Software für Kulturveranstalter Du machst die Veranstaltung, nicht das Backoffice
Du planst Konzerte, Comedy, Theater oder Lesungen. eventbrain bündelt Planung, Ticketing-Reporting, Marketing und Realisation an einem Ort, damit deine Zeit in die Veranstaltung fließt statt in die Verwaltung.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Viele Kulturveranstalter*innen vertrauen bereits auf eventbrain
Wo eventbrain dir als Kulturveranstalter*in Arbeit abnimmt
Ticketing, Projekt, Vorverkauf, Ablauf und Booking laufen in eventbrain an einem Ort zusammen, bei jeder Show.
Ticketing-Reporting, das von selbst läuft
Die Zahlen aus Eventim, Reservix und den anderen Systemen laufen jede Nacht zusammen, und die Reporting-Mail an die Agenturen geht nach Zeitplan von selbst raus. Ruft eine Agentur zwischendurch an, steht der aktuelle Stand schon da.
So schafft eventbrain das
- Zehn Ticketingsysteme liefern jede Nacht automatisch; Kanäle ohne Schnittstelle pflegst du daneben und sie fließen gleichberechtigt in die Gesamtzahl ein
- Fertige Reportings gehen je Empfänger*in nach eigenem Zeitplan raus, als Einzelbericht oder Sammelmail über alle Veranstaltungen eines Kontakts
- Bei 20 %, 10 % und ausverkauft warnt das System von selbst und meldet den Ausverkauf allen Beteiligten
- Liefert eine Schnittstelle keine Zahlen, erfährst du es, bevor jemand anruft
Alles zur Show im Projekt
Rider, Bühnenanweisung und Zeitplan liegen am Projekt statt in Mails, Chats und PDF-Anhängen. Wer nachschaut, sieht immer die aktuelle Fassung, auch die Partner*innen von außen.
So schafft eventbrain das
- Verträge, Deals, Zeitpläne, Dateien, Notizen, Mails und Zahlen sammeln sich am Projekt und an jedem seiner Bereiche
- Externe bekommen über Light-Accounts genau den Ausschnitt, den sie brauchen, inklusive Notizen und Dateien, die nur für sie bestimmt sind
- Partner*innen sind mit einem Light-Account sofort handlungsfähig, ohne Einarbeitung; die ersten zehn sind kostenlos
- Das Projekt-Dashboard beantwortet „Wo stehen wir?", statt einer Rundmail
Vorverkauf im Blick, Wochen vor der Show
Hinkt der Vorverkauf hinterher, siehst du es Wochen vor der Show, solange eine Marketing-Offensive noch etwas bewirkt. Prognose und Kalkulation zeigen dir, ab wann die Show trägt.
So schafft eventbrain das
- Die Prognose rechnet die Verkäufe der letzten Wochen bis zum Veranstaltungstag hoch
- Die Kalkulation zeigt, ab wie vielen Tickets und welcher Auslastung die Show trägtIn PRO
- Deals rechnen sich selbst: feste Gage, Beteiligung oder Stufen-Deal, mit Nebenkosten aus Team-Vorlagen
- Kampagnen liegen auf demselben Zeitstrahl wie die Verkäufe, so siehst du, welche Maßnahme wirkt
Der Ablauf jeder Show startet von selbst
Legst du eine neue Show an, stehen die Aufgaben mit Fristen schon da, von der Tontechnik bis zur Abendkasse. An den Gewerken siehst du, wie viele Securities gebraucht werden und wer schon zugesagt hat.
So schafft eventbrain das
- Workflows erzeugen aus deinem eingespielten Ablauf konkrete Aufgaben mit fertig berechneten Fristen
- Verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben automatisch mit
- Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status: wie viele Kassenkräfte, Securities, Techniker*innen, und wer schon zugesagt hat
- Zeitpläne über Tage und Räume; jede Person bekommt ihren individuellen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments
- Angelieferte Zeitpläne kopierst du als Text aus Mail, PDF oder Word hinein, der KI-Import macht strukturierte Slots daraus
Booking für viele Termine in einem RasterIn PRO
Für die zwölf Abende einer Reihe fragst du die Acts bei zwanzig Agenturen im selben Raster an. Je Termin steht dort, ob er angefragt, optioniert oder gebucht ist, und die Statusmails gehen von selbst raus.
So schafft eventbrain das
- Termine vieler Künstler*innen strukturiert anfragen, optionieren und buchen, in einem Raster aus Künstler*innen und Terminen
- Statusmails an Künstler*innen und Agenturen verschickt das System automatisch aus Vorlagen
- Künstler*innen bestätigen ihre Verfügbarkeiten über einen persönlichen Link, ganz ohne eigenen Account
- Je Termin ist jederzeit sichtbar, ob er angefragt, optioniert oder gebucht ist
Was für Kulturveranstalter*innen alles drinsteckt
Von der ersten Planung bis zur Abrechnung, alle Werkzeuge für deine Veranstaltungen an einem Ort.
-
Projektübersicht & Dashboards
- Alle Veranstaltungen mit speicherbaren Ansichten und einem frei anordenbaren Projekt-Dashboard.
-
Ticketing aus elf Systemen
- Automatischer Abruf von CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs.
-
Automatische Reportings
- Verkaufszahlen gehen automatisch an Agenturen, Partner und dein Team, so oft du willst.
-
Verkaufsprognose & Break-Even
- Hochrechnung der Verkäufe bis zum Veranstaltungstag, erwarteter Gewinn aus der Kalkulation und Break-Even in Tickets.
-
Aufgaben & Workflows
- Aufgaben mit berechneten Fristen, gebündelt nach Booking, Marketing, Ticketing und Produktion.
-
Realisation & Gewerke
- Kasse, Security und Technik anfragen, Zu- und Absagen jederzeit im Blick.
-
Booking & Künstlerkoordination
- Acts für viele Termine im Raster anfragen, danach Deals, Rider, Catering- und Hotelwünsche zentral bei jedem Act.
-
Zeitpläne über Tage & Räume
- Mehrtägige Dispositionspläne pro Person, inklusive KI-gestütztem Import von Textplänen.
-
Marketing & Pressearbeit
- Kampagnen auf dem Verkaufs-Zeitstrahl, rausgegangen.de-Anbindung und geplanter Presseversand.
-
Dokumente aus Vorlagen
- Verträge, Dispos und Specs mit einem Klick, alle Daten automatisch eingefügt.
-
Kontaktdatenbank
- Künstler*innen, Venues und Dienstleister mit branchenspezifischen Infos an einem Ort.
-
Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform
- Vom Büro, aus dem Backstage-Bereich oder von der Abendkasse aus nutzbar, ohne Installation, mit Servern in Deutschland.
Was Kulturveranstalter*innen über eventbrain sagen
“eventbrain erübrigt uns Hunderte Excel-Tabellen und liefert einfach nachvollziehbare Ablage und Zuordnung von Informationen. Das Tool spart uns viel Aufwand in der Standardisierung von Prozessen und Arbeitsweisen.”
“Weniger Chaos, mehr Überblick: eventbrain bringt Ordnung in unseren Projektalltag.”
“Endlich haben wir ein Tool, mit dem wir unsere Veranstaltungen von Anfang bis Ende verwalten können, von der Planung über den gesamten Vorverkaufszeitraum bis zur Durchführung. Besonders das Ticketing und die Vorverkaufszahlen nehmen nur noch wenig Zeit in Anspruch.”
Häufige Fragen von Kulturveranstalter*innen
Welche Software eignet sich für Konzertveranstalter?
Für Konzert-, Comedy-, Theater- und Festivalveranstalter ist eventbrain genau dafür gebaut: Programm und Künstler*innen, Deals und Gagen, Vorverkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen, Marketing auf dem Verkaufs-Zeitstrahl und die Realisation mit allen Gewerken liegen an derselben Veranstaltung. Mit eventbrain arbeiten unter anderem Hannover Concerts, Landstreicher Konzerte, APPLAUS Kulturproduktionen und a.s.s. concerts & promotion.
Wie kommen die Vorverkaufszahlen in eventbrain?
Der Abruf läuft jede Nacht automatisch über die Schnittstellen zu elf Ticketingsystemen; brauchst du die Zahlen sofort, genügt ein Klick. Kanäle ohne Schnittstelle pflegst du daneben: Abendkasse, Tourneekontingent, Vorverkaufsstellen vor Ort. Sie zählen gleichberechtigt in die Gesamtsumme. Alle Vertriebswege werden zu einer Zahl aggregiert und bleiben einzeln aufschlüsselbar.
Wie funktioniert das Reporting an Agenturen und Künstler*innen?
Alle Empfänger*innen bekommen ihre Zahlen automatisch, im vereinbarten Zuschnitt und zur vereinbarten Zeit: Vorlage, Absender, Uhrzeit, Wochentage und Zeitraum sind pro Empfänger*in einstellbar, und du legst fest, welche Vertriebswege in den jeweiligen Bericht einfließen. Wahlweise als Einzelbericht je Veranstaltung oder als Sammelmail über alle Veranstaltungen eines Kontakts. Der Versand läuft über eure eigene Absenderadresse, und Sammelmails bleiben im Verlauf des Kontakts archiviert, sodass später nachvollziehbar ist, wer wann welche Zahlen bekommen hat.
Können Technik, Kasse und Dienstleister ohne eigenen Account mitarbeiten?
Ja: Externe bekommen entweder einen Light-Account mit reduzierter Sicht auf genau die Projekte, denen sie zugeordnet sind, oder einen Link, den sie ohne Login öffnen. Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos. Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status, wie viele Kassenkräfte, Securities und Techniker*innen gebraucht werden und wer schon zugesagt hat.
Wie frage ich Acts für viele Termine gleichzeitig an?
In der Terminplanung (im Paket PRO) stehen Acts und Termine in einem Raster. Du fragst an, optionierst und buchst, und je Termin ist sichtbar, welcher Stand gilt. Statusmails gehen aus Vorlagen raus, und Künstler*innen oder Agenturen bestätigen ihre Verfügbarkeit über einen persönlichen Link ohne eigenen Account. Wer selbst Acts vertritt und Touren über viele Häuser plant, nutzt dafür die Tourplanung.
Bereit, dein Backoffice zu entlasten?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain für euch passt.