Software für Booking-Agenturen Viele Künstler*innen, viele Venues, viele Ticketsysteme in einem Überblick
Für Booking-Agenturen und Tourveranstalter: Verfügbarkeiten, Tourplanung und Künstlerbetreuung an einem Ort, dazu die Vorverkaufsstände der ganzen Tour in einer Übersicht.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain einer Booking-Agentur Arbeit abnimmt
Reporting, Tourplanung, Infos für unterwegs und Verträge laufen in eventbrain an einem Ort zusammen, bei jeder Tour.
Ticketing-Reporting über alle Tourtermine, automatisch verschickt
Die Verkaufszahlen aller Tourtermine laufen jede Nacht aus den Ticketingsystemen zusammen, Zahlen, die ein örtlicher Veranstalter per Mail schickt, trägst du am Termin nach. Den Montagsbericht ans Management verschickt eventbrain nach deinem Zeitplan, bei jeder Tour wieder.
So schafft eventbrain das
- Ticketverkäufe aus elf Systemen laufen jede Nacht automatisch zusammen. Zahlen, die ein Veranstalter per Mail schickt, trägst du am Termin nach, und sie zählen gleichberechtigt mit
- Fertige Reportings gehen je Empfänger*in nach eigenem Zeitplan raus, ohne dass du sie auslöst: als Einzelbericht oder als Sammelmail über alle Shows eines Kontakts
- Du legst fest, welche Vertriebswege in welchen Bericht einfließen, Management und örtlicher Veranstalter sehen also nicht dasselbe
- Warnungen bei knappen Kontingenten und Ausverkauf gehen automatisch an alle Beteiligten
- Vom Montagsbericht bleibt die einmalige Einrichtung je Empfänger*in: Vorlage, Uhrzeit, Wochentage, Zuschnitt
Tourrouting im Raster, Lücken auf einen BlickIn PRO
Die dreißig Anfragen an Häuser und örtliche Veranstalter*innen stehen in einem Raster, jede mit ihrem Status von angefragt bis bestätigt. Die Häuser melden ihre freien Termine über einen Link selbst zurück, und bricht eine Station weg, siehst du sofort, wo im Routing die Lücke ist.
So schafft eventbrain das
- Eine Tour bündelt viele Projekte samt Aufgaben und Zuständigkeiten
- Angefragte Termine und Häuser liegen in einem Raster, je Zelle mit Status: angefragt, optioniert, bestätigt oder abgesagt
- Veranstalter*innen und Locations melden über einen eigenen Link zurück, an welchen deiner Wunschtermine sie frei sind. Der Stand steht damit am Termin selbst, statt dass jemand ihn aus dem Mailverlauf in den Kalender überträgt
- Gesamtübersicht auch als Karte mit allen Tourstationen
- Statusmails an die Beteiligten gehen automatisch raus
Tourinfos auf dem Handy, immer im aktuellen Stand
Get-in, Bühnenzeit und Ansprechpartner*innen vor Ort stehen in der App bei allen, die mit auf Tour sind. Verschiebt sich die Bühnenzeit am Nachmittag, bekommt jede*r eine Push-Nachricht, und niemand sucht die Korrektur in der WhatsApp-Gruppe.
So schafft eventbrain das
- Tourleitung, Crew und Künstlerbetreuung arbeiten in der App mit demselben Zugang wie im Browser und sehen nur die Projekte, für die sie freigeschaltet sind
- Verschiebt sich ein Termin, bekommen alle Beteiligten eine Push-Nachricht, ebenso wer eine Aufgabe zugewiesen bekommt
- Kommentare mit @-Erwähnung gehen direkt am Projekt an eine Person oder an eine ganze Gruppe wie Technik oder Abendkasse
- Wer keinen Zugang hat, etwa der Hausmeister der Venue, bekommt einzelne Infos und Dateien als geteilten Link
Rider und Verträge direkt aus den Künstlerdaten
Programme, Rider und Technikanforderungen pflegst du einmal am Act. Neue Verträge entstehen aus euren Vorlagen und ziehen Künstler*innen, Termine und Gagen aus dem Projekt, ohne Reste vom vorigen Act.
So schafft eventbrain das
- Programme, Deals, Catering-, Hotel- und Bühnenanforderungen liegen am Programmpunkt statt in Mailverläufen
- Ein eigener Roster „Meine Künstler" mit Booking-Vereinbarungen samt Exklusivität, Laufzeit und Einsatzgebieten
- Verträge entstehen aus Vorlagen im eigenen Layout; Platzhalter ziehen Künstler*innen, Termine, Gagen und Räume automatisch aus dem Projekt
- Jedes erzeugte Dokument und jede versendete Mail bleibt am Projekt archiviert
Mehr Shows, wechselnde Crew, ohne dass das Chaos mitwächst
Was du einmal am Act oder am Projekt pflegst, steht überall zur Verfügung: im Vertrag, im Reporting, im Tourplan.
Automatisches Vorverkaufs-Reporting
Verkaufszahlen aus elf Systemen gehen automatisch an Agenturen, Künstler*innen und Partner*innen.
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Tourplanung über alle Venues
Freitermine, Optionen und Routing-Lücken auf einen Blick, auch als Karte mit allen Stationen.
Künstler*innen zentral verwalten
Deals, Rider, Catering- und Hotelwünsche liegen am Act, wiederverwendbar in jedem Projekt.
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Verträge aus Vorlagen
Künstlerverträge mit einem Klick, im eigenen Layout, mit den Daten aus dem Projekt.
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Weniger Reporting-Calls
Partner*innen ziehen ihre Zahlen aus der Mail, die von selbst kommt, statt bei euch anzurufen.
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Teamübergreifend auf einem Stand
Eine Person kann in mehreren eventbrain-Teams mit unterschiedlichen Rollen arbeiten, praktisch für Verbünde.
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Was für Booking-Agenturen und Tourveranstalter alles drinsteckt
Vom Booking über die Tour bis zum Reporting, alle Werkzeuge für deinen Betrieb.
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Booking & Terminplanung
- Künstler-Verfügbarkeiten, Anfrage, Optionierung und Buchung direkt im System.
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Tourplanung über mehrere Venues
- Touren legen, mögliche Termine mit Häusern und örtlichen Veranstalter*innen abstimmen, den Status jederzeit im Blick.
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Künstlerkoordination
- Deals, Rider, Catering- und Hotelwünsche zentral und wiederverwendbar.
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Ticketing aus elf Systemen
- Automatischer Abruf der Verkaufszahlen für jede Show.
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Automatische Partner-Reportings
- Verkaufszahlen gehen automatisch an Künstleragenturen und Partner*innen.
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Verträge aus Vorlagen
- Künstlerverträge mit einem Klick, alle Daten automatisch eingefügt.
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Aufgaben & Workflows
- Pro Show automatisch die richtigen Aufgaben mit berechneten Terminen.
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Kontaktnetzwerk
- Künstler*innen, Agenturen, Venues und Dienstleister an einem Ort.
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Realisation & Gewerke
- Örtliche Produktion mit Kassen, Security und Technik koordinieren.
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Marketing
- Kampagnen-Tracking und automatische Veröffentlichung über rausgegangen.de.
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REST-API & Website-AddOn
- Daten anbinden und Veranstaltungen automatisch auf deiner Website veröffentlichen.
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Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform
- Auf Tour, im Büro und beim Veranstalter dieselben Daten, ohne Installation, mit Servern in Deutschland.
Was Booking-Agenturen und Tourveranstalter sagen
“eventbrain unterstützt uns maßgeblich bei der Planung unserer Tourneen und erleichtert die Organisation spürbar. Besonders schätzen wir die teamübergreifende Nutzung, durch die alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.”
“Mit eventbrain kann ich unsere ganzen Veranstaltungen und Touren schnell und unkompliziert organisieren. Ich verliere nicht mehr den Überblick.”
“eventbrain unterstützt uns in der örtlichen Produktion maßgeblich. Die zentrale Kontaktdatenbank lässt uns alle Gewerke und Ansprechpartner schnell finden und Projekten zuordnen. Zuständigkeiten und Abläufe sind klar strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.”
Häufige Fragen von Booking-Agenturen
Welche Software eignet sich für Booking-Agenturen und Tourveranstalter?
eventbrain führt Verfügbarkeiten, Tourplanung und Künstlerbetreuung an einem Ort zusammen und zeigt die Vorverkaufsstände aller Tourtermine in einer Übersicht. Deals, Rider, Catering, Hotel und Technik liegen am Programmpunkt statt im Mail-Anhang von vor drei Monaten. Mit eventbrain arbeiten unter anderem Landstreicher Konzerte, smile! producing, a.s.s. concerts & promotion und Chimperator Live.
Wie kommen wir an die Vorverkaufsstände unserer Veranstaltungen?
Über die Schnittstellen zu elf Ticketingsystemen, die jede Nacht automatisch abgerufen werden. Je nach Ticketinganbieter gibt es auf die Zahlen eines örtlichen Veranstalters keinen Zugriff; die trägst du dann von Hand nach, und sie zählen gleichberechtigt mit. Künstler*innen und Partner*innen bekommen ihre Zahlen anschließend als automatisches Reporting im vereinbarten Zuschnitt.
Wie stimmen wir Tourtermine mit Venues und örtlichen Veranstalter*innen ab?
Über die Tourplanung: Eine Tour bündelt alle Stationen mit Haus, örtlichem Veranstalter und Planungsstand und zeigt sie auf Wunsch in einer Kartenansicht. Häuser und örtliche Veranstalter*innen melden über einen eigenen Link zurück, an welchen der angefragten Termine sie frei sind, und die Statusmails an die Beteiligten gehen aus euren Vorlagen raus.
Können wir für mehrere Organisationen oder Partner in eventbrain arbeiten?
Ja: Eine Person kann in mehreren eventbrain-Teams mit jeweils eigener Rolle arbeiten und wechselt zwischen ihnen, gebaut für Agenturen und Verbünde. Wer was sieht, steuert der Rollen-Editor bis hinunter auf einzelne Projekte und einzelne Rechte.
Können wir die Daten in eigene Systeme oder auf unsere Website übernehmen?
Ja, über die REST-API: Veranstaltungen, Künstler*innen, Programme, Räume mit Kapazitäten, Kontakte und Termine sind abrufbar, mit vollständiger Dokumentation. Die Anbindung baut eure Webagentur oder IT, die API gehört zum PRO-Umfang. Wer keine eigene Entwicklung will, nimmt das Add-on Website, das sich automatisch aus den eventbrain-Daten speist.
Bereit, dein Backoffice zu entlasten?
20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain für euch passt.