Software für Clubs und Diskotheken Vier Nächte die Woche, jede mit eigener Rechnung
Eigene Partys, fremde Bookings und Vermietung im selben Raum. eventbrain hält Termine, Gästekontingente und Abrechnung je Nacht auseinander, ohne dass du drei Listen führst.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain einem Club Arbeit abnimmt
Ein Haus, das zwanzig Nächte im Monat bespielt, hat zwanzig kleine Veranstaltungen gleichzeitig in Arbeit. Jede davon hat eigene Konditionen, eine eigene Gästeliste und eine eigene Abrechnung.
Belegung aller Nächte in einem Kalender
Eigene Reihe am Donnerstag, fremder Veranstalter am Freitag, Firmenvermietung am Samstag: Alles steht im selben Kalender. Überschneidet sich ein Termin, warnt eventbrain, bevor die zweite Zusage rausgeht.
So schafft eventbrain das
- Eigene Veranstaltungen, fremde Bookings und Vermietungen liegen im selben Kalender, unterscheidbar nach Projekttyp
- Überschneidet sich ein Termin mit einer anderen Buchung, auch an Aufbautagen, warnt das System schon beim Eintragen
- Je Nacht hängen Konditionen, Ansprechpartner*innen und Vereinbarung am Termin statt in der Mail von damals
- Ein Projekttyp lässt sich wechseln, wenn aus der Anfrage doch eine eigene Party wird
Die Türliste, live an der Tür
Gäste vom Booking, vom Label und aus dem eigenen Kreis stehen auf einer Liste, die am Abend im Vollbild an der Tür läuft. Nachträge stehen sofort drin, und die Crew sieht, wer schon da ist.
So schafft eventbrain das
- Gäste mit Typ wie Presse, VIP oder Crew, Kontingente je Preiskategorie mit Stand vergeben, frei und erschienen
- Die Live-Gästeliste läuft am Abend im Vollbild an der Tür, mit Check-in und Nachträgen, die sofort drinstehen
- Reduktionen und Freikontingente gehen von der Kapazität ab, statt in einer Nebenrechnung zu leben
- Nach der Nacht bleibt dokumentiert, wer tatsächlich da war
Abrechnung je Nacht, direkt nach dem Wochenende
Gage, Ticketing, Barumsatz und Nebenkosten laufen je Nacht zusammen. Nach dem Wochenende siehst du, welche Nacht getragen hat und welche Reihe sich rechnet.
So schafft eventbrain das
- Feste Gage, Beteiligung oder Türsplit rechnen sich selbst, mit Nebenkosten aus euren Vorlagen
- Ticketing-Zahlen aus elf Systemen laufen automatisch ein, Barverkauf pflegst du daneben
- Je Nacht stehen Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis, über eine ganze Reihe auch im VergleichIn PRO
- GEMA-relevante Angaben werden mitgeführt, statt kurz vor Frist rekonstruiert zu werden
Wiederkehrende Aufgaben für jede Nacht
Booking bestätigen, Rider prüfen, Gästeliste einsammeln: Was jede Nacht braucht, steht als Aufgabe mit Frist bereit. Auch das, was nur einmal im Monat dran ist, kommt rechtzeitig auf die Liste.
So schafft eventbrain das
- Für eure Reihen und für Vermietungen legt ihr den Ablauf einmal als Workflow an
- Auf eine Nacht angewendet, entstehen die Aufgaben mit Fristen relativ zu Ankündigung, Vorverkaufsstart oder Veranstaltungstag
- Wird eine Nacht verschoben, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben mit
- Was jede Woche ansteht, läuft als wiederkehrende Aufgabe, ohne neu angelegt zu werden
Was für Clubs in eventbrain steckt
Belegungskalender, Gästeliste, Ticketing, Deals, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Den automatischen Abruf der Ticketzahlen, das Ticketing-Reporting und das Ergebnis je Nacht gibt es ab PRO.
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Projekttypen nebeneinander
- Eigene Party, fremdes Booking und Vermietung im selben Kalender, klar getrennt.
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Belegung mit Auf- und Abbau
- Aufbau, Nacht und Abbau als eigene Zeiten, Überschneidungen meldet eventbrain beim Eintragen.
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Gästeliste mit Kontingenten
- Gästetypen wie Presse, VIP oder Crew, Kontingente je Preiskategorie mit Stand vergeben, frei und erschienen.
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Live-Gästeliste
- Vollbild für die Tür mit Check-in. Der Zugang für die Tür öffnet die Liste nur am Veranstaltungstag.
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Deal-Rechner
- Pauschale, Einnahmebeteiligung oder Gage gegen Beteiligung, mit Nebenkosten aus Vorlagen.
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Ticketing aus elf SystemenIn PRO
- Vorverkauf läuft automatisch ein, Abendkasse und Barverkauf trägst du daneben ein.
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Ergebnis je NachtIn PRO
- Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis je Nacht, nach Reihe gefiltert vergleichbar.
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Gewerke & Security
- Technik, Einlass und Sanitätsdienst mit Bedarf und Zusage-Status.
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Cloudbasiert & DSGVO-konform
- Ohne Installation, Server in Deutschland, auch vom Tresen aus nutzbar.
Die wichtigsten Bausteine im Detail
Belegung & Vermietung
Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp.
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Gästeliste & Einlass
Gäste mit Typ und Kontingent, Import per CSV oder KI, Live-Gästeliste mit Check-in für die Tür.
Im Detail →
Deals & Gagen
Fünf Deal-Arten, Stufen nach Karten oder Umsatz, vier Berechnungsbasen, Nebenkosten aus Team-Vorlagen und Abgaben je Programmpunkt.
Im Detail →
Was ein Haus mit mehreren Bühnen über eventbrain sagt
“Als örtlicher Veranstalter mit eigener Location, mehreren Bühnen aber auch Veranstaltungen außer Haus, haben wir mit eventbrain endlich ein Programm gefunden welches uns im Arbeitsalltag unterstützt, Aufgaben vereinfacht und Arbeit abnimmt. Die einfache Nutzung und Übersichtlichkeit des Kalenders, in welchem wir sowohl die Vermietung unserer Räumlichkeiten aber auch eigene Veranstaltungen planen können, ist für uns nicht mehr wegzudenken. Aber auch die Light-User-Funktion ist für uns unverzichtbar geworden. Sowohl Subunternehmern wie zum Beispiel Veranstaltungstechniker oder das Gastro-Team bekommen tagesaktuell ganz einfach Informationen, Aufgaben und Aufträge zugeteilt. Unser gesamtes Team ist somit immer auf dem gleichen Stand.”
Häufige Fragen von Clubs und Diskotheken
Welche Software eignet sich für Clubs und Diskotheken?
eventbrain führt für Clubs eigene Partys, fremde Bookings und Vermietungen im selben Belegungskalender, dazu Deals mit DJs und Acts, Gästelisten mit Check-in an der Tür, die Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen und das Ergebnis je Nacht. Jede Nacht ist ein eigenes Projekt mit Konditionen, Aufgaben und Zahlen.
Wie funktioniert die Gästeliste an der Tür?
Die Live-Gästeliste läuft im Vollbild am Einlass, mit Check-in auch für einen Teil einer Reservierung. Wer an der Tür steht, bekommt einen Light-Account, der die Gästeliste nur am Veranstaltungstag öffnet. Gäste haben einen Typ wie Presse, VIP oder Crew, Kontingente zeigen je Preiskategorie, was vergeben, frei und erschienen ist, und angelieferte Listen liest eventbrain per CSV oder KI ein.
Wie rechnen wir DJ-Gagen mit Türbeteiligung ab?
Mit dem Deal am Programmpunkt: Pauschale, Einnahmebeteiligung, Gage plus Beteiligung, Gage gegen Beteiligung oder Beteiligung nach Kosten, auch in Stufen nach verkauften Karten oder Umsatz. Gerechnet wird mit dem aktuellen Verkaufsstand oder der Prognose, Nebenkosten kommen aus euren Vorlagen, und KSK und GEMA stehen mit Zuständigkeit dabei.
Laufen eigene Partys und Vermietungen im selben Kalender?
Ja: Eigene Veranstaltungen, fremde Bookings und Vermietungen sind Projekttypen im selben Belegungskalender, mit Aufbau, Nacht und Abbau als eigenen Zeiten. Überschneidet sich ein Termin mit einer anderen Buchung, warnt eventbrain schon beim Eintragen. Für Vermietungen gibt es eigene Vorlagen für Mietvertrag und Mails.
Was kostet eventbrain für einen Club?
Belegungskalender, Gästeliste mit Check-in, Ticketing, Deals, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind schon in der kostenlosen Basisversion enthalten. Den automatischen Abruf der Ticketzahlen, das Ticketing-Reporting und die Kalkulation je Nacht gibt es ab PRO für 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team. Alle Preise netto.
Weißt du, welche Nacht im letzten Monat getragen hat?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu deinem Laden passt.