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Zusammenarbeit & Dienstleister Dein Team und deine Partner*innen arbeiten im selben System

Das Team arbeitet mit Full-Accounts, Technik, Kasse, Security und Dienstleister sehen über Light-Accounts genau ihren Ausschnitt. Verträge und Mails entstehen aus Vorlagen, und das Projekt-Dashboard beantwortet „Wo stehen wir?" ohne Rundmail.

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Realisation einer Veranstaltung mit den Gewerken Garderobe, Einlass und Security: je Gewerk der Dienstleister mit Kontaktwegen und Zusagen gegen Bedarf wie 1 von 2, die Ansprechperson der Garderobe mit Light-Account, Security mit 0 von 5 noch nicht besetzt

Was dir das in der Zusammenarbeit bringt

Du siehst, wo in der Realisation noch jemand fehlt. Partner*innen, Kasse und Technik sehen über Light-Accounts ihren Teil, Verträge entstehen aus Vorlagen, und den Stand jeder Show zeigt das Projekt-Dashboard.

Personal je Show, offene Stellen auf einen Blick

Ob die Tontechnik bestellt ist und wer die Abendkasse macht, steht an der Veranstaltung. Je Gewerk zeigt eventbrain, wo noch jemand fehlt, rechtzeitig vor der Show.

So schafft eventbrain das

  • Bedarfe aller Gewerke je Veranstaltung planen: wie viele Kassenkräfte, Securities, Techniker*innen gebraucht werden
  • Je Gewerk zeigt ein Status, ob der Bedarf erfüllt ist oder noch jemand fehlt
  • Dienstleister und Personal mit Auftragsstatus von angefragt bis fix, mit Vereinbarung, Aufgaben und Dateien
  • Wiederkehrende Setups kommen aus Realisations-Vorlagen, statt jedes Mal neu zusammengestellt zu werden
  • Eine Übersicht zeigt den Personalstand über alle Veranstaltungen und ändert den Status für mehrere Projekte auf einmal
Realisation mit den Gewerken Tontechnik, Abendkasse und Security: Tontechnik mit 1 von 1 besetzt, Abendkasse mit 1 von 2, Security mit 0 von 5 noch nicht besetzt
Teamweite Realisation über mehrere Veranstaltungen: bei Fanfare die Security mit 2 von 4 besetzt, bei LUKA die Abendkasse mit 0 von 2 noch offen

Light-Accounts für Partner*innen und Dienstleister

Dienstleister, Caterer und Partner*innen sehen von jeder Show genau ihren Ausschnitt, immer im aktuellen Stand. Für zwei Termine im Jahr reicht ein Light-Account oder ein Link ohne Login.

So schafft eventbrain das

  • Wer regelmäßig mitarbeitet, bekommt einen Light-Account und sieht nur die Projekte, die für ihn freigegeben oder ihm zugeordnet sind
  • Gewerke lesen dort die Notizen und Dateien, die für sie bestimmt sind, und bearbeiten ihre eigenen Aufgaben
  • Wer nur einmal etwas sehen oder bestätigen soll, bekommt einen Link ohne Login: Programm, Raum, Angebot oder Terminanfrage
  • Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos
Was Accounts und Rollen können
Eigene Aufgaben im Light-Account mit Projekt, Termin und Frist
Notiz für das Gewerk Pyrotechnik und der freigegebene Lageplan zum Download

Aufgaben für Kasse, Einlass und Technik

Wer nur am Veranstaltungstag dabei ist, bekommt seine Aufgaben über einen Light-Account, mit Frist. Was sonst als Zettel im Kassenhäuschen hing, hakt die Person selbst ab.

So schafft eventbrain das

  • Mitwirkende aus der Realisation bekommen einen Light-Account und darüber ihre Aufgaben, mit Frist
  • Sie sehen nur ihre eigenen Aufgaben und die Infos, die für sie freigegeben sind
  • Was erledigt ist, haken sie selbst ab
  • Ob die Kasse vorbereitet ist, siehst du am Gewerk, ohne anzurufen
Mehr zu Aufgaben & Workflows
Drei Aufgaben am Einlass einer Veranstaltung: Wechselgeld zählen ist abgehakt, Gästeliste bereitlegen und Kartenterminal testen sind noch offen
Neue Aufgabe Wechselgeld zählen und Kasse vorbereiten, zuständig ist Abendkasse mit dem Hinweis Light-Zugang, Fälligkeit am Veranstaltungstag

Verträge und Mails aus Vorlagen

Ein neuer Vertrag entsteht aus eurer Vorlage, gefüllt mit den Daten der Show. Reste aus dem letzten Vertrag, etwa der Name des vorigen Acts, geraten gar nicht erst hinein.

So schafft eventbrain das

  • Verträge, Dispos, Venue-Specs und Mails entstehen aus euren Vorlagen, im eigenen Briefpapier
  • Die Daten kommen aus dem Projekt: Künstler*innen, Termine, Gagen, Räume, Ticketzahlen
  • Jedes erzeugte Dokument und jede versendete Mail bleibt am Projekt archiviert, auch ein halbes Jahr später
Was Vorlagen und Mails können
Dokumentvorlagen wie Angebot, Gästeliste, Standbestätigung, Veranstaltungsdispo, Dienstleistervertrag und Künstler-Zeitplan, je mit Kategorie und Layout wie Briefpapier

Der Stand jeder Show für das ganze Team

„Wo stehen wir bei dieser Show?" beantwortet das Dashboard am Projekt, für alle im Team gleich. Niemand setzt den Stand mehr aus Mails, Chats und Notizzetteln zusammen.

So schafft eventbrain das

  • Das Projekt-Dashboard zeigt allen im Team denselben Stand: Meilensteine, Ticketverkauf, Programm, Realisation und offene Aufgaben
  • Welche Widgets erscheinen, legt ihr je Projektart fest, eine Vermietung braucht andere als ein Konzert
  • In der Projektübersicht steht derselbe Stand als Zeile: Status, Meilenstein-Ampeln und Ticketstand je Veranstaltung
  • Wie es zu diesem Stand kam, zeigt der Verlauf am Projekt: Notizen, versendete Mails, erzeugte Dokumente, Status- und Terminänderungen
  • Ändert sich Projektstatus oder Termin, erfahren es automatisch alle Beteiligten, und nur die
Projekt-Dashboard mit Meilenstein-Ampeln, Ticketstand 384 von 756 Tickets mit Wochenvergleich und Gästeliste, daneben die Zuständigen je Arbeitsbereich

Im Detail

Was in Vorlagen, Accounts und Links im Einzelnen steckt.

Dokumente & Mails

Vorlagen für Verträge, Dispos, Specs und Mails, die eventbrain mit den Daten aus dem Projekt füllt.

Mailvorlage mit dem Betreff Booking-Anfrage für den Künstlernamen als Platzhalter, im Text Platzhalter für Ansprechperson, Künstlername und Termine
Platzhalter-Auswahl im Vorlagen-Editor, sortiert nach Datenquelle wie Veranstaltung, Ticketing-Daten und Vertragspartner, geöffnet ist Künstler*inneninfos mit Name, Website, Vita und GEMA-Nummer

Vorlagen-Editor

Texte, Tabellen, Schriften und Seitenumbrüche. Platzhalter wählst du aus einer Liste, sortiert nach Datenquelle.

Platzhalter

Projekt, Termine, Künstler*in, Programm, Deal, Räume, Ticketing, Partner und eure eigenen Felder.

Bedingungen & Wiederholungen

Abschnitte erscheinen nur, wenn eine Bedingung zutrifft, Listen wie alle Acts eines Abends wiederholen sich von selbst. Beides schreibst du in der Vorlagen-Syntax.

Layouts

Briefpapier als Hintergrund, Kopf- und Fußzeile, Logo und Seitenränder, je Vorlage zuweisbar.

Live-Vorschau

Beim Bearbeiten zeigt eine Vorschau mit Beispieldaten das fertige PDF.

Entwurf vor dem PDF

Ein Dokument entsteht als Entwurf, den du anpassen kannst, bevor es als PDF am Projekt liegt.

Dateinamen

Der Dateiname setzt sich aus Platzhaltern zusammen, etwa aus Datum, Ort und Act.

Mails aus Vorlagen

Mit Betreff und Platzhaltern, verschickt aus dem Projekt an Künstler*innen, Partner*innen, Gewerke oder Kund*innen.

Eigener Absender

Mehrere Absender mit Signatur. Versand über eventbrain, euren SMTP-Server oder Microsoft 365.

Archiv & Zustellung

Jede Mail liegt mit Anhängen und Status am Projekt. Schlägt der Versand fehl, meldet sich das System.

Accounts & Rollen

Wer in eventbrain mitarbeitet und Daten pflegt, bekommt einen Full-Account. Wer nur seinen Teil eines Projekts braucht, ob aus dem eigenen Team oder von außen, bekommt einen Light-Account. Was jede*r sehen und ändern darf, regeln Rollen.

  • 19,90 € je weiterem Full-Account im Monat bei jährlicher Zahlung
  • Die ersten 10 Light-Accounts kostenlos
  • In MAX unbegrenzt Light-Accounts
Zu den Preisen
Zugriffsübersicht eines Projekts: Personen mit ihrer Rolle, Abendkasse und Technik als Light-Accounts ohne Zugriff, das Team mit Zugriff
Rechte einer Rolle im Bereich Projekte, darunter Finanzen und Realisation, in der Realisation nur Sehen und Bearbeiten angehakt

Full-Account und Light-Account

Full-Accounts für alle, die mitarbeiten und Daten pflegen. Light-Accounts für alle, die nur ihren Teil brauchen: Aushilfen und Kasse aus dem eigenen Team ebenso wie Technik, Künstler*innen oder Auftraggeber.

Was Light-Accounts tun

Infos einsehen, eigene Aufgaben bearbeiten, die Gästeliste pflegen und die für sie bestimmten Notizen und Dateien lesen.

Freigabe je Projekt

Light-Accounts sehen nur Projekte, die für sie freigegeben oder ihnen über ihren Kontakt zugeordnet sind.

Standard je Rolle

Je Rolle legst du fest, ob neue Projekte freigegeben oder gesperrt starten.

Zugriffsübersicht

Am Projekt siehst du, wer Zugriff hat, und schaltest ihn je Person an oder ab.

Rollen-Editor

Eigene Rollen mit Rechten bis in Teilbereiche wie Finanzen, Zeitplan, Realisation oder Ticketing.

Ausnahmen je Person

Einzelne Rechte lassen sich je Person ergänzen oder je Projekt erlauben und entziehen.

Aus dem Kontakt

Die Einladung verknüpft den Account mit einem Kontakt, seine Zuordnungen in den Projekten gelten dann direkt.

Häufige Fragen zur Zusammenarbeit

Können Externe ohne eigenen Account mitarbeiten?

Ja: über teilbare Links, die ohne Login funktionieren, oder über Light-Accounts mit reduzierter Sicht auf genau die Projekte, denen jemand zugeordnet ist. Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos.

Wie steuere ich, wer was sieht?

Über einen Rollen-Editor, der bis hinunter auf einzelne Projekte und einzelne Rechte pro Person greift. Wer für mehrere Organisationen arbeitet, wechselt zwischen Teams mit jeweils eigener Rolle.

Woher weiß ich, wer wann was zugesagt hat?

Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status, wie viele Kassenkräfte, Securities und Techniker*innen gebraucht werden und wer schon zugesagt hat. Das Projekt-Dashboard beantwortet „Wo stehen wir?“ ohne Rundmail, und versendete Mails bleiben am Projekt archiviert.

Entstehen Verträge automatisch?

Verträge, Dispos und Venue-Specs entstehen aus Vorlagen, in die eventbrain die Daten einsetzt, die längst im Projekt stehen. Aus derselben Quelle laufen auch die Mails an Beteiligte.

Wie viele Rundmails braucht bei euch eine Programmänderung?

20 Minuten Gespräch. Wir schauen, wer bei euch welchen Account bekäme, und was dann nicht mehr gemailt werden muss.

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