Software für Bildung und Gesundheit Tagungen, Vorträge und Fachtage neben dem Kursbetrieb
Volkshochschule, Akademie, Bildungswerk, Klinik oder Gesundheitszentrum: Die Kurse laufen über eure Kursverwaltung. Fachtagung, Vortragsreihe, Gesundheitstag und Jubiläum brauchen etwas anderes, nämlich Referent*innen, Räume in mehreren Häusern, Technik, Catering und einen Ablauf. Dafür ist eventbrain da.
Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland
Wo eventbrain euch bei Tagungen und Vorträgen Arbeit abnimmt
Referent*innen, Räume, der Ablauf am Tag und das veröffentlichte Programm: Dort nimmt eventbrain euch neben dem Kursbetrieb Arbeit ab.
Referent*innen mit allem an einer Stelle
Zu jedem Vortrag gehört ein*e Referent*in mit Honorar, Technikbedarf, Anreise und Vertrag. Ob der Beamer mit HDMI zugesagt und das Hotel gebucht ist, steht direkt am Vortrag.
So schafft eventbrain das
- Jeder Vortrag ist ein Programmpunkt mit Referent*in als Kontakt, Status von angefragt bis fix und vereinbartem Honorar
- Technik, Catering, Reise und Unterkunft stehen als Anforderungen am Programmpunkt
- Honorarverträge und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen in eurem Layout, mit den Daten aus dem Programmpunkt
- Referent*innen bleiben mit allem, was ihr über sie wisst, in der Kontaktdatenbank für die nächste Veranstaltung
Räume in mehreren Häusern, ein Kalender
Großer Saal im Haupthaus, Workshop-Räume in der Außenstelle, die Aula der Schule: Alle stehen in einem Belegungskalender. Ist ein Raum schon belegt, warnt eventbrain beim Eintragen.
So schafft eventbrain das
- Räume hängen an ihrem Haus, auch an fremden Häusern, mit Kapazität, Technik und Ansprechpartner*innen
- Mehrere Saalpläne je Raum zeigen, wie viele Personen bestuhlt, teilbestuhlt oder unbestuhlt hineinpassen
- Der Belegungskalender zeigt alle Räume nebeneinander und warnt bei Überschneidungen schon beim Eintragen
- Eine wöchentliche Vortragsreihe legt ihr als Serie an, Ferien und Feiertage je Bundesland stehen im Hintergrund
Ein Zeitplan für Technik, Catering und Referent*innen
Wann im Saal umgebaut wird und wann die Pause beginnt, steht einmal im Zeitplan der Tagung. Technik, Catering und Referent*innen sehen jeweils ihren eigenen Ablauf in der aktuellen Fassung.
So schafft eventbrain das
- Der Zeitplan läuft über mehrere Tage und Räume, jede Person sieht über einen Light-Account ihren eigenen Ablaufplan
- Technik, Catering und Hausdienst laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status
- Euer Ablauf liegt als Workflow bereit: Anerkennung bei der Kammer, Redaktionsschluss und Raumbestellung entstehen als Aufgaben mit Fristen
- Die Teilnehmendenliste führt ihr als Gästeliste mit Import aus CSV und Check-in am Eingang
Programm veröffentlichen, überall aktuell
Ändert sich ein Vortragstitel, änderst du ihn einmal in eventbrain. Website und Programmlink zeigen danach den neuen Titel.
So schafft eventbrain das
- Eine eigene Veranstaltungs-Website füllt sich aus den eventbrain-Daten Add-on
- Für eure bestehende Website holt die REST-API Veranstaltungen, Programme und Räume abIn PRO
- Pressemitteilungen entstehen aus Vorlagen mit den Daten der Veranstaltung Add-on
- Das Programm geht als Link ohne Login an Presse und Partner und bleibt immer aktuell
Was für Bildung und Gesundheit in eventbrain steckt
Programm, Räume, Belegung, Zeitplan, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Die REST-API gibt es ab PRO, Veranstaltungs-Website und Pressemitteilungen als Add-on.
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Referent*innen im Programm
- Jeder Vortrag mit Referent*in, Status, Honorar und Anforderungen.
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Verträge aus Vorlagen
- Honorarverträge, Bestätigungen und Raumverträge in eurem Layout, mit Projektdaten befüllt.
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Räume in mehreren Häusern
- Mit Kapazität je Bestuhlung, Technik und Ansprechpartner*innen, auch in fremden Häusern.
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Belegung mit Konfliktwarnung
- Alle Räume in einem Kalender, Vortragsreihen als Serie.
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Zeitpläne über Tage & Räume
- Jede Person sieht ihren eigenen Ablaufplan, auch Referent*innen.
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Gästeliste mit Check-in
- Teilnehmende per CSV-Import, Einlass mit Check-in am Eingang.
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Workflows & Fristen
- Der Ablauf einer Tagung einmal angelegt, danach entstehen die Aufgaben von selbst.
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Veranstaltungs-Website Add-on
- Programm mit Detailseiten, gefüllt aus den Daten in eventbrain.
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Cloudbasiert & DSGVO-konform
- Ohne Installation, Server in Deutschland.
Die wichtigsten Bausteine im Detail
Programm & Programmpunkte
Programmpunkte mit Status, Deal, Bühnenanweisung, Catering, Reise und GEMA/KSK, Übernahme aus dem Künstlerprogramm.
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Belegung & Vermietung
Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp.
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Zeitplan
Slots über mehrere Tage und Räume, Beteiligte an ihren Slots, KI-Import und Zeiten in Dispos und auf der Website.
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Veranstaltungs-Website Add-on
Eine eigene Website mit Eventliste und Detailseiten, die sich aus den Daten in eventbrain füllt.
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Häufige Fragen aus Bildung und Gesundheit
Welche Software eignet sich für Tagungen und Vortragsreihen in Bildungseinrichtungen?
eventbrain organisiert für Volkshochschulen, Akademien, Bildungswerke und Gesundheitseinrichtungen alles rund um Tagungen, Vorträge und Fachtage: Referent*innen mit Honorar und Anforderungen, Räume in mehreren Häusern, den Zeitplan, Dienstleister wie Technik und Catering und die Aufgaben mit ihren Fristen. Die Kursverwaltung mit Anmeldung und Entgelten ersetzt es nicht, es läuft daneben.
Gibt es in eventbrain eine Anmeldung für Teilnehmende?
Nein, ein eigenes Anmeldeformular mit Warteliste hat eventbrain nicht. Teilnehmende führt ihr als Gästeliste, per CSV-Import oder einzeln eingetragen, mit Check-in am Eingang. Verkauft ihr Tickets über ein angebundenes Ticketingsystem wie pretix, kommen die Zahlen automatisch dazu.
Sehen Referent*innen ihre Termine selbst?
Ja, über einen Light-Account. Darin stehen nur die eigenen Slots im Zeitplan, die eigenen Aufgaben und die Infos, die ihr freigebt. Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos, und es gibt nichts daran zu lernen.
Können wir Räume in mehreren Häusern verwalten?
Ja. Jeder Raum hängt an seinem Haus, auch an Häusern, die euch nicht gehören, etwa der Aula einer Schule. Der Belegungskalender zeigt alle Räume nebeneinander und warnt bei Überschneidungen, wiederkehrende Belegungen legt ihr als Serie an.
Erstellt eventbrain Teilnahmebescheinigungen?
Nein, Teilnahmebescheinigungen und Fortbildungspunkte laufen weiter über eure Kursverwaltung oder die Kammer. eventbrain erzeugt Verträge, Bestätigungen und Anschreiben aus Vorlagen, etwa Honorarverträge für Referent*innen oder Raumverträge.
Wo steht bei euch, welche*r Referent*in einen Beamer braucht?
20 Minuten Gespräch. Wir legen eure nächste Tagung an und schauen, wie sie neben eurer Kursverwaltung läuft.