Aufgaben & Workflows Was bei jeder Show wann zu tun ist, und wer dran ist
Du hinterlegst einmal, wie eine Veranstaltung bei euch abläuft. Bei jeder neuen Show entstehen daraus die Aufgaben mit fertigen Fristen, in der richtigen Reihenfolge und direkt an dem Act, Raum oder Gewerk, um den es geht.
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Was dir das in der Planung bringt
Du legst euren Ablauf einmal fest. Danach entstehen die Aufgaben für jede Show von selbst und rücken mit, wenn sich ein Termin verschiebt.
Euer Ablauf als Vorlage für jede Show
Ihr legt einmal fest, was vor einer Veranstaltung wann zu tun ist. Bei jeder neuen Show stehen die Aufgaben dann mit fertigen Fristen bereit, und du kümmerst dich nur noch um die Ausnahmen.
So schafft eventbrain das
- Workflows halten euren Ablauf als Vorlage fest: Aufgaben mit Fristen relativ zu Veranstaltungstag, Ankündigung oder Vorverkaufsstart
- Beim Anlegen einer Veranstaltung wählst du den Workflow, die Aufgaben entstehen mit fertig berechneten Fristen
- Wer welche Aufgabe bekommt, ergibt sich aus den Arbeitsbereichen im Projekt, etwa Booking, Marketing oder Ticketing
- Neue Leute arbeiten vom ersten Tag an nach eurem Ablauf, ohne dass jemand danebensitzen muss
Termine verschieben, Fristen ziehen mit
Rutscht eine Show um zwei Wochen, änderst du nur das Datum am Projekt. Alle offenen Fristen rücken mit, und wer betroffen ist, erfährt es mit einer einzigen Nachricht.
So schafft eventbrain das
- Ändert sich ein Termin am Projekt, bekommen alle offenen Aufgaben aus Workflows neue Fristen
- Was schon in Bearbeitung ist, bleibt, wie es ist
- Jede*r Betroffene bekommt eine Sammelmeldung statt einer pro Aufgabe
Im Detail
Was in Aufgaben und Workflows im Einzelnen steckt. Alles davon ist in jedem Paket enthalten.
Aufgaben & Workflows
Aufgaben für jede Veranstaltung und Workflows, die euren Ablauf als Vorlage festhalten.
- In allen Paketen enthalten
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Status & Priorität
- Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt oder Deaktiviert, dazu fünf Prioritätsstufen.
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Abhängigkeiten
- Eine Aufgabe wartet, bis alle oder einer ihrer Vorgänger erledigt sind, und gibt sich dann selbst frei. Festgelegt wird das in der Vorlage.
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Am richtigen Ort
- Aufgaben hängen am Projekt oder direkt an Programmpunkt, Raum, Gewerk, Sponsor oder Medienpartner.
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Für Light-Accounts
- Aufgaben gehen auch an Personen mit Light-Account, etwa an Kasse oder Haustechnik. Sie haken sie dort selbst ab.
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Wiederkehrend
- Wöchentlich, monatlich, jährlich oder an gewählten Wochentagen, bis zu einem Enddatum.
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Aufgabenliste
- Alle Aufgaben über alle Projekte, gefiltert nach Person, Arbeitsbereich, Projekt, Status oder Zeitraum. Filter lassen sich speichern.
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Massenaktionen
- Viele Aufgaben auf einmal erledigen, verschieben oder neu zuweisen.
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Meilensteine
- Ausgewählte Aufgaben erscheinen mit eigenem Symbol als Meilenstein-Ampel in Projektübersicht und Programmliste.
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Workflows
- Aufgabenvorlagen mit Fristen relativ zu Projektstart, Ankündigung, Vorverkaufsstart, Veranstaltungstag oder Projektende.
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Workflows je Act
- Workflows auch auf einzelne Programmpunkte anwenden, per Massenaktion auf alle Acts eines Abends.
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Anwenden mit Vorschau
- Vor dem Anwenden zeigt eine Vorschau, wer welche Aufgabe bekommt und wo ein Datum fehlt.
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Workflow-Historie
- Wer wann welchen Workflow auf ein Projekt angewendet hat.
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Morgen-Digest
- Jeden Morgen um 7 Uhr eine Übersicht über überfällige und bald fällige Aufgaben.
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Benachrichtigungen
- Bei neuer, geänderter oder frei gewordener Aufgabe, per Mail, in der App oder als Push, je Person einstellbar.
Häufige Fragen zu Aufgaben und Workflows
Wie entstehen Aufgaben in eventbrain automatisch?
Du hinterlegst einmal als Workflow, wie eine Veranstaltung bei euch abläuft; danach erzeugt eventbrain daraus bei jeder neuen Veranstaltung konkrete Aufgaben mit fertig berechneten Fristen. Gebündelt sind sie nach Bereichen wie Booking, Marketing, Ticketing und Produktion.
Was passiert, wenn sich der Termin verschiebt?
Die Fristen aller offenen Aufgaben aus Workflows wandern automatisch mit, und jede*r Betroffene bekommt eine Sammelmeldung. Was schon in Bearbeitung ist, bleibt stehen. Du korrigierst nicht 30 Einzeldaten von Hand.
Kann eine Aufgabe warten, bis eine andere erledigt ist?
Ja: In der Aufgabenvorlage legst du fest, welche Aufgaben sie voraussetzt und ob alle davon erledigt sein müssen oder eine reicht. Bis dahin steht sie auf Wartend, danach gibt sie sich selbst frei, und die zuständige Person bekommt Bescheid.
Können Aufgaben an einem einzelnen Act hängen?
Ja: Aufgaben hängen am Projekt oder direkt an Programmpunkt, Raum, Gewerk, Sponsor oder Medienpartner. Einen Workflow wendest du auf einen Act an oder per Massenaktion auf alle Acts eines Abends, und die Programmliste zeigt je Act die Meilensteine als Ampel.
Wie sieht euer Ablauf aus?
20 Minuten Gespräch. Wir bauen euren Prozess einmal als Workflow nach und schauen, was danach automatisch passiert.