Software für Locations und Venues Eigene Shows, fremde Mieter*innen, viele Räume in einem System
Du veranstaltest selbst und vermietest deine Räume? Die Veranstaltungssoftware für Kulturbetriebe und Venues bringt beides unter ein Dach, ohne Doppelarbeit, ohne den Überblick zu verlieren.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Viele Spielstätten arbeiten bereits mit eventbrain
Wo eventbrain dir in deiner Location Arbeit abnimmt
Belegung, Anfragen, Angebote und Abrechnung laufen in eventbrain zusammen, für eigene Veranstaltungen wie für Vermietungen.
Eigenveranstaltung und Vermietung in einer Übersicht
Eigenes Programm und Vermietungen stehen in derselben Übersicht, jedes mit seinem eigenen Projekttyp. Wer beides plant, sieht Konflikte, solange sie sich noch günstig lösen lassen.
So schafft eventbrain das
- Eigene Projekttypen für beide Welten: Eigenveranstaltung und Vermietung, nebeneinander in derselben Übersicht
- Vermietungen bringen einen eigenen Bereich für die Mieterseite mit
- Gespeicherte Filtersichten trennen die Perspektiven, wenn du sie getrennt brauchst
- Ein Projekttyp lässt sich nachträglich wechseln, wenn aus der Anfrage doch eine eigene Show wird
Belegung aller Räume in einem Kalender
Wer einen freien Termin sucht, schaut in den Belegungskalender, statt bei zwei Kolleg*innen und am Aushang nachzufragen. Überschneidet sich eine Buchung, warnt eventbrain schon beim Eintragen.
So schafft eventbrain das
- Der Belegungskalender zeigt alle Räume mit ihren Buchungszeiten nebeneinander
- Bei Überschneidungen warnt das System schon beim Eintragen, auch bei Serienterminen
- Raumbuchungen entstehen direkt aus dem Kalender heraus
- Je Raum beliebig viele Saalpläne mit Kapazitäten, Kontingenten, Sperrungen und Rollstuhlplätzen
- Deutsche Feiertage und Schulferien je Bundesland lassen sich als Kalender-Ebene einblenden
Aus der Mietanfrage wird in Minuten ein Angebot
Das Angebot entsteht aus eurem Paketkatalog, statt eine Stunde in Word gebaut zu werden. Du siehst, wann es geöffnet wurde, und angenommen wird es über einen Link.
So schafft eventbrain das
- Angebote entstehen aus einem eigenen Produkt- und Paketkatalog mit Kategorien, Einheiten, Steuersätzen und Textbausteinen
- Pakete lassen sich Räumen zuordnen und werden beim Einfügen automatisch in Positionen aufgelöst
- Das Angebot geht als PDF im eigenen Layout raus; Kund*innen nehmen es über einen Link ohne Login an oder lehnen ab
- eventbrain protokolliert, wann es angesehen wurde, und meldet die Antwort sofort
- eventbrain verwaltet die Versionen, abgelaufene Angebote verfallen automatisch
Mieter*innen und Dienstleister finden ihre Infos selbst
Anfahrt, Technik, Zeiten und Ansprechpartner*innen stehen für Mieter*innen und Dienstleister bereit, immer im aktuellen Stand. Die Auskünfte, die sonst jede Woche neu rausgehen, schlagen sie selbst nach.
So schafft eventbrain das
- Light-Accounts zeigen Mieter*innen und Gewerken genau den Ausschnitt, der für sie bestimmt ist
- Notizen und Dateien lassen sich gezielt nur für einen bestimmten Kontakt hinterlegen
- Venue-Specs, Saalpläne und Raum-Steckbriefe als Link, ohne Account auf der Gegenseite, immer im aktuellen Stand
- Technik, Security und Catering führst du mit Bedarf und Zusage-Status, statt telefonisch nachzuhalten
Das Ergebnis jedes Abends an der VeranstaltungIn PRO
Miete, Gage und Ticketerlöse laufen an der Veranstaltung zusammen, das Ergebnis des Abends steht direkt daneben. Für die Vorlage im Ausschuss ziehst du die ganze Spielzeit als Excel.
So schafft eventbrain das
- Gage, Nebenkosten und Ticketerlöse einer eigenen Produktion hängen an der Veranstaltung, der Deal rechnet sich selbst
- Die Kalkulation zeigt schon im Vorverkauf, ab wie vielen Tickets der Abend trägt
- Mehrere Kalkulationsspalten je Veranstaltung nebeneinander, das Ergebnis direkt daneben
- Eine Zeile je Veranstaltung über die ganze Spielzeit, mit Excel-Export für Träger und Gremien
- Miete, Personal und Förderungen laufen als projektunabhängige Posten mit, statt die Rechnung je Abend zu verzerren
Eine Location, ein System: alles greift ineinander
Was du einmal am Raum oder am Projekt pflegst, steht überall zur Verfügung: im Angebot, im Vertrag, im Zeitplan, auf der Website.
Räume zentral verwalten
Technik, Backstage, Anfahrt und Bestuhlungsvarianten liegen am Raum, nicht in einem alten Dokument.
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Light-Accounts
Mieter*innen, Technik, Security und Catering bearbeiten ihre Aufgaben und sehen genau ihren Ausschnitt, ohne Full-Account, ohne Einweisung.
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Ticketzahlen automatisch abrufen
Für eigene Shows laufen die Verkäufe aus elf Systemen zusammen, inklusive automatischem Reporting.
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Mietverträge aus Vorlagen
Verträge und Venue-Specs mit einem Klick, im eigenen Layout, mit den Daten aus dem Projekt.
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Zeitpläne über mehrere Räume
Vom Get-in bis zum Abbau über Tage und Räume, jede Person bekommt ihren eigenen Ablaufplan.
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Kalkulation und Abrechnung
Gagen, Mieterlöse und Ticketeinnahmen je Veranstaltung, am Jahresende als Zeile pro Abend.
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Aktuelle Infos für alle
Ändert sich ein Termin oder ein Status, erfahren es automatisch alle Beteiligten und nur die.
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Für Kulturzentren, Theater und Konzerthäuser
Wenn das eigene Programm die Hauptsache ist und die Vermietung nebenherläuft
Ein Haus mit eigener Handschrift plant Spielzeiten, verhandelt Gagen und verkauft eigene Tickets. Die Saalvermietung an Dritte kommt dazu, konkurriert aber um dieselben Termine und dieselbe Technik. Getrennte Listen führen genau hier zur Doppelbuchung.
- Eigene Produktionen und Fremdvermietungen liegen im selben Belegungskalender, Konflikte erkennt das System automatisch
- Künstlerverträge, Rider und Gagen hängen am Programmpunkt, inklusive Deal-Rechner für Beteiligungen und Stufen
- Die Vorverkaufsstände aus elf Ticketingsystemen laufen automatisch zusammen, mit Prognose und Break-Even je Produktion
- Über eine ganze Spielzeit siehst du, welche Reihe trägt und welche quersubventioniert wird
- Haustechnik, Abendpersonal und Einlasskräfte laufen als Gewerke mit Zusage-Status mit, für jede Veranstaltung gleich
Für Stadthallen, Bürgerhäuser und Mehrzweckhallen
Wenn die Veranstaltung meistens jemand anderem gehört
Hochzeit, Karnevalssitzung, Firmenfeier, Blutspendetermin und zweimal im Jahr eine eigene Veranstaltung. Der Alltag besteht aus Anfragen, Angeboten, Bestuhlungsvarianten und der Frage, wer am Samstag aufschließt. Dazu kommt für kommunal getragene Häuser das Reporting an Träger und Gremien.
- Aus der Anfrage wird per Paketkatalog in Minuten ein Angebot, das Mieter*innen über einen Link ohne Login annehmen
- Räume mit Kapazitäten je Bestuhlungsvariante, Technikpaketen und Auf- und Abbau als eigenen Belegungszeiten
- Mieter*innen bekommen über einen eigenen Zugang Raum-Steckbrief, Hausordnung und Zeitplan, ohne dass jemand Unterlagen verschickt
- Auslastung und Erlöse je Raum und Zeitraum lassen sich als Tabelle ziehen, brauchbar für die Vorlage im Ausschuss
- Für die eigenen Veranstaltungen im Jahr steht derselbe Werkzeugkasten bereit wie einem Konzertveranstalter
Erfahre mehr über den Nutzen für Stadthallen und Bürgerhäuser
Was für Locations und Venues alles drinsteckt
Alles, was du für Eigenveranstaltung und Vermietung brauchst, in einem System.
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Räumeverwaltung
- Belegungszeiten aller Räume, mit Kommunikation, Dateien und Aufgaben direkt am Raum.
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Eigenveranstaltung & Vermietung
- Eigene Projekttypen für beide Welten, nebeneinander, ohne Doppelpflege.
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Light-Accounts
- Personal und Dienstleister bearbeiten ihre Aufgaben und sehen die Infos, die für sie freigegeben sind. An der Abendkasse wird die Gästeliste direkt abgehakt.
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Öffentliche Rauminfo-Links
- Venue-Specs und Rauminfos teilbar, ohne PDF-Anhänge im Postfach.
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Ticketing aus elf Systemen
- Automatischer Abruf und Reporting der Verkaufszahlen je Veranstaltung.
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Mietverträge aus Vorlagen
- Verträge und Dokumente mit einem Klick, alle Daten automatisch eingefügt.
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Zeitpläne über mehrere Räume
- Mehrtägige Dispositionspläne, jeder Beteiligte bekommt seinen Plan.
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Realisation & Gewerke
- Technik, Security und Catering anfragen und den Besetzungsstatus verfolgen.
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Aufgaben & Workflows
- Wiederkehrende Abläufe automatisch mit berechneten Terminen.
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Kontaktdatenbank
- Künstler*innen, Mieter*innen und Dienstleister mit allen Infos an einem Ort.
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Prognose & Auslastung
- Sehen, ob eine Veranstaltung auf Kurs ist, früh genug zum Nachsteuern.
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Kalkulation & Abrechnung
- Gagen, Mieterlöse und Kosten je Veranstaltung, mit Auswertung über die Spielzeit.
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Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform
- In der Location, im Büro und unterwegs derselbe Stand, ohne Installation, mit Servern in Deutschland.
Was Locations über eventbrain sagen
“Mit eventbrain haben wir ein lange benötigtes Tool gefunden. Besonders die intuitive Bedienung überzeugt: unsere Mitarbeitenden konnten ohne lange Einarbeitung direkt loslegen. Ganz besonders was den Versand von VVK-Zahlen angeht, sparen wir Zeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.”
“Die einfache Nutzung und Übersichtlichkeit des Kalenders, in welchem wir sowohl die Vermietung unserer Räumlichkeiten aber auch eigene Veranstaltungen planen können, ist für uns nicht mehr wegzudenken. […] Unser gesamtes Team ist somit immer auf dem gleichen Stand.”
“Bei uns laufen zahlreiche Kurse und Veranstaltungen parallel über viele Räume, da benötigt unser Team einen guten Überblick. Das Raummodul von eventbrain erleichtert unseren Alltag mit viel Transparenz und Struktur, ohne Excel-Chaos und Doppelbuchungen.”
Häufige Fragen von Locations und Venues
Kann eventbrain Raumvermietung und eigene Veranstaltungen in einem System?
Ja, genau dafür ist es gebaut: Vermietung und Eigenveranstaltung laufen als zwei Projekttypen im selben Belegungskalender, statt in zwei getrennten Kalendern doppelt gepflegt zu werden. Für die eigenen Shows laufen die Verkäufe aus elf Ticketingsystemen zusammen, für die Vermietung die Angebote und Mietverträge, beides an derselben Raumbelegung.
Wie hilft eventbrain gegen Doppelbuchungen?
Jeder Raum hat eine Belegung. Überschneidet sich ein neuer Eintrag mit einer offenen oder festen Buchung im selben Raum, meldet eventbrain das beim Eintragen, auch für jede Wiederholung einer Serie. So fällt der Konflikt auf, bevor zwei Mieter*innen denselben Termin bestätigt bekommen. Neben der Belegung liegen Kapazitäten und Bestuhlungsvarianten mit Abzügen, sodass eine Anfrage in einem Blick beantwortet ist.
Wie kommen Mieter*innen an ein Angebot?
Angebote entstehen direkt aus dem Projekt: Positionen und Pakete mit Preisen zusammenstellen, fertiges PDF raus, die Veranstaltungsdaten stehen schon drin. Mieter*innen nehmen das Angebot per Link an, ohne Login. Angebote gehören zum PRO-Umfang.
Wie beantworten wir Fragen nach Kapazität und Bestuhlung?
Mit einem teilbaren Rauminfo-Link statt einem PDF-Anhang in der zwanzigsten Version: Venue-Specs, Kapazitäten und Bestuhlungsvarianten liegen am Raum und sind immer der aktuelle Stand. Wer die Daten in eigenen Systemen oder auf der eigenen Website braucht, holt sie über die REST-API.
Wie bekommen Technik, Kasse und Security ihre Infos?
Jede beteiligte Person bekommt ihren individuellen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments. Zeitpläne laufen über mehrere Tage und Räume. Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status, und externe Kräfte arbeiten über Light-Accounts oder teilbare Links mit, ohne Zugriff auf den Rest des Projekts.
Bereit, deine Location zu entlasten?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu euch passt.