Software für Eventlocations Jede Anfrage zählt, jede Doppelbuchung kostet
Gutshof, Industrieloft, Weingut oder Eventscheune: Dein Geschäft ist die Vermietung. eventbrain führt Anfrage, Angebot, Belegung und Dienstleister zusammen, damit aus jeder Anfrage ein Termin wird.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain einer Eventlocation Arbeit abnimmt
Hochzeiten, Firmenfeiern und Tagungen beginnen mit einer Anfrage. eventbrain begleitet jede Buchung von dieser Anfrage über das Angebot bis zu dem Tag, an dem die Dienstleister aufbauen.
Alle Anfragen an einem Ort
Ob über das Formular, per Instagram oder am Telefon: Jede Anfrage landet in einer Übersicht mit Status, auch die vom Sonntagabend. Fragt jemand drei Wochen später nach, ob der Termin noch frei ist, steht die Antwort schon da.
So schafft eventbrain das
- Alle Anfragen laufen in eine Übersicht mit klarem Status: angefragt, optioniert oder gebucht
- Je Termin ist sichtbar, wer als erste und wer als zweite Option wartet
- Überschneidet sich eine neue Anfrage mit einer bestehenden Buchung, warnt das System schon beim Eintragen
- Wer einmal angefragt hat, bleibt mit allen Angaben in der Kontaktdatenbank
Angebote am selben Tag, mit Lesebestätigung
Saalmiete, Bestuhlung, Catering-Pauschale und Übernachtung fügst du als Paket ein, und das Hochzeitsangebot geht am selben Tag raus. Du siehst, wann es geöffnet wurde, und kannst nachfassen, solange das Paar noch vergleicht.
So schafft eventbrain das
- Pakete für Hochzeit, Tagung oder Firmenfeier lösen sich beim Einfügen in einzelne Positionen auf
- Das Angebot geht als PDF im eigenen Layout raus, angenommen wird es über einen Link ohne Login
- eventbrain protokolliert, wann es angesehen wurde, und meldet die Antwort sofort
- Abgelaufene Angebote verfallen von selbst, Versionen verwaltet das System
Dienstleister wissen, wann sie aufbauen können
Caterer, Technik und Reinigung sehen in ihrem Light-Account, wann sie aufbauen können, wo der Stromanschluss ist und wer aufschließt. Ändert sich etwas, gilt für alle sofort dieselbe Fassung.
So schafft eventbrain das
- Caterer, Technik, Floristik und Reinigung laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status
- Jeder Dienstleister sieht über seinen Light-Account genau seinen Teil, ohne PDF im Anhang; die ersten zehn sind kostenlos
- Anfahrt, Stromanschlüsse und Hausregeln stehen als Raum-Steckbrief bereit, immer im aktuellen Stand
- Ändert sich der Zeitplan, sehen alle dieselbe Fassung, statt einer neuen Mailrunde
Jede Buchung startet mit ihren Aufgaben
Vom Vorgespräch über die Anzahlung bis zur Schlussrechnung entstehen die Aufgaben einer Hochzeit mit der Buchung, jede mit Frist und zuständiger Person. Fällt jemand eine Woche aus, sieht das Team, was offen ist.
So schafft eventbrain das
- Für Hochzeit, Tagung oder Firmenfeier legt ihr den Ablauf einmal als Workflow an
- Auf eine neue Buchung angewendet, erzeugt er die Aufgaben mit Fristen relativ zum Veranstaltungstag, schon der richtigen Person zugewiesen
- Verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben mit
- Jeden Morgen kommt eine Übersicht über überfällige und bald fällige Aufgaben
Was für Eventlocations in eventbrain steckt
Räume, Belegung, Aufgaben und Light-Accounts für Dienstleister sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Angebote gibt es ab PRO.
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Räume & Saalpläne
- Innen- und Außenflächen mit Technik, Anfahrt und beliebig vielen Saalplänen samt Kapazität.
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Belegungskalender
- Alle Räume nebeneinander, mit Auf- und Abbau, Serien und Warnung bei Überschneidungen.
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Optionen mit Rang
- Anfrage, Option, reserviert, gebucht: Je Termin siehst du, wer als erste Option wartet.
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PaketkatalogIn PRO
- Hochzeit, Tagung oder Firmenfeier als Paket, das beim Einfügen in Positionen aufgeht.
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Angebote ohne LoginIn PRO
- Annahme per Link, der erste Aufruf steht im Verlauf, neue Versionen ersetzen die alten.
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Rauminfo als Link
- Kapazitäten, Strom und Anfahrt als Link ohne Login statt als PDF-Anhang.
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Gewerke am Termin
- Caterer, Technik und Reinigung mit Bedarf und Zusage-Status.
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Workflows mit Fristen
- Der Ablauf einer Hochzeit einmal angelegt, danach entstehen die Aufgaben je Buchung von selbst.
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Cloudbasiert & DSGVO-konform
- Ohne Installation, Server in Deutschland, auch vom Hof aus nutzbar.
Die wichtigsten Bausteine im Detail
Belegung & Vermietung
Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp.
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AngeboteIn PRO
Produkt- und Paketkatalog, Rabatte und optionale Positionen, PDF im eigenen Layout, Annahme per Link, Versionen und automatischer Verfall.
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Räume & Saalpläne
Räume mit Technik, Anfahrt, Backstage und Ansprechpartner*innen, beliebig viele Saalpläne mit Kapazitäten und Abzügen, Rauminfo als Link.
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Was vermietende Häuser über eventbrain sagen
“Als örtlicher Veranstalter mit eigener Location, mehreren Bühnen aber auch Veranstaltungen außer Haus, haben wir mit eventbrain endlich ein Programm gefunden welches uns im Arbeitsalltag unterstützt, Aufgaben vereinfacht und Arbeit abnimmt. Die einfache Nutzung und Übersichtlichkeit des Kalenders, in welchem wir sowohl die Vermietung unserer Räumlichkeiten aber auch eigene Veranstaltungen planen können, ist für uns nicht mehr wegzudenken. Aber auch die Light-User-Funktion ist für uns unverzichtbar geworden. Sowohl Subunternehmern wie zum Beispiel Veranstaltungstechniker oder das Gastro-Team bekommen tagesaktuell ganz einfach Informationen, Aufgaben und Aufträge zugeteilt. Unser gesamtes Team ist somit immer auf dem gleichen Stand.”
“Bei uns laufen zahlreiche Kurse und Veranstaltungen parallel über viele Räume, da benötigt unser Team einen guten Überblick. Das Raummodul von eventbrain erleichtert unseren Alltag mit viel Transparenz und Struktur, ohne Excel-Chaos und Doppelbuchungen.”
Häufige Fragen von Eventlocations
Welche Software eignet sich für Eventlocations?
eventbrain führt für Eventlocations Räume und Außenflächen mit Saalplänen, einen Belegungskalender mit Optionen und Warnung bei Überschneidungen, Angebote aus dem eigenen Paketkatalog mit Annahme per Link und die Dienstleister an jedem Termin in einem System. Anfragen, Buchungen und Aufgaben hängen an derselben Veranstaltung, das Team sieht denselben Stand.
Können Kund*innen ein Angebot online annehmen?
Ja, über einen Link ohne Login: Kund*innen nehmen das Angebot online an oder lehnen es mit Begründung ab, und wer es erstellt hat, bekommt sofort Bescheid. Der erste Aufruf des Links steht im Kommunikationsverlauf, eine neue Version ersetzt die alte, und abgelaufene Angebote setzt eventbrain jede Nacht auf „Abgelaufen“. Angebote gehören zum PRO-Umfang.
Wie behalte ich mehrere Optionen auf denselben Termin im Blick?
Jede Belegung hat einen Status von der Anfrage über die Option mit Rang bis zur Buchung, so ist je Termin sichtbar, wer als erste und wer als zweite Option wartet. Überschneidet sich ein neuer Eintrag mit einer bestehenden Buchung im selben Raum, warnt eventbrain schon beim Eintragen. Bis wann eine Option gilt, hältst du als Aufgabe mit Frist fest, damit die Nachfrage nicht vergessen wird.
Müssen Caterer und Techniker*innen einen Account anlegen?
Einen Full-Account braucht kein Dienstleister: Für ihren Teil der Veranstaltung genügt ein Light-Account, die ersten zehn sind kostenlos. Rauminfos mit Kapazität, Strom und Anfahrt lassen sich zusätzlich als Link teilen, den die Gegenseite ohne Anmeldung öffnet.
Was kostet eventbrain für eine Eventlocation?
Räume, Belegungskalender, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind schon in der kostenlosen Basisversion enthalten. Angebote aus dem Paketkatalog gibt es ab PRO für 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team. Jeder weitere Full-Account kostet 19,90 € im Monat, alle Preise netto.
Wie viele Anfragen liegen bei dir gerade unbeantwortet?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu deinem Haus passt.