher*innen.
Sicherheit: Durchsagetechnik, Funk, Sanitätsdienst, Brandwache, Regeln zu Pyro und die zuständige Sicherheitsfirma.
Ansprechpartner: Je Themenbereich eigene Kontakte mit ihrer Funktion.
Saalpläne: Beliebig viele je Raum, unbestuhlt, teilbestuhlt oder bestuhlt, mit Maximalkapazität, Rollstuhlplätzen, Plandateien und Gültigkeitszeitraum.
Kategorien & Abzüge: Je Saalplan Kapazitätskategorien mit Platzwahl, dazu Kontingente und Sperrungen, aus denen die verfügbare Kapazität entsteht.
Ins Ticketing übernehmen: Der Ticketing-Assistent übernimmt einen Saalplan, der am Veranstaltungstag gilt.
Dokumente: Venue Sheet, Raumvertrag und Raum-Mail aus Vorlagen mit Platzhaltern für Raumdaten und Belegungszeiten.
Teilbare Rauminfo: Rauminfo und einzelne Saalpläne als Link ohne Login.
Fremde Locations: Räume lassen sich auch an Locations anlegen, die euch nicht gehören.
Eigene Felder: Zusätzliche Felder in jedem Bereich des Raums.
REST-API: Räume mit Stammdaten und Kapazität je Bestuhlungsart, lesend abrufbar.

Belegung & Vermietung

Wer wann welchen Raum hat, für eigene Veranstaltungen und Vermietungen im selben Kalender.

In allen Paketen enthalten

Ansichten: Liste oder Kalender mit Jahr, Monat, Woche und Tag, in der Tagesansicht mit einer Spalte je Raum.
Status: Anfrage, Option mit Rang, Reserviert, Gebucht und Abgesagt.
Arten: Veranstaltung samt Auf- und Abbau, Organisationszeit und Sperre.
Buchen aus dem Kalender: Zeitraum markieren und mehrere Räume und Termine auf einmal eintragen, frei, an einem bestehenden Projekt oder als neues Projekt.
Serien: Wiederkehrende Belegungen täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
Konfliktwarnung: Überschneidet sich ein Eintrag mit einer offenen oder festen Buchung im selben Raum, meldet eventbrain das beim Eintragen, auch für jede Wiederholung einer Serie.
Verschieben: Termine per Drag & Drop verschieben, mit erneuter Prüfung auf Überschneidungen.
Filter: Nach Raum, Status, Art, Veranstalter, Künstler*in, Reihe, Zeitraum und mehr.
Feiertage & Ferien: Gesetzliche Feiertage und Schulferien je Bundesland sowie eigene Terminlisten als Hintergrund.
Kalender-Abo: Die gefilterte Belegung als iCal-Feed.
Belegungszeiten kopieren: Alle, alle nicht stornierten oder nur die gebuchten Zeiten eines Projekts, etwa für Mail oder Vertrag.
Vermietung als Projekttyp: Mit Mieter*in, Leistungen, Sondervereinbarungen, eigenen Feldern und eigenen Vorlagen für Mietvertrag und Mails.
Vereinbarung am Raum: Konditionen und Verträge des Raums wandern in die Buchung mit.
Belegung je Location: Am Kontakt einer Location die Belegung all ihrer Räume.

AngeboteIn PRO

Angebote für Mieter*innen und Auftraggeber aus eurem eigenen Katalog, mit den Daten aus dem Projekt.

Produktkatalog: Positionen mit Kategorie, Einheit, Standardpreis und Steuersatz.
Pakete: Mehrere Produkte mit Einzelpreisen oder einem Paketpreis, Räumen oder Künstler*innen zuordenbar. Beim Einfügen geht ein Paket in seine Positionen auf.
Editor: Positionen, Freitexte und Gruppen, frei sortierbar. Optionale Positionen zählen nicht in die Summe.
Rabatte: Je Position und auf das ganze Angebot, in Prozent oder als Betrag.
Steuern: Getrennt nach Steuersatz, auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG.
Aus dem Projekt: Auftraggeber, Zeitraum, Räume und Künstler*innen stehen schon drin.
Textbausteine & Nummern: Einleitung und Schlusstext als Bausteine, der Nummernkreis ist frei einstellbar.
PDF im eigenen Layout: Aus Vorlagen je Projekttyp, mit eurem Briefpapier. Jede Version wird archiviert.
Versand: Per Mail mit PDF und Link zur Online-Ansicht.
Annahme ohne Login: Kund*innen nehmen online an oder lehnen mit Begründung ab.
Angesehen: Der erste Aufruf des Links steht im Kommunikationsverlauf.
Benachrichtigung: Bei Annahme oder Ablehnung bekommt Bescheid, wer das Angebot erstellt hat.
Versionen: Eine neue Version ersetzt die alte, der alte Link verweist auf die neue.
Gültigkeit: Abgelaufene Angebote setzt eventbrain jede Nacht auf „Abgelaufen“.
Angebotsliste: Filterbar nach Status, Auftraggeber, Raum, Künstler*in und Zeitraum, dazu je Kontakt und je Projekt.

Häufige Fragen zu Räumen und Vermietung

Wie hilft eventbrain gegen Doppelbuchungen?

Alle Räume liegen mit ihrer Belegung an einer Stelle, Vermietung und Eigenveranstaltung im selben Kalender. Überschneidet sich ein Eintrag mit einer anderen Buchung im selben Raum, warnt eventbrain schon beim Eintragen, auch bei Serien.

Wie hinterlege ich Kapazitäten und Bestuhlungsvarianten?

Je Raum als Varianten mit Kapazität und Abzügen, die Frage „Wie groß ist der Saal bestuhlt?“ beantwortet danach ein Blick statt einer Rückfrage. Über einen teilbaren Rauminfo-Link sehen auch Mieter*innen immer den aktuellen Stand, ohne PDF-Anhang.

Wie schnell entsteht ein Angebot für Mieter*innen?

Positionen und Pakete mit Preisen auswählen, fertiges PDF raus, die Veranstaltungsdaten stehen schon im Projekt. Mieter*innen nehmen per Link an, ohne Login. Angebote gehören zum PRO-Umfang.

Wie lange dauert bei euch ein Angebot?

20 Minuten Gespräch. Wir legen euren Raum mit Bestuhlungsvarianten an und schauen, wie ein Angebot daraus entsteht.

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