Eventmanagement-Software für alle, die Veranstaltungen machen
Die Backoffice-Plattform für Veranstalter, Spielstätten und Mitwirkende
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Was kann eventbrain?
Egal, ob du die Veranstaltung selbst organisierst, zum Programm beiträgst oder die Räume dafür bereitstellst: eventbrain hilft dir, dein Vorhaben zu organisieren.
Heute liegen die Angaben zu einer Veranstaltung meist noch verstreut in Excel, Trello, Dropbox, WhatsApp und im Postfach. In eventbrain hängen alle Infos am Projekt. Mit Automatismen und KI nimmt dir die Software lästige Arbeit ab, und du teilst die Daten mit deinen Partner*innen.
App
Veranstaltungen finden selten im Büro statt!
Gearbeitet wird im Browser am PC oder Mac. Unterwegs habt ihr mit der eventbrain-App für iOS und Android dieselben Daten dabei und bekommt Push-Meldungen zu euren Aufgaben.
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Aufgaben & Workflows
ToDos, Deadlines und wer erledigt eigentlich was?
Aus euren Vorlagen entstehen für jede Show die Aufgaben, mit zuständigen Personen, berechneten Fristen, Prioritäten und Meilensteinen. Eine Aufgabe wartet, bis die vorige erledigt ist, und hängt bei Bedarf direkt am Act, Raum oder Gewerk.
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Chat
Wer hat das mit der Technik geklärt?
Jedes Projekt hat seinen eigenen Chat, dazu gibt es Team-Chat, Gruppen und Direktnachrichten. Mit @ holst du jemanden dazu, die Abendkasse schreibt in ihrem Kanal mit.
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Finanzen
Was kostet der Spaß und was bleibt übrig?
Erstellt eure Kalkulationen und rechnet Veranstaltungen und Vermietungen ab. Dazu Deals, Prognosen, Auswertungen, Fixkosten und KSK-Ermittlungen.
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Kalender
Was steht wann an?
Projekte, Raumbuchungen und Termine des ganzen Teams in einem Kalender, auch als Abo für Outlook, Google und Apple.
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Kontakte
Mehr als Adressen und Personen.
Dazu Raumdaten, Künstlerinfos, Anforderungen, Branchen, Genres, Tags und viele weitere veranstaltungstypische Daten.
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Marketingplaner
Wie sieht meine Werbung aus?
Verwalte deine Werbemittel und steuere deine Werbekampagnen. Über den Marketing-Kalender siehst du jederzeit, was wann läuft, was es kostet und ob es was gebracht hat.
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Projektmanagement
Jede Veranstaltung ist ein Projekt.
Mit allem, was dazugehört: Programmpunkte, Räume, Kalkulation und Abrechnung, Marketing, Dienstleister, Technik, Sponsoren, Verträge, Zeitplan und vieles mehr.
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Raumbelegungen & Vermietung
Ist der große Saal am 14. noch frei?
Eigene Veranstaltungen und Vermietungen im selben Belegungskalender, Räume mit Technik und Saalplänen, Angebote mit Annahme per Link.
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Ticketing
So hast du deine Verkäufe im Blick.
Aus elf Ticketsystemen rufen wir die Verkaufszahlen für euch ab. Inklusive Prognose, Break-Even-Berechnung und automatischer Weiterleitung der Zahlen an eure Partner.
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Zusammenarbeit & Datenaustausch
Ich teile meine Daten mit …
Ladet eure Partner*innen zum Projekt ein. Mit individuellen Rechten, damit sie nur das sehen und bearbeiten können, was sie sollen. Oder ihr teilt bestimmte Inhalte über generierte Links.
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Alle Funktionen im Überblick
Alle Funktionsseiten auf einen Blick, jede mit kurzer Beschreibung.
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Gebaut für deinen Arbeitsalltag
Such dir aus, was du bei Veranstaltungen machst. Jede Seite zeigt eventbrain aus diesem Blickwinkel.
Du veranstaltest
Kulturveranstalter
Konzerte, Comedy, Theater: Du planst Shows und brauchst den Überblick über Ticketing, Künstler*innen und Marketing.
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Festivals & Open Airs
Mehrere Bühnen, mehrtägiger Auf- und Abbau, viele Acts und Gewerke gleichzeitig. Der Zeitplan läuft über alle Tage und Bühnen.
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Feste & Vereine
Schützenfest, Kirmes, Dorffest oder Vereinsball: Aufgaben, Helfer*innen und Fristen an einem Ort, auch wenn nächstes Jahr andere organisieren.
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Märkte
Streetfood, Landpartie, Wein- oder Flohmarkt: Stände, Beschicker*innen, Werbung und Kosten je Markt, auch bei zehn Märkten im Jahr.
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Tourismus & Stadtmarketing
Konzertreihe, Stadtfest, Kultursommer: das Jahresprogramm einer Destination mit Partnern, Budget und Veranstaltungskalender.
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Event-Agenturen
Du organisierst Firmenevents und Veranstaltungen im Kundenauftrag und willst die Marge kennen, bevor das Angebot rausgeht.
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Bildung & Gesundheit
Fachtagung, Vortragsreihe oder Gesundheitstag neben dem Kursbetrieb: Referent*innen, Räume und Ablauf an einem Ort.
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Du stellst Räume bereit
Kulturzentren & Theater
Du bespielst dein Haus selbst und vermietest es auch. Programm, Verträge und Saalbelegung liegen im selben Kalender.
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Stadthallen & Bürgerhäuser
Die Veranstaltung gehört meist jemand anderem. Anfrage, Angebot, Belegung und Technikpaket bestimmen deinen Ablauf.
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Eventlocations
Gutshof, Industriehalle oder Eventscheune: Jede Anfrage braucht ein Angebot, und eine Doppelbuchung ist teuer.
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Clubs & Diskotheken
Viele Nächte, wechselnde Bookings, eigene und fremde Veranstaltungen im selben Raum. Türlisten und Abrechnung je Nacht.
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Parks & Freizeitparks
Shows, Saisonevents und Vermietung auf Bühnen und Wiesen: Programm und Firmenfeiern im selben Belegungskalender.
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Du bist mit deinem Angebot dabei
Künstler*innen & Acts
Du stehst selbst auf der Bühne. Anfragen, Termine, Rider und Gagen, ohne dass die Verwaltung den Proberaum frisst.
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Booking-Agenturen & Tourveranstalter
Du betreust Künstler*innen und koordinierst Touren. Termine, Reportings und aktuelle Infos müssen fließen.
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Einmal erfassen, achtmal ausgegeben
Ohne gemeinsame Quelle schreibst du Termin, Ort und Ansprechpartner*in meist mehrmals ab: in den Vertrag, auf die Website, in die Pressemitteilung und in den Zeitplan. In eventbrain trägst du sie einmal ein. Alles, was daraus entsteht, holt sich die Daten selbst.
Im Vertrag
Vertrag, Dispo und Venue-Specs entstehen aus deinen Vorlagen, mit Gage, Datum und Ansprechpartner*in schon eingesetzt.
Im Presseverteiler
Die Pressemitteilung zieht Titel, Ort und Zeit aus dem Projekt und geht personalisiert an den Verteiler.
Im Zeitplan
Aus demselben Ablauf entsteht für jede beteiligte Person ein eigener Auszug mit genau ihren Slots.
Im Zugang der Beteiligten
Technik, Catering und Mieter*innen sehen über ihren Link denselben Stand, sobald sich am Projekt etwas ändert.
Auf Website und Portalen
Der freigegebene Termin erscheint auf deiner eigenen Seite und auf rausgegangen.de, ohne zweite Eingabe.
Im Reporting
Die Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen landen im fertigen Bericht, der nach deinem Zeitplan rausgeht.
Im Kalender deines Teams
Termine lassen sich in Outlook, Google oder Apple abonnieren: persönlich, je Filtersicht oder teamweit.
In deinen eigenen Systemen
Über die REST-API binden deine Webagentur oder IT die eigene Website oder ein Nachbarsystem an.
Veranstalter, Locations und Agenturen in ganz Deutschland arbeiten mit eventbrain
Was unsere Kund*innen sagen
“eventbrain erübrigt uns Hunderte Excel-Tabellen und liefert einfach nachvollziehbare Ablage und Zuordnung von Informationen. Das Tool spart uns viel Aufwand in der Standardisierung von Prozessen und Arbeitsweisen.”
“Mit eventbrain haben wir ein lange benötigtes Tool gefunden. Besonders die intuitive Bedienung überzeugt: unsere Mitarbeitenden konnten ohne lange Einarbeitung direkt loslegen. Ganz besonders was den Versand von VVK-Zahlen angeht, sparen wir Zeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.”
“eventbrain unterstützt uns in der örtlichen Produktion maßgeblich, indem es unsere Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt und vereinfacht. Zuständigkeiten und Abläufe sind klar strukturiert.”
Häufige Fragen zu eventbrain
Was ist eventbrain?
eventbrain ist eine Eventmanagement-Software für das Backoffice von Veranstaltungen, von der ersten Terminanfrage bis zur Abrechnung: Planung, Programm, Räume, Ticketzahlen, Marketing und Finanzen liegen in einem System. Was du einmal einträgst, steht überall: im Vertrag, im Zeitplan, im Reporting. Aufgaben entstehen aus euren Workflows von selbst, und alle Beteiligten sehen denselben Stand. Du arbeitest im Browser, es gibt nichts zu installieren.
Für wen ist eventbrain gemacht?
Für alle, die Veranstaltungen im Backoffice organisieren: Veranstalter, Locations und Venues, Agenturen, Fest- und Marktveranstalter, Vereine und Künstler*innen selbst. Ob Konzerthaus, Stadthalle, Club, Festival oder Weihnachtsmarkt: Termine sichern, Beteiligte koordinieren, Fristen halten und am Ende abrechnen ist überall dieselbe Arbeit. Der Funktionsumfang ist deshalb für alle gleich. Unterschiedlich ist die Reihenfolge, in der du ihn brauchst, und dafür hat jeder Bereich eine eigene Seite mit Beispielen aus seinem Alltag.
Verkauft eventbrain Tickets?
Nein. eventbrain ist kein Ticketsystem und verkauft selbst keine Tickets. Auch eine Teilnehmerverwaltung für Seminare und Tagungen mit Anmeldung, Badges und Check-in gehört nicht dazu. eventbrain verbindet sich mit den Ticketingsystemen, die du schon nutzt, und macht deren Verkaufszahlen nutzbar. Angebunden sind elf Systeme: CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs. Der Abruf läuft jede Nacht automatisch. Kanäle ohne Schnittstelle pflegst du daneben: Abendkasse, Tourneekontingent, die Buchhandlung um die Ecke. Sie zählen gleichberechtigt in die Gesamtsumme.
Was kostet eventbrain?
eventbrain FREE ist kostenlos, PRO kostet 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung oder 119 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, jeweils für das ganze Team, nicht pro Person. Nach Köpfen abgerechnet werden nur die Zugänge: Dein eigener ist enthalten, jeder weitere Full-Account kostet 19,90 € (jährlich) bzw. 24,90 € (monatlich), eingeschränkte Light-Accounts 1,99 € bzw. 2,49 €, die ersten zehn davon kostenlos. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer.
Wie schnell sind wir startklar?
Loslegen kannst du sofort: registrieren, 30 Tage alle Funktionen testen. Installieren musst du nichts, es genügt ein aktueller Browser wie Chrome oder Firefox. Beim ersten Login steht kein leeres System vor dir: ein Demo-Datensatz mit Beispielprojekten, Kontakten und Vorlagen ist da und lässt sich später per Klick entfernen, rund 50 kontextsensitive Hilfeseiten erklären genau die Stelle, an der du gerade bist. Davor empfehlen wir ein Erstgespräch von 20 Minuten, in dem wir uns ansehen, wie ihr heute arbeitet: Dann verbringt ihr die Testphase nicht mit Suchen. Nach den 30 Tagen entscheidet ihr zwischen FREE, PRO und MAX, eure Daten bleiben in jedem Fall erhalten. Produktiv arbeiten die meisten Teams ab dem zweiten Monat. Wer die Einrichtung nicht selbst machen will, nimmt das optionale Onboarding-Paket: Datenimport, Projekte, Workflows und Realisations-Setups richten wir gemeinsam ein, dann seid ihr in zwei Wochen produktiv.
Wo liegen unsere Daten?
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, eventbrain ist DSGVO-konform, und den Auftragsverarbeitungsvertrag schließt du direkt in der App ab. Dazu kommen Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Session- und Geräteverwaltung. Wer im Team was sehen und bearbeiten darf, steuerst du über einen Rollen-Editor bis hinunter auf einzelne Projekte und einzelne Rechte.
Bereit, dein Backoffice zu entlasten?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain für euch passt.