Projekte & Programm Jede Veranstaltung an einem Ort, alle Veranstaltungen im Blick
Jede Veranstaltung ist in eventbrain ein Projekt. Daran hängen Programm, Zeitplan, Deals, Rider, Verträge, Aufgaben, Ticketzahlen und jede Absprache. Die Projektübersicht zeigt dir alle Shows mit ihrem Stand, und von dort bist du mit einem Klick im Detail.
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Was dir das im Alltag mit vielen Shows bringt
Jede Show ist in eventbrain ein Projekt, in dem alles zusammenläuft. Die Übersicht zeigt den Stand aller Shows, und Programm, Zeitplan und Dokumente beziehen ihre Daten aus diesem einen Projekt.
Alles zu einer Show in einem Projekt
Vertrag, Rider und die Absprache zur Bühnenzeit liegen am Projekt, für alle im Team sichtbar. Wer den Stand einer Show wissen will, öffnet das Projekt-Dashboard und sieht auf einer Seite, was erledigt ist und was noch fehlt.
So schafft eventbrain das
- Programm, Räume, Ticketing, Zeitplan, Realisation, Marketing, Finanzen und Aufgaben sind Bereiche desselben Projekts
- Dateien, Notizen und versendete Mails liegen am Projekt, nicht in persönlichen Postfächern
- Das Projekt-Dashboard zeigt auf einer Seite, was zählt: Meilensteine, Ticketstand, Künstler*innen, Räume, Realisation
- Meilenstein-Ampeln zeigen, was an Wichtigem erledigt ist und was noch fehlt
Alle Shows auf einen Blick
Welche Show noch keinen Vertrag hat und wo nächste Woche der Vorverkauf startet, zeigt die Projektübersicht mit Meilenstein-Ampeln und Ticketstand je Zeile. Die Antwort sieht jede*r im Team selbst.
So schafft eventbrain das
- Alle Termine als Liste oder Kalender, mit Status, Meilenstein-Ampeln und Ticketstand je Zeile
- Der Ticketstand zeigt auch, wie viel diese und letzte Woche dazugekommen ist
- Ampeln lassen sich direkt in der Liste weiterschalten, ohne das Projekt zu öffnen
- Eigene Ansichten speichern, zum Beispiel „Meine Shows im Herbst", und bis zu fünf davon in die Navigation pinnen
Jeder Act mit allen Details am Programmpunkt
Deal, Rider, Hotelwunsch und Bühnenanforderungen stehen direkt am Act, auch bei zwölf Acts an einem Abend. Die Produktion findet alles an einer Stelle und springt mit einem Klick zum nächsten Act.
So schafft eventbrain das
- Deal, Bühnenanweisung, Catering, Unterkunft und Reise stehen am Programmpunkt
- Was am Künstlerprogramm hinterlegt ist, übernimmst du mit einem Klick, statt es neu abzutippen
- Ein Umschalter springt zwischen den Acts eines Abends
- Auch Stände oder Food lassen sich als eigene Programmarten führen
Ein Zeitplan, jede*r sieht den eigenen Teil
Der Ablaufplan liegt einmal im Projekt, über alle Tage und Räume. Jede beteiligte Person sieht darin die Slots, die sie betreffen, und ändert sich etwas, ist es bei allen sofort aktuell.
So schafft eventbrain das
- Ein Zeitplan über alle Tage und Räume, mit Einlass, Beginn, Show und Ende
- Acts, Gewerke, Partner und Teammitglieder hängen an den Slots, die sie betreffen, und im Light-Account sieht jede*r nur die eigenen
- Angelieferte Pläne aus Mail, PDF oder Word liest der KI-Import ein und macht Slots daraus
- Dispos, Verträge und Running Order ziehen ihre Zeiten aus demselben Plan, und verschiebt sich eine Raumbuchung, ziehen die Slots mit
Jede Show mit eigenem Chat, Externe inklusive
Zu jedem Projekt gehört ein Chat. Für Abendkasse oder Sicherheit legst du eigene Kanäle an und holst Kolleg*innen und Externe wie den Sicherheitsdienst dazu. Geschrieben wird am Rechner oder unterwegs in der App, und wer später dazukommt, liest nach.
So schafft eventbrain das
- Den Kanal „Allgemein“ eines Projekts lesen alle Full-Accounts, die das Projekt sehen dürfen
- Kanäle wie „Abendkasse“ oder „Sicherheit“ lesen nur ihre Mitglieder
- Externe schreiben mit einem Light-Account in genau den Kanälen mit, in die du sie holst
- Mit @ holst du jemanden ins Gespräch, die Meldung kommt auch als Push aufs Handy
Einmal gepflegt, überall aktuell
Ändert sich der Titel einer Show, änderst du ihn am Projekt. Vertrag, Website, Ticketing-Reporting und Export ziehen ihn von dort, und überall steht derselbe Stand.
So schafft eventbrain das
- Verträge, Dispos und Mails ziehen ihre Daten über Platzhalter aus dem Projekt
- Veranstaltungs-Website und rausgegangen.de zeigen den aktuellen Stand, Status wie Ausverkauft oder Abgesagt eingeschlossen
- Exporte nach eigener Vorlage als Excel oder CSV
- Über die REST-API holen sich weitere Systeme dieselben DatenIn PRO
Im Detail
Was in Projekt, Projektübersicht, Programm und Zeitplan im Einzelnen steckt.
Projekt
Jede Veranstaltung ist ein Projekt, an dem alle Bereiche, Dateien und Absprachen hängen.
- Unbegrenzt viele Projekte in jedem Paket
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Projektarten
- Eigene Veranstaltung, Vermietung, Auftragsveranstaltung, Booking oder ein Projekt ohne Veranstaltung.
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Status
- Akquise, Option, Fix, Abgesagt oder Abgeschlossen, dazu Ausverkauft, Verschoben und Verlegt.
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Bereiche
- Programm, Räume, Ticketing, Zeitplan, Realisation, Marketing, Finanzen und Aufgaben in einem Projekt.
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Projekt-Dashboard
- Rund 20 Widgets, frei angeordnet und je Projektart gespeichert, von Meilensteinen bis Verkaufsverlauf.
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Meilensteine
- Ampeln für das Wichtige, deren Status du direkt am Projekt änderst. Überfällige werden rot.
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Dateien
- Ordner aus Team-Vorlagen, die bei jedem neuen Projekt automatisch entstehen. Doppelte Uploads erkennt das System.
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Notizen & Logbuch
- Notizen am Projekt und ein Logbuch mit Mails, Dokumenten und Status- oder Terminänderungen.
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Briefings
- Eigene Briefings für Projekt, Realisation, Finanzen, Marketing und Ticketing.
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Kommentare
- Absprachen am Projekt mit @-Erwähnung einzelner Personen oder ganzer Gruppen.
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E-Mail ans Team
- Eine Info an alle, die am Projekt arbeiten, direkt aus dem Projekt.
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Eigene Felder
- Zusätzliche Felder für das, was nur bei euch zu einer Veranstaltung gehört.
Projektübersicht
Alle Veranstaltungen des Teams auf einer Seite, gefiltert und sortiert so, wie du sie gerade brauchst.
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Liste oder Kalender
- Eine Zeile je Termin oder alle Termine im Kalender, umschaltbar.
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Spalten
- Status, Spielstätte, Veranstalter*in, Meilensteine, Projektleitung, Zuständige je Arbeitsbereich und Ticketstand.
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Ticketstand
- Verkauft und Kapazität je Termin, dazu die Veränderung dieser und der letzten Woche.
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Filter
- Nach Typ, Status, Künstler*in, Reihe, Tags, Genre, Spielstätte und Raum, Arbeitsbereich oder Ort mit Umkreis.
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Gespeicherte Ansichten
- Als Standard setzen, bis zu fünf in die Navigation pinnen oder als Kalender-Abo nutzen.
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Massenaktionen
- Zuständigkeiten ändern oder Aufgabenvorlagen auf viele Projekte auf einmal anwenden.
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Export & Import
- Export nach eigener Vorlage als Excel oder CSV, Import von Projekten aus CSV.
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Assistent
- Neun Schritte von Titel und Termin bis zu Team, Aufgaben und Ticketing.
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Projektnummern
- Fortlaufend nach eurem Schema mit Präfix und Mindestlänge.
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Veranstaltungsreihen
- Zusammengehörige Termine bündeln und danach filtern.
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Persönliches Dashboard
- Eigene Aufgaben, nächste Projekte, Vorverkaufsstarts und Ankündigungen auf der Startseite.
Programm & Programmpunkte
Das Programm einer Veranstaltung, mit allem, was zu jedem Act oder Stand gehört.
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Programmarten
- Künstler*innen, Stände und eigene Arten, die ihr selbst anlegt.
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Status
- Angefragt, 1. Option, 2. Option, Reserviert, Gebucht oder Abgesagt.
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Beteiligte
- Künstler*in, Ansprechpartner*in, Booker*in, Management und Mainact je Programmpunkt.
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Vereinbarung
- Sechs Deal-Arten von Pauschale bis Einnahmebeteiligung nach Kosten, dazu Garantie, Vertragsstrafe und Nebenkosten.
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Bühnenanweisung
- Technische Anforderungen, Dateien und finale Technikabsprachen.
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Catering, Unterkunft & Reise
- Anforderungen und Reisegruppe je Act.
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Zeitvorgaben
- Was der Act für den Zeitplan vorgibt, als Grundlage für die Slots.
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Steuern & Gebühren
- GEMA, KSK, Ausländersteuer nach §50a und Steuersatz, jeweils mit Zuständigkeit.
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Übernahme
- Bühnenanweisung, Catering, Reise, Zeitvorgaben und Abgaben kommen mit einem Klick aus dem Künstlerprogramm.
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Dateien, Verträge & Aufgaben
- Je Programmpunkt eigene Dateien, Verträge aus Vorlagen und Aufgaben.
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Umschalter
- Springt zwischen den Acts eines Abends, ohne zurück in die Liste.
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Programmliste
- Alle Programmpunkte mit Status und Meilensteinen, Status und Workflows für viele auf einmal.
Zeitplan
Der Zeitplan einer Veranstaltung, aus dem Dispos, Verträge, Website und alle Beteiligten ihre Zeiten beziehen.
- In allen Paketen enthalten
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Tage & Räume
- Slots über alle Tage des Projekts, Auf- und Abbautage eingeschlossen, und über alle gebuchten Räume.
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Zeittypen
- Einlass, Beginn, Show und Ende als feste Zeiten, alles andere frei benennbar.
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Beteiligte am Slot
- Acts, Gewerke, Partner und Teammitglieder hängen an den Slots, die sie betreffen.
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Eigener Plan im Light-Account
- Externe sehen nur die Slots, in denen sie vorkommen, und die allgemeinen.
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KI-Import
- Den Zeitplan als Text einfügen, die KI erzeugt Slots und erkennt Einlass und Beginn.
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Platzhalter für Dokumente
- Zeitplan gesamt, Running Order, Auftrittszeiten und der persönliche Ablauf je Act oder Gewerk.
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Veröffentlichung
- Freigegebene Slots erscheinen auf der Veranstaltungs-Website und in der REST-API.
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Filter
- Nach Raum, Zeittyp, Veröffentlichung oder beteiligter Person.
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Mitwandern
- Verschiebt sich eine Raumbuchung, ziehen die Slots mit.
Terminplanung für viele ActsIn PRO
Du fragst für eine ganze Reihe Acts bei Agenturen an und siehst je Termin, ob er angefragt, optioniert oder gebucht ist.
Zur Terminplanung für Veranstalter*innen →
TourplanungIn PRO
Du vertrittst Acts und siehst, wo im Routing noch eine Lücke ist.
Zur Tourplanung für Booking-Agenturen →
Häufige Fragen zu Projekten, Programm und Zeitplan
Was gehört in eventbrain zu einem Projekt?
Jede Veranstaltung ist ein Projekt. Daran hängen Programm und Programmpunkte, Deals und Gagen, Rider und Anforderungen, Verträge und Dokumente, Aufgaben und Meilensteine, Zeitplan, Gewerke, Ticketzahlen, gebuchte Räume und Marketing. Notizen, Mails, Kommentare und Statuswechsel sammeln sich als Verlauf am Projekt.
Wo liegen Rider und Anforderungen von Künstler*innen?
Am Programmpunkt selbst: Deal, Rider, Catering, Hotel und Technik hängen am Act und nicht im Mail-Anhang von vor drei Monaten. Was am Künstlerprogramm hinterlegt ist, übernimmst du mit einem Klick, es wird also einmal gepflegt und steht in jedem Projekt bereit.
Wie behalte ich viele Veranstaltungen gleichzeitig im Blick?
Die Projektübersicht zeigt alle Shows als Liste oder Kalender, mit Meilenstein-Ampeln, Ticketverkäufen und offenen Punkten. Eigene Ansichten lassen sich speichern und in die Navigation pinnen. Das Projekt-Dashboard ordnet jede*r frei an, und das persönliche Dashboard zeigt eigene Aufgaben, nächste Projekte und Vorverkaufsstarts.
Bekommt jede Person ihren eigenen Ablaufplan?
Ja: Im Light-Account sieht jede*r nur die Slots, in denen sie oder er vorkommt, und die allgemeinen Zeiten wie Einlass und Beginn. Für Dispos und Verträge setzt eventbrain den persönlichen Ablauf je Act oder Gewerk als Platzhalter ins PDF.
Können wir angelieferte Zeitpläne übernehmen?
Ja: Du kopierst den Zeitplan als Text aus Mail, PDF oder Word in eventbrain, und der KI-Import macht daraus strukturierte Slots, auch aus formlosem Text. Einlass und Beginn erkennt er als solche. Kontakte und Projekte importierst du aus CSV oder Excel.
Wo steht bei euch gerade, was zu einer Show gehört?
20 Minuten Gespräch. Wir legen eine eurer Veranstaltungen als Projekt an und schauen, was daran hängt.