Eventmanagement-Software Was sie leisten muss und wofür eventbrain gebaut ist
Der Begriff meint zwei sehr verschiedene Dinge: Teilnehmerverwaltung für Tagungen oder die Planung und Realisation der Veranstaltung selbst. Hier steht, worin der Unterschied liegt, worauf du beim Vergleich achten solltest und für wen eventbrain gemacht ist.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Was eine Eventmanagement-Software ist
Eine Eventmanagement-Software bündelt die Arbeit rund um eine Veranstaltung in einem System: Aufgaben und Fristen, Zeitpläne über mehrere Tage, Gewerke und Dienstleister, Räume, Verträge, Kalkulation und Marketing. Der Unterschied zu Tabellen und geteilten Ordnern liegt weniger im einzelnen Feature als in der Frage, wo der verbindliche Stand liegt, und wer ihn ohne Rückfrage einsehen kann.
Im deutschsprachigen Markt laufen dieselben Werkzeuge auch als Veranstaltungssoftware oder Veranstaltungsmanagement. Gemeint ist meist dasselbe. Wichtiger als das Etikett ist, welchen Teil der Arbeit eine Software im Kopf hat: Ein Kongress mit 400 Anmeldungen stellt andere Anforderungen als ein Firmenevent, bei dem zwölf Gewerke aufeinander abgestimmt werden müssen und am Ende die Marge stimmen soll.
Daran entscheidet sich die Auswahl. Wer Anmeldungen und Namensschilder braucht, sucht etwas anderes als jemand, der Auf- und Abbau koordiniert, Dienstleister disponiert und wissen muss, wer wann wo sein soll.
Für wen eventbrain gemacht ist und für wen nicht
Wir sagen dir das lieber hier als nach zwanzig Minuten Gespräch.
Passt, wenn du
- ·Veranstaltungen planst und realisierst, von der Anfrage über den Aufbau bis zur Abrechnung
- ·Gewerke koordinierst: Technik, Kasse, Security, Catering, Dienstleister und wissen musst, wer noch fehlt
- ·Veranstaltungen im Kundenauftrag abwickelst und die Marge vom Pitch bis zur Schlussrechnung im Blick behalten willst
- ·Zeitpläne über mehrere Tage und Orte führst und jede*r den eigenen Ausschnitt braucht
- ·Räume betreibst oder vermietest, Künstler*innen bookst oder Ticketverkäufe zusammenführen musst, das kommt dazu, wenn du es brauchst
Passt nicht, wenn du
- ·vor allem Teilnehmer*innen für Tagungen und Kongresse registrieren willst: Anmeldeformulare, Namensschilder, Check-in per App
- ·eine Ticketing-Plattform suchst, die selbst Tickets verkauft. eventbrain holt die Zahlen aus deinen Systemen, ersetzt sie aber nicht
- ·eine Finanzbuchhaltung brauchst. eventbrain rechnet die Veranstaltung, nicht das Unternehmen
Für diese Fälle gibt es spezialisierte Anbieter, die das besser können als wir. Alles, was nach der Anmeldung kommt (Ablauf, Gewerke, Dispo, Kosten), deckt eventbrain dagegen ab. Viele Agenturen fahren beides parallel.
Was so eine Software abdecken sollte
Sieben Bereiche, die im Alltag zusammenhängen. Fehlt einer, entsteht genau dort wieder eine Excel-Datei.
Projekte & Programm
Jede Show mit Programm, Zeitplan, Deals und Rider an einer Stelle, alle Shows in einer Übersicht.
Mehr erfahren →
Räume, Vermietung & Angebote
Belegungskalender mit Warnung bei Überschneidungen, Bestuhlungsvarianten und Angebote per Link.
Mehr erfahren →
Aufgaben & Workflows
Workflows erzeugen Aufgaben mit fertigen Fristen und Reihenfolge, am Projekt oder direkt am Act.
Mehr erfahren →
Finanzen & Kalkulation
Deals, Szenarien, Prognose und Break-Even. Du weißt früh, wo eine Veranstaltung steht.
Mehr erfahren →
Marketing & Presse
Kampagnen auf dem Verkaufs-Zeitstrahl, Veröffentlichung und Presseversand.
Mehr erfahren →
Ticketing & Reporting
Verkaufszahlen aus elf Systemen, automatisch abgerufen und als fertiges Reporting verschickt.
Mehr erfahren →
Zusammenarbeit & Dienstleister
Gewerke mit Zusage-Status, Dokumente aus Vorlagen, Light-Accounts.
Mehr erfahren →
Worauf du beim Vergleich achten solltest
Fünf Fragen, die sich erst im zweiten Jahr rächen, wenn man sie am Anfang überspringt.
Deckt sie die Realisation ab?
Viele Werkzeuge enden bei Aufgabenlisten. Entscheidend ist, ob Gewerke, Bedarf und Zusage-Status abgebildet sind, und ob du siehst, wo noch jemand fehlt, ohne herumzutelefonieren.
Gewerke und Realisation →
Laufen Zeitpläne über mehrere Tage?
Ein Ablaufplan über zwei Aufbautage und drei Orte ist etwas anderes als eine Tagesagenda. Prüfe, ob jede beteiligte Person ihren eigenen Ausschnitt bekommt statt des Gesamtdokuments.
Zeitplan →
Wo liegen die Daten?
Serverstandort, Auftragsverarbeitung, Löschfristen. Bei personenbezogenen Daten von Gästen und Künstler*innen ist das keine Formalie. eventbrain läuft auf Servern in Deutschland.
Kommst du wieder raus?
Frag vor dem Einstieg, wie der Ausstieg aussieht. Wenn sich Kontakte, Projekte und Auswertungen nicht vollständig exportieren lassen, ist der Wechsel später teurer als die Lizenz.
Was kosten die Externen?
Technik, Kasse, Dienstleister, Auftraggeber: Wenn jede*r einen Full-Account braucht, wird es teuer. Bei eventbrain lesen Externe über teilbare Links ganz ohne Account mit; wer laufend mitarbeitet, bekommt einen Light-Account für 1,99 € im Monat, die ersten zehn kostenlos.
Wie Externe mitarbeiten →
Verkaufst du Tickets?
Falls ja: Eine Anbindung, die deinen Vertriebsweg nicht kennt, hilft dir nicht. eventbrain ist mit elf Systemen verbunden und holt die Zahlen nachts ab. Falls nein, etwa bei Auftragsveranstaltungen, bleibt der Bereich einfach leer.
Angebundene Systeme ansehen →
Was kostet es wirklich?
Grundpreis, Nutzerzahl, Add-ons, Einrichtung. Rechne mit der Teamgröße, die du in zwei Jahren hast. Bei eventbrain steht jede Position offen auf der Preisseite.
Preise ansehen →
Wie kommst du rein?
Am ersten Tag steht ein Demo-Datensatz bereit, damit du nicht in ein leeres System schaust. Kontakte und Projekte importierst du aus CSV oder Excel.
Alle Funktionen im Überblick →
Eventmanagement-Software von eventbrain auf einen Blick
Die Kurzfassung für alle, die vergleichen und keine Lust auf Marketingtexte haben.
- Kategorie
- Eventmanagement-Software für Planung und Realisation von Veranstaltungen: Aufgaben, Zeitpläne, Gewerke, Räume, Kalkulation, Marketing und Ticketzahlen in einem System.
- Für wen
- Veranstalter, Locations und Venues, Booking-Agenturen und Tourveranstalter, Event-Agenturen im Kundenauftrag.
- Nicht gedacht für
- Teilnehmerregistrierung bei Tagungen und Kongressen, Ticketverkauf an Endkund*innen, Finanzbuchhaltung.
- Betrieb
- Im Browser, nichts zu installieren. Server in Deutschland, Verarbeitung nach DSGVO.
- Ticketing
- Elf angebundene Ticketingsysteme, nächtlicher Abruf der Verkaufszahlen.
- Preis
- Basisversion kostenlos, PRO ab 99 € im Monat. Externe lesen über teilbare Links ohne Account mit; Light-Accounts für laufende Mitarbeit kosten 1,99 €, die ersten zehn sind frei.
Was sich je nach Arbeitsweise unterscheidet
Nicht der Funktionsumfang, die Reihenfolge, in der du ihn brauchst. Wer im Kundenauftrag arbeitet, fängt beim Angebot an; wer selbst veranstaltet, beim Programm. Deshalb hat jede Gruppe ihre eigene Seite.
Kulturveranstalter
Konzerte, Comedy, Theater, Lesungen
Mehr erfahren →
Festivals & Open Airs
Mehrere Bühnen, viele Acts und Gewerke
Mehr erfahren →
Feste & Vereine
Schützenfest, Kirmes, Dorf- und Vereinsfeste
Mehr erfahren →
Märkte
Streetfood, Landpartien, Wein- und Flohmärkte
Mehr erfahren →
Tourismus & Stadtmarketing
Jahresprogramm, Budget und Veranstaltungskalender
Mehr erfahren →
Event-Agenturen
Firmenevents & Veranstaltungen im Kundenauftrag
Mehr erfahren →
Bildung & Gesundheit
Tagungen, Vorträge, Fachtage, Workshops
Mehr erfahren →
Kulturzentren & Theater
Eigenes Programm und Vermietung im selben Haus
Mehr erfahren →
Stadthallen & Bürgerhäuser
Vermietung, Technikpakete, Bericht an den Träger
Mehr erfahren →
Eventlocations
Anfragen, Angebote, Termine mit Option
Mehr erfahren →
Clubs & Diskotheken
Viele Nächte, Türlisten, Abrechnung je Nacht
Mehr erfahren →
Parks & Freizeitparks
Bühnen und Areale, Shows und Vermietung
Mehr erfahren →
Künstler*innen & Acts
Bands, DJs, Solo-Künstler*innen, Speaker
Mehr erfahren →
Booking-Agenturen & Tourveranstalter
Künstler*innen betreuen, Touren planen
Mehr erfahren →
Häufige Fragen zu Eventmanagement-Software
Was ist eine Eventmanagement-Software?
Eine Eventmanagement-Software bündelt die Arbeit rund um eine Veranstaltung in einem System statt in Tabellen, Ordnern und Postfächern: Termine und Aufgaben, Programm und Künstler*innen, Räume und Belegung, Verträge, Marketing, Ticketzahlen und Finanzen. Der Begriff wird für zwei sehr verschiedene Dinge verwendet, für Teilnehmerverwaltung bei Tagungen und Kongressen einerseits, für das Backoffice von Veranstalter*innen andererseits. eventbrain gehört zur zweiten Gruppe.
Was unterscheidet Eventmanagement-Software von Projektmanagement-Software?
Ein Projektmanagement-Werkzeug kennt Aufgaben und Termine, aber keine Veranstaltung: kein Gewerk mit Bedarf und Zusage-Status, keinen Zeitplan über zwei Aufbautage und drei Orte, keinen Raum mit Bestuhlungsvarianten, keine Kalkulation, die Plan und Ist gegenüberstellt. Genau diese Objekte sind in einer Eventmanagement-Software eingebaut, deshalb entstehen Dispos, Verträge und Auswertungen daraus von selbst, statt dass du sie nebenher pflegst.
Brauche ich das, wenn Excel und geteilte Ordner bisher funktioniert haben?
Solange eine Person den Überblick behält, funktioniert das. Es kippt, wenn mehrere gleichzeitig arbeiten: Dann existiert dieselbe Kalkulation dreimal, der Zeitplan liegt als PDF in der zwanzigsten Version im Postfach, und niemand weiß, welcher Stand gilt. Dagegen hilft ein System, in dem alle denselben Stand sehen.
Was kostet eine Eventmanagement-Software?
Das reicht von kostenlos bis in den vierstelligen Bereich pro Monat, je nach Zuschnitt und Zahl der Nutzer*innen. Bei eventbrain ist die Basisversion kostenlos, PRO startet bei 99 € im Monat. Externe wie Technik, Kasse oder Auftraggeber lesen über teilbare Links ohne eigenen Account mit; wer laufend mitarbeitet, bekommt einen Light-Account für 1,99 € im Monat, die ersten zehn sind kostenlos. Alle Preise stehen offen auf der Preisseite.
Worauf sollte ich beim Vergleich achten?
Auf fünf Dinge: ob Gewerke, Dispo und Zeitpläne wirklich abgebildet sind und nicht nur Aufgabenlisten; wo die Daten liegen und ob der Betrieb DSGVO-konform ist; ob du deine Daten beim Wechsel vollständig exportieren kannst; was Zugänge für Externe kosten; und (falls du selbst Tickets verkaufst) ob deine Ticketingsysteme angebunden sind.
Unsicher, ob das zu euch passt?
20 Minuten Gespräch an euren eigenen Veranstaltungen. Wenn es nicht passt, sagen wir das.