Software für Festivals und Open Airs Drei Bühnen, vier Tage, ein Zeitplan
Aufbau am Mittwoch, Abbau am Montag, dazwischen vierzig Acts und zwanzig Gewerke. eventbrain hält Programm, Zeitpläne und Gewerke parallel, und jede beteiligte Person bekommt nur ihren Teil.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain einem Festival Arbeit abnimmt
Bei einem Festival laufen viele Acts, Bühnen und Gewerke gleichzeitig. eventbrain hält Programm, Zeitpläne und Gewerke zusammen, damit eine Änderung an einer Stelle überall ankommt.
Programm über alle Bühnen, jeder Act an einer Stelle
Auch bei vierzig Acts hat jeder Act seinen Eintrag mit Bühne, Slot, Gage und Anforderungen. Welcher Act noch keinen Vertrag hat, siehst du auf einen Blick, auch nach dem dritten Umbau des Line-ups.
So schafft eventbrain das
- Jeder Act ist ein Programmpunkt mit Bühne, Slot, Gage und Anforderungen für Technik, Catering und Hotel
- Gagen rechnen sich selbst, auch bei Beteiligungen und Stufen, mit Nebenkosten aus euren Vorlagen
- Verträge und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen mit den Daten des Programmpunkts
- Verschiebt sich ein Festivaltag, wandern die Fristen offener Aufgaben und die Slots mit
Ein Zeitplan, für jede*n der eigene Auszug
Der Festival-Zeitplan über alle Tage und Bühnen liegt einmal in eventbrain. Der Fahrer sieht seinen Fahrplan, die Bühnentechnik ihren Bühnenplan, und nach jeder Änderung stimmen beide.
So schafft eventbrain das
- Ein Zeitplan über alle Tage, Bühnen und Flächen, aus dem jede Person ihren eigenen Auszug bekommt
- Aufbau, Soundcheck, Showtime und Abbau liegen als eigene Zeitfenster nebeneinander
- Ändert sich etwas, sehen alle dieselbe Fassung, ohne dass jemand eine neue PDF verschickt
- Angelieferte Pläne kopierst du als Text hinein, der KI-Import macht strukturierte Slots daraus
Gewerke und Crew mit Zusage auf einen Blick
Von Bühnenbau bis Toiletten stehen bei jedem Gewerk Bedarf, Zusage und Ansprechpartner*in. Zwei Wochen vor dem Aufbau sieht das ganze Team, wer noch fehlt.
So schafft eventbrain das
- Je Gewerk stehen Bedarf, Angebot und Zusage-Status, sichtbar für alle im Team
- Externe Firmen sehen über ihren Light-Account den eigenen Teil samt Zufahrt und Zeitfenster, ohne Einarbeitung
- Wiederkehrende Abläufe hinterlegt ihr als Workflow, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen jedes Jahr von selbst
- Wechselt jemand im Team, übernimmt die Nachfolge einen laufenden Plan statt einer leeren Seite
Was für Festivals in eventbrain steckt
Programm, Zeitplan, Ticketing, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Den automatischen Abruf der Ticketzahlen, das Ticketing-Reporting und die Kalkulation gibt es ab PRO.
-
Programm über Bühnen
- Jeder Act mit Bühne, Slot, Gage und Anforderungen als eigener Eintrag.
-
Zeitpläne mit Auszügen
- Ein Plan über alle Tage und Flächen, Auf- und Abbau eingeschlossen, jede Person bekommt ihren Teil.
-
KI-Import für Pläne
- Angelieferte Zeitpläne als Text einfügen, die KI macht strukturierte Slots daraus.
-
Gewerke mit Zusage-Status
- Bühnenbau, Ton, Zäune, Sanitätsdienst und Security mit Bedarf und Rückmeldung.
-
Light-Accounts für Gewerke
- Externe Firmen sehen ihren Teil samt Zufahrt. Die ersten zehn sind kostenlos.
-
Deal-Rechner für Gagen
- Pauschale, Beteiligung oder Stufen nach Karten und Umsatz, mit Nebenkosten aus Vorlagen.
-
Workflows & Fristen
- Euer Ablauf einmal hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben jedes Jahr von selbst.
-
Ticketing aus elf SystemenIn PRO
- Mehrere Bühnen als ein Ticketing, mit Vorverkauf und Prognose über das ganze Festival.
-
Kalkulation & Break-EvenIn PRO
- Je Kalkulation die Ticketzahl, ab der das Festival trägt.
Die wichtigsten Bausteine im Detail
Zeitplan
Slots über mehrere Tage und Räume, Beteiligte an ihren Slots, KI-Import und Zeiten in Dispos und auf der Website.
Im Detail →
Programm & Programmpunkte
Programmpunkte mit Status, Deal, Bühnenanweisung, Catering, Reise und GEMA/KSK, Übernahme aus dem Künstlerprogramm.
Im Detail →
Kalkulation & ErgebnisIn PRO
Kalkulationsspalten neben dem Ergebnis, Team-Katalog und Vorlagen, Zeilenrechner, eigene Preise und Deals je Spalte, Break-Even.
Im Detail →
Häufige Fragen von Festivals
Welche Software eignet sich für Festivals?
eventbrain führt für Festivals das Programm über alle Bühnen mit Deal und Anforderungen je Act, einen Zeitplan über alle Tage und Bühnen samt Auf- und Abbau, die Gewerke mit Zusage-Status und die Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen in einem System. Externe Firmen arbeiten über Light-Accounts mit, die ersten zehn sind kostenlos.
Wie kommen angelieferte Zeitpläne ins System?
Per KI-Import: Den Zeitplan als Text einfügen, die KI erzeugt daraus Slots mit Titel, Beginn und Ende. Verschiebt sich danach eine Raumbuchung, ziehen die Slots mit.
Wie rechnen sich Gagen mit Beteiligung?
eventbrain rechnet jeden Deal selbst: Pauschale, Einnahmebeteiligung, Gage plus Beteiligung, Gage gegen Beteiligung oder Beteiligung nach Kosten, auch in Stufen nach verkauften Karten oder Umsatz. Grundlage ist der aktuelle Verkaufsstand, die Erwartung oder die Prognose, und die Gagensumme zeigt alle Acts eines Festivals zusammen.
Können mehrere Bühnen ein gemeinsames Ticketing haben?
Ja, mehrere Räume lassen sich zu einem Ticketing zusammenfassen, so steht der Vorverkauf des ganzen Festivals in einer Zahl. Die Verkäufe kommen jede Nacht automatisch aus den angebundenen Systemen, Kanäle ohne Schnittstelle wie die Tageskasse trägst du daneben ein. Der automatische Abruf gehört zum PRO-Umfang.
Steht unser Ablauf im nächsten Jahr wieder bereit?
Ja: Euren Ablauf legt ihr einmal als Workflow an, mit Fristen relativ zum Veranstaltungstag, zur Ankündigung oder zum Vorverkaufsstart. Auf das nächste Festival angewendet, entstehen die Aufgaben mit fertigen Fristen, und verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen mit.
Wer weiß bei euch, welches Gewerk noch nicht zugesagt hat?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu eurem Festival passt.