Finanzen & Kalkulation Was eine Veranstaltung kostet und einbringt, an einem Ort
Deals rechnen die Gage aus dem aktuellen Verkaufsstand, die Kalkulation zieht Ticketerlöse, Gebühren, Gagen und KSK aus dem Projekt, und die Auswertung legt alle Veranstaltungen neben eure Fixkosten.
Deals und Gagen rechnest du in jedem Paket. Kalkulation, Break-Even und Auswertung stehen ab PRO bereit.
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Was dir das in der Kalkulation bringt
Die Kalkulation rechnet mit den Zahlen aus dem Projekt. Du siehst früh, ob eine Show trägt, spielst Varianten durch und hast das Jahr ausgewertet, sobald die letzte Show abgerechnet ist.
Kalkulation mit den Zahlen aus dem ProjektIn PRO
Verkaufsstand, Deal und Ticketpreise fließen direkt in die Kalkulation. Ändert sich die Garantie oder der Preis, rechnet sie mit dem neuen Stand weiter, ohne dass jemand eine Datei nachträgt.
So schafft eventbrain das
- Ticketumsatz, Gebühren, Gagen, Nebenkosten, KSK-Abgabe und Marketingkosten kommen aus dem Projekt
- Ändert sich ein Wert, rechnen abhängige Positionen nach, von Hand gesetzte Zahlen bleiben stehen
- Kategorien und Positionen stammen aus dem Katalog deines Teams, neue Kalkulationen aus Vorlagen
- Das Ergebnis steht neben der Planung, Zeile für Zeile vergleichbar
Früh sehen, ob eine Show trägt
Du siehst Wochen vor dem Termin, ob eine Show ihren Break-Even erreicht. Hinkt der Vorverkauf hinterher, bleibt noch Zeit für eine Marketing-Offensive.
So schafft eventbrain das
- Je Kalkulation siehst du, ab wie vielen Tickets und welcher Auslastung die Show trägtIn PRO
- Die Gage rechnet sich aus dem aktuellen Verkaufsstand, der Erwartung oder der Prognose, auch bei Stufen-Deals
- Der erwartete Gewinn kommt auf Wunsch direkt aus der Haupt-Kalkulation und aktualisiert sich selbst
- Die Prognose rechnet die Verkäufe der letzten Wochen bis zum Veranstaltungstag hoch
Varianten rechnen, ohne den Live-Stand anzufassenIn PRO
Zwei Euro mehr pro Ticket oder eine höhere Garantie rechnest du in einer eigenen Spalte neben der Haupt-Kalkulation. Welche Zahl gilt, ist jederzeit klar, eine Datei „Kalkulation_final_v3" braucht es dafür nicht.
So schafft eventbrain das
- Beliebig viele Kalkulationsspalten nebeneinander, eine davon als Haupt-Kalkulation
- Jede Spalte darf eigene Ticketpreise und geplante Verkäufe haben, das Live-Ticketing bleibt unberührt
- Jede Spalte darf einen eigenen Deal rechnen und ihn bei Bedarf in den Live-Deal übernehmen
- Neue Spalten startest du leer, aus einer Vorlage oder als Kopie
Das Jahr ausgewertet, sobald die letzte Show abgerechnet istIn PRO
Alle Veranstaltungen stehen mit ihrem Ergebnis neben euren Fixkosten, und die KSK-pflichtigen Gagen liegen fertig für die Meldung bereit. Die zwei Tage Zahlensuchen im Januar entfallen.
So schafft eventbrain das
- Eine Zeile je Veranstaltung mit Ausgaben, Einnahmen, Ergebnis und Abweichung zur Prognose, als Excel oder CSV
- Abgerechnete Shows zählen mit ihrem Ergebnis, offene mit der Haupt-Kalkulation, klar gekennzeichnet
- Gehälter, Miete oder Förderungen laufen als Fixkosten und Erlöse mit, wiederkehrende Posten als Serie
- Die KSK-pflichtigen Gagen eines Jahres stehen fertig je Künstler*in bereit, als CSV für die Meldung
Im Detail
Was in Deals, Kalkulation und Auswertung im Einzelnen steckt.
Deals & Gagen
Was ein Act kostet, aus dem Deal gerechnet, bei jedem Verkaufsstand neu.
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Deal-Arten
- Pauschale, Einnahmebeteiligung, Gage plus Beteiligung, Gage gegen Beteiligung (der höhere Wert zählt) und Beteiligung nach Kosten.
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Stufen
- Schwellen nach verkauften Karten oder nach Umsatz, je Stufe in Prozent oder Euro pro Karte.
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Berechnungsbasis
- Aktueller Verkaufsstand, Erwartung, Prognose oder die geplanten Verkäufe einer Kalkulation.
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Rechenweg
- Je Stufe sichtbar, was sie zur Gage beiträgt. Überlappende Stufen werden gemeldet.
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Nebenkosten
- Buy-outs und Kostenbeteiligungen je Programmpunkt, mit Netto, Steuer und Brutto.
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Nebenkosten-Vorlagen
- Team-Vorlagen landen beim Anlegen eines Programmpunkts automatisch im Deal.
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Abgaben
- KSK, GEMA und Ausländersteuer nach §50a, jeweils mit Angabe, wer sie übernimmt.
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Gagensumme
- Alle Gagen einer Veranstaltung je Berechnungsbasis, mit Liste der nicht berechenbaren.
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Erwartung & Prognose
- Erwartete Besucher*innen und erwarteter Gewinn je Veranstaltung.
Kalkulation & ErgebnisIn PRO
Planung und Abrechnung einer Veranstaltung in einer Tabelle, mit den Zahlen aus dem Projekt.
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Spalten
- Beliebig viele Kalkulationen neben der Ergebnisspalte, eine davon als Haupt-Kalkulation.
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Anlegen
- Leer, aus einer Vorlage oder als Kopie einer bestehenden Kalkulation.
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Katalog
- Team-eigene Kategorien und Positionen je Veranstaltungstyp, mit einem Standardkatalog zum Start.
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Zeilenrechner
- Ticketumsatz, Vorverkaufs- und Systemgebühr, Gagen, Nebenkosten, KSK-Abgabe und Marketing.
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Prozentwerte
- Eine Position als Prozent einer anderen Position oder Summe. Zirkelbezüge werden erkannt.
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Nachrechnen
- Abhängige Positionen rechnen automatisch neu, von Hand gesetzte Werte bleiben.
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Eigene Preise je Spalte
- Geplante Verkäufe und Grundpreise je Preisprofil, ohne das Live-Ticketing zu ändern.
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Eigener Deal je Spalte
- Mit Übernahme in den Live-Deal, wenn die Variante gilt.
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Break-Even
- Je Spalte die Ticketzahl und Auslastung, ab der die Veranstaltung trägt.
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Abschluss
- Werte ins Ergebnis übernehmen, abschließen und in die Auswertung aufnehmen, mit Eintrag im Verlauf.
Auswertung & KSKIn PRO
Alle Veranstaltungen und eure Fixkosten nebeneinander, für das Jahr, den Träger oder die KSK.
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Je Veranstaltung
- Ausgaben, Einnahmen, Ergebnis, Prognose und Abweichung, eine Zeile je Show.
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Ist oder Plan
- Abgerechnete Shows mit Ergebnis, offene mit der Haupt-Kalkulation, gekennzeichnet.
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Spalten wählen
- Jede Budgetkategorie als eigene Spalte.
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Filter & Sichten
- Zeitraum, Typ, Reihe, Künstler*in, Tour, Raum, Agentur und mehr, als Sicht speicherbar.
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Export
- Excel oder CSV.
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Fixkosten & Erlöse
- Posten ohne Projektbezug wie Personal, Gebäude, Versicherungen oder Förderungen, mit Soll und Ist.
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Wiederkehrende Posten
- Als Serie anlegen, einzeln oder ab einem Datum ändern.
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Zeitreihe
- Monatlich oder jährlich, Projekte und Fixkosten mit Gesamt und kumuliertem Saldo.
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KSK-Meldung
- Die KSK-pflichtigen Gagen eines Jahres je Künstler*in mit KSK-ID und Abgabe, als CSV.
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Finanz-Dashboard
- Ergebnis, Ausgaben, Einnahmen und KSK-Abgabe auf einen Blick.
Häufige Fragen zu Kalkulation und Finanzen
Rechnet eventbrain Künstler-Deals automatisch?
Ja: feste Gage, Beteiligung und Stufen-Deal rechnen sich selbst, inklusive Nebenkosten aus Team-Vorlagen. Du hinterlegst den Deal einmal, danach rechnet er bei jedem Verkaufsstand mit.
Wann erkenne ich, dass eine Veranstaltung nicht trägt?
Wochen vorher statt bei der Abrechnung: Die Prognose rechnet die Verkäufe aus dem laufenden Verlauf bis zum Veranstaltungstag hoch, der erwartete Gewinn kommt aus der Haupt-Kalkulation. Die Kalkulation zeigt außerdem, ab wie vielen Tickets und welcher Auslastung die Veranstaltung trägt.
Kann ich Szenarien vergleichen?
Ja, als Kalkulationsspalten nebeneinander statt in Excel-Kopien. Jede Spalte darf eigene Ticketpreise und einen eigenen Deal haben, ohne das Live-Ticketing zu verändern. So siehst du, was eine höhere Gage oder ein anderer Preis am Ergebnis ändert.
Ist eventbrain eine Buchhaltungssoftware?
Nein. eventbrain rechnet die Veranstaltung (Kalkulation, Deals, Prognose, Break-Even und Plan-Ist), es ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Auswertungen lassen sich mit frei gewählten Spalten als Excel oder CSV exportieren.
Wann merkst du heute, dass eine Show nicht trägt?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen uns eure Kalkulation an und wie sie in eventbrain aussehen würde.