# eventbrain - vollständiger Seiteninhalt > Eventmanagement-Software (SaaS) für Veranstalter, Locations, Booking-Agenturen und Event-Agenturen im deutschsprachigen Raum. Bündelt Projektplanung, Aufgaben, Künstler- und Vertragsdaten, Raumbelegung, Marketing, Presseversand, Ticketing-Reporting und Eventkalkulation in einem System. Diese Datei enthält den Inhalt aller öffentlichen Seiten von https://www.eventbrain.de als Markdown. Die Kurzfassung mit Linkliste steht unter https://www.eventbrain.de/llms.txt. --- Eventmanagement-Software für alle, die Veranstaltungen machen # Die Backoffice-Plattform für Veranstalter, Spielstätten und Mitwirkende Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland ## Was kann eventbrain? Egal, ob du die Veranstaltung selbst organisierst, zum Programm beiträgst oder die Räume dafür bereitstellst: eventbrain hilft dir, dein Vorhaben zu organisieren. Heute liegen die Angaben zu einer Veranstaltung meist noch verstreut in Excel, Trello, Dropbox, WhatsApp und im Postfach. In eventbrain hängen alle Infos am Projekt. Mit Automatismen und KI nimmt dir die Software lästige Arbeit ab, und du teilst die Daten mit deinen Partner*innen. ### App Veranstaltungen finden selten im Büro statt! Gearbeitet wird im Browser am PC oder Mac. Unterwegs habt ihr mit der eventbrain-App für iOS und Android dieselben Daten dabei und bekommt Push-Meldungen zu euren Aufgaben. App ansehen → ### Aufgaben & Workflows ToDos, Deadlines und wer erledigt eigentlich was? Aus euren Vorlagen entstehen für jede Show die Aufgaben, mit zuständigen Personen, berechneten Fristen, Prioritäten und Meilensteinen. Eine Aufgabe wartet, bis die vorige erledigt ist, und hängt bei Bedarf direkt am Act, Raum oder Gewerk. Aufgaben & Workflows ansehen → ### Chat Wer hat das mit der Technik geklärt? Jedes Projekt hat seinen eigenen Chat, dazu gibt es Team-Chat, Gruppen und Direktnachrichten. Mit @ holst du jemanden dazu, die Abendkasse schreibt in ihrem Kanal mit. Chat ansehen → ### Finanzen Was kostet der Spaß und was bleibt übrig? Erstellt eure Kalkulationen und rechnet Veranstaltungen und Vermietungen ab. Dazu Deals, Prognosen, Auswertungen, Fixkosten und KSK-Ermittlungen. Finanzen ansehen → ### Kalender Was steht wann an? Projekte, Raumbuchungen und Termine des ganzen Teams in einem Kalender, auch als Abo für Outlook, Google und Apple. Kalender ansehen → ### Kontakte Mehr als Adressen und Personen. Dazu Raumdaten, Künstlerinfos, Anforderungen, Branchen, Genres, Tags und viele weitere veranstaltungstypische Daten. Kontakte ansehen → ### Marketingplaner Wie sieht meine Werbung aus? Verwalte deine Werbemittel und steuere deine Werbekampagnen. Über den Marketing-Kalender siehst du jederzeit, was wann läuft, was es kostet und ob es was gebracht hat. Marketing & Presse ansehen → ### Projektmanagement Jede Veranstaltung ist ein Projekt. Mit allem, was dazugehört: Programmpunkte, Räume, Kalkulation und Abrechnung, Marketing, Dienstleister, Technik, Sponsoren, Verträge, Zeitplan und vieles mehr. Projekte & Dashboards ansehen → ### Raumbelegungen & Vermietung Ist der große Saal am 14. noch frei? Eigene Veranstaltungen und Vermietungen im selben Belegungskalender, Räume mit Technik und Saalplänen, Angebote mit Annahme per Link. Räume und Vermietungen ansehen → ### Ticketing So hast du deine Verkäufe im Blick. Aus elf Ticketsystemen rufen wir die Verkaufszahlen für euch ab. Inklusive Prognose, Break-Even-Berechnung und automatischer Weiterleitung der Zahlen an eure Partner. Ticketing & Reporting ansehen → ### Zusammenarbeit & Datenaustausch Ich teile meine Daten mit … Ladet eure Partner*innen zum Projekt ein. Mit individuellen Rechten, damit sie nur das sehen und bearbeiten können, was sie sollen. Oder ihr teilt bestimmte Inhalte über generierte Links. Das gemeinsame Arbeiten ansehen → ### Alle Funktionen im Überblick Alle Funktionsseiten auf einen Blick, jede mit kurzer Beschreibung. Zur Übersicht → ## Gebaut für deinen Arbeitsalltag Such dir aus, was du bei Veranstaltungen machst. Jede Seite zeigt eventbrain aus diesem Blickwinkel. ### Du veranstaltest - Abbildung: Konzert mit buntem Bühnenlicht, davor Publikum mit erhobenen Händen #### Kulturveranstalter Konzerte, Comedy, Theater: Du planst Shows und brauchst den Überblick über Ticketing, Künstler*innen und Marketing. Mehr erfahren → - Abbildung: Großes Publikum bei einem Open-Air-Konzert in der Nacht, Scheinwerfer über der Bühne #### Festivals & Open Airs Mehrere Bühnen, mehrtägiger Auf- und Abbau, viele Acts und Gewerke gleichzeitig. Der Zeitplan läuft über alle Tage und Bühnen. Mehr erfahren → - Abbildung: Kettenkarussell auf einem Volksfest vor blauem Himmel #### Feste & Vereine Schützenfest, Kirmes, Dorffest oder Vereinsball: Aufgaben, Helfer*innen und Fristen an einem Ort, auch wenn nächstes Jahr andere organisieren. Mehr erfahren → - Abbildung: Markt mit weißen Zelten und vielen Besucher*innen auf einer Wiese zwischen Bäumen #### Märkte Streetfood, Landpartie, Wein- oder Flohmarkt: Stände, Beschicker*innen, Werbung und Kosten je Markt, auch bei zehn Märkten im Jahr. Mehr erfahren → - Abbildung: Schild „Heute Kurkonzert 19.30 Kurpark“ zwischen Blumen #### Tourismus & Stadtmarketing Konzertreihe, Stadtfest, Kultursommer: das Jahresprogramm einer Destination mit Partnern, Budget und Veranstaltungskalender. Mehr erfahren → - Abbildung: Beleuchtete Festzelte einer Hochzeit am Abend mit gedeckten Tafeln #### Event-Agenturen Du organisierst Firmenevents und Veranstaltungen im Kundenauftrag und willst die Marge kennen, bevor das Angebot rausgeht. Mehr erfahren → - Abbildung: Referentin vor einer Gruppe in einem hellen Seminarraum mit Whiteboard #### Bildung & Gesundheit Fachtagung, Vortragsreihe oder Gesundheitstag neben dem Kursbetrieb: Referent*innen, Räume und Ablauf an einem Ort. Mehr erfahren → ### Du stellst Räume bereit - Abbildung: Leerer Theatersaal mit roten Sitzreihen und offener Bühne #### Kulturzentren & Theater Du bespielst dein Haus selbst und vermietest es auch. Programm, Verträge und Saalbelegung liegen im selben Kalender. Mehr erfahren → - Abbildung: Große Halle mit Reihenbestuhlung, Bühne und Leinwänden vor einer Veranstaltung #### Stadthallen & Bürgerhäuser Die Veranstaltung gehört meist jemand anderem. Anfrage, Angebot, Belegung und Technikpaket bestimmen deinen Ablauf. Mehr erfahren → - Abbildung: Leere ehemalige Fabrikhalle mit Backsteinwänden als Eventlocation #### Eventlocations Gutshof, Industriehalle oder Eventscheune: Jede Anfrage braucht ein Angebot, und eine Doppelbuchung ist teuer. Mehr erfahren → - Abbildung: DJ an Plattenspieler und Mischpult im Club #### Clubs & Diskotheken Viele Nächte, wechselnde Bookings, eigene und fremde Veranstaltungen im selben Raum. Türlisten und Abrechnung je Nacht. Mehr erfahren → - Abbildung: Open-Air-Konzert im Park mit Orchester im Pavillon und vollen Bierbänken #### Parks & Freizeitparks Shows, Saisonevents und Vermietung auf Bühnen und Wiesen: Programm und Firmenfeiern im selben Belegungskalender. Mehr erfahren → ### Du bist mit deinem Angebot dabei - Abbildung: Sängerin und Gitarrist einer Band auf der Bühne eines ausverkauften Musikclubs #### Künstler*innen & Acts Du stehst selbst auf der Bühne. Anfragen, Termine, Rider und Gagen, ohne dass die Verwaltung den Proberaum frisst. Mehr erfahren → - Abbildung: Tourcrew beim Load-in am Nightliner #### Booking-Agenturen & Tourveranstalter Du betreust Künstler*innen und koordinierst Touren. Termine, Reportings und aktuelle Infos müssen fließen. Mehr erfahren → ## Einmal erfassen, achtmal ausgegeben Ohne gemeinsame Quelle schreibst du Termin, Ort und Ansprechpartner*in meist mehrmals ab: in den Vertrag, auf die Website, in die Pressemitteilung und in den Zeitplan. In eventbrain trägst du sie einmal ein. Alles, was daraus entsteht, holt sich die Daten selbst. ### Im Vertrag Vertrag, Dispo und Venue-Specs entstehen aus deinen Vorlagen, mit Gage, Datum und Ansprechpartner*in schon eingesetzt. ### Im Presseverteiler Die Pressemitteilung zieht Titel, Ort und Zeit aus dem Projekt und geht personalisiert an den Verteiler. ### Im Zeitplan Aus demselben Ablauf entsteht für jede beteiligte Person ein eigener Auszug mit genau ihren Slots. ### Im Zugang der Beteiligten Technik, Catering und Mieter*innen sehen über ihren Link denselben Stand, sobald sich am Projekt etwas ändert. ### Auf Website und Portalen Der freigegebene Termin erscheint auf deiner eigenen Seite und auf rausgegangen.de, ohne zweite Eingabe. ### Im Reporting Die Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen landen im fertigen Bericht, der nach deinem Zeitplan rausgeht. ### Im Kalender deines Teams Termine lassen sich in Outlook, Google oder Apple abonnieren: persönlich, je Filtersicht oder teamweit. ### In deinen eigenen Systemen Über die REST-API binden deine Webagentur oder IT die eigene Website oder ein Nachbarsystem an. ## Veranstalter, Locations und Agenturen in ganz Deutschland arbeiten mit eventbrain - Abbildung: Landstreicher Konzerte - Abbildung: Hannover Concerts - Abbildung: Koopmann Concerts & Promotion - Abbildung: a.s.s. live concerts & promotion - Abbildung: D2M Berlin - Abbildung: Chimperator Live - Abbildung: Headline - Abbildung: Prime - Abbildung: Applaus Konzertproduktionen - Abbildung: Komische Nacht - Abbildung: Wilhelmshaven Touristik - Abbildung: Cute Concerts - Abbildung: Comödie Fürth - Abbildung: Flora Westfalica - Abbildung: Hafensänger Konzerte - Abbildung: Kultopolis - Abbildung: Lagerhalle Osnabrück - Abbildung: Living Concerts - Abbildung: Cuxhaven - Abbildung: Schlachthof München - Abbildung: Schubert - Abbildung: Pluspunkt Events - Abbildung: Pumpwerk - Abbildung: Smile Producing ### Was unsere Kund*innen sagen - Abbildung: APPLAUS Kulturproduktionen > “eventbrain erübrigt uns Hunderte Excel-Tabellen und liefert einfach nachvollziehbare Ablage und Zuordnung von Informationen. Das Tool spart uns viel Aufwand in der Standardisierung von Prozessen und Arbeitsweisen.” - Abbildung: Theater am Aegi / Hannover Concerts > “Mit eventbrain haben wir ein lange benötigtes Tool gefunden. Besonders die intuitive Bedienung überzeugt: unsere Mitarbeitenden konnten ohne lange Einarbeitung direkt loslegen. Ganz besonders was den Versand von VVK-Zahlen angeht, sparen wir Zeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.” - Abbildung: a.s.s. concerts & promotion > “eventbrain unterstützt uns in der örtlichen Produktion maßgeblich, indem es unsere Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt und vereinfacht. Zuständigkeiten und Abläufe sind klar strukturiert.” ## Häufige Fragen zu eventbrain ### Was ist eventbrain? eventbrain ist eine Eventmanagement-Software für das Backoffice von Veranstaltungen, von der ersten Terminanfrage bis zur Abrechnung: Planung, Programm, Räume, Ticketzahlen, Marketing und Finanzen liegen in einem System. Was du einmal einträgst, steht überall: im Vertrag, im Zeitplan, im Reporting. Aufgaben entstehen aus euren Workflows von selbst, und alle Beteiligten sehen denselben Stand. Du arbeitest im Browser, es gibt nichts zu installieren. ### Für wen ist eventbrain gemacht? Für alle, die Veranstaltungen im Backoffice organisieren: Veranstalter, Locations und Venues, Agenturen, Fest- und Marktveranstalter, Vereine und Künstler*innen selbst. Ob Konzerthaus, Stadthalle, Club, Festival oder Weihnachtsmarkt: Termine sichern, Beteiligte koordinieren, Fristen halten und am Ende abrechnen ist überall dieselbe Arbeit. Der Funktionsumfang ist deshalb für alle gleich. Unterschiedlich ist die Reihenfolge, in der du ihn brauchst, und dafür hat jeder Bereich eine eigene Seite mit Beispielen aus seinem Alltag. ### Verkauft eventbrain Tickets? Nein. eventbrain ist kein Ticketsystem und verkauft selbst keine Tickets. Auch eine Teilnehmerverwaltung für Seminare und Tagungen mit Anmeldung, Badges und Check-in gehört nicht dazu. eventbrain verbindet sich mit den Ticketingsystemen, die du schon nutzt, und macht deren Verkaufszahlen nutzbar. Angebunden sind elf Systeme: CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs. Der Abruf läuft jede Nacht automatisch. Kanäle ohne Schnittstelle pflegst du daneben: Abendkasse, Tourneekontingent, die Buchhandlung um die Ecke. Sie zählen gleichberechtigt in die Gesamtsumme. ### Was kostet eventbrain? eventbrain FREE ist kostenlos, PRO kostet 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung oder 119 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, jeweils für das ganze Team, nicht pro Person. Nach Köpfen abgerechnet werden nur die Zugänge: Dein eigener ist enthalten, jeder weitere Full-Account kostet 19,90 € (jährlich) bzw. 24,90 € (monatlich), eingeschränkte Light-Accounts 1,99 € bzw. 2,49 €, die ersten zehn davon kostenlos. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer. ### Wie schnell sind wir startklar? Loslegen kannst du sofort: registrieren, 30 Tage alle Funktionen testen. Installieren musst du nichts, es genügt ein aktueller Browser wie Chrome oder Firefox. Beim ersten Login steht kein leeres System vor dir: ein Demo-Datensatz mit Beispielprojekten, Kontakten und Vorlagen ist da und lässt sich später per Klick entfernen, rund 50 kontextsensitive Hilfeseiten erklären genau die Stelle, an der du gerade bist. Davor empfehlen wir ein Erstgespräch von 20 Minuten, in dem wir uns ansehen, wie ihr heute arbeitet: Dann verbringt ihr die Testphase nicht mit Suchen. Nach den 30 Tagen entscheidet ihr zwischen FREE, PRO und MAX, eure Daten bleiben in jedem Fall erhalten. Produktiv arbeiten die meisten Teams ab dem zweiten Monat. Wer die Einrichtung nicht selbst machen will, nimmt das optionale Onboarding-Paket: Datenimport, Projekte, Workflows und Realisations-Setups richten wir gemeinsam ein, dann seid ihr in zwei Wochen produktiv. ### Wo liegen unsere Daten? Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, eventbrain ist DSGVO-konform, und den Auftragsverarbeitungsvertrag schließt du direkt in der App ab. Dazu kommen Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Session- und Geräteverwaltung. Wer im Team was sehen und bearbeiten darf, steuerst du über einen Rollen-Editor bis hinunter auf einzelne Projekte und einzelne Rechte. ## Bereit, dein Backoffice zu entlasten? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain für euch passt. --- # Eventmanagement-Software Was sie leisten muss und wofür eventbrain gebaut ist Der Begriff meint zwei sehr verschiedene Dinge: Teilnehmerverwaltung für Tagungen oder die Planung und Realisation der Veranstaltung selbst. Hier steht, worin der Unterschied liegt, worauf du beim Vergleich achten solltest und für wen eventbrain gemacht ist. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland ## Was eine Eventmanagement-Software ist Eine Eventmanagement-Software bündelt die Arbeit rund um eine Veranstaltung in einem System: Aufgaben und Fristen, Zeitpläne über mehrere Tage, Gewerke und Dienstleister, Räume, Verträge, Kalkulation und Marketing. Der Unterschied zu Tabellen und geteilten Ordnern liegt weniger im einzelnen Feature als in der Frage, wo der verbindliche Stand liegt, und wer ihn ohne Rückfrage einsehen kann. Im deutschsprachigen Markt laufen dieselben Werkzeuge auch als Veranstaltungssoftware oder Veranstaltungsmanagement. Gemeint ist meist dasselbe. Wichtiger als das Etikett ist, welchen Teil der Arbeit eine Software im Kopf hat: Ein Kongress mit 400 Anmeldungen stellt andere Anforderungen als ein Firmenevent, bei dem zwölf Gewerke aufeinander abgestimmt werden müssen und am Ende die Marge stimmen soll. Daran entscheidet sich die Auswahl. Wer Anmeldungen und Namensschilder braucht, sucht etwas anderes als jemand, der Auf- und Abbau koordiniert, Dienstleister disponiert und wissen muss, wer wann wo sein soll. ## Für wen eventbrain gemacht ist und für wen nicht Wir sagen dir das lieber hier als nach zwanzig Minuten Gespräch. ### Passt, wenn du - ·Veranstaltungen planst und realisierst, von der Anfrage über den Aufbau bis zur Abrechnung - ·Gewerke koordinierst: Technik, Kasse, Security, Catering, Dienstleister und wissen musst, wer noch fehlt - ·Veranstaltungen im Kundenauftrag abwickelst und die Marge vom Pitch bis zur Schlussrechnung im Blick behalten willst - ·Zeitpläne über mehrere Tage und Orte führst und jede*r den eigenen Ausschnitt braucht - ·Räume betreibst oder vermietest, Künstler*innen bookst oder Ticketverkäufe zusammenführen musst, das kommt dazu, wenn du es brauchst ### Passt nicht, wenn du - ·vor allem Teilnehmer*innen für Tagungen und Kongresse registrieren willst: Anmeldeformulare, Namensschilder, Check-in per App - ·eine Ticketing-Plattform suchst, die selbst Tickets verkauft. eventbrain holt die Zahlen aus deinen Systemen, ersetzt sie aber nicht - ·eine Finanzbuchhaltung brauchst. eventbrain rechnet die Veranstaltung, nicht das Unternehmen Für diese Fälle gibt es spezialisierte Anbieter, die das besser können als wir. Alles, was nach der Anmeldung kommt (Ablauf, Gewerke, Dispo, Kosten), deckt eventbrain dagegen ab. Viele Agenturen fahren beides parallel. ## Was so eine Software abdecken sollte Sieben Bereiche, die im Alltag zusammenhängen. Fehlt einer, entsteht genau dort wieder eine Excel-Datei. ### Projekte & Programm Jede Show mit Programm, Zeitplan, Deals und Rider an einer Stelle, alle Shows in einer Übersicht. Mehr erfahren → ### Räume, Vermietung & Angebote Belegungskalender mit Warnung bei Überschneidungen, Bestuhlungsvarianten und Angebote per Link. Mehr erfahren → ### Aufgaben & Workflows Workflows erzeugen Aufgaben mit fertigen Fristen und Reihenfolge, am Projekt oder direkt am Act. Mehr erfahren → ### Finanzen & Kalkulation Deals, Szenarien, Prognose und Break-Even. Du weißt früh, wo eine Veranstaltung steht. Mehr erfahren → ### Marketing & Presse Kampagnen auf dem Verkaufs-Zeitstrahl, Veröffentlichung und Presseversand. Mehr erfahren → ### Ticketing & Reporting Verkaufszahlen aus elf Systemen, automatisch abgerufen und als fertiges Reporting verschickt. Mehr erfahren → ### Zusammenarbeit & Dienstleister Gewerke mit Zusage-Status, Dokumente aus Vorlagen, Light-Accounts. Mehr erfahren → ## Worauf du beim Vergleich achten solltest Fünf Fragen, die sich erst im zweiten Jahr rächen, wenn man sie am Anfang überspringt. ### Deckt sie die Realisation ab? Viele Werkzeuge enden bei Aufgabenlisten. Entscheidend ist, ob Gewerke, Bedarf und Zusage-Status abgebildet sind, und ob du siehst, wo noch jemand fehlt, ohne herumzutelefonieren. Gewerke und Realisation → ### Laufen Zeitpläne über mehrere Tage? Ein Ablaufplan über zwei Aufbautage und drei Orte ist etwas anderes als eine Tagesagenda. Prüfe, ob jede beteiligte Person ihren eigenen Ausschnitt bekommt statt des Gesamtdokuments. Zeitplan → ### Wo liegen die Daten? Serverstandort, Auftragsverarbeitung, Löschfristen. Bei personenbezogenen Daten von Gästen und Künstler*innen ist das keine Formalie. eventbrain läuft auf Servern in Deutschland. ### Kommst du wieder raus? Frag vor dem Einstieg, wie der Ausstieg aussieht. Wenn sich Kontakte, Projekte und Auswertungen nicht vollständig exportieren lassen, ist der Wechsel später teurer als die Lizenz. ### Was kosten die Externen? Technik, Kasse, Dienstleister, Auftraggeber: Wenn jede*r einen Full-Account braucht, wird es teuer. Bei eventbrain lesen Externe über teilbare Links ganz ohne Account mit; wer laufend mitarbeitet, bekommt einen Light-Account für 1,99 € im Monat, die ersten zehn kostenlos. Wie Externe mitarbeiten → ### Verkaufst du Tickets? Falls ja: Eine Anbindung, die deinen Vertriebsweg nicht kennt, hilft dir nicht. eventbrain ist mit elf Systemen verbunden und holt die Zahlen nachts ab. Falls nein, etwa bei Auftragsveranstaltungen, bleibt der Bereich einfach leer. Angebundene Systeme ansehen → ### Was kostet es wirklich? Grundpreis, Nutzerzahl, Add-ons, Einrichtung. Rechne mit der Teamgröße, die du in zwei Jahren hast. Bei eventbrain steht jede Position offen auf der Preisseite. Preise ansehen → ### Wie kommst du rein? Am ersten Tag steht ein Demo-Datensatz bereit, damit du nicht in ein leeres System schaust. Kontakte und Projekte importierst du aus CSV oder Excel. Alle Funktionen im Überblick → ## Eventmanagement-Software von eventbrain auf einen Blick Die Kurzfassung für alle, die vergleichen und keine Lust auf Marketingtexte haben. **Kategorie** Eventmanagement-Software für Planung und Realisation von Veranstaltungen: Aufgaben, Zeitpläne, Gewerke, Räume, Kalkulation, Marketing und Ticketzahlen in einem System. **Für wen** Veranstalter, Locations und Venues, Booking-Agenturen und Tourveranstalter, Event-Agenturen im Kundenauftrag. **Nicht gedacht für** Teilnehmerregistrierung bei Tagungen und Kongressen, Ticketverkauf an Endkund*innen, Finanzbuchhaltung. **Betrieb** Im Browser, nichts zu installieren. Server in Deutschland, Verarbeitung nach DSGVO. **Ticketing** Elf angebundene Ticketingsysteme, nächtlicher Abruf der Verkaufszahlen. **Preis** Basisversion kostenlos, PRO ab 99 € im Monat. Externe lesen über teilbare Links ohne Account mit; Light-Accounts für laufende Mitarbeit kosten 1,99 €, die ersten zehn sind frei. ## Was sich je nach Arbeitsweise unterscheidet Nicht der Funktionsumfang, die Reihenfolge, in der du ihn brauchst. Wer im Kundenauftrag arbeitet, fängt beim Angebot an; wer selbst veranstaltet, beim Programm. Deshalb hat jede Gruppe ihre eigene Seite. ### Kulturveranstalter Konzerte, Comedy, Theater, Lesungen Mehr erfahren → ### Festivals & Open Airs Mehrere Bühnen, viele Acts und Gewerke Mehr erfahren → ### Feste & Vereine Schützenfest, Kirmes, Dorf- und Vereinsfeste Mehr erfahren → ### Märkte Streetfood, Landpartien, Wein- und Flohmärkte Mehr erfahren → ### Tourismus & Stadtmarketing Jahresprogramm, Budget und Veranstaltungskalender Mehr erfahren → ### Event-Agenturen Firmenevents & Veranstaltungen im Kundenauftrag Mehr erfahren → ### Bildung & Gesundheit Tagungen, Vorträge, Fachtage, Workshops Mehr erfahren → ### Kulturzentren & Theater Eigenes Programm und Vermietung im selben Haus Mehr erfahren → ### Stadthallen & Bürgerhäuser Vermietung, Technikpakete, Bericht an den Träger Mehr erfahren → ### Eventlocations Anfragen, Angebote, Termine mit Option Mehr erfahren → ### Clubs & Diskotheken Viele Nächte, Türlisten, Abrechnung je Nacht Mehr erfahren → ### Parks & Freizeitparks Bühnen und Areale, Shows und Vermietung Mehr erfahren → ### Künstler*innen & Acts Bands, DJs, Solo-Künstler*innen, Speaker Mehr erfahren → ### Booking-Agenturen & Tourveranstalter Künstler*innen betreuen, Touren planen Mehr erfahren → ## Häufige Fragen zu Eventmanagement-Software ### Was ist eine Eventmanagement-Software? Eine Eventmanagement-Software bündelt die Arbeit rund um eine Veranstaltung in einem System statt in Tabellen, Ordnern und Postfächern: Termine und Aufgaben, Programm und Künstler*innen, Räume und Belegung, Verträge, Marketing, Ticketzahlen und Finanzen. Der Begriff wird für zwei sehr verschiedene Dinge verwendet, für Teilnehmerverwaltung bei Tagungen und Kongressen einerseits, für das Backoffice von Veranstalter*innen andererseits. eventbrain gehört zur zweiten Gruppe. ### Was unterscheidet Eventmanagement-Software von Projektmanagement-Software? Ein Projektmanagement-Werkzeug kennt Aufgaben und Termine, aber keine Veranstaltung: kein Gewerk mit Bedarf und Zusage-Status, keinen Zeitplan über zwei Aufbautage und drei Orte, keinen Raum mit Bestuhlungsvarianten, keine Kalkulation, die Plan und Ist gegenüberstellt. Genau diese Objekte sind in einer Eventmanagement-Software eingebaut, deshalb entstehen Dispos, Verträge und Auswertungen daraus von selbst, statt dass du sie nebenher pflegst. ### Brauche ich das, wenn Excel und geteilte Ordner bisher funktioniert haben? Solange eine Person den Überblick behält, funktioniert das. Es kippt, wenn mehrere gleichzeitig arbeiten: Dann existiert dieselbe Kalkulation dreimal, der Zeitplan liegt als PDF in der zwanzigsten Version im Postfach, und niemand weiß, welcher Stand gilt. Dagegen hilft ein System, in dem alle denselben Stand sehen. ### Was kostet eine Eventmanagement-Software? Das reicht von kostenlos bis in den vierstelligen Bereich pro Monat, je nach Zuschnitt und Zahl der Nutzer*innen. Bei eventbrain ist die Basisversion kostenlos, PRO startet bei 99 € im Monat. Externe wie Technik, Kasse oder Auftraggeber lesen über teilbare Links ohne eigenen Account mit; wer laufend mitarbeitet, bekommt einen Light-Account für 1,99 € im Monat, die ersten zehn sind kostenlos. Alle Preise stehen offen auf der Preisseite. ### Worauf sollte ich beim Vergleich achten? Auf fünf Dinge: ob Gewerke, Dispo und Zeitpläne wirklich abgebildet sind und nicht nur Aufgabenlisten; wo die Daten liegen und ob der Betrieb DSGVO-konform ist; ob du deine Daten beim Wechsel vollständig exportieren kannst; was Zugänge für Externe kosten; und (falls du selbst Tickets verkaufst) ob deine Ticketingsysteme angebunden sind. ## Unsicher, ob das zu euch passt? 20 Minuten Gespräch an euren eigenen Veranstaltungen. Wenn es nicht passt, sagen wir das. --- # Alle Funktionen von eventbrain Ein System für alles, was hinter der Veranstaltung passiert Von der ersten Terminanfrage bis zur Abrechnung: Als Eventmanagement-Software bündelt eventbrain Projekte, Aufgaben, Künstler*innen, Verträge, Räume, Zeitpläne, Personal, Marketing, Ticketzahlen und Finanzen, an einem Ort statt in sechs Tools. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland ## Alle Funktionen im Überblick Jede Funktion hat eine eigene Seite mit Beispielen aus dem Alltag und allen Details. - Abbildung: Projektübersicht mit mehreren Veranstaltungen, Meilenstein-Ampeln und Vorverkaufsstand ### Projekte & Programm Jede Show mit Programm, Zeitplan, Deals und Rider an einer Stelle, alle Shows in einer Übersicht. Mehr erfahren → - Abbildung: Raumbelegung eines Kulturzentrums an einem Samstag mit eigenen Vorstellungen und Vermietungen in vier Räumen ### Räume, Vermietung & Angebote Belegungskalender mit Warnung bei Überschneidungen, Bestuhlungsvarianten und Angebote per Link. Mehr erfahren → - Abbildung: Aufgabenliste über mehrere Projekte mit Frist, zuständiger Person und Status ### Aufgaben & Workflows Workflows erzeugen Aufgaben mit fertigen Fristen und Reihenfolge, am Projekt oder direkt am Act. Mehr erfahren → - Abbildung: Gage-Berechnung eines Deals mit Garantie und Einnahmebeteiligung ### Finanzen & Kalkulation Deals, Szenarien, Prognose und Break-Even. Du weißt früh, wo eine Veranstaltung steht. Mehr erfahren → - Abbildung: Verkaufskurve einer Veranstaltung mit den Zeiträumen der Werbekampagnen ### Marketing & Presse Kampagnen auf dem Verkaufs-Zeitstrahl, Veröffentlichung und Presseversand. Mehr erfahren → - Abbildung: Verkaufszahlen mehrerer Veranstaltungen aus verschiedenen Ticketingsystemen ### Ticketing & Reporting Verkaufszahlen aus elf Systemen, automatisch abgerufen und als fertiges Reporting verschickt. Mehr erfahren → - Abbildung: Realisation einer Veranstaltung mit Gewerken, Dienstleistern und Zusage-Status ### Zusammenarbeit & Dienstleister Gewerke mit Zusage-Status, Dokumente aus Vorlagen, Light-Accounts. Mehr erfahren → - Abbildung: Projekt-Chat eines Konzerts mit Erwähnung, Thread und einer Nachricht der Abendkasse, links die Kanäle des Teams und der Projekte ### Chat Ein Chat je Projekt, dazu Team-Chat, Gruppen und Direktnachrichten. Light-Accounts schreiben in ihren Kanälen mit. Mehr erfahren → - Abbildung: Teamkalender mit den Projekten des Teams, je mit Uhrzeit, Ort und Status ### Kalender Projekte, Raumbuchungen und Termine des Teams in einem Kalender, auch als Abo für Outlook, Google und Apple. Mehr erfahren → - Abbildung: Kontakt einer Konzerthalle mit Adresse und den verknüpften Bereichen ### Kontakte Personen und Organisationen mit Branche, Programmen, Räumen und Anforderungen, einmal gepflegt und in jedem Projekt da. Mehr erfahren → - Abbildung: eventbrain auf dem Smartphone: Projektdetail mit Aufgabenliste ### App Gearbeitet wird im Browser am PC oder Mac. Die App für iOS und Android hast du unterwegs dabei, mit Push-Meldungen und denselben Rechten. Mehr erfahren → ## Häufige Fragen zum Funktionsumfang ### Welche Bereiche deckt eventbrain ab? Sieben: Projekte & Programm, Räume mit Vermietung und Angeboten, Aufgaben & Workflows, Finanzen & Kalkulation, Marketing & Presse, Ticketing & Reporting sowie Zusammenarbeit & Dienstleister. Alle sieben arbeiten auf einem Datenbestand, eine Terminänderung wandert durch Aufgaben, Ablaufplan, Website und Reporting, ohne dass du sie siebenmal einträgst. ### Muss ich alle Bereiche nutzen? Nein, du fängst dort an, wo es am meisten drückt, meist beim Ticketing-Reporting oder bei den Aufgaben. Die übrigen Bereiche stehen bereit, ohne dass sie eingerichtet werden müssen, und greifen ineinander, sobald du sie brauchst. ### Lässt sich eventbrain an unsere Abläufe anpassen? Ja: eigene Felder an Projekten, Kontakten und Räumen, eigene Kataloge für Kategorien, Typen, Genres und Steuersätze, gespeicherte Filtersichten und Exportvorlagen. Workflows hinterlegen euren eigenen Veranstaltungsablauf, und der Rollen-Editor steuert Rechte bis auf das einzelne Projekt. ### Welche Systeme kann eventbrain anbinden? Elf Ticketingsysteme (CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs), rausgegangen.de, eine eigene Veranstaltungs-Website als Add-on, Kalender-Abos für Outlook, Google und Apple sowie eine dokumentierte REST-API. Kontakte und Projekte importierst du aus CSV oder Excel; Zeitpläne und Gästelisten erkennt die KI auch aus formlosem Text. ## Schau es dir an deinen eigenen Veranstaltungen an 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, welche Bereiche bei euch den größten Unterschied machen. --- Pfad: Start › Funktionen › Chat # Chat Absprachen dort, wo die Veranstaltung liegt Jedes Projekt hat seinen eigenen Chat, dazu gibt es einen Chat für das ganze Team, Gruppen und Direktnachrichten. Mit @ holst du jemanden dazu, und die Abendkasse oder die Haustechnik schreibt über ihren Light-Account in dem Kanal mit, in den ihr sie holt. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Projekt-Chat eines Konzerts: eine Erwähnung an die Technik, eine Antwort mit Thread, der Vorverkaufsstand und eine Nachricht der Abendkasse, links die Kanäle des Teams und der Projekte ## Was der Chat kann Alles davon ist in jedem Paket enthalten. ### Chat Absprachen im Team und mit Beteiligten, je Projekt an einer Stelle und für alle nachlesbar, die dazugehören. - In allen Paketen enthalten - Abbildung: Projekt-Chat eines Konzerts mit Erwähnung, Thread und einer Nachricht der Abendkasse **Projekt-Chat** Jedes Projekt hat seinen eigenen Chat. Wer das Projekt sehen darf, liest den Kanal „Allgemein“. **Kanäle** Eigene Kanäle im Projekt für einen Teil des Teams, etwa Abendkasse oder Realisation. **Team, Gruppen, Direkt** Ein Chat für das ganze Team, Gruppen mit ausgewählten Personen und Direktnachrichten. **Erwähnungen** Mit @ holst du eine Person oder eine Erwähnungsgruppe dazu, mit # verlinkst du einen Kontakt. **Threads** Antworten laufen als Thread neben dem Gespräch, auf Wunsch zusätzlich im Kanal. **Dateien** Dateien anhängen, Bilder und PDFs direkt im Chat öffnen, alle geteilten Dateien je Gespräch. **Folgen** Benachrichtigt wirst du für Projekt-Chats, denen du folgst, und wenn dich jemand erwähnt. **Benachrichtigungen** In der Glocke, als Push aufs Handy und einmal täglich als Mail mit allem Verpassten. Dazu ein Fokus-Modus. **Light-Accounts** Schreiben in Kanälen, Gruppen und Direktnachrichten, in die ihr sie holt. Den Team-Chat sehen sie nicht. **Suche** Die Suche findet auch Chat-Nachrichten und öffnet das Gespräch an genau dieser Stelle. ## In wie vielen Gruppen besprecht ihr heute eine Show? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen, welche Absprachen bei euch in den Projekt-Chat passen. --- Pfad: Start › Funktionen › Kalender # Kalender Was wann ansteht, für das ganze Team Projekte, Raumbuchungen, Blocker und organisatorische Termine stehen in einem Kalender, jeder Termin mit seinem Status von der ersten Anfrage bis zur Buchung. Als Abo erscheint er in Outlook, Google oder Apple. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Teamkalender von Dienstag bis Freitag mit den Projekten des Teams, je mit Uhrzeit, Ort und Status gebucht oder Option ## Was der Kalender kann Ob ein Termin noch frei ist, siehst du im Kalender, ohne zu fragen. Wer lieber in Outlook, Google oder Apple plant, abonniert ihn dort. ### Kalender Alle Termine des Teams in einem Kalender, mit Status von der ersten Anfrage bis zur Buchung. **Ansichten** Jahr, Monat, Woche und Tag, Details in der Seitenleiste. **Status** Akquise, Option, Reserviert, Gebucht oder Abgesagt. **Was drinsteht** Projekttermine, Raumbuchungen, Blocker, organisatorische Termine und Programmpunkte. **Marketing-Kalender[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Ankündigung, Vorverkauf, Kampagnen, Pressemitteilungen und Website-Termine in eigener Ansicht. **Serientermine** Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrend. **Terminlisten** Eigene Listen sowie Ferien und Feiertage je Bundesland als Hintergrund im Kalender. **Kalender-Abos** Persönlich, je gespeichertem Filter oder je Terminliste als iCal-Feed für Outlook, Google oder Apple. **Nur meine Projekte** Der persönliche Feed zeigt auf Wunsch nur Projekte, die du leitest oder in denen du einen Arbeitsbereich hast. ## Wo steht bei euch, was nächste Woche ansteht? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen, wie eure Termine in einen gemeinsamen Kalender passen. --- Pfad: Start › Funktionen › Kontakte # Kontakte Mehr als Adressen und Telefonnummern Zu Künstler*innen gehören Programme und Anforderungen, zu Locations Räume mit Kapazitäten, zu Agenturen ihr Roster. eventbrain hält das am Kontakt fest, einmal gepflegt und in jedem Projekt verfügbar. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Kontakt einer Konzerthalle als Veranstaltungsstätte mit Adresse und Telefon, daneben die verknüpften Bereiche Projekte, Angebote und Räume ## Was die Kontaktdatenbank kann Was du über einen Act oder eine Halle weißt, steht am Kontakt. Beim nächsten Projekt ist es schon da. ### Kontaktdatenbank Kontakte mit dem, was man im Veranstaltungsalltag über sie wissen muss, einmal gepflegt und in jedem Projekt verfügbar. - Unbegrenzt viele Kontakte in jedem Paket - Abbildung: Kontakt Konzerthalle Oldenburg als Veranstaltungsstätte mit Adresse und Telefon, daneben die verknüpften Bereiche Projekte, Angebote, Räume und Belegung - Abbildung: Räume der Konzerthalle Oldenburg mit Kapazitäten unbestuhlt, teilbestuhlt und bestuhlt **Personen & Organisationen** Eine Person steht mit ihrer Funktion in einer oder mehreren Organisationen, Organisationen haben Unterorganisationen. **Branchen** Eigene Branchen ordnen Kontakte ein, etwa als Location, Künstler*in, Agentur, Presse, Hotel oder Ticketing. **Künstler*innen** Programme mit Texten und Anforderungen an Technik, Catering und Hotel, dazu Booker*innen, Management und Label. **Agenturen** Die vertretenen Künstler*innen und die Städte, in denen die Agentur aktiv ist. **Locations** Räume mit Bestuhlungsvarianten und Ansprechpartner*innen, als Link teilbar. **Import** Bestehende Kontakte aus CSV oder Excel. Vorhandene werden aktualisiert, statt doppelt angelegt zu werden. **Massenbearbeitung** Tags und Branchen für viele Kontakte auf einmal setzen oder entfernen. **Ähnliche Kontakte** Beim Anlegen weist eventbrain auf Kontakte mit gleichem Namen hin. **Verwendungsnachweis** Vor dem Löschen siehst du, wo ein Kontakt noch im Einsatz ist. ## Wo liegt bei euch der Rider des letzten Acts? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen, wie eure Kontakte aus Excel und Postfach in eventbrain kommen. --- Pfad: Start › Funktionen › App # App Am Rechner planen, unterwegs alles dabei Gearbeitet wird in eventbrain im Browser am PC oder Mac, mit großem Bildschirm und allen Funktionen. Die App für iOS und Android ist für unterwegs: dieselben Daten mit denselben Rechten, Push-Meldungen für das, was dich betrifft, und eine offene Seite schickst du mit einem Klick vom Rechner aufs Handy. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Projekt-Dashboard im Browser mit Meilensteinen, fälligen Aufgaben und Ticketing - Abbildung: Dasselbe Projekt in der eventbrain-App auf dem Smartphone mit Aufgabenliste ## Was die App kann Die App gehört zu jedem Paket. ### eventbrain-App Die App begleitet die Arbeit im Browser: eventbrain für iOS und Android, mit derselben Anmeldung und denselben Rechten und Push-Meldungen für das, was dich betrifft. - iOS und Android - Abbildung: Laden im App Store - Abbildung: Jetzt bei Google Play **Push-Meldungen** Bei zugewiesenen oder frei gewordenen Aufgaben, Chat-Nachrichten, Termin- und Statusänderungen, Ausverkauf oder knappem Kontingent. **Selbst einstellbar** Welche Meldung über welchen Kanal kommt, stellt jede*r selbst ein. **QR-Login** Anmeldung per QR-Code vom Desktop, bestätigt am Rechner. **Biometrie** Entsperren per Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck. **Auf dem Handy weitermachen** Schickt die offene Seite aufs eigene Gerät und öffnet sie dort in der App. **Geräteverwaltung** Angemeldete Geräte sehen und einzeln abmelden. **Dateien & PDFs** Dateien direkt vom Handy hochladen und Dokumente in der App ansehen. **Alles Wichtige unten** Aufgaben, Kontakte, Suche, Veranstaltungen und Benachrichtigungen in der Navigation am unteren Rand. ## Was braucht dein Team unterwegs? 20 Minuten Gespräch. Wir zeigen dir eventbrain im Browser und auf dem Handy. --- # Preise Der Einstieg in eventbrain kostet dich nichts Dein Team bucht ein Paket. Darin gibt es [Full-Accounts und Light-Accounts](#zugaenge), dazu bei Bedarf Add-ons. Mit FREE seid ihr schon zu elft: du mit Full-Account, zehn weitere mit Light-Account. Braucht ihr mehr, buchst du Accounts dazu oder wechselst auf PRO. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland ## FREE Für Projekte, Aufgaben und den Kalender. Ohne Zeitlimit. 0 € /Monat Kostenlos ### In FREE enthalten - 1 Full-Account inklusive - Unbegrenzt Projekte, Kontakte & Aufgaben - Kalender & Team-Organisation - Chat mit @-Erwähnungen und Antworten - Kampagnen und Werbemittel je Veranstaltung - Ticketzahlen manuell pflegen - 10 Light-Accounts inklusive ## PRO Sobald Termine verbindlich werden und Geld fließt, macht PRO die Arbeit, die sonst jede Woche von Hand anfällt. 99 € /Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team ### Alles aus FREE, plus - Ticketing: Verkaufszahlen aus elf Systemen kommen nachts von selbst, Reportings gehen nach eurem Zeitplan raus - Termin- und Tourplanung: Anfragen und Zusagen im Raster, Routing über alle Häuser auf einer Karte - Kalkulation und Abrechnung: was ein Abend rechnet und was er gebracht hat, mit Prognose und Break-Even - Angebote: Positionen und Pakete mit Preisen, fertig bei Kund*innen - Veröffentlichung auf rausgegangen.de, dazu Marketing-Übersichten über mehrere Veranstaltungen - REST-API mit Token und Dokumentation für eure eigenen Systeme ## MAX Für Teams mit vielen Veranstaltungen im Jahr, mehreren Ticketingsystemen und einem großen Kreis von Leuten, die nur ihren Teil eines Projekts sehen. 249 € /Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team ### Alles aus PRO, plus - Light-Accounts unbegrenzt, statt ab dem elften zu zahlen - Beide Add-ons enthalten: Website und Pressemitteilungen - Onboarding-Paket enthalten, mit Aufbereitung eurer Kontakte ## Full-Accounts und Light-Accounts Die Paketpreise gelten für das ganze Team, nicht pro Person. Nach Köpfen gezählt werden nur die Accounts. **Full-Account** Für alle, die in eventbrain mitarbeiten und Daten anlegen und pflegen, in jedem Bereich, den ihre Rolle freigibt. Dein eigener Full-Account ist enthalten, jeder weitere kostet 19,90 € im Monat. **Light-Account** Für alle, die nur ihren Teil eines Projekts brauchen, aus dem eigenen Team ebenso wie von außen. Sie sehen nur die Projekte, die für sie freigegeben sind, bearbeiten dort ihre Aufgaben und lesen die Notizen und Dateien, die für sie bestimmt sind. Die ersten zehn sind kostenlos, jeder weitere kostet 1,99 € im Monat, in MAX sind sie unbegrenzt enthalten. ## Die drei Pakete Zeile für Zeile eventbrain FREE, PRO und MAX im Vergleich. FREE kostet 0 € und läuft ohne Zeitlimit weiter; PRO kostet 99 € pro Monat bei jährlicher und 119 € bei monatlicher Zahlung, MAX 249 € beziehungsweise 299 €, jeweils für das ganze Team. Alle Preise netto zzgl. USt. | Was du bekommst | FREE | PRO | MAX | | --- | --- | --- | --- | | Preis pro Monat | 0 €, kostenlos | 99 € jährlich / 119 € monatlich, für das ganze Team | 249 € jährlich / 299 € monatlich, für das ganze Team | | Enthaltene Full-Accounts | 1 (dein eigener) | 1 (dein eigener) | 1 (dein eigener) | | Projekte, Kontakte, Aufgaben | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | | Kalender & Team-Organisation | enthalten | enthalten | enthalten | | Kommentare mit @-Erwähnungen | enthalten | enthalten | enthalten | | Kampagnen und Werbemittel je Veranstaltung | enthalten | enthalten | enthalten | | Datenexport | enthalten | enthalten | enthalten | | Ticketzahlen von Hand pflegen | enthalten | enthalten | enthalten | | Ticketzahlen automatisch aus elf Ticketingsystemen | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Umsatz- und Auslastungs-Reporting je Veranstaltung | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Freitermine per Mail abstimmen | enthalten | enthalten | enthalten | | Freitermine über einen öffentlichen Link | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Terminplanung: Anfragen und Zusagen im Raster | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Tourplanung über mehrere Häuser | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Kalkulation, Abrechnung und Auswertung | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Angebote mit Positionen und Paketen | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Marketing-Übersichten über mehrere Veranstaltungen | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Veröffentlichung auf rausgegangen.de | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Weitere angebundene Portale, sobald sie dazukommen | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | | REST-API und Dokumentation | nicht enthalten | enthalten | enthalten | | Weitere Full-Accounts | 19,90 € / 24,90 € je Person | 19,90 € / 24,90 € je Person | 19,90 € / 24,90 € je Person | | Light-Accounts | 1,99 € / 2,49 €, die ersten 10 kostenlos | 1,99 € / 2,49 €, die ersten 10 kostenlos | unbegrenzt, enthalten | | Add-on Website | zubuchbar, 39 € / 49 € | zubuchbar, 39 € / 49 € | enthalten | | Add-on Pressemitteilungen | zubuchbar, 49 € / 59 € | zubuchbar, 49 € / 59 € | enthalten | | Onboarding | Hilfe-Center | Hilfe-Center | Onboarding-Paket enthalten | | Support | Hilfe-Center | per E-Mail | per E-Mail | | Kreditkarte nötig | nein | nein | nein | | 30 Tage alles testen | ja | ja | ja | Du kannst jederzeit zwischen den Paketen wechseln, deine Daten bleiben, wo sie sind. [Lieber erst ein unverbindliches Erstgespräch?](https://cal.meetergo.com/dennisschieche/demoeventbrain) In FREE enthalten ## FREE deckt die tägliche Arbeit am Projekt Keine Projektgrenze. FREE läuft ohne Zeitlimit weiter. Kommentare und Aufgabenverteilung entfalten ihren Nutzen im Team. Dein eigener Full-Account ist in FREE enthalten, was weitere Mitarbeiter*innen kosten, rechnest du [weiter unten](#kostenrechner) aus. **Projekte** Bei uns sind Projekte gespickt mit relevanten Eventdaten. Zeitpläne, Deals, automatisch generierte Dokumente, Kommunikation mit Beteiligten... steuere alles von eventbrain aus. **Aufgaben** Dank eines durchdachten Systems weiss jeder aus dem Team immer, was er zu tun hat. Und bei einem neuen Event sind die Aufgaben mit einem Klick verteilt. **Kalender** Siehe im Überblick, wann etwas ansteht. **Kontakte** Die Kontakte in eventbrain gehen weit über Kontaktdaten hinaus. Lege Informationen zu Künstler*innen oder Locations für alle aus dem Team stets verfügbar und aktuell ab. Die Daten werden von eventbrain z.B. für automatisch generierte Venue-Dispos, Verträge oder Pressemitteilungen genutzt. **Kommentare** Absprachen bleiben da, wo das Event ist. Wer hat gesagt, dass die Bühne um 14 Uhr steht? Statt WhatsApp-Gruppe und Mail-Verlauf: Kommentare direkt am Projekt, mit @-Erwähnung und Antworten, auch drei Events später noch nachlesbar. **Marketing** Kampagnen und Marketingmaterial je Veranstaltung verwalten, damit im Team klar ist, was wann rausgeht und wo die Motive liegen. In PRO zusätzlich ## PRO übernimmt die Arbeit, die sich jede Woche wiederholt Ab dem Moment, wo ein Termin verbindlich wird, entsteht Arbeit, die immer wieder anfällt: Zahlen holen, Termine abstimmen, rechnen, veröffentlichen. PRO erledigt diese Schritte aus den Daten, die längst im Projekt stehen. Das sind die Stunden, die sonst jede Woche für Exporte, Excel und Abtippen draufgehen. **Ticketing** Verkaufszahlen kommen automatisch aus elf Ticketingsystemen, CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs. Die Reportings gehen je Empfänger*in nach eigenem Zeitplan raus, ohne dass jemand sie auslöst. **Termin- und Tourplanung** Anfragen an Künstler*innen stehen im Raster mit Status je Zelle, Rückmeldungen kommen über einen Link ohne Account. Über mehrere Häuser hinweg zeigt die Tourübersicht, wo im Routing noch eine Lücke klafft. **Kalkulation und Abrechnung** Deals rechnen sich selbst, Szenarien liegen nebeneinander statt in Excel-Kopien. Prognose und Break-Even sagen dir vorher, wo du nachsteuern musst, und die Auswertung zeigt eine Zeile je Veranstaltung mit Plan-Ist-Vergleich. **Angebote** Angebote für Mieter*innen, Auftraggeber*innen und Veranstalter*innen direkt aus dem Projekt: Positionen und Pakete mit Preisen definieren, fertiges Dokument raus. Die Eventdaten stehen schon drin. **Veröffentlichung und Marketing** Deine Veranstaltung mit einem Klick auf rausgegangen.de, ohne die Daten zum dritten Mal abzutippen. Der teamweite Marketing-Kalender zeigt alle Maßnahmen über mehrere Veranstaltungen auf einem Zeitstrahl. **REST-API** Veranstaltungen, Künstler*innen, Räume, Kontakte und Termine per Token abrufen und auf der eigenen Website oder in einem Nachbarsystem weiterverwenden. Mit vollständiger Dokumentation. ## Was kostet es dich? Stell dein Team und deine Erweiterungen ein, die Summe rechnet sich sofort mit. Dein eigener Full-Account und die ersten 10 Light-Accounts sind bereits eingerechnet. Zahlweise Version Dein eigener Full-Account ist enthalten, gezahlt wird ab der zweiten Person. Eingeschränkter Zugang für Helfer*innen und externe Beteiligte. Die ersten 10 sind kostenlos. Add-Ons Zu FREE und PRO dazubuchbar, in MAX enthalten. Deine Kosten 0,00 € /Monat das sind 0,00 € im Jahr bei jährlicher Zahlung Kostet dich nichts. FREE reicht für deinen Fall. **eventbrain FREE** 0,00 € **eventbrain PRO** 0,00 € **eventbrain MAX** 0,00 € **0 × Full-Account** 0,00 € **0 × Light-Account** 0,00 € **0 Light-Accounts (die ersten 10 sind frei)** 0,00 € **Add-On Website** 39,00 € **Add-On Pressemitteilungen** 49,00 € **Website und Pressemitteilungen** enthalten **Summe pro Monat** 0,00 € Alle Beträge netto zzgl. USt. Der Rechner ist eine Orientierung, kein Angebot. ## Alle Preise als Tabelle Alle Preise sind Monatspreise, netto zzgl. Umsatzsteuer. Bei jährlicher Zahlweise ist jede Position günstiger. | Position | Jährliche Zahlweise | Monatliche Zahlweise | Was gilt | | --- | --- | --- | --- | | eventbrain FREE | 0 € | 0 € | kostenlos, ein Full-Account | | eventbrain PRO | 99 € | 119 € | gilt für das ganze Team, nicht pro Person | | eventbrain MAX | 249 € | 299 € | gilt für das ganze Team; Light-Accounts und beide Add-ons sind enthalten | | Full-Account | 19,90 € | 24,90 € | je weitere Person; dein eigener Full-Account ist enthalten | | Light-Account | 1,99 € | 2,49 € | die ersten 10 sind kostenlos | | Add-on Website | 39 € | 49 € | bis 30.000 Seitenzugriffe im Monat | | Add-on Pressemitteilungen | 49 € | 59 € | bis 2.000 Mails im Monat | ## Und was spart es dir? Die Arbeit, die eventbrain übernimmt, macht heute jemand von Hand. Trag ein, wie viel davon bei euch anfällt, dann steht die Zeit daneben, die dafür draufgeht. Vollkosten, also Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteil. Daraus wird der Stundensatz: 25,00 € bei 160 Stunden im Monat. Stunden pro Woche im ganzen Team: Systeme öffnen, Zahlen in die Excel, Report verschicken. Im Postfach, in alten Excel-Dateien, in Ordnern, und wenn nichts hilft, per Mail nachfragen. Gerechnet wird mit 1 Person, so wie oben eingestellt. Pressemitteilungen Wie viele im Monat rausgehen und wie lange eine heute dauert, vom Schreiben bis zum Verteiler. Mails, die nur einen Stand mitteilen: Zeiten, Kontakte, Dateien, Zwischenstände. Gerechnet wird mit 1 Person, so wie oben eingestellt. Gesparte Arbeitszeit 0 h /Monat das sind 0 € an Personalkosten **Ticketzahlen und Reporting** 0 h **Suchen nach Kontakten und Infos** 0 h **Pressemitteilungen** 0 h **Info-Mails** 0 h **eventbrain kostet** − 0 € **Bleibt im Monat** 0 € Bei diesen Angaben kostet eventbrain mehr, als es an Arbeitszeit spart. Dann lohnt sich ein Gespräch mehr als ein Rechner. ### Womit gerechnet wird **Ticketzahlen und Reporting: 80 % fallen weg** eventbrain holt die Zahlen aus den angebundenen Systemen selbst. Was bleibt, ist das Draufschauen und das Eintragen von Zahlen ohne Ticketsystemanbindung. **Suchen: 60 % entfallen, je 4 Minuten im Schnitt** Die meisten Suchen dauern eine Minute, manche werden zur Rückfrage per Mail mit Warten auf die Antwort. Der Schnitt enthält beides. Was zur Veranstaltung oder zum Kontakt gehört, steht in eventbrain direkt dort. Was noch nie jemand eingetragen hat, muss weiter gesucht werden. **Pressemitteilung: 5 Minuten statt der eingetragenen Zeit** Text und Verteiler entstehen aus den Daten der Veranstaltung. Gerechnet wird mit dem Add-on Pressemitteilungen. **Info-Mails: 70 % entfallen, je 3 Minuten** Mails, die einen Stand mitteilen, ersetzen öffentliche Links, Light-Accounts und Dokumente aus Vorlagen. Mails, in denen wirklich etwas verhandelt wird, bleiben. **Stundensatz: Vollkosten geteilt durch 160 Stunden im Monat** Gerechnet wird mit 4,33 Wochen und 21 Arbeitstagen je Monat. Das ist eine Überschlagsrechnung mit euren Zahlen, kein Versprechen. Wie viel davon bei euch ankommt, hängt daran, wie ihr heute arbeitet. ## Erst 30 Tage alles ausprobieren Nach der Registrierung sind 30 Tage lang alle Funktionen freigeschaltet: PRO, alle Add-Ons und beliebig viele Nutzer*innen. Ohne Kreditkarte. So merkst du im echten Betrieb, was du brauchst: Kommentare und Aufgabenverteilung testest du direkt mit dem ganzen Team, nicht allein. Nach 30 Tagen entscheidest du, wie es weitergeht: FREE behalten, PRO oder MAX buchen. - Alle PRO-Funktionen - Alle Add-Ons - Beliebig viele Nutzer*innen ## Häufige Fragen ### Was kostet eventbrain PRO? PRO kostet 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung und 119 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, jeweils netto zzgl. Umsatzsteuer. Der Preis gilt für das ganze Team, nicht pro Person. Von FREE auf PRO wechselst du jederzeit, deine Daten bleiben, wo sie sind. ### Ist eventbrain wirklich kostenlos? Ja: eventbrain FREE kostet 0 € und läuft ohne Zeitlimit weiter, mit unbegrenzt vielen Projekten, Kontakten und Aufgaben, Kalender, Kommentaren mit @-Erwähnungen, der Kampagnenplanung je Veranstaltung und zehn Light-Accounts. FREE umfasst einen Full-Account, deinen eigenen. ### Was ist der Unterschied zwischen FREE, PRO und MAX? FREE hält den Stand, den alle sehen: Projekte, Kontakte, Aufgaben, Kalender und Kommentare, dazu die Kampagnenplanung je Veranstaltung und die Ticketzahlen, die du von Hand pflegst. PRO übernimmt die Arbeit, die sich jede Woche wiederholt: Ticketzahlen aus elf Ticketingsystemen mit automatischem Reporting, Termin- und Tourplanung, Kalkulation mit Abrechnung und Auswertung, Angebote, die Veröffentlichung auf rausgegangen.de samt den Marketing-Übersichten über mehrere Veranstaltungen und die REST-API. MAX ist für Teams mit vielen Veranstaltungen und einem großen Kreis von Leuten, die nur ihren Teil eines Projekts sehen: Die Light-Accounts sind unbegrenzt enthalten, beide Add-ons ebenfalls. ### Muss ich für jede Person im Team bezahlen? Dein eigener Full-Account ist immer enthalten, gezahlt wird ab der zweiten Person. Jeder weitere Full-Account kostet 19,90 € pro Monat bei jährlicher und 24,90 € bei monatlicher Zahlung. Wer nur seinen Teil eines Projekts sehen soll, ob aus dem eigenen Team oder von außen, bekommt einen Light-Account für 1,99 € bzw. 2,49 €, die ersten zehn sind kostenlos. In MAX sind die Light-Accounts unbegrenzt enthalten. ### Was kosten die Add-ons? Es gibt zwei: Das Add-on Website kostet 39 € pro Monat bei jährlicher und 49 € bei monatlicher Zahlung und veröffentlicht deine Veranstaltungen auf einer eigenen Website, bis 30.000 Seitenzugriffe im Monat. Das Add-on Pressemitteilungen kostet 49 € bzw. 59 € und verschickt automatisch erzeugte Pressemitteilungen direkt aus eventbrain, bis 2.000 Mails im Monat. Beide lassen sich zu FREE und zu PRO dazubuchen oder eben nicht. In MAX sind sie enthalten. ### Sind die Preise netto oder brutto? Alle Preise auf dieser Seite sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. Umsatzsteuer. Auch der Kostenrechner rechnet netto; er ist eine Orientierung, kein Angebot. ### Lohnt sich jährliche Zahlung? Jährliche Zahlung ist bei jeder Position günstiger: PRO 99 € statt 119 €, MAX 249 € statt 299 €, Full-Account 19,90 € statt 24,90 €, Light-Account 1,99 € statt 2,49 €, Add-on Website 39 € statt 49 €, Add-on Pressemitteilungen 49 € statt 59 €. Bei PRO sind das 240 € Unterschied im Jahr. ### Kann ich alles vorher testen? Ja: 30 Tage lang sind alle Funktionen freigeschaltet: PRO, beide Add-ons und beliebig viele Nutzer*innen, ohne Kreditkarte. So testest du auch die Zusammenarbeit im Team und nicht nur die Software allein. ### Was passiert nach den 30 Tagen? Nach 30 Tagen entscheidest du: FREE behalten, PRO oder MAX buchen, deine Daten bleiben in jedem Fall erhalten. Hattest du im Testzeitraum zusätzliche Nutzer*innen, legst du dann fest, welche Full-Accounts und Light-Accounts du weiter brauchst. ### Muss ich etwas installieren? Nein, eventbrain läuft komplett im Browser: Chrome oder Firefox und eine Internetverbindung genügen. Es gibt keine Installation und keine Updates, um die du dich kümmern musst. Die Server stehen in Deutschland, eventbrain ist DSGVO-konform, und den AVV schließt du direkt in der App ab. ### Warum sieht man nie Elefanten, die sich auf Bäumen verstecken? Weil sie so gut darin sind, natürlich! ## Unsicher, ob FREE reicht? 20 Minuten Gespräch. Wir rechnen gemeinsam durch, was du wirklich brauchst, und was dir die Automatisierungen an Zeit sparen. --- # Für wen eventbrain gebaut ist Konzert, Weihnachtsmarkt und Schützenfest ähneln sich mehr, als man denkt Andere Gewerke, andere Gäste, anderes Vokabular. Dahinter steckt immer dieselbe Arbeit: Termine abstimmen, Partner koordinieren, Fristen halten, am Ende abrechnen. Genau dafür ist eventbrain gebaut. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland ## Sortiert nach deiner Rolle bei der Veranstaltung Wer veranstaltet, fängt beim Programm an. Wer Räume bereitstellt, bei Anfrage und Belegung. Wer mit seinem Angebot dabei ist, bei Terminen und Absprachen mit den Veranstalter*innen. Das entscheidet, welchen Teil von eventbrain du zuerst brauchst, mehr als das Genre. ### Du veranstaltest - Abbildung: Konzert mit buntem Bühnenlicht, davor Publikum mit erhobenen Händen #### Kulturveranstalter Konzerte, Comedy, Theater, Lesungen Du planst eigene Shows und trägst das Risiko: Konzerte, Comedy, Theater, Lesungen. Ticketverkauf, Künstlerbetreuung und Marketing laufen bei dir zusammen. Mehr erfahren → - Abbildung: Großes Publikum bei einem Open-Air-Konzert in der Nacht, Scheinwerfer über der Bühne #### Festivals & Open Airs Mehrere Bühnen, viele Acts und Gewerke Mehrere Bühnen, mehrtägiger Auf- und Abbau, viele Acts und viele Gewerke parallel. Der Zeitplan läuft über alle Tage und Bühnen. Mehr erfahren → - Abbildung: Kettenkarussell auf einem Volksfest vor blauem Himmel #### Feste & Vereine Schützenfest, Kirmes, Dorf- und Vereinsfeste Euer Fest gehört zum Ort und findet jedes Jahr statt: Schützenfest, Kirmes, Dorffest oder Vereinsball. Aufgaben, Ehrenamt und Behördenfristen, oft neben dem eigentlichen Beruf organisiert. Mehr erfahren → - Abbildung: Markt mit weißen Zelten und vielen Besucher*innen auf einer Wiese zwischen Bäumen #### Märkte Streetfood, Landpartien, Wein- und Flohmärkte Ihr veranstaltet Märkte gewerblich, oft mehrere im Jahr an verschiedenen Orten. Standplätze, Beschicker*innen, Gebühren und Werbung entscheiden, ob sich ein Markt rechnet. Mehr erfahren → - Abbildung: Schild „Heute Kurkonzert 19.30 Kurpark“ zwischen Blumen #### Tourismus & Stadtmarketing Jahresprogramm, Budget und Veranstaltungskalender Tourismus-Marketing, Stadtmarketing und Kurverwaltungen mit Dutzenden Terminen im Jahr, viele eintrittsfrei. Ausspielung des Programms und ein belegbares Budget zählen mehr als der Vorverkauf. Mehr erfahren → - Abbildung: Beleuchtete Festzelte einer Hochzeit am Abend mit gedeckten Tafeln #### Event-Agenturen Firmenevents & Veranstaltungen im Kundenauftrag Du setzt Veranstaltungen im Kundenauftrag um. Angebot, Kalkulation und Abstimmung mit dem Auftraggeber bestimmen deinen Alltag. Mehr erfahren → - Abbildung: Referentin vor einer Gruppe in einem hellen Seminarraum mit Whiteboard #### Bildung & Gesundheit Tagungen, Vorträge, Fachtage, Workshops Volkshochschule, Akademie, Bildungswerk oder Gesundheitszentrum: Neben den Kursen laufen Tagungen, Vorträge und Fachtage mit Referent*innen, Räumen in mehreren Häusern und einem festen Ablauf. Mehr erfahren → ### Du stellst Räume bereit - Abbildung: Leerer Theatersaal mit roten Sitzreihen und offener Bühne #### Kulturzentren & Theater Eigenes Programm und Vermietung im selben Haus Eigenes Programm im eigenen Haus, dazu Vermietung an Dritte. Spielzeit, Künstlerverträge und Saalbelegung greifen ineinander. Mehr erfahren → - Abbildung: Große Halle mit Reihenbestuhlung, Bühne und Leinwänden vor einer Veranstaltung #### Stadthallen & Bürgerhäuser Vermietung, Technikpakete, Bericht an den Träger Die Veranstaltung gehört meist jemand anderem. Anfrage, Angebot, Belegung und Technikpaket bestimmen den Ablauf, dazu das Reporting an Träger und Gremien. Mehr erfahren → - Abbildung: Leere ehemalige Fabrikhalle mit Backsteinwänden als Eventlocation #### Eventlocations Anfragen, Angebote, Termine mit Option Gutshof, Industriehalle, Weingut oder Eventscheune: Anfragen kommen unregelmäßig, jede braucht ein Angebot, und Doppelbuchungen sind teuer. Mehr erfahren → - Abbildung: DJ an Plattenspieler und Mischpult im Club #### Clubs & Diskotheken Viele Nächte, Türlisten, Abrechnung je Nacht Viele Termine, wechselnde Bookings, eigene und fremde Veranstaltungen im selben Raum. Türlisten, Gästekontingente und Abrechnung je Nacht. Mehr erfahren → - Abbildung: Open-Air-Konzert im Park mit Orchester im Pavillon und vollen Bierbänken #### Parks & Freizeitparks Bühnen und Areale, Shows und Vermietung Freizeitpark, Zoo, Gartenschau oder Parkanlage: Shows und Saisonevents auf Bühnen und Wiesen, dazu Firmenfeiern und Hochzeiten auf vermieteten Flächen. Mehr erfahren → ### Du bist mit deinem Angebot dabei - Abbildung: Sängerin und Gitarrist einer Band auf der Bühne eines ausverkauften Musikclubs #### Künstler*innen & Acts Bands, DJs, Solo-Künstler*innen, Speaker Du stehst selbst auf der Bühne. Anfragen, Termine, Rider und Gagen, damit das Verwalten nicht mehr Zeit frisst als das Proben. Mehr erfahren → - Abbildung: Tourcrew beim Load-in am Nightliner #### Booking-Agenturen & Tourveranstalter Künstler*innen betreuen, Touren planen Du betreust Künstler*innen und bringst sie auf die Bühnen anderer. Verfügbarkeiten, Routing und Reportings über viele Veranstalter*innen hinweg. Mehr erfahren → ### Dein Bereich steht nicht dabei? Dann sag es uns im Erstgespräch. Wir schauen uns an, wie ihr heute arbeitet, und sagen ehrlich, ob eventbrain dafür das richtige Werkzeug ist. Wenn nicht, kostet dich das zwanzig Minuten und sonst nichts. ## Was in jedem dieser Bereiche gleich läuft Vier Punkte, die im Erstgespräch praktisch jede Zielgruppe von selbst anspricht. Ob es um Acts, Beschicker*innen oder Gewerke geht, ändert nur die Bezeichnung. ### Alles zur Veranstaltung an einem Ort Heute liegt der Stand in einer Excel, einem Mail-Thread, einer WhatsApp-Gruppe und einem Cloud-Ordner. Wer den aktuellen Stand wissen will, fragt eine Person. In eventbrain hängt alles am Projekt: Kontakte, Verträge, Aufgaben, Dokumente, Notizen. ### Zahlen und Status kommen zu dir Ticketverkäufe, Zusagen von Gewerken, Rückmeldungen von Beschicker*innen, offene Angebote. Statt jede Woche nachzufragen und zusammenzutragen, laufen die Stände zusammen und melden sich, wenn etwas kippt. ### Der Ablauf wiederholt sich von selbst Die meisten Veranstaltungen laufen nach einem Muster, das schon oft funktioniert hat. Einmal als Workflow hinterlegt, entstehen daraus Aufgaben mit fertig berechneten Fristen. Verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen mit. ### Alle sehen denselben Stand, ohne sich einzuarbeiten Der Auftraggeber, die Technikfirma, der*die ehrenamtliche Helfer*in, die Band. Sie alle brauchen einen Ausschnitt und niemand von ihnen legt dafür einen Zugang an. Ein Link genügt, und was er zeigt, ist immer der aktuelle Stand. [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) ## Häufige Fragen zur Auswahl des passenden Bereichs ### Für wen eignet sich eventbrain? eventbrain ist für alle gebaut, die an Veranstaltungen arbeiten: Kulturveranstalter, Festivals, Feste und Märkte und Event-Agenturen auf der veranstaltenden Seite, Kulturzentren, Theater, Stadthallen, Eventlocations und Clubs auf der Seite der Räume, dazu Künstler*innen, Bands und Booking-Agenturen, die mit ihrem Angebot dabei sind. Die Bereiche unterscheiden sich darin, welchen Teil der Software sie zuerst brauchen, nicht im Funktionsumfang. ### Wie finde ich heraus, welcher Bereich auf mich passt? Geh nach deiner Rolle bei der Veranstaltung, das Genre ist zweitrangig. Wer eigenes Programm macht oder im Kundenauftrag organisiert, veranstaltet. Wer ein Haus, eine Halle, einen Club oder eine Eventlocation hat, stellt Räume bereit. Wer auftritt oder Künstler*innen vertritt, ist mit seinem Angebot dabei. Innerhalb dieser drei Gruppen hat jede Seite ihren eigenen Schwerpunkt. ### Was ist, wenn mehrere Bereiche auf uns zutreffen? Das ist der Normalfall. Ein Kulturzentrum macht eigenes Programm und vermietet, eine Band spielt gebuchte Gigs und veranstaltet die Releaseparty selbst, eine Agentur setzt Kundenaufträge um und produziert daneben eigene Reihen. eventbrain bildet das über Projekttypen im selben Team ab, mit denselben Kontakten und Vorlagen. Du musst dich nicht entscheiden. ### Mein Veranstaltungstyp steht nicht auf der Liste, geht das trotzdem? Oft ja. Die Bausteine sind überall dieselben: Termine, Partner*innen mit Vereinbarungen und Anforderungen, Aufgaben mit Fristen, Zeitpläne, Dokumente und eine Abrechnung. Ob die Partner*innen Künstler*innen, Beschicker*innen, Techniker*innen oder Referent*innen heißen, ändert nur die Bezeichnung. Im Erstgespräch sagen wir dir ehrlich, ob eventbrain für euren Fall passt. ### Kostet eventbrain für kleine Vereine und Solo-Künstler*innen dasselbe? Die Basisversion ist kostenlos und deckt alles ab, was intern passiert: planen, Aufgaben verteilen, Zeitpläne bauen, sich abstimmen. PRO wird erst nötig, wenn etwas nach außen geht, etwa automatische Ticketzahlen, Angebote oder die Veröffentlichung. Alle Preise stehen offen auf der Preisseite. ## Erzähl uns, wie ihr heute arbeitet 20 Minuten Gespräch. Wir legen eine typische Veranstaltung von euch an und schauen gemeinsam, ob eventbrain dafür passt. --- # Software für Stadthallen und Bürgerhäuser Dein Haus, fremde Veranstaltungen Hochzeit, Karnevalssitzung, Firmenfeier, Blutspendetermin und zweimal im Jahr etwas Eigenes. eventbrain führt Anfragen, Angebote, Belegung und das Reporting an Träger und Gremien an einem Ort zusammen. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Räume der Konzerthalle Oldenburg mit Kapazitäten unbestuhlt, teilbestuhlt und bestuhlt, vom Großen Saal mit 1.800 bis zum Seminarraum mit 60 Plätzen ## Wo eventbrain kommunalen Häusern Arbeit abnimmt Der Alltag besteht aus Anfragen, Rüstzeiten und der Frage, wer am Samstag aufschließt, dazu die Vorlage für den Ausschuss. ### Von der Anfrage zum Mietvertrag in wenigen Tagen Kommt am Dienstag ein Anruf, liegt bis Donnerstag der unterschriebene Mietvertrag vor. Das Angebot entsteht aus dem Paketkatalog, Mieter*innen nehmen es per Link an, und du siehst, ob sie es geöffnet haben. So schafft eventbrain das - Räume mit Kapazität je Saalplan und zugeordneten Paketen für Technik, Reinigung und Personal - Aus dem Paketkatalog wird in Minuten ein Angebot, das Mieter*innen über einen Link ohne Login annehmen - Mietvertrag, Hausordnung und Bestätigung entstehen aus Vorlagen in eurem Layout - Bei Überschneidungen warnt der Belegungskalender schon beim Eintragen, auch bei Serienterminen - Abbildung: Angebotspositionen Raummiete, Technikpaket und Garderobe pro Person mit Menge, Preis und Summe, darunter netto 3.620 Euro und brutto 4.307,80 Euro - Abbildung: Angebotsliste mit vier Angeboten im Status Versendet, Angenommen, Abgelehnt und Entwurf, je mit Auftraggeber und Nettobetrag ### Zahlen für den Ausschuss, jederzeit abrufbar[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Will der Ausschuss wissen, wie das Haus gelaufen ist, filterst du Ausgaben und Einnahmen nach Raum und Zeitraum und ziehst die Vorlage als Excel. Jede Zahl lässt sich bis zur einzelnen Veranstaltung zurückverfolgen. So schafft eventbrain das - Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis je Veranstaltung lassen sich nach Raum und Zeitraum filtern und als Excel ziehen, brauchbar für die Vorlage - Eigenveranstaltung und Fremdvermietung bleiben getrennt auswertbar, ohne zwei Listen zu führen - Nebenkosten, Reinigung und Technikpauschalen hängen am Vorgang statt in einer Nebenrechnung - Abbildung: Kalkulation mit Planung und Ergebnis nebeneinander: Ausgaben für Gage, Technik und Raummiete, Einnahmen aus dem Ticketverkauf, Ergebnis 2.900 Euro geplant und 1.598 Euro erreicht, Break-even bei rund 312 Tickets ### Haus und Personal für jeden Termin geplant Am Termin steht, wer aufschließt, wer die Technik fährt und wer die Abendkasse macht, jeweils mit Zusage. Fällt jemand aus, siehst du die Lücke früh genug und nicht erst am Freitagnachmittag. So schafft eventbrain das - Haustechnik, Abendpersonal und Einlasskräfte laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status mit - Mieter*innen bekommen über einen Light-Account Raum-Steckbrief, Hausordnung und Zeitplan, ohne dass jemand Unterlagen verschickt - Externe Dienstleister sehen den Ausschnitt, der für sie bestimmt ist, und bearbeiten ihre Aufgaben darin; an der Abendkasse wird die Gästeliste abgehakt - Wiederkehrende Abläufe hinterlegt ihr einmal als Workflow, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen von selbst - Abbildung: Realisation in der Stadthalle mit Hausmeister, Veranstaltungstechnik und Abendkasse, je mit zuständiger Person, die Abendkasse mit 1 von 2 besetzt - Abbildung: Rauminfos für Mieter*innen mit den Abschnitten Anfahrt, Technik, Sicherheit, Backstage und Besucherservice, geöffnet ist Anfahrt mit Hinweisen zu Backstage-Eingang und Ladeweg ## Was für Stadthallen und Bürgerhäuser in eventbrain steckt Räume, Belegungskalender, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Angebote und die Auswertung für Gremien gibt es ab PRO. **Räume & Bestuhlung** Je Raum mehrere Saalpläne mit Kapazität, Kontingenten, Sperrungen und Rollstuhlplätzen. **Belegungskalender** Alle Räume nebeneinander, mit Status von der Anfrage bis zur Buchung, Serien und Warnung bei Überschneidungen. **Paketkatalog[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Saalmiete, Technik, Reinigung und Personal als Pakete, die beim Einfügen in Positionen aufgehen. **Angebote ohne Login[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Mieter*innen nehmen über einen Link an oder lehnen ab, und du siehst, wann sie es geöffnet haben. **Mietverträge aus Vorlagen** Vermietung als eigener Projekttyp mit Vorlagen für Mietvertrag und Mails in eurem Layout. **Auswertung für Gremien[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Eine Zeile je Veranstaltung mit Erlösen und Ergebnis, nach Raum und Zeitraum gefiltert, als Excel. **Gewerke mit Zusage-Status** Hausmeister, Technik, Security und Reinigung mit Bedarf und Rückmeldung. **Rauminfo als Link** Kapazitäten, Technik und Anfahrt als Link ohne Login, statt als PDF-Anhang. **Cloudbasiert & DSGVO-konform** Ohne Installation, Server in Deutschland, auch vom Haustelefon aus nutzbar. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Belegung & Vermietung Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp. Im Detail → AngeboteIn PRO Produkt- und Paketkatalog, Rabatte und optionale Positionen, PDF im eigenen Layout, Annahme per Link, Versionen und automatischer Verfall. Im Detail → Auswertung & KSKIn PRO Eine Zeile je Veranstaltung mit Export, Fixkosten und Erlöse mit Serien, Zeitreihe nach Monat oder Jahr, KSK-Meldung als CSV. Im Detail → ## Was ein Haus mit vielen Räumen über eventbrain sagt - Abbildung: Lagerhalle Osnabrück > “Bei uns laufen zahlreiche Kurse und Veranstaltungen parallel über viele Räume, da benötigt unser Team einen guten Überblick. Das Raummodul von eventbrain erleichtert unseren Alltag mit viel Transparenz und Struktur, ohne Excel-Chaos und Doppelbuchungen.” ## Häufige Fragen von Stadthallen und Bürgerhäusern ### Welche Software eignet sich für Stadthallen und Bürgerhäuser? eventbrain führt für Stadthallen und Bürgerhäuser die Säle mit ihren Saalplänen, einen Belegungskalender mit Warnung bei Überschneidungen, Angebote aus dem eigenen Paketkatalog, Mietverträge aus Vorlagen, das Hauspersonal als Gewerke und eine Auswertung je Veranstaltung für Träger und Gremien in einem System. Vermietungen und eigene Veranstaltungen liegen im selben Kalender. ### Wie kommen wir an die Zahlen für den Ausschuss? Über die Auswertung: eine Zeile je Veranstaltung mit Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis, gefiltert nach Zeitraum, Projekttyp oder Raum und als Excel exportierbar. Posten ohne Projektbezug wie Personal, Gebäude oder Förderungen stehen mit Soll und Ist daneben, die Zeitreihe zeigt Monate oder Jahre im Vergleich. Die Auswertung gehört zum PRO-Umfang. ### Können wir Mietverträge mit eventbrain erstellen? Ja: Vermietung ist ein eigener Projekttyp mit Mieter*in, Leistungen und Sondervereinbarungen, dazu eigene Vorlagen für Mietvertrag und Mails. Raumdaten und Belegungszeiten setzt eventbrain über Platzhalter ein, das PDF entsteht in eurem Briefpapier. ### Lassen sich wiederkehrende Belegungen eintragen? Ja, als Serie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, etwa für den Chor am Dienstag oder die monatliche Ratssitzung. Überschneidet sich eine Wiederholung mit einer anderen Buchung, meldet eventbrain das beim Eintragen. Feiertage und Schulferien des Bundeslands liegen als Hintergrund im Kalender, und die gefilterte Belegung lässt sich als iCal-Feed abonnieren. ### Was kostet eventbrain für eine Stadthalle? Räume, Belegungskalender, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind schon in der kostenlosen Basisversion enthalten. Angebote und die Auswertung gibt es ab PRO für 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team. Jeder weitere Full-Account kostet 19,90 € im Monat, alle Preise netto. ## Wie viele Stunden kostet euch die nächste Gremienvorlage? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu eurem Haus passt. --- # Software für Eventlocations Jede Anfrage zählt, jede Doppelbuchung kostet Gutshof, Industrieloft, Weingut oder Eventscheune: Dein Geschäft ist die Vermietung. eventbrain führt Anfrage, Angebot, Belegung und Dienstleister zusammen, damit aus jeder Anfrage ein Termin wird. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Raumbelegung einer Eventlocation an einem Samstag: Hochzeit in der Festscheune, freie Trauung auf der Gartenterrasse, Tagung im Gutshaus und eine Firmenfeier als Option in der Remise ## Wo eventbrain einer Eventlocation Arbeit abnimmt Hochzeiten, Firmenfeiern und Tagungen beginnen mit einer Anfrage. eventbrain begleitet jede Buchung von dieser Anfrage über das Angebot bis zu dem Tag, an dem die Dienstleister aufbauen. ### Alle Anfragen an einem Ort Ob über das Formular, per Instagram oder am Telefon: Jede Anfrage landet in einer Übersicht mit Status, auch die vom Sonntagabend. Fragt jemand drei Wochen später nach, ob der Termin noch frei ist, steht die Antwort schon da. So schafft eventbrain das - Alle Anfragen laufen in eine Übersicht mit klarem Status: angefragt, optioniert oder gebucht - Je Termin ist sichtbar, wer als erste und wer als zweite Option wartet - Überschneidet sich eine neue Anfrage mit einer bestehenden Buchung, warnt das System schon beim Eintragen - Wer einmal angefragt hat, bleibt mit allen Angaben in der Kontaktdatenbank - Abbildung: Mietprojekt mit Mieterin und ihren gebuchten Leistungen wie Bestuhlung, Garderobe und Technikpaket, daneben der Kleine Saal der Konzerthalle mit Raummiete und Technikpaket ### Angebote am selben Tag, mit Lesebestätigung Saalmiete, Bestuhlung, Catering-Pauschale und Übernachtung fügst du als Paket ein, und das Hochzeitsangebot geht am selben Tag raus. Du siehst, wann es geöffnet wurde, und kannst nachfassen, solange das Paar noch vergleicht. So schafft eventbrain das - Pakete für Hochzeit, Tagung oder Firmenfeier lösen sich beim Einfügen in einzelne Positionen auf - Das Angebot geht als PDF im eigenen Layout raus, angenommen wird es über einen Link ohne Login - eventbrain protokolliert, wann es angesehen wurde, und meldet die Antwort sofort - Abgelaufene Angebote verfallen von selbst, Versionen verwaltet das System - Abbildung: Angebotspositionen Raummiete, Technikpaket und Garderobe pro Person mit Menge, Preis und Summe, darunter netto 3.620 Euro und brutto 4.307,80 Euro - Abbildung: Angebotsliste mit vier Angeboten im Status Versendet, Angenommen, Abgelehnt und Entwurf, je mit Auftraggeber und Nettobetrag ### Dienstleister wissen, wann sie aufbauen können Caterer, Technik und Reinigung sehen in ihrem Light-Account, wann sie aufbauen können, wo der Stromanschluss ist und wer aufschließt. Ändert sich etwas, gilt für alle sofort dieselbe Fassung. So schafft eventbrain das - Caterer, Technik, Floristik und Reinigung laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status - Jeder Dienstleister sieht über seinen Light-Account genau seinen Teil, ohne PDF im Anhang; die ersten zehn sind kostenlos - Anfahrt, Stromanschlüsse und Hausregeln stehen als Raum-Steckbrief bereit, immer im aktuellen Stand - Ändert sich der Zeitplan, sehen alle dieselbe Fassung, statt einer neuen Mailrunde - Abbildung: Dienstleister einer Veranstaltung in der Eventlocation: Catering mit Ansprechperson und Light-Zugang, Veranstaltungstechnik besetzt, Floristik noch offen - Abbildung: Raum-Steckbrief des Glashauses zur Hochzeit mit Kategorien und Angaben zu Stromversorgung, Wasser und Toiletten ### Jede Buchung startet mit ihren Aufgaben Vom Vorgespräch über die Anzahlung bis zur Schlussrechnung entstehen die Aufgaben einer Hochzeit mit der Buchung, jede mit Frist und zuständiger Person. Fällt jemand eine Woche aus, sieht das Team, was offen ist. So schafft eventbrain das - Für Hochzeit, Tagung oder Firmenfeier legt ihr den Ablauf einmal als Workflow an - Auf eine neue Buchung angewendet, erzeugt er die Aufgaben mit Fristen relativ zum Veranstaltungstag, schon der richtigen Person zugewiesen - Verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben mit - Jeden Morgen kommt eine Übersicht über überfällige und bald fällige Aufgaben - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich - Abbildung: Aufgabenliste eines Projekts mit den daraus berechneten Fristen vom 04.05. bis 05.11.2026, je mit zuständiger Person ## Was für Eventlocations in eventbrain steckt Räume, Belegung, Aufgaben und Light-Accounts für Dienstleister sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Angebote gibt es ab PRO. **Räume & Saalpläne** Innen- und Außenflächen mit Technik, Anfahrt und beliebig vielen Saalplänen samt Kapazität. **Belegungskalender** Alle Räume nebeneinander, mit Auf- und Abbau, Serien und Warnung bei Überschneidungen. **Optionen mit Rang** Anfrage, Option, reserviert, gebucht: Je Termin siehst du, wer als erste Option wartet. **Paketkatalog[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Hochzeit, Tagung oder Firmenfeier als Paket, das beim Einfügen in Positionen aufgeht. **Angebote ohne Login[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Annahme per Link, der erste Aufruf steht im Verlauf, neue Versionen ersetzen die alten. **Rauminfo als Link** Kapazitäten, Strom und Anfahrt als Link ohne Login statt als PDF-Anhang. **Gewerke am Termin** Caterer, Technik und Reinigung mit Bedarf und Zusage-Status. **Workflows mit Fristen** Der Ablauf einer Hochzeit einmal angelegt, danach entstehen die Aufgaben je Buchung von selbst. **Cloudbasiert & DSGVO-konform** Ohne Installation, Server in Deutschland, auch vom Hof aus nutzbar. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Belegung & Vermietung Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp. Im Detail → AngeboteIn PRO Produkt- und Paketkatalog, Rabatte und optionale Positionen, PDF im eigenen Layout, Annahme per Link, Versionen und automatischer Verfall. Im Detail → Räume & Saalpläne Räume mit Technik, Anfahrt, Backstage und Ansprechpartner*innen, beliebig viele Saalpläne mit Kapazitäten und Abzügen, Rauminfo als Link. Im Detail → ## Was vermietende Häuser über eventbrain sagen - Abbildung: Schlachthof München > “Als örtlicher Veranstalter mit eigener Location, mehreren Bühnen aber auch Veranstaltungen außer Haus, haben wir mit eventbrain endlich ein Programm gefunden welches uns im Arbeitsalltag unterstützt, Aufgaben vereinfacht und Arbeit abnimmt. Die einfache Nutzung und Übersichtlichkeit des Kalenders, in welchem wir sowohl die Vermietung unserer Räumlichkeiten aber auch eigene Veranstaltungen planen können, ist für uns nicht mehr wegzudenken. Aber auch die Light-User-Funktion ist für uns unverzichtbar geworden. Sowohl Subunternehmern wie zum Beispiel Veranstaltungstechniker oder das Gastro-Team bekommen tagesaktuell ganz einfach Informationen, Aufgaben und Aufträge zugeteilt. Unser gesamtes Team ist somit immer auf dem gleichen Stand.” - Abbildung: Lagerhalle Osnabrück > “Bei uns laufen zahlreiche Kurse und Veranstaltungen parallel über viele Räume, da benötigt unser Team einen guten Überblick. Das Raummodul von eventbrain erleichtert unseren Alltag mit viel Transparenz und Struktur, ohne Excel-Chaos und Doppelbuchungen.” ## Häufige Fragen von Eventlocations ### Welche Software eignet sich für Eventlocations? eventbrain führt für Eventlocations Räume und Außenflächen mit Saalplänen, einen Belegungskalender mit Optionen und Warnung bei Überschneidungen, Angebote aus dem eigenen Paketkatalog mit Annahme per Link und die Dienstleister an jedem Termin in einem System. Anfragen, Buchungen und Aufgaben hängen an derselben Veranstaltung, das Team sieht denselben Stand. ### Können Kund*innen ein Angebot online annehmen? Ja, über einen Link ohne Login: Kund*innen nehmen das Angebot online an oder lehnen es mit Begründung ab, und wer es erstellt hat, bekommt sofort Bescheid. Der erste Aufruf des Links steht im Kommunikationsverlauf, eine neue Version ersetzt die alte, und abgelaufene Angebote setzt eventbrain jede Nacht auf „Abgelaufen“. Angebote gehören zum PRO-Umfang. ### Wie behalte ich mehrere Optionen auf denselben Termin im Blick? Jede Belegung hat einen Status von der Anfrage über die Option mit Rang bis zur Buchung, so ist je Termin sichtbar, wer als erste und wer als zweite Option wartet. Überschneidet sich ein neuer Eintrag mit einer bestehenden Buchung im selben Raum, warnt eventbrain schon beim Eintragen. Bis wann eine Option gilt, hältst du als Aufgabe mit Frist fest, damit die Nachfrage nicht vergessen wird. ### Müssen Caterer und Techniker*innen einen Account anlegen? Einen Full-Account braucht kein Dienstleister: Für ihren Teil der Veranstaltung genügt ein Light-Account, die ersten zehn sind kostenlos. Rauminfos mit Kapazität, Strom und Anfahrt lassen sich zusätzlich als Link teilen, den die Gegenseite ohne Anmeldung öffnet. ### Was kostet eventbrain für eine Eventlocation? Räume, Belegungskalender, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind schon in der kostenlosen Basisversion enthalten. Angebote aus dem Paketkatalog gibt es ab PRO für 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team. Jeder weitere Full-Account kostet 19,90 € im Monat, alle Preise netto. ## Wie viele Anfragen liegen bei dir gerade unbeantwortet? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu deinem Haus passt. --- # Software für Clubs und Diskotheken Vier Nächte die Woche, jede mit eigener Rechnung Eigene Partys, fremde Bookings und Vermietung im selben Raum. eventbrain hält Termine, Gästekontingente und Abrechnung je Nacht auseinander, ohne dass du drei Listen führst. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Gästeliste mit Person, Referenz wie Gewinnspiel, Agentur oder Band, Gastart und Check-in-Stand je Eintrag, etwa 2 von 2 da oder 0 von 4 ## Wo eventbrain einem Club Arbeit abnimmt Ein Haus, das zwanzig Nächte im Monat bespielt, hat zwanzig kleine Veranstaltungen gleichzeitig in Arbeit. Jede davon hat eigene Konditionen, eine eigene Gästeliste und eine eigene Abrechnung. ### Belegung aller Nächte in einem Kalender Eigene Reihe am Donnerstag, fremder Veranstalter am Freitag, Firmenvermietung am Samstag: Alles steht im selben Kalender. Überschneidet sich ein Termin, warnt eventbrain, bevor die zweite Zusage rausgeht. So schafft eventbrain das - Eigene Veranstaltungen, fremde Bookings und Vermietungen liegen im selben Kalender, unterscheidbar nach Projekttyp - Überschneidet sich ein Termin mit einer anderen Buchung, auch an Aufbautagen, warnt das System schon beim Eintragen - Je Nacht hängen Konditionen, Ansprechpartner*innen und Vereinbarung am Termin statt in der Mail von damals - Ein Projekttyp lässt sich wechseln, wenn aus der Anfrage doch eine eigene Party wird - Abbildung: Projektliste mit drei Veranstaltungen im November 2026, je mit Termin, Projekt, fünf Meilenstein-Ampeln in Grün und Rot und verkauften Tickets wie 384 von 756 - Abbildung: Kalender von Donnerstag bis Sonntag, am Freitag zwei Optionen für denselben Abend im Kleinen Saal mit Rang 1 und 2, daneben gebuchte Veranstaltungen in anderen Räumen ### Die Türliste, live an der Tür Gäste vom Booking, vom Label und aus dem eigenen Kreis stehen auf einer Liste, die am Abend im Vollbild an der Tür läuft. Nachträge stehen sofort drin, und die Crew sieht, wer schon da ist. So schafft eventbrain das - Gäste mit Typ wie Presse, VIP oder Crew, Kontingente je Preiskategorie mit Stand vergeben, frei und erschienen - Die Live-Gästeliste läuft am Abend im Vollbild an der Tür, mit Check-in und Nachträgen, die sofort drinstehen - Reduktionen und Freikontingente gehen von der Kapazität ab, statt in einer Nebenrechnung zu leben - Nach der Nacht bleibt dokumentiert, wer tatsächlich da war ### Abrechnung je Nacht, direkt nach dem Wochenende Gage, Ticketing, Barumsatz und Nebenkosten laufen je Nacht zusammen. Nach dem Wochenende siehst du, welche Nacht getragen hat und welche Reihe sich rechnet. So schafft eventbrain das - Feste Gage, Beteiligung oder Türsplit rechnen sich selbst, mit Nebenkosten aus euren Vorlagen - Ticketing-Zahlen aus elf Systemen laufen automatisch ein, Barverkauf pflegst du daneben - Je Nacht stehen Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis, über eine ganze Reihe auch im Vergleich[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - GEMA-relevante Angaben werden mitgeführt, statt kurz vor Frist rekonstruiert zu werden - Abbildung: Auswertung einer Club-Reihe mit drei Nächten, je Nacht Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis, eine Nacht im Minus - Abbildung: Gage-Berechnung: 600 Euro Garantie plus 50 Prozent ab der 100. Karte ergeben bei 119 verkauften Karten 818,50 Euro ### Wiederkehrende Aufgaben für jede Nacht Booking bestätigen, Rider prüfen, Gästeliste einsammeln: Was jede Nacht braucht, steht als Aufgabe mit Frist bereit. Auch das, was nur einmal im Monat dran ist, kommt rechtzeitig auf die Liste. So schafft eventbrain das - Für eure Reihen und für Vermietungen legt ihr den Ablauf einmal als Workflow an - Auf eine Nacht angewendet, entstehen die Aufgaben mit Fristen relativ zu Ankündigung, Vorverkaufsstart oder Veranstaltungstag - Wird eine Nacht verschoben, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben mit - Was jede Woche ansteht, läuft als wiederkehrende Aufgabe, ohne neu angelegt zu werden - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich - Abbildung: Aufgabenliste eines Projekts mit den daraus berechneten Fristen vom 04.05. bis 05.11.2026, je mit zuständiger Person ## Was für Clubs in eventbrain steckt Belegungskalender, Gästeliste, Ticketing, Deals, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Den automatischen Abruf der Ticketzahlen, das Ticketing-Reporting und das Ergebnis je Nacht gibt es ab PRO. **Projekttypen nebeneinander** Eigene Party, fremdes Booking und Vermietung im selben Kalender, klar getrennt. **Belegung mit Auf- und Abbau** Aufbau, Nacht und Abbau als eigene Zeiten, Überschneidungen meldet eventbrain beim Eintragen. **Gästeliste mit Kontingenten** Gästetypen wie Presse, VIP oder Crew, Kontingente je Preiskategorie mit Stand vergeben, frei und erschienen. **Live-Gästeliste** Vollbild für die Tür mit Check-in. Der Zugang für die Tür öffnet die Liste nur am Veranstaltungstag. **Deal-Rechner** Pauschale, Einnahmebeteiligung oder Gage gegen Beteiligung, mit Nebenkosten aus Vorlagen. **Ticketing aus elf Systemen[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Vorverkauf läuft automatisch ein, Abendkasse und Barverkauf trägst du daneben ein. **Ergebnis je Nacht[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis je Nacht, nach Reihe gefiltert vergleichbar. **Gewerke & Security** Technik, Einlass und Sanitätsdienst mit Bedarf und Zusage-Status. **Cloudbasiert & DSGVO-konform** Ohne Installation, Server in Deutschland, auch vom Tresen aus nutzbar. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Belegung & Vermietung Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp. Im Detail → Gästeliste & Einlass Gäste mit Typ und Kontingent, Import per CSV oder KI, Live-Gästeliste mit Check-in für die Tür. Im Detail → Deals & Gagen Fünf Deal-Arten, Stufen nach Karten oder Umsatz, vier Berechnungsbasen, Nebenkosten aus Team-Vorlagen und Abgaben je Programmpunkt. Im Detail → ## Was ein Haus mit mehreren Bühnen über eventbrain sagt - Abbildung: Schlachthof München > “Als örtlicher Veranstalter mit eigener Location, mehreren Bühnen aber auch Veranstaltungen außer Haus, haben wir mit eventbrain endlich ein Programm gefunden welches uns im Arbeitsalltag unterstützt, Aufgaben vereinfacht und Arbeit abnimmt. Die einfache Nutzung und Übersichtlichkeit des Kalenders, in welchem wir sowohl die Vermietung unserer Räumlichkeiten aber auch eigene Veranstaltungen planen können, ist für uns nicht mehr wegzudenken. Aber auch die Light-User-Funktion ist für uns unverzichtbar geworden. Sowohl Subunternehmern wie zum Beispiel Veranstaltungstechniker oder das Gastro-Team bekommen tagesaktuell ganz einfach Informationen, Aufgaben und Aufträge zugeteilt. Unser gesamtes Team ist somit immer auf dem gleichen Stand.” ## Häufige Fragen von Clubs und Diskotheken ### Welche Software eignet sich für Clubs und Diskotheken? eventbrain führt für Clubs eigene Partys, fremde Bookings und Vermietungen im selben Belegungskalender, dazu Deals mit DJs und Acts, Gästelisten mit Check-in an der Tür, die Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen und das Ergebnis je Nacht. Jede Nacht ist ein eigenes Projekt mit Konditionen, Aufgaben und Zahlen. ### Wie funktioniert die Gästeliste an der Tür? Die Live-Gästeliste läuft im Vollbild am Einlass, mit Check-in auch für einen Teil einer Reservierung. Wer an der Tür steht, bekommt einen Light-Account, der die Gästeliste nur am Veranstaltungstag öffnet. Gäste haben einen Typ wie Presse, VIP oder Crew, Kontingente zeigen je Preiskategorie, was vergeben, frei und erschienen ist, und angelieferte Listen liest eventbrain per CSV oder KI ein. ### Wie rechnen wir DJ-Gagen mit Türbeteiligung ab? Mit dem Deal am Programmpunkt: Pauschale, Einnahmebeteiligung, Gage plus Beteiligung, Gage gegen Beteiligung oder Beteiligung nach Kosten, auch in Stufen nach verkauften Karten oder Umsatz. Gerechnet wird mit dem aktuellen Verkaufsstand oder der Prognose, Nebenkosten kommen aus euren Vorlagen, und KSK und GEMA stehen mit Zuständigkeit dabei. ### Laufen eigene Partys und Vermietungen im selben Kalender? Ja: Eigene Veranstaltungen, fremde Bookings und Vermietungen sind Projekttypen im selben Belegungskalender, mit Aufbau, Nacht und Abbau als eigenen Zeiten. Überschneidet sich ein Termin mit einer anderen Buchung, warnt eventbrain schon beim Eintragen. Für Vermietungen gibt es eigene Vorlagen für Mietvertrag und Mails. ### Was kostet eventbrain für einen Club? Belegungskalender, Gästeliste mit Check-in, Ticketing, Deals, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind schon in der kostenlosen Basisversion enthalten. Den automatischen Abruf der Ticketzahlen, das Ticketing-Reporting und die Kalkulation je Nacht gibt es ab PRO für 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team. Alle Preise netto. ## Weißt du, welche Nacht im letzten Monat getragen hat? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu deinem Laden passt. --- # Software für Festivals und Open Airs Drei Bühnen, vier Tage, ein Zeitplan Aufbau am Mittwoch, Abbau am Montag, dazwischen vierzig Acts und zwanzig Gewerke. eventbrain hält Programm, Zeitpläne und Gewerke parallel, und jede beteiligte Person bekommt nur ihren Teil. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Programmpunkte einer Veranstaltung mit Agentur oder Ansprechperson und Status, ein Act angefragt, drei gebucht ## Wo eventbrain einem Festival Arbeit abnimmt Bei einem Festival laufen viele Acts, Bühnen und Gewerke gleichzeitig. eventbrain hält Programm, Zeitpläne und Gewerke zusammen, damit eine Änderung an einer Stelle überall ankommt. ### Programm über alle Bühnen, jeder Act an einer Stelle Auch bei vierzig Acts hat jeder Act seinen Eintrag mit Bühne, Slot, Gage und Anforderungen. Welcher Act noch keinen Vertrag hat, siehst du auf einen Blick, auch nach dem dritten Umbau des Line-ups. So schafft eventbrain das - Jeder Act ist ein Programmpunkt mit Bühne, Slot, Gage und Anforderungen für Technik, Catering und Hotel - Gagen rechnen sich selbst, auch bei Beteiligungen und Stufen, mit Nebenkosten aus euren Vorlagen - Verträge und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen mit den Daten des Programmpunkts - Verschiebt sich ein Festivaltag, wandern die Fristen offener Aufgaben und die Slots mit - Abbildung: Programm eines Festivals mit Band, Lesung, Walking Act und Kinderprogramm, je mit Status wie Gebucht, Angefragt oder Reserviert - Abbildung: Aufgabenliste eines Projekts mit den daraus berechneten Fristen vom 04.05. bis 05.11.2026, je mit zuständiger Person ### Ein Zeitplan, für jede*n der eigene Auszug Der Festival-Zeitplan über alle Tage und Bühnen liegt einmal in eventbrain. Der Fahrer sieht seinen Fahrplan, die Bühnentechnik ihren Bühnenplan, und nach jeder Änderung stimmen beide. So schafft eventbrain das - Ein Zeitplan über alle Tage, Bühnen und Flächen, aus dem jede Person ihren eigenen Auszug bekommt - Aufbau, Soundcheck, Showtime und Abbau liegen als eigene Zeitfenster nebeneinander - Ändert sich etwas, sehen alle dieselbe Fassung, ohne dass jemand eine neue PDF verschickt - Angelieferte Pläne kopierst du als Text hinein, der KI-Import macht strukturierte Slots daraus - Abbildung: Zeitplan über drei Tage und zwei Bühnen mit Slots für Einlass, Showtime, Abbau und Abholungen ### Gewerke und Crew mit Zusage auf einen Blick Von Bühnenbau bis Toiletten stehen bei jedem Gewerk Bedarf, Zusage und Ansprechpartner*in. Zwei Wochen vor dem Aufbau sieht das ganze Team, wer noch fehlt. So schafft eventbrain das - Je Gewerk stehen Bedarf, Angebot und Zusage-Status, sichtbar für alle im Team - Externe Firmen sehen über ihren Light-Account den eigenen Teil samt Zufahrt und Zeitfenster, ohne Einarbeitung - Wiederkehrende Abläufe hinterlegt ihr als Workflow, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen jedes Jahr von selbst - Wechselt jemand im Team, übernimmt die Nachfolge einen laufenden Plan statt einer leeren Seite - Abbildung: Realisation mit den Gewerken Tontechnik, Abendkasse und Security: Tontechnik mit 1 von 1 besetzt, Abendkasse mit 1 von 2, Security mit 0 von 5 noch nicht besetzt ## Was für Festivals in eventbrain steckt Programm, Zeitplan, Ticketing, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Den automatischen Abruf der Ticketzahlen, das Ticketing-Reporting und die Kalkulation gibt es ab PRO. **Programm über Bühnen** Jeder Act mit Bühne, Slot, Gage und Anforderungen als eigener Eintrag. **Zeitpläne mit Auszügen** Ein Plan über alle Tage und Flächen, Auf- und Abbau eingeschlossen, jede Person bekommt ihren Teil. **KI-Import für Pläne** Angelieferte Zeitpläne als Text einfügen, die KI macht strukturierte Slots daraus. **Gewerke mit Zusage-Status** Bühnenbau, Ton, Zäune, Sanitätsdienst und Security mit Bedarf und Rückmeldung. **Light-Accounts für Gewerke** Externe Firmen sehen ihren Teil samt Zufahrt. Die ersten zehn sind kostenlos. **Deal-Rechner für Gagen** Pauschale, Beteiligung oder Stufen nach Karten und Umsatz, mit Nebenkosten aus Vorlagen. **Workflows & Fristen** Euer Ablauf einmal hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben jedes Jahr von selbst. **Ticketing aus elf Systemen[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Mehrere Bühnen als ein Ticketing, mit Vorverkauf und Prognose über das ganze Festival. **Kalkulation & Break-Even[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Je Kalkulation die Ticketzahl, ab der das Festival trägt. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Zeitplan Slots über mehrere Tage und Räume, Beteiligte an ihren Slots, KI-Import und Zeiten in Dispos und auf der Website. Im Detail → Programm & Programmpunkte Programmpunkte mit Status, Deal, Bühnenanweisung, Catering, Reise und GEMA/KSK, Übernahme aus dem Künstlerprogramm. Im Detail → Kalkulation & ErgebnisIn PRO Kalkulationsspalten neben dem Ergebnis, Team-Katalog und Vorlagen, Zeilenrechner, eigene Preise und Deals je Spalte, Break-Even. Im Detail → ## Häufige Fragen von Festivals ### Welche Software eignet sich für Festivals? eventbrain führt für Festivals das Programm über alle Bühnen mit Deal und Anforderungen je Act, einen Zeitplan über alle Tage und Bühnen samt Auf- und Abbau, die Gewerke mit Zusage-Status und die Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen in einem System. Externe Firmen arbeiten über Light-Accounts mit, die ersten zehn sind kostenlos. ### Wie kommen angelieferte Zeitpläne ins System? Per KI-Import: Den Zeitplan als Text einfügen, die KI erzeugt daraus Slots mit Titel, Beginn und Ende. Verschiebt sich danach eine Raumbuchung, ziehen die Slots mit. ### Wie rechnen sich Gagen mit Beteiligung? eventbrain rechnet jeden Deal selbst: Pauschale, Einnahmebeteiligung, Gage plus Beteiligung, Gage gegen Beteiligung oder Beteiligung nach Kosten, auch in Stufen nach verkauften Karten oder Umsatz. Grundlage ist der aktuelle Verkaufsstand, die Erwartung oder die Prognose, und die Gagensumme zeigt alle Acts eines Festivals zusammen. ### Können mehrere Bühnen ein gemeinsames Ticketing haben? Ja, mehrere Räume lassen sich zu einem Ticketing zusammenfassen, so steht der Vorverkauf des ganzen Festivals in einer Zahl. Die Verkäufe kommen jede Nacht automatisch aus den angebundenen Systemen, Kanäle ohne Schnittstelle wie die Tageskasse trägst du daneben ein. Der automatische Abruf gehört zum PRO-Umfang. ### Steht unser Ablauf im nächsten Jahr wieder bereit? Ja: Euren Ablauf legt ihr einmal als Workflow an, mit Fristen relativ zum Veranstaltungstag, zur Ankündigung oder zum Vorverkaufsstart. Auf das nächste Festival angewendet, entstehen die Aufgaben mit fertigen Fristen, und verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen mit. ## Wer weiß bei euch, welches Gewerk noch nicht zugesagt hat? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu eurem Festival passt. --- # Software für Tourismus und Stadtmarketing Das Jahresprogramm deiner Destination an einem Ort Konzertreihe, Stadtfest, Märkte, Kultursommer: Tourismus-Marketing, Stadtmarketing und Kurverwaltungen verantworten Dutzende Termine im Jahr, viele davon eintrittsfrei. eventbrain hält Programm, Beteiligte, Budget und die Daten für die Ausspielung zusammen. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Projektliste einer Stadt mit Stadtfest, Kurkonzert, Weinfest, Hafenkonzert, Tag des offenen Denkmals und Weihnachtsmarkt, je mit Ort und Meilenstein-Ampeln ## Wo eventbrain Tourismus und Stadtmarketing Arbeit abnimmt Für eine Destination zählt, dass Gäste das Programm finden, das Budget belegbar ist und viele Partner zur selben Zeit am selben Ort sind. eventbrain führt dafür Programm, Budget und Partner an einem Ort. ### Einmal pflegen, überall aktuell Verschiebt sich das Platzkonzert wegen Regen, änderst du den Termin einmal am Event. Website, Printprogramm und Portale ziehen danach denselben Stand. So schafft eventbrain das - Texte, Bilder, Termine und Orte liegen am Event, die Web-Freigabe steuert, ab wann es erscheint - Die eigene Veranstaltungs-Website Add-on füllt sich daraus, mit Suche nach Ort und Umkreis - rausgegangen.de wird bei jeder Änderung nachgezogen[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Für den Kalender auf eurer bestehenden Destinations-Website baut eure Webagentur die Anbindung über die REST-API[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Abbildung: Eventliste auf der eigenen Veranstaltungs-Website mit Bild, Datum, Ort und Ausverkauft-Hinweis - Abbildung: Marketingkalender mit Ankündigungsstart, Vorverkaufsstart und Veröffentlichungsterminen je Tag ### Budget und Zahlen für den Ausschuss[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Was der Kultursommer gekostet hat und wo das Jahresbudget steht, zeigt eventbrain je Veranstaltung und übers Jahr. Für den nächsten Gremientermin exportierst du die Zahlen, statt zwei Tage lang zu suchen. So schafft eventbrain das - Je Veranstaltung stehen Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis in einer Zeile, gefiltert nach Zeitraum oder Reihe und als Excel exportierbar - Jede Budgetkategorie lässt sich als eigene Spalte zeigen - Personal, Mieten und Förderungen stehen als Posten ohne Projektbezug mit Soll und Ist daneben, wiederkehrende als Serie - Die Zeitreihe zeigt Monate oder Jahre im Vergleich, mit kumuliertem Saldo - Abbildung: Kalkulation mit Planung und Ergebnis nebeneinander: Ausgaben für Gage, Technik und Raummiete, Einnahmen aus dem Ticketverkauf, Ergebnis 2.900 Euro geplant und 1.598 Euro erreicht, Break-even bei rund 312 Tickets ### Partner und Beteiligte auf demselben Stand Musikverein, Gastronomie und Bühnentechnik finden Aufbauzeit, Stromanschluss und Ansprechpartner*innen selbst. Jede Seite sieht ihren Teil des Stadtfests, ohne einzelne Mails und Anrufe. So schafft eventbrain das - Wer laufend mitarbeitet, bekommt einen Light-Account und sieht nur die eigenen Projekte; die ersten zehn sind kostenlos - Wer nur einmal etwas sehen soll, bekommt einen Link ohne Login, etwa das Programm für die Presse - Bühnentechnik, Sicherheit und Reinigung stehen als Gewerke mit Zusage-Status am Termin - Die Kontaktdatenbank hält Vereine, Künstler*innen und Dienstleister mit Branche fest, über alle Jahre - Abbildung: Realisation eines Festes: Brandwache der Feuerwehr besetzt, Ordner mit 2 von 4 Personen, Sanitätsdienst noch nicht besetzt - Abbildung: Presse-Link zum Programm ohne Login: Veranstaltung Winterzauber mit Terminen und Ort, darunter ein Programmpunkt mit Kurztext und Pressestimme ### Wiederkehrende Abläufe als Vorlage Das Stadtfest läuft jedes Jahr gleich, und genau so liegt der Ablauf in eventbrain. Genehmigung, Bühne und Programmheft stehen im nächsten Jahr sofort als Aufgaben mit Fristen da, auch wenn neue Kolleg*innen übernehmen. So schafft eventbrain das - Den Ablauf einer Veranstaltung legt ihr einmal als Workflow an - Fristen hängen am Veranstaltungstag oder an der Ankündigung und stehen beim nächsten Mal sofort fest - Verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben mit - Ferien und Feiertage des Bundeslands liegen als Hintergrund im Kalender, Termine lassen sich als iCal-Feed abonnieren - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich - Abbildung: Aufgabenliste eines Projekts mit den daraus berechneten Fristen vom 04.05. bis 05.11.2026, je mit zuständiger Person ## Was für Tourismusorganisationen in eventbrain steckt Projekte, Kalender, Aufgaben, Zeitplan und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Auswertung, rausgegangen.de und die REST-API gibt es ab PRO, die Veranstaltungs-Website als Add-on. **Veranstaltungen als Projekte** Jede Veranstaltung mit Texten, Bildern, Terminen, Orten und Beteiligten. **Kalender mit Serien** Wöchentliche Platzkonzerte oder monatliche Märkte als Serie, Ferien und Feiertage je Bundesland im Hintergrund. **Veranstaltungs-Website Add-on** Eventliste mit Detailseiten, Suche nach Ort und Umkreis, eigene Domain. **REST-API[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Veranstaltungen, Programme, Orte und Termine für eure bestehende Website, angebunden durch eure Agentur. **Auswertung je Veranstaltung[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Eine Zeile je Veranstaltung, Fixkosten und Förderungen daneben, Export nach Excel. **Light-Accounts** Vereine, Gastronomie und Dienstleister sehen ihre Projekte, die ersten zehn kostenlos. **Teilbare Links** Programm für die Presse oder die Bühne als Link ohne Login, jederzeit abschaltbar. **Workflows mit Fristen** Der Ablauf des Stadtfests einmal angelegt, danach entstehen die Aufgaben jedes Jahr von selbst. **Cloudbasiert & DSGVO-konform** Ohne Installation, Server in Deutschland. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Veranstaltungs-Website Add-on Eine eigene Website mit Eventliste und Detailseiten, die sich aus den Daten in eventbrain füllt. Im Detail → Auswertung & KSKIn PRO Eine Zeile je Veranstaltung mit Export, Fixkosten und Erlöse mit Serien, Zeitreihe nach Monat oder Jahr, KSK-Meldung als CSV. Im Detail → Aufgaben & Workflows Aufgaben mit Status, Priorität und Abhängigkeiten, Workflows mit Fristen relativ zu Veranstaltungstag, Ankündigung oder Vorverkauf. Im Detail → Bereits mit eventbrain unterwegs - Abbildung: Nordseeheilbad Cuxhaven - Abbildung: Wilhelmshaven Touristik - Abbildung: Flora Westfalica ## Häufige Fragen aus Tourismus und Stadtmarketing ### Welche Software eignet sich für Tourismus-Marketing und Stadtmarketing? eventbrain führt für Tourismus-Marketing-Organisationen, Stadtmarketing-Gesellschaften und Kurverwaltungen jede Veranstaltung als Projekt mit Texten, Bildern, Terminen, Orten und Beteiligten. Daraus speisen sich die eigene Veranstaltungs-Website (Add-on), rausgegangen.de und über die REST-API weitere Systeme. Dazu kommen eine Auswertung je Veranstaltung für Gremien, Light-Accounts für Partner*innen und Workflows für wiederkehrende Veranstaltungen. ### Kommt unser Programm auf die bestehende Destinations-Website? Ja, über die REST-API: Veranstaltungen, Programme, Orte und Termine sind mit vollständiger Dokumentation abrufbar. Die Anbindung an eure Website oder euren Veranstaltungskalender baut eure Webagentur, ein fertiges Widget zum Einbetten gibt es nicht. Eine direkte Anbindung an touristische Veranstaltungsdatenbanken gibt es ebenfalls nicht, die API ist auch dafür der Weg. Die API gehört zum PRO-Umfang. ### Brauchen wir eventbrain, wenn unsere Veranstaltungen eintrittsfrei sind? Ja, denn die Arbeit liegt dann in Ausspielung, Abstimmung und Budget. Ticketing ist in allen Paketen enthalten und bleibt einfach leer, wo es keins gibt. Für Veranstaltungen mit Vorverkauf holt eventbrain ab PRO die Zahlen jede Nacht aus den angebundenen Ticketingsystemen. ### Wie belegen wir die Mittelverwendung gegenüber dem Gremium? Mit der Auswertung: eine Zeile je Veranstaltung mit Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis, jede Budgetkategorie als eigene Spalte, gefiltert nach Zeitraum oder Reihe und als Excel exportierbar. Personal, Mieten und Förderungen stehen als Posten ohne Projektbezug mit Soll und Ist daneben, die Zeitreihe zeigt Monate oder Jahre im Vergleich. Die Auswertung gehört zum PRO-Umfang. ### Was kostet eventbrain für eine Tourismusorganisation? Projekte, Kalender, Aufgaben, Zeitplan und zehn Light-Accounts sind schon in der kostenlosen Basisversion enthalten. Auswertung, rausgegangen.de und die REST-API gibt es ab PRO für 99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, für das ganze Team. Die eigene Veranstaltungs-Website kostet als Add-on 39 € im Monat, alle Preise netto. ## An wie vielen Stellen pflegst du heute denselben Termin? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu eurer Destination passt. --- # Software für Kulturveranstalter Du machst die Veranstaltung, nicht das Backoffice Du planst Konzerte, Comedy, Theater oder Lesungen. eventbrain bündelt Planung, Ticketing-Reporting, Marketing und Realisation an einem Ort, damit deine Zeit in die Veranstaltung fließt statt in die Verwaltung. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Projektliste mit Konzerten, Comedy, Theater und Lesung im Herbst und Winter, je mit Spielort, drei Meilenstein-Ampeln und verkauften Tickets wie 412 von 450 Viele Kulturveranstalter*innen vertrauen bereits auf eventbrain - Abbildung: Landstreicher Konzerte - Abbildung: Hannover Concerts - Abbildung: Koopmann Concerts & Promotion - Abbildung: Headline - Abbildung: Komische Nacht - Abbildung: Wilhelmshaven Touristik ## Wo eventbrain dir als Kulturveranstalter*in Arbeit abnimmt Ticketing, Projekt, Vorverkauf, Ablauf und Booking laufen in eventbrain an einem Ort zusammen, bei jeder Show. ### Ticketing-Reporting, das von selbst läuft Die Zahlen aus Eventim, Reservix und den anderen Systemen laufen jede Nacht zusammen, und die Reporting-Mail an die Agenturen geht nach Zeitplan von selbst raus. Ruft eine Agentur zwischendurch an, steht der aktuelle Stand schon da. So schafft eventbrain das - Zehn Ticketingsysteme liefern jede Nacht automatisch; Kanäle ohne Schnittstelle pflegst du daneben und sie fließen gleichberechtigt in die Gesamtzahl ein - Fertige Reportings gehen je Empfänger*in nach eigenem Zeitplan raus, als Einzelbericht oder Sammelmail über alle Veranstaltungen eines Kontakts - Bei 20 %, 10 % und ausverkauft warnt das System von selbst und meldet den Ausverkauf allen Beteiligten - Liefert eine Schnittstelle keine Zahlen, erfährst du es, bevor jemand anruft - Abbildung: Veranstaltungsliste mit Ticketstaenden - Abbildung: Verkaufsverlauf einer Veranstaltung als Kurve ### Alles zur Show im Projekt Rider, Bühnenanweisung und Zeitplan liegen am Projekt statt in Mails, Chats und PDF-Anhängen. Wer nachschaut, sieht immer die aktuelle Fassung, auch die Partner*innen von außen. So schafft eventbrain das - Verträge, Deals, Zeitpläne, Dateien, Notizen, Mails und Zahlen sammeln sich am Projekt und an jedem seiner Bereiche - Externe bekommen über Light-Accounts genau den Ausschnitt, den sie brauchen, inklusive Notizen und Dateien, die nur für sie bestimmt sind - Partner*innen sind mit einem Light-Account sofort handlungsfähig, ohne Einarbeitung; die ersten zehn sind kostenlos - Das Projekt-Dashboard beantwortet „Wo stehen wir?", statt einer Rundmail - Abbildung: Projekt-Logbuch mit hochgeladener Bühnenanweisung, einer Notiz zum Support-Act und einer erstellten Dispo, je mit Datum und Person - Abbildung: Projekt-Dashboard mit Meilenstein-Ampeln, einer Notiz zum Support-Act und dem Ticketstand von 384 verkauften Tickets ### Vorverkauf im Blick, Wochen vor der Show Hinkt der Vorverkauf hinterher, siehst du es Wochen vor der Show, solange eine Marketing-Offensive noch etwas bewirkt. Prognose und Kalkulation zeigen dir, ab wann die Show trägt. So schafft eventbrain das - Die Prognose rechnet die Verkäufe der letzten Wochen bis zum Veranstaltungstag hoch - Die Kalkulation zeigt, ab wie vielen Tickets und welcher Auslastung die Show trägt[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Deals rechnen sich selbst: feste Gage, Beteiligung oder Stufen-Deal, mit Nebenkosten aus Team-Vorlagen - Kampagnen liegen auf demselben Zeitstrahl wie die Verkäufe, so siehst du, welche Maßnahme wirkt - Abbildung: Verkaufskurve mit Break-Even-Linie - Abbildung: Ticketing-Widget mit Auslastung und Gaesteliste ### Der Ablauf jeder Show startet von selbst Legst du eine neue Show an, stehen die Aufgaben mit Fristen schon da, von der Tontechnik bis zur Abendkasse. An den Gewerken siehst du, wie viele Securities gebraucht werden und wer schon zugesagt hat. So schafft eventbrain das - Workflows erzeugen aus deinem eingespielten Ablauf konkrete Aufgaben mit fertig berechneten Fristen - Verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben automatisch mit - Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status: wie viele Kassenkräfte, Securities, Techniker*innen, und wer schon zugesagt hat - Zeitpläne über Tage und Räume; jede Person bekommt ihren individuellen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments - Angelieferte Zeitpläne kopierst du als Text aus Mail, PDF oder Word hinein, der KI-Import macht strukturierte Slots daraus - Abbildung: Realisation mit den Gewerken Tontechnik, Abendkasse und Security: Tontechnik mit 1 von 1 besetzt, Abendkasse mit 1 von 2, Security mit 0 von 5 noch nicht besetzt - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich ### Booking für viele Termine in einem Raster[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Für die zwölf Abende einer Reihe fragst du die Acts bei zwanzig Agenturen im selben Raster an. Je Termin steht dort, ob er angefragt, optioniert oder gebucht ist, und die Statusmails gehen von selbst raus. So schafft eventbrain das - Termine vieler Künstler*innen strukturiert anfragen, optionieren und buchen, in einem Raster aus Künstler*innen und Terminen - Statusmails an Künstler*innen und Agenturen verschickt das System automatisch aus Vorlagen - Künstler*innen bestätigen ihre Verfügbarkeiten über einen persönlichen Link, ganz ohne eigenen Account - Je Termin ist jederzeit sichtbar, ob er angefragt, optioniert oder gebucht ist - Abbildung: Terminanfragen an vier Acts mit Datum der Anfrage, Datum der Antwort und Rückmeldung wie 2 von 2 Terminen frei - Abbildung: Terminplanung als Raster aus Acts und Terminen mit Status markiert, angefragt, gebucht oder bestätigt und Zählern je Datum ## Was für Kulturveranstalter*innen alles drinsteckt Von der ersten Planung bis zur Abrechnung, alle Werkzeuge für deine Veranstaltungen an einem Ort. **Projektübersicht & Dashboards** Alle Veranstaltungen mit speicherbaren Ansichten und einem frei anordenbaren Projekt-Dashboard. **Ticketing aus elf Systemen** Automatischer Abruf von CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs. **Automatische Reportings** Verkaufszahlen gehen automatisch an Agenturen, Partner und dein Team, so oft du willst. **Verkaufsprognose & Break-Even** Hochrechnung der Verkäufe bis zum Veranstaltungstag, erwarteter Gewinn aus der Kalkulation und Break-Even in Tickets. **Aufgaben & Workflows** Aufgaben mit berechneten Fristen, gebündelt nach Booking, Marketing, Ticketing und Produktion. **Realisation & Gewerke** Kasse, Security und Technik anfragen, Zu- und Absagen jederzeit im Blick. **Booking & Künstlerkoordination** Acts für viele Termine im Raster anfragen, danach Deals, Rider, Catering- und Hotelwünsche zentral bei jedem Act. **Zeitpläne über Tage & Räume** Mehrtägige Dispositionspläne pro Person, inklusive KI-gestütztem Import von Textplänen. **Marketing & Pressearbeit** Kampagnen auf dem Verkaufs-Zeitstrahl, rausgegangen.de-Anbindung und geplanter Presseversand. **Dokumente aus Vorlagen** Verträge, Dispos und Specs mit einem Klick, alle Daten automatisch eingefügt. **Kontaktdatenbank** Künstler*innen, Venues und Dienstleister mit branchenspezifischen Infos an einem Ort. **Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform** Vom Büro, aus dem Backstage-Bereich oder von der Abendkasse aus nutzbar, ohne Installation, mit Servern in Deutschland. [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) ## Was Kulturveranstalter*innen über eventbrain sagen - Abbildung: APPLAUS Kulturproduktionen > “eventbrain erübrigt uns Hunderte Excel-Tabellen und liefert einfach nachvollziehbare Ablage und Zuordnung von Informationen. Das Tool spart uns viel Aufwand in der Standardisierung von Prozessen und Arbeitsweisen.” > “Weniger Chaos, mehr Überblick: eventbrain bringt Ordnung in unseren Projektalltag.” - Abbildung: Pluspunkt Events > “Endlich haben wir ein Tool, mit dem wir unsere Veranstaltungen von Anfang bis Ende verwalten können, von der Planung über den gesamten Vorverkaufszeitraum bis zur Durchführung. Besonders das Ticketing und die Vorverkaufszahlen nehmen nur noch wenig Zeit in Anspruch.” ## Häufige Fragen von Kulturveranstalter*innen ### Welche Software eignet sich für Konzertveranstalter? Für Konzert-, Comedy-, Theater- und Festivalveranstalter ist eventbrain genau dafür gebaut: Programm und Künstler*innen, Deals und Gagen, Vorverkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen, Marketing auf dem Verkaufs-Zeitstrahl und die Realisation mit allen Gewerken liegen an derselben Veranstaltung. Mit eventbrain arbeiten unter anderem Hannover Concerts, Landstreicher Konzerte, APPLAUS Kulturproduktionen und a.s.s. concerts & promotion. ### Wie kommen die Vorverkaufszahlen in eventbrain? Der Abruf läuft jede Nacht automatisch über die Schnittstellen zu elf Ticketingsystemen; brauchst du die Zahlen sofort, genügt ein Klick. Kanäle ohne Schnittstelle pflegst du daneben: Abendkasse, Tourneekontingent, Vorverkaufsstellen vor Ort. Sie zählen gleichberechtigt in die Gesamtsumme. Alle Vertriebswege werden zu einer Zahl aggregiert und bleiben einzeln aufschlüsselbar. ### Wie funktioniert das Reporting an Agenturen und Künstler*innen? Alle Empfänger*innen bekommen ihre Zahlen automatisch, im vereinbarten Zuschnitt und zur vereinbarten Zeit: Vorlage, Absender, Uhrzeit, Wochentage und Zeitraum sind pro Empfänger*in einstellbar, und du legst fest, welche Vertriebswege in den jeweiligen Bericht einfließen. Wahlweise als Einzelbericht je Veranstaltung oder als Sammelmail über alle Veranstaltungen eines Kontakts. Der Versand läuft über eure eigene Absenderadresse, und Sammelmails bleiben im Verlauf des Kontakts archiviert, sodass später nachvollziehbar ist, wer wann welche Zahlen bekommen hat. ### Können Technik, Kasse und Dienstleister ohne eigenen Account mitarbeiten? Ja: Externe bekommen entweder einen Light-Account mit reduzierter Sicht auf genau die Projekte, denen sie zugeordnet sind, oder einen Link, den sie ohne Login öffnen. Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos. Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status, wie viele Kassenkräfte, Securities und Techniker*innen gebraucht werden und wer schon zugesagt hat. ### Wie frage ich Acts für viele Termine gleichzeitig an? In der Terminplanung (im Paket PRO) stehen Acts und Termine in einem Raster. Du fragst an, optionierst und buchst, und je Termin ist sichtbar, welcher Stand gilt. Statusmails gehen aus Vorlagen raus, und Künstler*innen oder Agenturen bestätigen ihre Verfügbarkeit über einen persönlichen Link ohne eigenen Account. Wer selbst Acts vertritt und Touren über viele Häuser plant, nutzt dafür die Tourplanung. ## Bereit, dein Backoffice zu entlasten? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain für euch passt. --- # Software für Locations und Venues Eigene Shows, fremde Mieter*innen, viele Räume in einem System Du veranstaltest selbst und vermietest deine Räume? Die Veranstaltungssoftware für Kulturbetriebe und Venues bringt beides unter ein Dach, ohne Doppelarbeit, ohne den Überblick zu verlieren. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Raumbelegung eines Kulturzentrums an einem Samstag: Probe und Vorstellung im Theatersaal, Kindertheater und vermieteter Poetry Slam auf der Studiobühne, Sektempfang im Foyer, vermieteter Workshop im Seminarraum Viele Spielstätten arbeiten bereits mit eventbrain - Abbildung: Pumpwerk Wilhelmshaven - Abbildung: Lagerhalle Osnabrück - Abbildung: Schlachthof München - Abbildung: Flora Westfalica - Abbildung: Nordseeheilbad Cuxhaven ## Wo eventbrain dir in deiner Location Arbeit abnimmt Belegung, Anfragen, Angebote und Abrechnung laufen in eventbrain zusammen, für eigene Veranstaltungen wie für Vermietungen. ### Eigenveranstaltung und Vermietung in einer Übersicht Eigenes Programm und Vermietungen stehen in derselben Übersicht, jedes mit seinem eigenen Projekttyp. Wer beides plant, sieht Konflikte, solange sie sich noch günstig lösen lassen. So schafft eventbrain das - Eigene Projekttypen für beide Welten: Eigenveranstaltung und Vermietung, nebeneinander in derselben Übersicht - Vermietungen bringen einen eigenen Bereich für die Mieterseite mit - Gespeicherte Filtersichten trennen die Perspektiven, wenn du sie getrennt brauchst - Ein Projekttyp lässt sich nachträglich wechseln, wenn aus der Anfrage doch eine eigene Show wird - Abbildung: Projektliste mit drei Veranstaltungen im November 2026, je mit Termin, Projekt, fünf Meilenstein-Ampeln in Grün und Rot und verkauften Tickets wie 384 von 756 - Abbildung: Kalender von Donnerstag bis Sonntag, am Freitag zwei Optionen für denselben Abend im Kleinen Saal mit Rang 1 und 2, daneben gebuchte Veranstaltungen in anderen Räumen ### Belegung aller Räume in einem Kalender Wer einen freien Termin sucht, schaut in den Belegungskalender, statt bei zwei Kolleg*innen und am Aushang nachzufragen. Überschneidet sich eine Buchung, warnt eventbrain schon beim Eintragen. So schafft eventbrain das - Der Belegungskalender zeigt alle Räume mit ihren Buchungszeiten nebeneinander - Bei Überschneidungen warnt das System schon beim Eintragen, auch bei Serienterminen - Raumbuchungen entstehen direkt aus dem Kalender heraus - Je Raum beliebig viele Saalpläne mit Kapazitäten, Kontingenten, Sperrungen und Rollstuhlplätzen - Deutsche Feiertage und Schulferien je Bundesland lassen sich als Kalender-Ebene einblenden - Abbildung: Belegungskalender von Donnerstag bis Sonntag mit Buchungen in Kleiner Saal, Konzerthalle, Weserhalle und Kongresshalle, je Raum eine Farbe, gebuchte Termine grün, Optionen blau mit Rang ### Aus der Mietanfrage wird in Minuten ein Angebot Das Angebot entsteht aus eurem Paketkatalog, statt eine Stunde in Word gebaut zu werden. Du siehst, wann es geöffnet wurde, und angenommen wird es über einen Link. So schafft eventbrain das - Angebote entstehen aus einem eigenen Produkt- und Paketkatalog mit Kategorien, Einheiten, Steuersätzen und Textbausteinen - Pakete lassen sich Räumen zuordnen und werden beim Einfügen automatisch in Positionen aufgelöst - Das Angebot geht als PDF im eigenen Layout raus; Kund*innen nehmen es über einen Link ohne Login an oder lehnen ab - eventbrain protokolliert, wann es angesehen wurde, und meldet die Antwort sofort - eventbrain verwaltet die Versionen, abgelaufene Angebote verfallen automatisch - Abbildung: Angebotspositionen Raummiete, Technikpaket und Garderobe pro Person mit Menge, Preis und Summe, darunter netto 3.620 Euro und brutto 4.307,80 Euro - Abbildung: Angebotsliste mit vier Angeboten im Status Versendet, Angenommen, Abgelehnt und Entwurf, je mit Auftraggeber und Nettobetrag ### Mieter*innen und Dienstleister finden ihre Infos selbst Anfahrt, Technik, Zeiten und Ansprechpartner*innen stehen für Mieter*innen und Dienstleister bereit, immer im aktuellen Stand. Die Auskünfte, die sonst jede Woche neu rausgehen, schlagen sie selbst nach. So schafft eventbrain das - Light-Accounts zeigen Mieter*innen und Gewerken genau den Ausschnitt, der für sie bestimmt ist - Notizen und Dateien lassen sich gezielt nur für einen bestimmten Kontakt hinterlegen - Venue-Specs, Saalpläne und Raum-Steckbriefe als Link, ohne Account auf der Gegenseite, immer im aktuellen Stand - Technik, Security und Catering führst du mit Bedarf und Zusage-Status, statt telefonisch nachzuhalten - Abbildung: Light-Account eines Dienstleisters mit gewerkbezogenen Anweisungen und freigegebener Datei - Abbildung: Realisation einer Vermietung mit Auf- und Abbau, Reinigung und Garderobe, je mit Zusagen gegen Bedarf ### Das Ergebnis jedes Abends an der Veranstaltung[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Miete, Gage und Ticketerlöse laufen an der Veranstaltung zusammen, das Ergebnis des Abends steht direkt daneben. Für die Vorlage im Ausschuss ziehst du die ganze Spielzeit als Excel. So schafft eventbrain das - Gage, Nebenkosten und Ticketerlöse einer eigenen Produktion hängen an der Veranstaltung, der Deal rechnet sich selbst - Die Kalkulation zeigt schon im Vorverkauf, ab wie vielen Tickets der Abend trägt - Mehrere Kalkulationsspalten je Veranstaltung nebeneinander, das Ergebnis direkt daneben - Eine Zeile je Veranstaltung über die ganze Spielzeit, mit Excel-Export für Träger und Gremien - Miete, Personal und Förderungen laufen als projektunabhängige Posten mit, statt die Rechnung je Abend zu verzerren - Abbildung: Kalkulation mit Planung und Ergebnis nebeneinander: Ausgaben für Gage, Technik und Raummiete, Einnahmen aus dem Ticketverkauf, Ergebnis 2.900 Euro geplant und 1.598 Euro erreicht, Break-even bei rund 312 Tickets - Abbildung: Verkaufskurve mit eingezeichneter Break-even-Schwelle ## Eine Location, ein System: alles greift ineinander Was du einmal am Raum oder am Projekt pflegst, steht überall zur Verfügung: im Angebot, im Vertrag, im Zeitplan, auf der Website. ### Räume zentral verwalten Technik, Backstage, Anfahrt und Bestuhlungsvarianten liegen am Raum, nicht in einem alten Dokument. Mehr erfahren → ### Light-Accounts Mieter*innen, Technik, Security und Catering bearbeiten ihre Aufgaben und sehen genau ihren Ausschnitt, ohne Full-Account, ohne Einweisung. Mehr erfahren → ### Ticketzahlen automatisch abrufen Für eigene Shows laufen die Verkäufe aus elf Systemen zusammen, inklusive automatischem Reporting. Mehr erfahren → ### Mietverträge aus Vorlagen Verträge und Venue-Specs mit einem Klick, im eigenen Layout, mit den Daten aus dem Projekt. Mehr erfahren → ### Zeitpläne über mehrere Räume Vom Get-in bis zum Abbau über Tage und Räume, jede Person bekommt ihren eigenen Ablaufplan. Mehr erfahren → ### Kalkulation und Abrechnung Gagen, Mieterlöse und Ticketeinnahmen je Veranstaltung, am Jahresende als Zeile pro Abend. Mehr erfahren → ### Aktuelle Infos für alle Ändert sich ein Termin oder ein Status, erfahren es automatisch alle Beteiligten und nur die. Mehr erfahren → Für Kulturzentren, Theater und Konzerthäuser ## Wenn das eigene Programm die Hauptsache ist und die Vermietung nebenherläuft Ein Haus mit eigener Handschrift plant Spielzeiten, verhandelt Gagen und verkauft eigene Tickets. Die Saalvermietung an Dritte kommt dazu, konkurriert aber um dieselben Termine und dieselbe Technik. Getrennte Listen führen genau hier zur Doppelbuchung. - Eigene Produktionen und Fremdvermietungen liegen im selben Belegungskalender, Konflikte erkennt das System automatisch - Künstlerverträge, Rider und Gagen hängen am Programmpunkt, inklusive Deal-Rechner für Beteiligungen und Stufen - Die Vorverkaufsstände aus elf Ticketingsystemen laufen automatisch zusammen, mit Prognose und Break-Even je Produktion - Über eine ganze Spielzeit siehst du, welche Reihe trägt und welche quersubventioniert wird - Haustechnik, Abendpersonal und Einlasskräfte laufen als Gewerke mit Zusage-Status mit, für jede Veranstaltung gleich - Abbildung: Gage-Berechnung einer Produktion mit erwarteten Einnahmen und Besucherzahl - Abbildung: Vorverkaufsverlauf über die Wochen bis zum Termin, mit Kapazitäts- und Break-Even-Linie Für Stadthallen, Bürgerhäuser und Mehrzweckhallen ## Wenn die Veranstaltung meistens jemand anderem gehört Hochzeit, Karnevalssitzung, Firmenfeier, Blutspendetermin und zweimal im Jahr eine eigene Veranstaltung. Der Alltag besteht aus Anfragen, Angeboten, Bestuhlungsvarianten und der Frage, wer am Samstag aufschließt. Dazu kommt für kommunal getragene Häuser das Reporting an Träger und Gremien. - Aus der Anfrage wird per Paketkatalog in Minuten ein Angebot, das Mieter*innen über einen Link ohne Login annehmen - Räume mit Kapazitäten je Bestuhlungsvariante, Technikpaketen und Auf- und Abbau als eigenen Belegungszeiten - Mieter*innen bekommen über einen eigenen Zugang Raum-Steckbrief, Hausordnung und Zeitplan, ohne dass jemand Unterlagen verschickt - Auslastung und Erlöse je Raum und Zeitraum lassen sich als Tabelle ziehen, brauchbar für die Vorlage im Ausschuss - Für die eigenen Veranstaltungen im Jahr steht derselbe Werkzeugkasten bereit wie einem Konzertveranstalter [Erfahre mehr über den Nutzen für Stadthallen und Bürgerhäuser →](https://www.eventbrain.de/stadthallen.html) - Abbildung: Gut besuchte Abendveranstaltung im Saal einer Stadthalle, Gäste an runden Tischen stoßen an ## Was für Locations und Venues alles drinsteckt Alles, was du für Eigenveranstaltung und Vermietung brauchst, in einem System. **Räumeverwaltung** Belegungszeiten aller Räume, mit Kommunikation, Dateien und Aufgaben direkt am Raum. **Eigenveranstaltung & Vermietung** Eigene Projekttypen für beide Welten, nebeneinander, ohne Doppelpflege. **Light-Accounts** Personal und Dienstleister bearbeiten ihre Aufgaben und sehen die Infos, die für sie freigegeben sind. An der Abendkasse wird die Gästeliste direkt abgehakt. **Öffentliche Rauminfo-Links** Venue-Specs und Rauminfos teilbar, ohne PDF-Anhänge im Postfach. **Ticketing aus elf Systemen** Automatischer Abruf und Reporting der Verkaufszahlen je Veranstaltung. **Mietverträge aus Vorlagen** Verträge und Dokumente mit einem Klick, alle Daten automatisch eingefügt. **Zeitpläne über mehrere Räume** Mehrtägige Dispositionspläne, jeder Beteiligte bekommt seinen Plan. **Realisation & Gewerke** Technik, Security und Catering anfragen und den Besetzungsstatus verfolgen. **Aufgaben & Workflows** Wiederkehrende Abläufe automatisch mit berechneten Terminen. **Kontaktdatenbank** Künstler*innen, Mieter*innen und Dienstleister mit allen Infos an einem Ort. **Prognose & Auslastung** Sehen, ob eine Veranstaltung auf Kurs ist, früh genug zum Nachsteuern. **Kalkulation & Abrechnung** Gagen, Mieterlöse und Kosten je Veranstaltung, mit Auswertung über die Spielzeit. **Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform** In der Location, im Büro und unterwegs derselbe Stand, ohne Installation, mit Servern in Deutschland. [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) ## Was Locations über eventbrain sagen - Abbildung: Theater am Aegi / Hannover Concerts > “Mit eventbrain haben wir ein lange benötigtes Tool gefunden. Besonders die intuitive Bedienung überzeugt: unsere Mitarbeitenden konnten ohne lange Einarbeitung direkt loslegen. Ganz besonders was den Versand von VVK-Zahlen angeht, sparen wir Zeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.” > “Die einfache Nutzung und Übersichtlichkeit des Kalenders, in welchem wir sowohl die Vermietung unserer Räumlichkeiten aber auch eigene Veranstaltungen planen können, ist für uns nicht mehr wegzudenken. […] Unser gesamtes Team ist somit immer auf dem gleichen Stand.” > “Bei uns laufen zahlreiche Kurse und Veranstaltungen parallel über viele Räume, da benötigt unser Team einen guten Überblick. Das Raummodul von eventbrain erleichtert unseren Alltag mit viel Transparenz und Struktur, ohne Excel-Chaos und Doppelbuchungen.” ## Häufige Fragen von Locations und Venues ### Kann eventbrain Raumvermietung und eigene Veranstaltungen in einem System? Ja, genau dafür ist es gebaut: Vermietung und Eigenveranstaltung laufen als zwei Projekttypen im selben Belegungskalender, statt in zwei getrennten Kalendern doppelt gepflegt zu werden. Für die eigenen Shows laufen die Verkäufe aus elf Ticketingsystemen zusammen, für die Vermietung die Angebote und Mietverträge, beides an derselben Raumbelegung. ### Wie hilft eventbrain gegen Doppelbuchungen? Jeder Raum hat eine Belegung. Überschneidet sich ein neuer Eintrag mit einer offenen oder festen Buchung im selben Raum, meldet eventbrain das beim Eintragen, auch für jede Wiederholung einer Serie. So fällt der Konflikt auf, bevor zwei Mieter*innen denselben Termin bestätigt bekommen. Neben der Belegung liegen Kapazitäten und Bestuhlungsvarianten mit Abzügen, sodass eine Anfrage in einem Blick beantwortet ist. ### Wie kommen Mieter*innen an ein Angebot? Angebote entstehen direkt aus dem Projekt: Positionen und Pakete mit Preisen zusammenstellen, fertiges PDF raus, die Veranstaltungsdaten stehen schon drin. Mieter*innen nehmen das Angebot per Link an, ohne Login. Angebote gehören zum PRO-Umfang. ### Wie beantworten wir Fragen nach Kapazität und Bestuhlung? Mit einem teilbaren Rauminfo-Link statt einem PDF-Anhang in der zwanzigsten Version: Venue-Specs, Kapazitäten und Bestuhlungsvarianten liegen am Raum und sind immer der aktuelle Stand. Wer die Daten in eigenen Systemen oder auf der eigenen Website braucht, holt sie über die REST-API. ### Wie bekommen Technik, Kasse und Security ihre Infos? Jede beteiligte Person bekommt ihren individuellen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments. Zeitpläne laufen über mehrere Tage und Räume. Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status, und externe Kräfte arbeiten über Light-Accounts oder teilbare Links mit, ohne Zugriff auf den Rest des Projekts. ## Bereit, deine Location zu entlasten? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain zu euch passt. --- # Software für Booking-Agenturen Viele Künstler*innen, viele Venues, viele Ticketsysteme in einem Überblick Für Booking-Agenturen und Tourveranstalter: Verfügbarkeiten, Tourplanung und Künstlerbetreuung an einem Ort, dazu die Vorverkaufsstände der ganzen Tour in einer Übersicht. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Tourdaten eines Acts in sechs Städten mit Spielort, Meilenstein-Ampeln und Vorverkaufsstand je Termin, von 612 von 650 in Hamburg bis 97 von 480 in Bielefeld ## Wo eventbrain einer Booking-Agentur Arbeit abnimmt Reporting, Tourplanung, Infos für unterwegs und Verträge laufen in eventbrain an einem Ort zusammen, bei jeder Tour. ### Ticketing-Reporting über alle Tourtermine, automatisch verschickt Die Verkaufszahlen aller Tourtermine laufen jede Nacht aus den Ticketingsystemen zusammen, Zahlen, die ein örtlicher Veranstalter per Mail schickt, trägst du am Termin nach. Den Montagsbericht ans Management verschickt eventbrain nach deinem Zeitplan, bei jeder Tour wieder. So schafft eventbrain das - Ticketverkäufe aus elf Systemen laufen jede Nacht automatisch zusammen. Zahlen, die ein Veranstalter per Mail schickt, trägst du am Termin nach, und sie zählen gleichberechtigt mit - Fertige Reportings gehen je Empfänger*in nach eigenem Zeitplan raus, ohne dass du sie auslöst: als Einzelbericht oder als Sammelmail über alle Shows eines Kontakts - Du legst fest, welche Vertriebswege in welchen Bericht einfließen, Management und örtlicher Veranstalter sehen also nicht dasselbe - Warnungen bei knappen Kontingenten und Ausverkauf gehen automatisch an alle Beteiligten - Vom Montagsbericht bleibt die einmalige Einrichtung je Empfänger*in: Vorlage, Uhrzeit, Wochentage, Zuschnitt - Abbildung: Verkaufsstand mehrerer Shows auf einen Blick, je Show die Verkäufe über CTS Eventim und Reservix, Summe und Auslastung - Abbildung: Verkaufsverlauf einer Show als Kurve ### Tourrouting im Raster, Lücken auf einen Blick[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Die dreißig Anfragen an Häuser und örtliche Veranstalter*innen stehen in einem Raster, jede mit ihrem Status von angefragt bis bestätigt. Die Häuser melden ihre freien Termine über einen Link selbst zurück, und bricht eine Station weg, siehst du sofort, wo im Routing die Lücke ist. So schafft eventbrain das - Eine Tour bündelt viele Projekte samt Aufgaben und Zuständigkeiten - Angefragte Termine und Häuser liegen in einem Raster, je Zelle mit Status: angefragt, optioniert, bestätigt oder abgesagt - Veranstalter*innen und Locations melden über einen eigenen Link zurück, an welchen deiner Wunschtermine sie frei sind. Der Stand steht damit am Termin selbst, statt dass jemand ihn aus dem Mailverlauf in den Kalender überträgt - Gesamtübersicht auch als Karte mit allen Tourstationen - Statusmails an die Beteiligten gehen automatisch raus - Abbildung: Tourdaten im März mit Datum, Ort und Status, drei Termine fix, zwei als Option, zwischen dem 6. und 11. März liegen freie Tage - Abbildung: Anfragen an vier Clubs für die zweite Märzhälfte mit Status angefragt, Option oder abgesagt ### Tourinfos auf dem Handy, immer im aktuellen Stand Get-in, Bühnenzeit und Ansprechpartner*innen vor Ort stehen in der App bei allen, die mit auf Tour sind. Verschiebt sich die Bühnenzeit am Nachmittag, bekommt jede*r eine Push-Nachricht, und niemand sucht die Korrektur in der WhatsApp-Gruppe. So schafft eventbrain das - Tourleitung, Crew und Künstlerbetreuung arbeiten in der App mit demselben Zugang wie im Browser und sehen nur die Projekte, für die sie freigeschaltet sind - Verschiebt sich ein Termin, bekommen alle Beteiligten eine Push-Nachricht, ebenso wer eine Aufgabe zugewiesen bekommt - Kommentare mit @-Erwähnung gehen direkt am Projekt an eine Person oder an eine ganze Gruppe wie Technik oder Abendkasse - Wer keinen Zugang hat, etwa der Hausmeister der Venue, bekommt einzelne Infos und Dateien als geteilten Link - Abbildung: Laden im App Store - Abbildung: Jetzt bei Google Play - Abbildung: eventbrain auf dem Smartphone: Projektdetail mit Aufgabenliste ### Rider und Verträge direkt aus den Künstlerdaten Programme, Rider und Technikanforderungen pflegst du einmal am Act. Neue Verträge entstehen aus euren Vorlagen und ziehen Künstler*innen, Termine und Gagen aus dem Projekt, ohne Reste vom vorigen Act. So schafft eventbrain das - Programme, Deals, Catering-, Hotel- und Bühnenanforderungen liegen am Programmpunkt statt in Mailverläufen - Ein eigener Roster „Meine Künstler" mit Booking-Vereinbarungen samt Exklusivität, Laufzeit und Einsatzgebieten - Verträge entstehen aus Vorlagen im eigenen Layout; Platzhalter ziehen Künstler*innen, Termine, Gagen und Räume automatisch aus dem Projekt - Jedes erzeugte Dokument und jede versendete Mail bleibt am Projekt archiviert - Abbildung: Dokumentvorlagen wie Angebot, Gästeliste, Standbestätigung, Veranstaltungsdispo, Dienstleistervertrag und Künstler-Zeitplan, je mit Kategorie und Layout wie Briefpapier ## Mehr Shows, wechselnde Crew, ohne dass das Chaos mitwächst Was du einmal am Act oder am Projekt pflegst, steht überall zur Verfügung: im Vertrag, im Reporting, im Tourplan. ### Automatisches Vorverkaufs-Reporting Verkaufszahlen aus elf Systemen gehen automatisch an Agenturen, Künstler*innen und Partner*innen. Mehr erfahren → ### Tourplanung über alle Venues Freitermine, Optionen und Routing-Lücken auf einen Blick, auch als Karte mit allen Stationen. ### Künstler*innen zentral verwalten Deals, Rider, Catering- und Hotelwünsche liegen am Act, wiederverwendbar in jedem Projekt. Mehr erfahren → ### Verträge aus Vorlagen Künstlerverträge mit einem Klick, im eigenen Layout, mit den Daten aus dem Projekt. Mehr erfahren → ### Weniger Reporting-Calls Partner*innen ziehen ihre Zahlen aus der Mail, die von selbst kommt, statt bei euch anzurufen. Mehr erfahren → ### Teamübergreifend auf einem Stand Eine Person kann in mehreren eventbrain-Teams mit unterschiedlichen Rollen arbeiten, praktisch für Verbünde. Mehr erfahren → ## Was für Booking-Agenturen und Tourveranstalter alles drinsteckt Vom Booking über die Tour bis zum Reporting, alle Werkzeuge für deinen Betrieb. **Booking & Terminplanung** Künstler-Verfügbarkeiten, Anfrage, Optionierung und Buchung direkt im System. **Tourplanung über mehrere Venues** Touren legen, mögliche Termine mit Häusern und örtlichen Veranstalter*innen abstimmen, den Status jederzeit im Blick. **Künstlerkoordination** Deals, Rider, Catering- und Hotelwünsche zentral und wiederverwendbar. **Ticketing aus elf Systemen** Automatischer Abruf der Verkaufszahlen für jede Show. **Automatische Partner-Reportings** Verkaufszahlen gehen automatisch an Künstleragenturen und Partner*innen. **Verträge aus Vorlagen** Künstlerverträge mit einem Klick, alle Daten automatisch eingefügt. **Aufgaben & Workflows** Pro Show automatisch die richtigen Aufgaben mit berechneten Terminen. **Kontaktnetzwerk** Künstler*innen, Agenturen, Venues und Dienstleister an einem Ort. **Realisation & Gewerke** Örtliche Produktion mit Kassen, Security und Technik koordinieren. **Marketing** Kampagnen-Tracking und automatische Veröffentlichung über rausgegangen.de. **REST-API & Website-AddOn** Daten anbinden und Veranstaltungen automatisch auf deiner Website veröffentlichen. **Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform** Auf Tour, im Büro und beim Veranstalter dieselben Daten, ohne Installation, mit Servern in Deutschland. [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) ## Was Booking-Agenturen und Tourveranstalter sagen - Abbildung: Comödie Fürth > “eventbrain unterstützt uns maßgeblich bei der Planung unserer Tourneen und erleichtert die Organisation spürbar. Besonders schätzen wir die teamübergreifende Nutzung, durch die alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.” - Abbildung: smile! producing > “Mit eventbrain kann ich unsere ganzen Veranstaltungen und Touren schnell und unkompliziert organisieren. Ich verliere nicht mehr den Überblick.” - Abbildung: a.s.s. concerts & promotion > “eventbrain unterstützt uns in der örtlichen Produktion maßgeblich. Die zentrale Kontaktdatenbank lässt uns alle Gewerke und Ansprechpartner schnell finden und Projekten zuordnen. Zuständigkeiten und Abläufe sind klar strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.” ## Häufige Fragen von Booking-Agenturen ### Welche Software eignet sich für Booking-Agenturen und Tourveranstalter? eventbrain führt Verfügbarkeiten, Tourplanung und Künstlerbetreuung an einem Ort zusammen und zeigt die Vorverkaufsstände aller Tourtermine in einer Übersicht. Deals, Rider, Catering, Hotel und Technik liegen am Programmpunkt statt im Mail-Anhang von vor drei Monaten. Mit eventbrain arbeiten unter anderem Landstreicher Konzerte, smile! producing, a.s.s. concerts & promotion und Chimperator Live. ### Wie kommen wir an die Vorverkaufsstände unserer Veranstaltungen? Über die Schnittstellen zu elf Ticketingsystemen, die jede Nacht automatisch abgerufen werden. Je nach Ticketinganbieter gibt es auf die Zahlen eines örtlichen Veranstalters keinen Zugriff; die trägst du dann von Hand nach, und sie zählen gleichberechtigt mit. Künstler*innen und Partner*innen bekommen ihre Zahlen anschließend als automatisches Reporting im vereinbarten Zuschnitt. ### Wie stimmen wir Tourtermine mit Venues und örtlichen Veranstalter*innen ab? Über die Tourplanung: Eine Tour bündelt alle Stationen mit Haus, örtlichem Veranstalter und Planungsstand und zeigt sie auf Wunsch in einer Kartenansicht. Häuser und örtliche Veranstalter*innen melden über einen eigenen Link zurück, an welchen der angefragten Termine sie frei sind, und die Statusmails an die Beteiligten gehen aus euren Vorlagen raus. ### Können wir für mehrere Organisationen oder Partner in eventbrain arbeiten? Ja: Eine Person kann in mehreren eventbrain-Teams mit jeweils eigener Rolle arbeiten und wechselt zwischen ihnen, gebaut für Agenturen und Verbünde. Wer was sieht, steuert der Rollen-Editor bis hinunter auf einzelne Projekte und einzelne Rechte. ### Können wir die Daten in eigene Systeme oder auf unsere Website übernehmen? Ja, über die REST-API: Veranstaltungen, Künstler*innen, Programme, Räume mit Kapazitäten, Kontakte und Termine sind abrufbar, mit vollständiger Dokumentation. Die Anbindung baut eure Webagentur oder IT, die API gehört zum PRO-Umfang. Wer keine eigene Entwicklung will, nimmt das Add-on Website, das sich automatisch aus den eventbrain-Daten speist. ## Bereit, dein Backoffice zu entlasten? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain für euch passt. --- # Eventmanagement-Software für Event-Agenturen Vom Pitch bis zur Schlussrechnung, jedes Kundenprojekt im Griff Firmenevents, Tagungen, Kongresse, Roadshows und Jubiläen: eventbrain führt Angebot, Kalkulation, Dispo und Kundenkommunikation in einem Projekt zusammen, damit die Marge steht, bevor das Angebot rausgeht. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Angebotsliste einer Event-Agentur mit Sommerfest, Kundenevent, Firmenjubiläum, Roadshow und Weihnachtsfeier, je mit Auftraggeber, Status von Entwurf bis Angenommen und Nettosumme ## Wo eventbrain einer Event-Agentur Arbeit abnimmt Angebot, Kalkulation, Kundenkontakt und Realisation laufen in eventbrain am selben Projekt zusammen, bei jedem Kundenauftrag. ### Angebote in Minuten, Zusage per Link Du stellst das Angebot aus deinem Katalog zusammen, mit Preisen und Textbausteinen, die für alle Projekte gelten. Dein*e Kund*in bekommt es als PDF in eurem Layout, nimmt es über einen Link an oder lehnt ab, und du siehst sofort, wie die Entscheidung ausgefallen ist. So schafft eventbrain das - Angebote entstehen aus einem eigenen Produkt- und Paketkatalog mit Kategorien, Einheiten, Steuersätzen und Textbausteinen, konsistente Preise über alle Projekte - Pakete lassen sich Räumen zuordnen und werden beim Einfügen automatisch in Positionen aufgelöst - Das fertige Angebot geht als PDF im eigenen Layout raus; Kund*innen nehmen es über einen Link ohne Login an oder lehnt ab - eventbrain protokolliert, wann das Angebot angesehen wurde, und informiert bei Antwort sofort den Verantwortlichen - eventbrain verwaltet die Versionen, abgelaufene Angebote verfallen automatisch - Abbildung: Angebotspositionen Raummiete, Technikpaket und Garderobe pro Person mit Menge, Preis und Summe, darunter netto 3.620 Euro und brutto 4.307,80 Euro - Abbildung: Angebotsliste mit vier Angeboten im Status Versendet, Angenommen, Abgelehnt und Entwurf, je mit Auftraggeber und Nettobetrag ### Die Marge kennen, bevor das Angebot rausgeht[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Budget, Pitch-Varianten und Dienstleisterkosten stehen in einer Kalkulation am Projekt. Kommt ein Zusatzwunsch dazu, siehst du sofort, was er an der Marge ändert, lange vor der Schlussrechnung. So schafft eventbrain das - Budgets entstehen aus Vorlagen und einem agentureigenen Katalog aus Kategorien und Positionen - Mehrere Kalkulationsspalten je Projekt nebeneinander, etwa für den Pitch und für Varianten, das Ergebnis am Ende daneben - Eigene Rechner für Gagen, Gebühren und Marketingkosten direkt in der Zeile, mit Excel-vertrauter Bedienung - Ein Finanz-Dashboard zeigt eine Zeile je Projekt mit freier Spaltenwahl und Excel-Export, dazu einen Plan-Ist-Vergleich pro Monat oder Jahr - Projektunabhängige Kosten wie Gehälter und Mieten laufen mit, so siehst du neben der Projektmarge auch die Agenturmarge - Die KSK-pflichtigen Gagen eines Jahres stehen fertig für die Meldung bereit - Abbildung: Kalkulation mit Planung und Ergebnis nebeneinander: Ausgaben für Gage, Technik und Raummiete, Einnahmen aus dem Ticketverkauf, Ergebnis 2.900 Euro geplant und 1.598 Euro erreicht, Break-even bei rund 312 Tickets - Abbildung: Verkaufskurve mit Break-Even-Linie ### Der Auftraggeber sieht den Stand selbst Deine Kund*innen öffnen ihren Light-Account und sehen genau den Ausschnitt des Projekts, der für sie bestimmt ist, mit Notizen, Dateien und Vereinbarungen. Die wöchentliche Frage nach dem Stand beantworten sie sich damit meist selbst. So schafft eventbrain das - Der Projekttyp Auftragsveranstaltung bringt einen eigenen Bereich für die Kundenseite mit: Ansprechpartner*innen, Vereinbarungen, Dokumente - Über einen Light-Account sieht der Auftraggeber genau den Ausschnitt, der für ihn bestimmt ist - Notizen und Dateien lassen sich gezielt nur für diesen Kontakt hinterlegen - Der Projektverlauf sammelt Notizen, versendete Mails, erzeugte Dokumente und Statusmeldungen chronologisch - Verträge, Briefings und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen im eigenen Agenturlayout - Abbildung: Kundenprojekte mit Projekt, Kund*in wie Nordlicht GmbH oder Pflegeverband und den Meilenstein-Ampeln je Projekt - Abbildung: Zugriff auf das Projekt Firmenfeier: der Auftraggeber Nordlicht GmbH ist freigeschaltet, eine andere Kundin und die Technik sehen das Projekt nicht ### Gewerke und Dispo im Griff, auch bei fünf Projekten parallel Jedes Event bekommt seinen eigenen Gewerke-Mix mit Zusage-Status je Dienstleister, wiederkehrende Setups kommen aus Vorlagen. Locations und Freelancer bleiben mit allem, was ihr über sie wisst, in der Kontaktdatenbank, und das nächste Projekt startet mit diesem Wissen. So schafft eventbrain das - Gewerkebedarfe je Projekt planen: Technik, Catering, Security, Hostessen, mit Zusage-Status je Dienstleister - Wiederkehrende Setups kommen aus Realisations-Vorlagen, statt jedes Mal neu zusammengestellt zu werden - Zeitpläne über Tage und Räume; jede beteiligte Person bekommt ihren individuellen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments - Angelieferte Ablaufpläne kopierst du als Text aus Mail, PDF oder Word hinein, der KI-Import macht strukturierte Slots daraus - Gästemanagement mit Gästetypen und Kontingenten; am Veranstaltungstag läuft der Einlass über die Live-Gästeliste mit Check-in - Locations bleiben mit Räumen, Kapazitäten, Technik und Ansprechpartner*innen in der Kontaktdatenbank, die Recherche von heute ist die Vorarbeit von morgen - Abbildung: Realisation eines Firmenevents: Catering und Bühnenbau besetzt, bei den Hostessen 2 von 4 zugesagt - Abbildung: Zeitplan über zwei Tage: am Aufbautag Get In, Soundcheck und Catering, am Veranstaltungstag Einlass und Beginn als veröffentlichte Zeiten und danach der Abbau ## Mehr Projekte, gleiche Crew, ohne dass das Chaos mitwächst Was du einmal im Katalog, am Kontakt oder in der Vorlage pflegst, steht in jedem neuen Kundenprojekt wieder zur Verfügung. ### Angebote aus dem eigenen Katalog Konsistente Preise und Textbausteine, PDF im Agenturlayout, Annahme per Link ohne Login. Mehr erfahren → ### Marge je Projekt und je Jahr Kalkulationen für Pitch und Varianten nebeneinander, dazu der Plan-Ist-Vergleich über alle Projekte. Mehr erfahren → ### Kundenzugang statt Statusmails Der Auftraggeber sieht über einen Light-Account genau den Ausschnitt, der für ihn bestimmt ist. Mehr erfahren → ### Dispo, die jede*r für sich bekommt Zeitpläne über Tage und Räume und jede beteiligte Person sieht nur ihre eigenen Slots. Mehr erfahren → ### Gästeliste bis zum Check-in Gästetypen, Kontingente und Zu- und Absagen, am Abend läuft der Einlass über die Live-Liste. Mehr erfahren → ### Locations, die du wiederfindest Räume, Kapazitäten, Technik und Ansprechpartner*innen bleiben in der Kontaktdatenbank, projektübergreifend. Mehr erfahren → Projekttyp Auftragsveranstaltung ## eventbrain kennt den Unterschied zwischen deiner Show und einem Kundenauftrag Wer im Kundenauftrag arbeitet, hat eine Partei mehr am Tisch als ein Veranstalter und die will informiert werden, freigeben und am Ende eine nachvollziehbare Rechnung bekommen. Deshalb gibt es in eventbrain einen eigenen Projekttyp dafür. - Ein eigener Bereich für die Kundenseite: Auftraggeber, Ansprechpartner*innen, Vereinbarungen und Dokumente an einer Stelle - Daneben laufen alle anderen Projekttypen im selben System, falls ihr auch eigene Veranstaltungen macht oder Räume anmietet - Wer für mehrere Auftraggeber oder in einem Agenturverbund arbeitet, kann in mehreren eventbrain-Teams mit unterschiedlichen Rollen aktiv sein - Ein Rollen-Editor steuert bis auf einzelne Projekte und Rechte, wer was sieht, wichtig, wenn Freelancer nur für ein Projekt dazukommen - Der Projekttyp lässt sich nachträglich wechseln, wenn aus dem Auftrag doch eine eigene Veranstaltung wird [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) - Abbildung: Gäste im Gespräch an Stehtischen einer Firmenveranstaltung in einer Industriehalle ## Was für Event-Agenturen alles drinsteckt Vom Pitch über die Produktion bis zur Abrechnung, alle Werkzeuge für dein Kundengeschäft an einem Ort. **Angebote mit Paketkatalog** Positionen und Pakete mit festen Preisen, PDF im eigenen Layout, Annahme per Link ohne Login. **Kalkulation & Szenarien** Mehrere Kalkulationen und das Ergebnis nebeneinander, mit Excel-vertrauter Bedienung. **Marge & Plan-Ist** Eine Zeile je Projekt mit Excel-Export, dazu der Vergleich über Monat und Jahr. **Kundenbereich je Projekt** Auftraggeber, Ansprechpartner*innen und Vereinbarungen im Projekttyp Auftragsveranstaltung. **Light-Accounts für Kund*innen & Gewerke** Jede*r sieht genau den eigenen Ausschnitt. **Realisation & Gewerke** Technik, Catering, Security und Personal mit Bedarf und Zusage-Status. **Zeitpläne über Tage & Räume** Individueller Ablaufplan je Person, inklusive KI-Import angelieferter Pläne. **Gästeliste & Check-in** Gästetypen, Kontingente und Live-Einlass am Veranstaltungstag. **Aufgaben & Workflows** Euer Ablauf einmal hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen automatisch. **Dokumente aus Vorlagen** Verträge, Briefings und Bestätigungen im Agenturlayout, mit Projektdaten befüllt. **Kontaktdatenbank** Locations mit Räumen und Kapazitäten, Dienstleister und Freelancer an einem Ort. **Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform** Bei Kund*innen, vor Ort und im Büro derselbe Projektstand, ohne Installation, mit Servern in Deutschland. [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) ## Häufige Fragen von Event-Agenturen ### Welche Software eignet sich für Event-Agenturen? Für Agenturen, die Firmenevents, Tagungen, Kongresse, Roadshows und Jubiläen im Kundenauftrag umsetzen, führt eventbrain Angebot, Kalkulation, Dispo und Kundenkommunikation in einem Projekt zusammen, statt in fünf Tools. Damit steht die Marge, bevor das Angebot rausgeht. ### Kennen wir die Marge, bevor das Angebot rausgeht? Ja: Die Kalkulation rechnet mit, während du das Angebot baust, und Szenarien liegen nebeneinander statt in Excel-Kopien. Plan-Ist zeigt später, wo das Projekt wirklich gelandet ist. Angebote entstehen aus einem Paketkatalog mit Positionen und Preisen, die Eventdaten stehen schon im Projekt. ### Sehen unsere Kund*innen nur ihren Teil des Projekts? Ja: Kund*innen und Gewerke bekommen über Light-Accounts oder teilbare Links genau den Ausschnitt, den sie brauchen, inklusive Notizen und Dateien, die nur für sie bestimmt sind. Für den Link braucht niemand einen Account, und im Light-Account steht so wenig, dass eine Einweisung entfällt. ### Unterscheidet eventbrain eigene Veranstaltungen von Kundenaufträgen? Ja, das ist als Projekttyp abgebildet: Eine eigene Show rechnet gegen Ticketerlöse, ein Kundenauftrag gegen ein Angebot und eine Schlussrechnung. Beide Typen liegen im selben System, mit den passenden Feldern und Auswertungen. ### Wie läuft die Gästeliste bei einem Firmenevent? Gästetypen wie Presse, VIP oder Crew haben eigene Kontingente und Notizen, und angelieferte Listen importiert eventbrain per Spalten-Zuordnung oder KI-Erkennung, auch aus formlosem Text in einer Mail. Am Veranstaltungstag läuft der Einlass über die Live-Gästeliste mit Check-in; auch externe Kräfte an der Tür bekommen dafür einen eigenen Zugang ohne Zugriff auf den Rest des Projekts. Hinterher ist dokumentiert, wer tatsächlich da war. ## Wann kennst du heute die Marge eines Projekts? 20 Minuten Gespräch. Wir legen ein typisches Kundenprojekt von euch an und schauen, wie Angebot und Kalkulation daraus entstehen. --- # Software für Feste und Vereine Euer Fest steckt in zwei Köpfen. Ab jetzt im System. Schützenfest, Kirmes, Dorffest, Weihnachtsmarkt im Ort, Vereinsfest oder Abiball: eventbrain hält Aufgaben, Programm, Stände, Gewerke und alle Helfer*innen an einem Ort. Einmal als Workflow hinterlegt, verteilt euer Ablauf die Aufgaben fürs nächste Fest von allein, mit Fristen, die am Festdatum hängen. Auch wenn dann andere Leute im Festausschuss sitzen. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Aufgaben für das Schützenfest 2027 mit Zuständigen, Fristen und Priorität: Gestattung und Festzelt erledigt, Sanitätsdienst überfällig, Helferplan und Musikzug offen ## Wo eventbrain euch beim Organisieren eures Fests Arbeit abnimmt Von der Planung, die jedes Jahr wieder startet, bis zu den Helfer*innen: eventbrain spart eurem Festausschuss ehrenamtliche Zeit. ### Jedes Jahr dasselbe Fest, der Plan steht schon Euer Fest läuft seit vierzig Jahren nach demselben Muster, und genau so liegt es in eventbrain. Im Frühjahr steht schon fest, wann die Anmeldung beim Ordnungsamt raus muss und wer die Zelte bestellt. So schafft eventbrain das - Euer Ablauf wird einmal als Workflow hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben mit fertig berechneten Fristen von selbst - Verschiebt sich das Festdatum, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben automatisch mit - Jede Aufgabe hat eine zuständige Person und einen Status, sichtbar für alle statt nur für den Vorstand - Wechselt der Festausschuss, übernimmt der oder die Neue einen laufenden Plan statt einer leeren Seite - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich - Abbildung: Aufgabenliste eines Projekts mit den daraus berechneten Fristen vom 04.05. bis 05.11.2026, je mit zuständiger Person ### Helfer*innen und Vereine sehen ihren Teil des Ablaufs Feuerwehr, Musikverein und dreißig Helfer*innen aus dem Ort sehen jeweils nur, was sie betrifft. Ändert sich etwas, ist es bei allen sofort aktuell, auch ohne WhatsApp-Gruppe und Plan am Kühlschrank. So schafft eventbrain das - Wer mitarbeitet, bekommt einen Light-Account. Darin stehen nur die eigenen Aufgaben und die Infos, die für diese Person freigegeben sind. Die ersten zehn sind kostenlos - Wer nur die Basis-Infos braucht, bekommt einen Link und öffnet ihn ohne Login - Gewerke zeigen den Bedarf und den Zusage-Status: wie viele Ordner*innen, Helfer*innen und Techniker*innen gebraucht werden und wer zugesagt hat - Zeitpläne laufen über mehrere Tage und Plätze, jede Person bekommt ihren eigenen Ablaufplan statt des Gesamtdokuments - Ändert sich etwas am Ablauf, sehen alle dieselbe aktuelle Fassung, ohne dass jemand eine neue PDF verschickt - Abbildung: Realisation eines Festes: Brandwache der Feuerwehr besetzt, Ordner mit 2 von 4 Personen, Sanitätsdienst noch nicht besetzt - Abbildung: Aufgaben im Light-Account von Helfer*innen für den Winterzauber, etwa Absperrgitter aufstellen und Einweisung, mit Frist ### Auflagen und Behördenfristen am Festtermin Gestattung, Sperrzeiten und Sicherheitskonzept hängen als Aufgaben mit Fristen am Festtermin, jeweils mit zuständiger Person. Bescheide und Unterlagen findet ihr im nächsten Jahr am selben Projekt wieder. So schafft eventbrain das - Aufgaben mit Fristen je Behördengang, aus dem Workflow heraus erzeugt und Jahr für Jahr identisch - Aufbau, Einlass, Beginn, Ende und Abbau stehen als Zeiten im Zeitplan und lassen sich für die Unterlagen herausziehen - Eingereichte Unterlagen, Bescheide und Auflagen bleiben am Projekt archiviert, auffindbar auch im nächsten Jahr - Versendete Mails und erzeugte Dokumente hängen chronologisch am Projektverlauf, statt in einzelnen Postfächern zu liegen - Abbildung: Zeitplan über zwei Tage: am Aufbautag Get In, Soundcheck und Catering, am Veranstaltungstag Einlass und Beginn als veröffentlichte Zeiten und danach der Abbau ## Vereinsarbeit überlebt den Wechsel im Vorstand Was ihr einmal am Stand, am Kontakt oder in der Vorlage pflegt, steht im nächsten Jahr wieder da. Auch wenn andere Leute die Organisation übernehmen. ### Stände im Programm Vereinsstände, Schausteller*innen und Fahrgeschäfte als Programmpunkte mit Betreiber*in und Status statt in drei Listen. Mehr erfahren → ### Fristen, die sich selbst berechnen Der Ablauf eures Fests liegt als Workflow bereit, die Aufgaben entstehen daraus jedes Jahr neu. Mehr erfahren → ### Zugang ohne Einweisung Helfer*innen, Feuerwehr und Dienstleister sehen über ihren Light-Account genau ihren Teil. Nichts zu lernen, die ersten zehn kostenlos. Mehr erfahren → ### Zeitplan über mehrere Tage Aufbau, Programm, Einlass und Abbau über Tage und Plätze, jede Person bekommt ihren eigenen Auszug. Mehr erfahren → ### Kontakte, die bleiben Schausteller*innen, Musikvereine, Zeltverleih und Dienstleister mit allem Wissen aus den Vorjahren. Mehr erfahren → ### Kosten und Einnahmen im Blick Standgebühren, Gagen, Zeltmiete und Security in einer Kalkulation, statt in der Kassenbuch-Excel. Mehr erfahren → Ein System für sehr verschiedene Feste ## Ob Umzug, Bühne oder Stände: eventbrain bildet ab, was euer Fest ausmacht Ein Schützenfest besteht fast nur aus Ablauf und Umzug, der Weihnachtsmarkt im Ort aus Ständen der Vereine, eine Kirmes aus beidem plus Fahrgeschäften. In eventbrain ist all das derselbe Bauklotz: ein Eintrag im Programm mit Kontakt und Vereinbarung. - Weihnachts- und Flohmärkte im Ort: Vereinsstände als Programmpunkte mit Betreiber*in und Status, dazu Helferschichten und Aufbau - Schützen- und Vereinsfeste: Umzug, Königsball und Frühschoppen als Punkte im Zeitplan, mit Zelt und Ordner*innen als Gewerke - Kirmes und Volksfeste: Fahrgeschäfte und Schausteller*innen neben dem Bühnenprogramm, mit eigenen Auf- und Abbaufenstern - Stadtfeste: mehrere Plätze und Bühnen parallel, jede mit eigenem Zeitplan und eigener Crew - Verkauft ihr Tickets, etwa für den Festball oder die Party am Samstag, laufen die Zahlen aus elf Ticketingsystemen automatisch mit ein [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) - Abbildung: Helfer*innen tragen Bierzeltgarnituren für ein Dorffest ins Zelt ## Was für Feste und Vereine alles drinsteckt Von der ersten Aufgabe im Januar bis zur Abrechnung nach dem Fest, alles an einem Ort. **Stände & Fahrgeschäfte** Jeder Stand und jedes Fahrgeschäft als eigener Programmpunkt mit Betreiber*in als Kontakt. **Kontakte aus den Vorjahren** Schausteller*innen, Kapellen und Dienstleister bleiben mit allen Angaben in der Kontaktdatenbank. **Workflows & Fristen** Euer Ablauf einmal hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben mit Fristen jedes Jahr von selbst. **Zeitpläne über Tage & Plätze** Aufbau, Programm, Einlass und Abbau, jede Person bekommt ihren eigenen Auszug. **Gewerke mit Zusage-Status** Ordner*innen, Sanitätsdienst, Technik und Helfergruppen mit Bedarf und Rückmeldung. **Light-Accounts für Helfer*innen** Jede beteiligte Person sieht ihren Teil, ohne Einarbeitung. Die ersten zehn sind kostenlos. **Dokumente aus Vorlagen** Standverträge, Bestätigungen und Anschreiben in eurem Layout, mit Projektdaten befüllt. **Projektverlauf & Ablage** Mails, Dokumente, Bescheide und Notizen chronologisch am Fest statt in Postfächern. **Kalkulation** Standgebühren, Gagen, Zeltmiete und Security in einer Rechnung, mit Plan-Ist-Vergleich. **Programm & Bühne** Kapellen, Bands und Showacts mit Gage, Anforderungen und Auftrittszeit. **Ticketing, falls ihr welches braucht** Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen laufen automatisch zusammen. **Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform** Auf dem Festplatz derselbe Stand wie im Vereinsheim, ohne Installation, Server in Deutschland. [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) ## Häufige Fragen von Festausschüssen und Vereinen ### Welche Software eignet sich für die Organisation eines Fests im Verein? eventbrain bündelt für Schützenfeste, Kirmessen, Dorf- und Vereinsfeste die Aufgaben mit ihren Fristen, das Bühnenprogramm, die Stände, die Gewerke, die Behördenfristen und alle Helfer*innen in einem Projekt. Der Ablauf eines Fests wird einmal als Workflow hinterlegt und steht im nächsten Jahr wieder bereit, auch wenn andere Personen die Organisation übernehmen. ### Können wir Stände und Schausteller*innen damit verwalten? Ja. Jeder Stand und jedes Fahrgeschäft ist ein eigener Programmpunkt mit Betreiber*in als Kontakt und einem Status von angefragt bis gebucht. Dateien, Verträge aus euren Vorlagen und Aufgaben hängen direkt am Eintrag. Einen grafischen Lageplan zeichnet eventbrain nicht. ### Müssen unsere ehrenamtlichen Helfer*innen einen Account anlegen? Einen Full-Account braucht niemand. Für den eigenen Ablaufplan und die Gewerke-Zusage genügt ein Light-Account, der nur diesen Ausschnitt zeigt; die ersten zehn sind kostenlos und es gibt nichts daran zu lernen. Raum-Steckbriefe lassen sich zusätzlich als Link teilen, den die Gegenseite ohne Anmeldung öffnet. Das gilt für Helfergruppen ebenso wie für Feuerwehr, Sanitätsdienst und externe Dienstleister, die nur für ein Wochenende im Jahr dabei sind. ### Was passiert, wenn der Festausschuss wechselt? Der Plan bleibt im System. Wer neu übernimmt, findet die Aufgaben mit ihren Fristen, die Kontakte der Beschicker*innen und Dienstleister, die Verträge aus dem Vorjahr und den kompletten Projektverlauf mit Mails und Dokumenten. Die Übergabe besteht aus einem Zugang statt aus einem Ordner und zwei Telefonaten. ### Brauchen wir eventbrain auch ohne Ticketverkauf? Ja, die meisten Funktionen für Feste und Märkte hängen nicht am Ticketing: Stände, Aufgaben mit Fristen, Zeitpläne, Gewerke, Dokumente und Kontakte laufen unabhängig davon. Verkauft ihr für einzelne Programmpunkte wie einen Festball doch Tickets, laufen die Zahlen aus elf Ticketingsystemen automatisch mit ein. ## Wer weiß bei euch, was im Mai fällig ist? 20 Minuten Gespräch. Wir legen euer Fest an und schauen, wie aus eurem Ablauf ein Plan wird, der nächstes Jahr wieder da ist. --- # Software für Märkte Zweihundert Stände. Eine Liste, die stimmt. Streetfood-Markt, Landpartie, Wein- und Bierfest, Kunsthandwerker- oder Flohmarkt: Wer Märkte gewerblich veranstaltet, lebt von den Ständen und vom Publikum. eventbrain hält Stände, Beschicker*innen, Werbung und Kosten je Markt zusammen, auch bei zehn Märkten im Jahr an verschiedenen Orten. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Projektliste mit Streetfood-Markt, Weinmarkt, Kunsthandwerkermarkt, Flohmarkt, Bauernmarkt und Weihnachtsmarkt, je mit Zahl der Stände, Ort und Meilenstein-Ampeln ## Wo eventbrain euch bei Märkten Arbeit abnimmt Der nächste Markt, die Werbung und die Rechnung: Dort spart eventbrain Marktveranstalter*innen Bürozeit. ### Viele Märkte im Jahr, jeder startet vorbereitet Ob Frühjahrsmarkt oder Weihnachtsmarkt: Jeder neue Markt beginnt mit eurem Ablauf und den Beschicker*innen vom letzten Mal. Wann die Sondernutzung beantragt sein muss und wer die Plakate hängt, steht schon als Aufgabe mit Frist da. So schafft eventbrain das - Beschicker*innen bleiben mit allem, was ihr über sie wisst, in der Kontaktdatenbank - Euer Ablauf liegt als Workflow bereit: Sondernutzung, Beschickerinfo, Plakatierung und Aufbau entstehen als Aufgaben mit Fristen am Markttermin - Verschiebt sich der Termin, wandern die Fristen aller offenen Aufgaben mit - Wochen- und Monatsmärkte laufen im Kalender als Serie, Ferien und Feiertage je Bundesland stehen im Hintergrund - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich - Abbildung: Aufgabenliste eines Projekts mit den daraus berechneten Fristen vom 04.05. bis 05.11.2026, je mit zuständiger Person ### Werbung je Markt mit Kosten im Blick Plakate, Radiospot und Anzeigen hängen mit Dienstleister und Kosten an dem Markt, für den sie werben. Du siehst damit, was die Werbung kostet, bei einem Markt ohne Eintritt oft der größte Posten nach der Platzmiete. So schafft eventbrain das - Werbekampagnen mit Dienstleister, Laufzeit, Status und Kosten hängen am Markt, für den sie werben - Eine Kampagne für mehrere Märkte verteilt ihre Kosten anteilig auf alle - Plakate und Flyer laufen als Werbemittel mit Bestand und Ausgabe - Eine eigene Veranstaltungs-Website füllt sich aus den eventbrain-Daten Add-on - Auf rausgegangen.de erscheinen eure Märkte automatisch und bleiben bei jeder Änderung aktuell[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Abbildung: Werbekampagne Plakatierung mit Status Beauftragt, Dienstleister, Laufzeit, Reichweite und Gesamtkosten - Abbildung: Eventliste auf der eigenen Veranstaltungs-Website mit Bild, Datum, Ort und Ausverkauft-Hinweis ### Rechnung je Markt schon vor dem Markttag Standgebühren und Eintritt stehen den Kosten für Platzmiete, Security, Reinigung und Werbung in einer Kalkulation gegenüber. Ob sich ein Markt trägt, siehst du vor dem Markt statt Wochen später im Kassenbuch. So schafft eventbrain das - Standgebühren und Eintritt stehen als Einnahmen, Platzmiete, Security und Werbung als Kosten in derselben Kalkulation[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Die Kalkulation stellt Plan und Ergebnis je Position nebeneinander[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Security, Sanitätsdienst und Reinigung laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status - Nehmt ihr Eintritt, kommen die Verkaufszahlen aus elf Ticketingsystemen automatisch dazu[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Abbildung: Kalkulation mit Planung und Ergebnis nebeneinander: Ausgaben für Gage, Technik und Raummiete, Einnahmen aus dem Ticketverkauf, Ergebnis 2.900 Euro geplant und 1.598 Euro erreicht, Break-even bei rund 312 Tickets - Abbildung: Realisation eines Festes: Brandwache der Feuerwehr besetzt, Ordner mit 2 von 4 Personen, Sanitätsdienst noch nicht besetzt ## Was für Marktveranstalter*innen in eventbrain steckt Stände, Kontakte, Aufgaben, Kalender und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Kalkulation, rausgegangen.de und der automatische Abruf von Ticketzahlen gibt es ab PRO, die Veranstaltungs-Website als Add-on. **Stände im Programm** Jeder Stand als eigener Programmpunkt mit Beschicker*in als Kontakt, Status, Dateien und Aufgaben. **Beschicker-Kontakte** Wer einmal dabei war, bleibt mit allen Angaben für den nächsten Markt in der Kontaktdatenbank. **Dokumente aus Vorlagen** Standverträge, Bestätigungen und Beschickerinfos in eurem Layout, mit den Daten des Markts befüllt. **Workflows & Fristen** Euer Ablauf einmal hinterlegt, danach entstehen die Aufgaben für jeden Markt von selbst. **Kalender mit Serien** Wochen- und Monatsmärkte als Serie, alle Märkte an allen Orten in einem Teamkalender. **Werbekampagnen & Werbemittel** Kampagnen mit Kosten je Markt, Plakate und Flyer mit Bestand. **Veranstaltungs-Website Add-on** Eventliste mit Detailseiten, gefüllt aus den Daten in eventbrain. **Kalkulation[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Standgebühren, Platzmiete, Security und Werbung in einer Rechnung mit Plan und Ergebnis. **Light-Accounts** Ordner*innen, Aufbauteam und Dienstleister sehen ihren Teil, die ersten zehn kostenlos. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Programm & Programmpunkte Programmpunkte mit Status, Deal, Bühnenanweisung, Catering, Reise und GEMA/KSK, Übernahme aus dem Künstlerprogramm. Im Detail → Werbekampagnen Kampagnen mit Status, Dienstleister, Kostenaufteilung auf mehrere Shows und Marketing-Budgets je Veranstaltung. Im Detail → Aufgaben & Workflows Aufgaben mit Status, Priorität und Abhängigkeiten, Workflows mit Fristen relativ zu Veranstaltungstag, Ankündigung oder Vorverkauf. Im Detail → Kalkulation & ErgebnisIn PRO Kalkulationsspalten neben dem Ergebnis, Team-Katalog und Vorlagen, Zeilenrechner, eigene Preise und Deals je Spalte, Break-Even. Im Detail → ## Häufige Fragen von Marktveranstalter*innen ### Welche Software eignet sich für Marktveranstalter? eventbrain führt für Streetfood-Märkte, Landpartien, Wein- und Bierfeste, Kunsthandwerker- und Flohmärkte jeden Stand als eigenen Programmpunkt mit Beschicker*in als Kontakt. Dazu kommen Aufgaben mit Fristen, Werbekampagnen und die Kalkulation je Markt. Jeder Markt ist ein eigenes Projekt, Beschicker und Vorlagen gelten für alle. ### Nimmt eventbrain Bewerbungen von Beschicker*innen entgegen? Nein, ein Bewerbungsformular für Beschicker*innen hat eventbrain nicht. Ihr legt zugelassene Beschicker*innen als Kontakt und ihren Stand als Programmpunkt an, Vertrag und Dateien hängen dann am Stand. Wer einmal dabei war, steht für den nächsten Markt in der Kontaktdatenbank bereit. ### Zeichnet eventbrain einen Lageplan? Nein, einen grafischen Lageplan zeichnet eventbrain nicht. Euren bestehenden Plan legt ihr als Datei am Markt ab, dort findet ihn das ganze Team. ### Wir veranstalten mehrere Märkte an verschiedenen Orten. Geht das in einem Team? Ja. Jeder Markt ist ein eigenes Projekt mit eigenem Ort und Termin, alle stehen nebeneinander im Teamkalender und in der Projektübersicht. Wiederkehrende Wochen- oder Monatsmärkte legt ihr als Serie an. Kontakte, Workflows und Dokumentvorlagen gelten für alle Märkte. ### Was kostet eventbrain für einen Marktveranstalter? Die Basisversion ist kostenlos und enthält Stände, Kontakte, Aufgaben, Kalender und zehn Light-Accounts. Kalkulation, rausgegangen.de und der automatische Abruf von Ticketzahlen gehören zum Paket PRO, die Veranstaltungs-Website gibt es als Add-on. Alle Preise stehen offen auf der Preisseite. ## In wie vielen Listen steht bei euch ein Markt? 20 Minuten Gespräch. Wir legen euren nächsten Markt an und schauen, wie Stände, Beschicker*innen und Werbung in ein System passen. --- # Software für Bildung und Gesundheit Tagungen, Vorträge und Fachtage neben dem Kursbetrieb Volkshochschule, Akademie, Bildungswerk, Klinik oder Gesundheitszentrum: Die Kurse laufen über eure Kursverwaltung. Fachtagung, Vortragsreihe, Gesundheitstag und Jubiläum brauchen etwas anderes, nämlich Referent*innen, Räume in mehreren Häusern, Technik, Catering und einen Ablauf. Dafür ist eventbrain da. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Raumbelegung eines Fachtags: Keynote und Podium im Großen Saal, parallele Workshops in zwei Seminarräumen mit Referent*innen, Mittagspause mit Catering im Foyer ## Wo eventbrain euch bei Tagungen und Vorträgen Arbeit abnimmt Referent*innen, Räume, der Ablauf am Tag und das veröffentlichte Programm: Dort nimmt eventbrain euch neben dem Kursbetrieb Arbeit ab. ### Referent*innen mit allem an einer Stelle Zu jedem Vortrag gehört ein*e Referent*in mit Honorar, Technikbedarf, Anreise und Vertrag. Ob der Beamer mit HDMI zugesagt und das Hotel gebucht ist, steht direkt am Vortrag. So schafft eventbrain das - Jeder Vortrag ist ein Programmpunkt mit Referent*in als Kontakt, Status von angefragt bis fix und vereinbartem Honorar - Technik, Catering, Reise und Unterkunft stehen als Anforderungen am Programmpunkt - Honorarverträge und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen in eurem Layout, mit den Daten aus dem Programmpunkt - Referent*innen bleiben mit allem, was ihr über sie wisst, in der Kontaktdatenbank für die nächste Veranstaltung - Abbildung: Programmpunkt mit geöffnetem Reiter Bühnenanweisung: aktuelle Fassung der Bühnenanweisung und des Stageplots als PDF zum Download, darunter die finalen Technikabsprachen - Abbildung: Dokumentvorlagen wie Angebot, Gästeliste, Standbestätigung, Veranstaltungsdispo, Dienstleistervertrag und Künstler-Zeitplan, je mit Kategorie und Layout wie Briefpapier ### Räume in mehreren Häusern, ein Kalender Großer Saal im Haupthaus, Workshop-Räume in der Außenstelle, die Aula der Schule: Alle stehen in einem Belegungskalender. Ist ein Raum schon belegt, warnt eventbrain beim Eintragen. So schafft eventbrain das - Räume hängen an ihrem Haus, auch an fremden Häusern, mit Kapazität, Technik und Ansprechpartner*innen - Mehrere Saalpläne je Raum zeigen, wie viele Personen bestuhlt, teilbestuhlt oder unbestuhlt hineinpassen - Der Belegungskalender zeigt alle Räume nebeneinander und warnt bei Überschneidungen schon beim Eintragen - Eine wöchentliche Vortragsreihe legt ihr als Serie an, Ferien und Feiertage je Bundesland stehen im Hintergrund - Abbildung: Belegungskalender von Donnerstag bis Sonntag mit Buchungen in Kleiner Saal, Konzerthalle, Weserhalle und Kongresshalle, je Raum eine Farbe, gebuchte Termine grün, Optionen blau mit Rang - Abbildung: Räume der Konzerthalle Oldenburg mit Kapazitäten unbestuhlt, teilbestuhlt und bestuhlt, vom Großen Saal mit 1.800 bis zum Seminarraum mit 60 Plätzen ### Ein Zeitplan für Technik, Catering und Referent*innen Wann im Saal umgebaut wird und wann die Pause beginnt, steht einmal im Zeitplan der Tagung. Technik, Catering und Referent*innen sehen jeweils ihren eigenen Ablauf in der aktuellen Fassung. So schafft eventbrain das - Der Zeitplan läuft über mehrere Tage und Räume, jede Person sieht über einen Light-Account ihren eigenen Ablaufplan - Technik, Catering und Hausdienst laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status - Euer Ablauf liegt als Workflow bereit: Anerkennung bei der Kammer, Redaktionsschluss und Raumbestellung entstehen als Aufgaben mit Fristen - Die Teilnehmendenliste führt ihr als Gästeliste mit Import aus CSV und Check-in am Eingang - Abbildung: Zeitplan über zwei Tage: am Aufbautag Get In, Soundcheck und Catering, am Veranstaltungstag Einlass und Beginn als veröffentlichte Zeiten und danach der Abbau - Abbildung: Gästeliste mit Person, Referenz wie Gewinnspiel, Agentur oder Band, Gastart und Check-in-Stand je Eintrag, etwa 2 von 2 da oder 0 von 4 ### Programm veröffentlichen, überall aktuell Ändert sich ein Vortragstitel, änderst du ihn einmal in eventbrain. Website und Programmlink zeigen danach den neuen Titel. So schafft eventbrain das - Eine eigene Veranstaltungs-Website füllt sich aus den eventbrain-Daten Add-on - Für eure bestehende Website holt die REST-API Veranstaltungen, Programme und Räume ab[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Pressemitteilungen entstehen aus Vorlagen mit den Daten der Veranstaltung Add-on - Das Programm geht als Link ohne Login an Presse und Partner und bleibt immer aktuell - Abbildung: Eventliste auf der eigenen Veranstaltungs-Website mit Bild, Datum und Ort - Abbildung: Detailseite einer Veranstaltung auf der eigenen Website mit Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung ## Was für Bildung und Gesundheit in eventbrain steckt Programm, Räume, Belegung, Zeitplan, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Die REST-API gibt es ab PRO, Veranstaltungs-Website und Pressemitteilungen als Add-on. **Referent*innen im Programm** Jeder Vortrag mit Referent*in, Status, Honorar und Anforderungen. **Verträge aus Vorlagen** Honorarverträge, Bestätigungen und Raumverträge in eurem Layout, mit Projektdaten befüllt. **Räume in mehreren Häusern** Mit Kapazität je Bestuhlung, Technik und Ansprechpartner*innen, auch in fremden Häusern. **Belegung mit Konfliktwarnung** Alle Räume in einem Kalender, Vortragsreihen als Serie. **Zeitpläne über Tage & Räume** Jede Person sieht ihren eigenen Ablaufplan, auch Referent*innen. **Gästeliste mit Check-in** Teilnehmende per CSV-Import, Einlass mit Check-in am Eingang. **Workflows & Fristen** Der Ablauf einer Tagung einmal angelegt, danach entstehen die Aufgaben von selbst. **Veranstaltungs-Website Add-on** Programm mit Detailseiten, gefüllt aus den Daten in eventbrain. **Cloudbasiert & DSGVO-konform** Ohne Installation, Server in Deutschland. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Programm & Programmpunkte Programmpunkte mit Status, Deal, Bühnenanweisung, Catering, Reise und GEMA/KSK, Übernahme aus dem Künstlerprogramm. Im Detail → Belegung & Vermietung Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp. Im Detail → Zeitplan Slots über mehrere Tage und Räume, Beteiligte an ihren Slots, KI-Import und Zeiten in Dispos und auf der Website. Im Detail → Veranstaltungs-Website Add-on Eine eigene Website mit Eventliste und Detailseiten, die sich aus den Daten in eventbrain füllt. Im Detail → ## Häufige Fragen aus Bildung und Gesundheit ### Welche Software eignet sich für Tagungen und Vortragsreihen in Bildungseinrichtungen? eventbrain organisiert für Volkshochschulen, Akademien, Bildungswerke und Gesundheitseinrichtungen alles rund um Tagungen, Vorträge und Fachtage: Referent*innen mit Honorar und Anforderungen, Räume in mehreren Häusern, den Zeitplan, Dienstleister wie Technik und Catering und die Aufgaben mit ihren Fristen. Die Kursverwaltung mit Anmeldung und Entgelten ersetzt es nicht, es läuft daneben. ### Gibt es in eventbrain eine Anmeldung für Teilnehmende? Nein, ein eigenes Anmeldeformular mit Warteliste hat eventbrain nicht. Teilnehmende führt ihr als Gästeliste, per CSV-Import oder einzeln eingetragen, mit Check-in am Eingang. Verkauft ihr Tickets über ein angebundenes Ticketingsystem wie pretix, kommen die Zahlen automatisch dazu. ### Sehen Referent*innen ihre Termine selbst? Ja, über einen Light-Account. Darin stehen nur die eigenen Slots im Zeitplan, die eigenen Aufgaben und die Infos, die ihr freigebt. Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos, und es gibt nichts daran zu lernen. ### Können wir Räume in mehreren Häusern verwalten? Ja. Jeder Raum hängt an seinem Haus, auch an Häusern, die euch nicht gehören, etwa der Aula einer Schule. Der Belegungskalender zeigt alle Räume nebeneinander und warnt bei Überschneidungen, wiederkehrende Belegungen legt ihr als Serie an. ### Erstellt eventbrain Teilnahmebescheinigungen? Nein, Teilnahmebescheinigungen und Fortbildungspunkte laufen weiter über eure Kursverwaltung oder die Kammer. eventbrain erzeugt Verträge, Bestätigungen und Anschreiben aus Vorlagen, etwa Honorarverträge für Referent*innen oder Raumverträge. ## Wo steht bei euch, welche*r Referent*in einen Beamer braucht? 20 Minuten Gespräch. Wir legen eure nächste Tagung an und schauen, wie sie neben eurer Kursverwaltung läuft. --- # Software für Parks und Freizeitparks Jede Bühne und jede Wiese mit ihrem eigenen Kalender Freizeitpark, Zoo, Gartenschau, Kurpark oder Schlosspark: Neben dem Tagesbetrieb laufen Shows, Konzertreihen und Saisonevents, dazu Firmenfeiern und Hochzeiten auf vermieteten Flächen. eventbrain führt Bühnen und Areale als Räume, das Programm mit allen Mitwirkenden und die Vermietung im selben Kalender. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Belegung eines Parks an einem Samstag: Piratenshows und Sommernachtskonzert auf der Seebühne, Kinderfest auf der Festwiese, Firmenfeier in der Orangerie und eine Trauung im Rosengarten ## Wo eventbrain euch im Park Arbeit abnimmt Flächen, Mitwirkende, Vermietung und die Saison: Dort führt eventbrain eure Listen zusammen. ### Flächen und Belegung in einem Kalender Seebühne, Festwiese und Orangerie stehen in einem Belegungskalender, für Eventteam, Vertrieb und Gärtnerei. Will der Vertrieb eine Fläche zusagen, die schon belegt oder zum Nachsäen gesperrt ist, sieht er das beim Eintragen. So schafft eventbrain das - Bühnen, Wiesen, Hallen und Pavillons sind Räume, drinnen wie draußen, mit Strom, Wasser, Bühnenmaßen und Kapazität - Der Belegungskalender zeigt alle Flächen nebeneinander, in der Tagesansicht mit einer Spalte je Fläche - Überschneidet sich ein Termin mit einer offenen oder festen Buchung, meldet eventbrain das schon beim Eintragen - Pflege, Aufbau und Abbau tragt ihr als Sperre oder Auf- und Abbauzeit ein, Ferien und Feiertage stehen im Hintergrund - Abbildung: Belegungskalender von Donnerstag bis Sonntag mit Buchungen in Kleiner Saal, Konzerthalle, Weserhalle und Kongresshalle, je Raum eine Farbe, gebuchte Termine grün, Optionen blau mit Rang - Abbildung: Räume der Konzerthalle Oldenburg mit Kapazitäten unbestuhlt, teilbestuhlt und bestuhlt, vom Großen Saal mit 1.800 bis zum Seminarraum mit 60 Plätzen ### Shows und Mitwirkende an einer Stelle Kapellen, Walking Acts, Chöre und die Shows mehrmals am Tag haben jeweils ihren Eintrag mit Vertrag, Technikbedarf und Auftrittszeit. Das Sommerprogramm hängt damit an keinem einzelnen Postfach mehr. So schafft eventbrain das - Jede Mitwirkung ist ein Programmpunkt mit Gage oder Honorar, Anforderungen und Ansprechpartner*in - Verträge und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen in eurem Layout, mit den Daten aus dem Programmpunkt - Der Zeitplan läuft über mehrere Tage und Bühnen, Shows mit mehreren Vorstellungen am Tag sind einzelne Slots - Wer auftritt oder mitarbeitet, sieht über einen Light-Account nur die eigenen Zeiten, die ersten zehn sind kostenlos - Abbildung: Programm eines Festivals mit Band, Lesung, Walking Act und Kinderprogramm, je mit Status wie Gebucht, Angefragt oder Reserviert - Abbildung: Zeitplan über zwei Tage: am Aufbautag Get In, Soundcheck und Catering, am Veranstaltungstag Einlass und Beginn als veröffentlichte Zeiten und danach der Abbau ### Firmenfeiern und Hochzeiten als Angebot Fragt eine Firma nach einer Sommerfeier im Park, entsteht das Angebot aus Fläche, Gastronomie, Technik und Personal. Bis zur Unterschrift ist die Fläche als Option mit Rang reserviert. So schafft eventbrain das - Vermietungen laufen als eigener Projekttyp mit Mieter*in, Leistungen und Sondervereinbarungen - Optionen mit Rang zeigen, wer die Fläche als Nächstes bekommt, wenn die erste Anfrage abspringt - Angebote entstehen aus eurem Katalog mit Paketen und optionalen Positionen, die Kund*innen nehmen per Link an[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Die Rauminfo mit Anfahrt, Strom und Ansprechpartner*innen geht als Link an Mieter*innen und Caterer, ohne Login - Abbildung: Angebotspositionen Raummiete, Technikpaket und Garderobe pro Person mit Menge, Preis und Summe, darunter netto 3.620 Euro und brutto 4.307,80 Euro - Abbildung: Geteilte Rauminfo mit Anfahrt, Technik und Ansprechpartner*innen, ohne Login geöffnet ### Saisonevents mit fertigem Plan Halloween und Lichterfest starten jedes Jahr mit eurem Ablauf: Genehmigungen, Security, Brandwache und Plakate stehen als Aufgaben mit Fristen am Termin. Wann der Antrag beim Ordnungsamt raus muss, steht schon drin. So schafft eventbrain das - Euer Ablauf liegt als Workflow bereit, die Aufgaben entstehen mit Fristen am Veranstaltungstermin - Security, Sanitätsdienst und Reinigung laufen als Gewerke mit Bedarf und Zusage-Status - Werbekampagnen mit Dienstleister und Kosten hängen am Event, für das sie werben - Auf rausgegangen.de erscheinen eure Veranstaltungen automatisch und bleiben bei jeder Änderung aktuell[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich - Abbildung: Realisation eines Festes: Brandwache der Feuerwehr besetzt, Ordner mit 2 von 4 Personen, Sanitätsdienst noch nicht besetzt ## Was für Parks und Freizeitparks in eventbrain steckt Räume, Belegung, Programm, Zeitplan, Aufgaben und zehn Light-Accounts sind in allen Paketen enthalten, auch in der kostenlosen Basisversion. Angebote und rausgegangen.de gibt es ab PRO, die Veranstaltungs-Website als Add-on. **Flächen als Räume** Bühnen, Wiesen und Hallen, drinnen und draußen, mit Technik, Kapazität und Ansprechpartner*innen. **Belegung mit Konfliktwarnung** Eigene Veranstaltungen, Vermietungen und Sperren in einem Kalender, auch als Serie. **Programm & Mitwirkende** Acts, Walking Acts und Vereine mit Gage, Anforderungen und Vertrag. **Zeitpläne über Tage & Bühnen** Jede Show und jeder Einlass als Slot, jede Person sieht ihren eigenen Ablaufplan. **Vermietung & Angebote[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Firmenfeiern und Hochzeiten mit Angebot aus eurem Katalog und Annahme per Link. **Gewerke mit Zusage-Status** Security, Sanitätsdienst, Technik und Reinigung mit Bedarf und Rückmeldung. **Workflows & Fristen** Saisonevents einmal angelegt, danach entstehen die Aufgaben jedes Jahr von selbst. **Veranstaltungs-Website Add-on** Eventliste mit Detailseiten, gefüllt aus den Daten in eventbrain. **Cloudbasiert & DSGVO-konform** Im Büro und auf dem Gelände derselbe Stand, ohne Installation, Server in Deutschland. ### Die wichtigsten Bausteine im Detail Belegung & Vermietung Belegungskalender über alle Räume mit Status, Sperren, Serien und Konfliktwarnung, Vermietung als eigener Projekttyp. Im Detail → Räume & Saalpläne Räume mit Technik, Anfahrt, Backstage und Ansprechpartner*innen, beliebig viele Saalpläne mit Kapazitäten und Abzügen, Rauminfo als Link. Im Detail → Zeitplan Slots über mehrere Tage und Räume, Beteiligte an ihren Slots, KI-Import und Zeiten in Dispos und auf der Website. Im Detail → AngeboteIn PRO Produkt- und Paketkatalog, Rabatte und optionale Positionen, PDF im eigenen Layout, Annahme per Link, Versionen und automatischer Verfall. Im Detail → ## Häufige Fragen aus Parks und Freizeitparks ### Welche Software eignet sich für Veranstaltungen in Parks und Freizeitparks? eventbrain führt für Freizeitparks, Zoos, Gartenschauen und Parkanlagen jede Bühne und jede Fläche als Raum, plant Shows und Saisonevents mit allen Mitwirkenden im Zeitplan und hält Vermietungen für Firmenfeiern und Hochzeiten im selben Belegungskalender. Überschneidungen zwischen Programm und Vermietung meldet es beim Eintragen. ### Lassen sich Außenflächen als Räume anlegen? Ja. Jeder Raum ist als Indoor oder Outdoor gekennzeichnet und hat Technik, Strom, Wasser, Kapazität, Anfahrt und Ansprechpartner*innen. Eine Festwiese, eine Seebühne oder ein Pavillon funktioniert damit genauso wie ein Saal. ### Verkauft eventbrain Eintrittskarten für den Park? Nein, eventbrain ist kein Ticketshop. Es verbindet sich mit elf Ticketingsystemen und holt deren Verkaufszahlen für einzelne Veranstaltungen ab. Den Tagesbetrieb mit Parkeintritt und Kassen deckt eventbrain nicht ab. ### Können wir Firmenfeiern und Hochzeiten damit anbieten? Ja. Vermietungen laufen als eigener Projekttyp mit Mieter*in, Leistungen und Vertrag aus euren Vorlagen. Im Paket PRO entsteht das Angebot aus eurem Katalog mit Paketen und optionalen Positionen, und die Kund*innen nehmen es per Link an. ### Was kostet eventbrain für einen Park? Die Basisversion ist kostenlos und enthält Räume, Belegung, Programm, Zeitplan, Aufgaben und zehn Light-Accounts. Angebote und rausgegangen.de gehören zum Paket PRO, die Veranstaltungs-Website gibt es als Add-on. Alle Preise stehen offen auf der Preisseite. ## Wer weiß bei euch, was am Samstag auf der Seebühne los ist? 20 Minuten Gespräch. Wir legen eure Flächen an und schauen, wie Programm und Vermietung in einen Kalender passen. --- # Software für Künstler, Bands und Acts Spielen ist deine Berufung. Verwalten war nie Teil der Abmachung. Bands, DJs, Solo-Künstler*innen und Speaker: eventbrain ist eine Software für das Backoffice von Veranstaltungen, im Browser und als App. Anfragen, Termine, Rider und Reisen pflegst du einmal: Deine Leute sehen sie im eigenen Zugang, Veranstalter*innen bekommen den Rider per Link. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Kalender einer Band über drei Wochen im März mit Proben, einem Radiointerview, bestätigten Gigs in Oldenburg, Bremen, Köln und Hamburg und Optionen in Bielefeld und Dresden ## Wo eventbrain dir zwischen Anfrage und Auftritt Arbeit abnimmt Booking, Rider, Gage und Touren führst du in eventbrain an einem Ort, vom ersten Anschreiben bis zum Auftritt. ### Anfragen an Clubs mit Status im Blick[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Schreibst du für den Herbst dreißig Clubs und Veranstalter*innen an, steht jede Anfrage im Raster mit ihrem Status, von angefragt bis bestätigt. Die Clubs melden ihre freien Termine über einen Link selbst zurück, und welche Antwort noch fehlt, siehst du auf einen Blick. So schafft eventbrain das - Du arbeitest wie eine Booking-Agentur, nur für deinen eigenen Act: Jeder Gig ist ein Projekt, und eine Tour bündelt sie samt Aufgaben und Zuständigkeiten in der Band - Angefragte Termine und Häuser liegen in einem Raster, je Zelle mit Status: angefragt, optioniert, bestätigt oder abgesagt - Veranstalter*innen und Locations melden über einen eigenen Link zurück, an welchen deiner Wunschtermine sie frei sind, und die Antwort steht direkt am Termin - Statusmails an Veranstalter*innen gehen aus Vorlagen automatisch raus, statt dass jemand sie abends noch tippt - Abbildung: Anfragen an vier Clubs für die zweite Märzhälfte mit Status angefragt, Option oder abgesagt ### Rider und Technik immer in der aktuellen Fassung Technical Rider, Stageplot, Hospitality und Anfahrt hängen am Act. Veranstalter*innen öffnen einen Link und planen mit dem Stand, der heute gilt, auch wenn seit letztem Jahr ein anderer Drummer in der Band ist. So schafft eventbrain das - Was ihr braucht, hängt am Act: Technik, Backline, Catering, Hotel und Anfahrt an einer Stelle - Veranstalter*innen öffnen einen Link und sehen den aktuellen Stand, ohne Account und ohne Anhang im Postfach - Ändert sich etwas, ändert es sich für alle gleichzeitig, statt in einer neuen PDF-Runde - Verträge und Bestätigungen entstehen aus Vorlagen in eurem Layout, mit den Daten aus dem Termin - Abbildung: Programmpunkt mit geöffnetem Reiter Bühnenanweisung: aktuelle Fassung der Bühnenanweisung und des Stageplots als PDF zum Download, darunter die finalen Technikabsprachen - Abbildung: Bühnen-Link ohne Login mit Bühnenanweisung zum Download und Zeitplan vom Soundcheck bis Show-Ende ### Gage und Kosten vor der Zusage durchgerechnet[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Bevor du zusagst, stellt die Kalkulation die Gage gegen Sprit, Hotel, Provision und Backliner. Du weißt also vor dem Gig, was am Ende bei dir ankommt, und siehst übers Jahr, welche Abende sich gerechnet haben. So schafft eventbrain das - Bei Beteiligung oder Stufen-Deal rechnet der Deal-Rechner aus, was nach den Abzügen des Veranstalters als Gage bei dir ankommt - Die Kalkulation stellt die Gage gegen Reise, Übernachtung, Crew und Provision, das Ergebnis steht vor der Zusage fest - Über alle Gigs eines Jahres siehst du, was tatsächlich hängen geblieben ist, Gig für Gig in einer Zeile. Die Abende, die sich nicht gerechnet haben, fallen dabei sofort auf - Abbildung: Deal Gage vs. Einnahmebeteiligung mit 2.000 Euro Garantie und zwei Stufen: bis 300 Karten 60 Prozent, ab 301 Karten 75 Prozent - Abbildung: Gage-Berechnung mit erwarteten Besucherzahlen ### Tourplanung mit Karte und Ablaufplan für die Crew[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Jede Zusage landet auf der Tourkarte, freie Abende und weite Strecken zwischen zwei Dates fallen sofort auf. Am Termin steht, wer mitreist und wo ihr schlaft, und jede Person der Crew bekommt ihren eigenen Ablaufplan. So schafft eventbrain das - Die Gesamtübersicht gibt es auch als Karte, offene Lücken im Routing sind damit auf einen Blick zu sehen - Am Termin steht, wer mitreist und ob ihr im Hotel oder im Nightliner übernachtet - Jede Person der Crew bekommt ihren eigenen Ablaufplan mit Abfahrt, Soundcheck und Stagetime - Abbildung: Tourdaten im März mit Datum, Ort und Status, drei Termine fix, zwei als Option, zwischen dem 6. und 11. März liegen freie Tage ## Viele Gigs, überschaubare Verwaltung Deinen Rider, deine Kontakte und deine Vorlagen hinterlegst du einmal. Bei jeder neuen Anfrage nutzt du sie wieder oder passt sie an. ### Ein Kalender für alle Gigs, Proben, Deadlines und Verfügbarkeiten an einer Stelle, für die ganze Band sichtbar. Mehr erfahren → ### Anfragen mit Status Angefragt, optioniert, bestätigt: Du siehst jederzeit, bei welchem Club eine Antwort fehlt und wer aus der Band dran ist. ### Rider per Link statt Anhang Veranstalter*innen öffnen einen Link und haben die Fassung, die heute gilt. Mehr erfahren → ### Was der Abend wirklich bringt Gage, Beteiligung, Reise und Crew in einer Rechnung, vor der Zusage statt nach der Tour. Mehr erfahren → ### Touren mit Kartenblick Alle Stationen auf einer Karte, offene Tage im Routing fallen sofort auf. ### Veranstalter*innen, die du wiederfindest Wer schon mal gebucht hat, bleibt mit Location, Ansprechpartner*in und letzter Gage im Kontakt. Mehr erfahren → Wenn du selbst veranstaltest ## Die Releaseparty im eigenen Namen läuft im selben System wie der gebuchte Gig Viele Acts veranstalten auch selbst. Die Tourabschlussshow, das eigene Festival oder die Releaseparty organisiert ihr in Eigenregie, mit eigener Halle, eigenem Risiko und eigenem Vorverkauf. In eventbrain ist das ein anderer Projekttyp im selben Team, mit denselben Kontakten und Vorlagen. - Verkaufst du selbst Tickets, laufen die Zahlen aus elf Ticketingsystemen automatisch zusammen, inklusive Warnung bei Ausverkauf - Break-Even nach Umsatz und nach Gästen, damit du weißt, ab wann der Abend trägt - Support-Acts, Technik und Einlasspersonal als Gewerke mit Zusage-Status - Presse- und Marketingmaßnahmen liegen auf demselben Zeitstrahl wie die Verkäufe - Arbeitest du zusätzlich für andere Acts, kannst du in mehreren eventbrain-Teams mit unterschiedlichen Rollen aktiv sein [Was eventbrain für Kulturveranstalter*innen kann →](https://www.eventbrain.de/kultur-veranstalter.html) - Abbildung: Sängerin und Gitarrist einer Band auf der Bühne eines ausverkauften Musikclubs ## Was für Künstler*innen und Acts alles drinsteckt Von der ersten Anfrage bis zum Auftritt, alles an einem Ort. **Anfragen mit Status** Angefragt, optioniert, gebucht. Antwortfristen und Zuständigkeit je Anfrage sichtbar. **Gemeinsamer Kalender** Gigs, Proben und Verfügbarkeiten der ganzen Band an einer Stelle. **Rider & Anforderungen** Technik, Backline, Catering, Hotel und Anfahrt stehen einmal in eventbrain, statt in verstreuten PDFs und Ordnern. **Rider per Link** Veranstalter*innen öffnen einen Link ohne Account und sehen immer den aktuellen Stand. **Deal-Rechner** Feste Gage, Beteiligung oder Stufen-Deal, mit Nebenkosten aus euren Vorlagen. **Reise & Crew** Wer mitreist und ob ihr im Hotel oder im Nightliner schlaft, steht direkt am Termin. **Tourplanung mit Karte** Alle Stationen auf einer Karte, offene Tage im Routing sofort sichtbar. **Individuelle Ablaufpläne** Abfahrt, Soundcheck, Stagetime. Jede Person bekommt nur ihre eigenen Zeiten. **Verträge aus Vorlagen** Bestätigungen und Verträge in eurem Layout, mit den Daten aus dem Termin befüllt. **Kontaktdatenbank** Veranstalter*innen, Locations und Agenturen mit Ansprechpartner*in und letzter Gage. **Eigene Veranstaltungen** Releaseparty oder eigenes Festival als eigener Projekttyp, inklusive Ticketing. **Cloudbasiert, mobil & DSGVO-konform** Im Backstage derselbe Stand wie im Proberaum, ohne Installation, Server in Deutschland. [Alle Funktionen im Detail →](https://www.eventbrain.de/funktionen.html) ## Häufige Fragen von Künstler*innen und Bands ### Welche Software eignet sich für Bands und Solo-Künstler*innen? eventbrain hält für Bands, DJs, Solo-Künstler*innen und Speaker die Booking-Anfragen an Clubs und Veranstalter*innen mit ihrem Status, den gemeinsamen Terminkalender, Rider und technische Anforderungen, die Gagenkalkulation und die Reiseplanung an einem Ort. Damit ist vor der Zusage klar, was ein Gig einbringt, und keine Rückmeldung verschwindet in einem Postfach. ### Wie behalten wir den Überblick über offene Anfragen? Ihr arbeitet wie eine Booking-Agentur für den eigenen Act: Angefragte Termine und Häuser liegen in einem Raster mit den Status angefragt, optioniert, bestätigt oder abgesagt. Veranstalter*innen und Locations melden über einen eigenen Link zurück, an welchen Terminen sie frei sind, und die Statusmails an sie gehen aus euren Vorlagen raus. ### Bekommen Veranstalter*innen unseren aktuellen Rider? Ja, über einen Link ohne Account. Technik, Backline, Catering, Hotel und Anfahrt hängen am Act, und wer den Link öffnet, sieht immer den aktuellen Stand. Eine geänderte Fassung muss niemand neu verschicken, weil es keine verschickte Fassung mehr gibt. ### Rechnet eventbrain aus, was ein Gig übrig lässt? Ja, im Paket PRO. Bei Beteiligung und Stufen-Deals rechnet der Deal-Rechner aus, was nach den Abzügen des Veranstalters als Gage ankommt. Die Kalkulation, die Reise, Übernachtung, Crew und Provision gegen die Gage stellt, und die Auswertung über ein ganzes Jahr mit einer Zeile je Gig werden gerade ausgerollt. ### Können wir damit auch eigene Veranstaltungen organisieren? Ja, als eigener Projekttyp im selben Team. Für die Releaseparty, die Tourabschlussshow oder das eigene Festival stehen Ticketzahlen aus elf Ticketingsystemen, Break-Even, Gewerke für Technik und Einlass sowie die Marketingplanung zur Verfügung. Kontakte und Vorlagen sind dieselben wie bei den gebuchten Gigs. ## Wie viele Anfragen liegen bei dir gerade ungeklärt? 20 Minuten Gespräch. Wir tragen deine nächsten Termine ein und schauen, wie daraus eine Übersicht wird. --- Pfad: Start › Funktionen › Ticketing & Reporting # Ticketing & Reporting Ticketzahlen aus allen Vertriebswegen an einem Ort eventbrain ist per Schnittstelle mit elf Ticketingsystemen verbunden, holt die Verkäufe jede Nacht ab, rechnet sie über alle Kanäle zusammen und verschickt fertige Reportings an alle, die sie brauchen. Deine Ticketzahlen von Hand pflegen kannst du in jedem Paket. Der nächtliche Abruf und die automatischen Reportings stehen ab [PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) bereit. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Verkaufsverlauf einer Veranstaltung nach Kalenderwochen: summierte Ticketverkäufe aller Vertriebswege bis knapp an die Kapazität von 6.260 Plätzen, dazu farbige Zeiträume der Werbekampagnen ## Was dir das im Ticketing bringt Die Verkaufszahlen kommen von selbst, jeder Partner bekommt seinen Bericht, eventbrain behält knappe Kontingente im Blick, und am Abend weiß die Tür, wer auf der Liste steht. ### Verkaufszahlen aus allen Systemen, jede Nacht[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Morgens steht eine Zahl je Show bereit, aus allen Vorverkaufsstellen zusammen, ohne Logins und Exporte. eventbrain verkauft selbst keine Tickets, es verbindet sich mit den Systemen, die du ohnehin nutzt. So schafft eventbrain das - Angebunden sind CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs, weitere kommen laufend dazu - Der Abruf läuft jede Nacht automatisch; brauchst du eine Zahl sofort, holst du sie je Vertriebsweg mit einem Klick - Abendkasse, Tourneekontingent oder die Buchhandlung um die Ecke pflegst du von Hand, sie zählen gleichberechtigt in die Gesamtsumme - Alle Vertriebswege ergeben eine Zahl je Show und bleiben einzeln aufschlüsselbar - Abbildung: Verkäufe je Ticketingsystem in einer Zeile: RSX 183 von 358, CTS 139 von 450, zusammen 322 von 808 Karten verkauft und 39,85 Prozent Auslastung ### Ticketing-Reporting, das sich selbst verschickt[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Agenturen und Partner bekommen ihren Bericht zur eingestellten Zeit, jede Woche, auch wenn du im Urlaub bist. Der halbe Montagvormittag für den Bericht ist frei für anderes. So schafft eventbrain das - Je Empfänger*in einstellbar: Uhrzeit, Wochentage, Zeitraum und Vorlage - Du legst fest, welche Vertriebswege in den Bericht einfließen, nicht jeder Partner muss alles sehen - Wahlweise als Bericht je Veranstaltung oder als Sammelmail über alle Shows eines Kontakts - Versand über eure eigene Absenderadresse ### Frühwarnung bei Kontingenten und Schnittstellen[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Wird ein Kontingent knapp oder hakt ein Abruf, meldet sich eventbrain bei der zuständigen Person. Du reagierst rechtzeitig, und in der Auswertung fehlen keine Tage. So schafft eventbrain das - Fällt das Kontingent eines Vertriebswegs auf 20 %, 10 % oder null, meldet sich das System bei der verantwortlichen Person - Markierst du eine Show als ausverkauft, erfahren es alle Beteiligten, und Website und rausgegangen.de zeigen es an - Schlägt ein Abruf fehl, erfährst du es samt Grund, etwa abgelehnte Zugangsdaten oder ein unbekannter Event-Code - Die Übersicht zeigt je Show, wie alt die letzten Zahlen sind - Ob eine Meldung per Mail, In-App oder Push kommt, stellt jede*r selbst ein - Abbildung: Meldungsliste mit einem ausverkauften Vertriebskanal und einem Kontingent unter 20/10 Prozent ### Gästeliste und Einlass am Abend Listen aus Excel, Mail oder Telefon landen in einer Gästeliste mit Kontingenten. Am Abend checkt die Tür die Gäste live ein, ohne ausgedruckten Zettel. So schafft eventbrain das - Gästetypen wie Presse, VIP oder Crew mit Kontingenten je Preiskategorie - Angelieferte Listen importierst du per Spaltenzuordnung oder als formlosen Text, aus dem die KI die Gäste liest - Am Abend läuft der Einlass über die Live-Gästeliste mit Check-in - Die Kraft an der Tür bekommt einen Light-Account, der nur am Veranstaltungstag die Gästeliste öffnet - Hinterher ist dokumentiert, wer tatsächlich da war ## Im Detail Was in Anbindungen, Setup, Reporting und Gästeliste im Einzelnen steckt. ### Ticketing & Anbindungen Verkaufszahlen aus allen Vertriebswegen einer Show, automatisch abgerufen oder von Hand gepflegt. - Automatischer Abruf ab PRO - Zahlen von Hand in jedem Paket **Angebundene Systeme** CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs. **Nächtlicher Abruf** Jede Nacht holt eventbrain den Verkaufsstand des Vortags je Vertriebsweg. **Sofort abrufen** Ein Klick holt die aktuelle Zahl eines Vertriebswegs, bevor sie gespeichert wird. **Kanäle ohne Schnittstelle** Abendkasse, Tourneekontingent oder Partner bekommen täglich ein Feld zum Eintragen. **Eigene Datenquelle** Wer ein eigenes System hat, liefert die Zahlen als JSON-Datei unter einer URL. **Fehler mit Grund** Unbekannter Event-Code, abgelehnte Zugangsdaten oder eine nicht erreichbare Schnittstelle, mit Meldung an die Verantwortlichen. **Räume bündeln** Mehrere Räume lassen sich zu einem Ticketing zusammenfassen, etwa für Festivals oder Messen. **Übersicht aller Shows** Gefiltert nach Auslastung, Prognose, Datenalter, Abrufstatus, Vertriebsweg oder Zeitraum. **Verlauf** Je Show der Zuwachs Woche für Woche, über den gesamten Vorverkauf. **Prognose** Hochrechnung der verkauften Tickets bis zum Veranstaltungstag aus dem Verlauf der letzten Wochen. ### Ticketing-Setup Wie eine Show verkauft wird: Kategorien, Kontingente, Preise und Vertriebswege. - Abbildung: Ticketing-Kachel mit Kapazität, Auslastung und Gästeliste **Einrichten** Aus einem Saalplan, von Hand oder aus einer anderen Show kopiert, auf Wunsch nur in Teilen. **Preiskategorien** Mit Kapazität, Gästekontingent und Platzwahl: freie Wahl, Einzelplatz oder Bestplatz. **Optionen & Sperrungen** Je Kategorie mit Menge und Notiz, wahlweise von der Kapazität abgezogen, als Team-Vorlage wiederverwendbar. **Verkaufbare Kapazität** Was nach Gästen, Optionen und Sperrungen tatsächlich in den Verkauf geht, mit Aufschlüsselung. **Kontingente** Je Vertriebsweg und Preiskategorie, mit Warnung, wenn sie die verkaufbare Kapazität übersteigen. **Preisprofile** Grundpreis, Vorverkaufs-, System-, Online- und Erstattungsgebühr je Vertriebsweg und Kategorie. **Gebühren aus Vorgaben** Die Standardgebühren eines Ticketingsystems werden übernommen und lassen sich je Show überschreiben. **Vertriebswege** Mit Verkaufszeitraum, Vorverkaufsphase, Exklusiv-Markierung und Event-Code. **Ticket-Links** Erscheinen auf der Veranstaltungs-Website, in der REST-API und in Dokumenten. **Bestuhlung** Bestuhlt, unbestuhlt oder teilbestuhlt, dazu Hinweise zu Rollstuhlplätzen. ### Reporting[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Verkaufszahlen, die von selbst an Agenturen, Künstler*innen und Partner*innen gehen, und Auswertungen für dich. **Empfänger** Eine Mailadresse oder ein Kontakt, auch mit mehreren Adressen für Ticketing-Mails. **Zeitplan** Täglich oder an gewählten Wochentagen, zur vollen Stunde, innerhalb eines Zeitraums. **Vertriebswege wählen** Je Empfänger*in alle oder nur ausgewählte Vertriebswege. **Vorlage & Platzhalter** Verkauft, Kapazität, Zuwachs der letzten Wochen, Auslastung und Prognose, auch als Tabelle je Vertriebsweg. **Einzel- oder Sammelmail** Je Veranstaltung oder alle Shows eines Kontakts in einer Mail, sortiert nach Datum, Künstler*in oder Titel. **Archiv** Sammelmails stehen im Verlauf des Kontakts. **Sofort senden** Ein Report lässt sich außer der Reihe direkt verschicken. **Feiertage** Den Versandtag aller Kontakte eines Wochentags auf einmal verlegen. **Verkaufskurve** Je Kalenderwoche mit Kapazität, Break-Even-Linie, Prognose und Markern für Kampagnen, Pressemitteilungen und Verkaufsstarts. **Exporte** Kapazität, Verkäufe und Zuwächse in den Projekt-Exporten als Excel oder CSV. ### Gästeliste & Einlass Gäste mit Typ, Kontingent und Check-in, von der Einladung bis zur Tür. **Gästedaten** Name, Firma, Mail, Anzahl, Gästetyp, Status, Notiz und wer eingeladen hat. **Gästetypen** Presse, VIP, Crew oder eigene Typen, frei anlegbar. **Kontingente** Je Preiskategorie, mit Übersicht über vergeben, frei und erschienen. **Pflichtfelder** Legt fest, was zu jedem Gast angegeben sein muss. **Bestätigungsmail** Gäste bekommen eine Mail aus eurer Vorlage, auf Wunsch mit Kopie an dich. **Import** CSV mit Spaltenzuordnung oder formloser Text, aus dem die KI die Gäste liest. **Live-Gästeliste** Vollbild für den Einlass mit Check-in, auch für einen Teil einer Reservierung. **Zugang für die Tür** Light-Accounts öffnen die Gästeliste nur am Veranstaltungstag. **Ausdruck** Die Gästeliste als PDF aus eurer Vorlage, gruppiert oder mit Details. **Massenbearbeitung** Viele Gäste auf einmal ändern, löschen oder kopieren. ## Häufige Fragen zum Ticketing ### Welche Ticketingsysteme sind an eventbrain angebunden? Angebunden sind elf Systeme: CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs, weitere kommen laufend dazu. Der Verkaufsabruf läuft je System per Schnittstelle jede Nacht automatisch. Kanäle ohne Schnittstelle pflegst du manuell, sie zählen gleichberechtigt in die Gesamtsumme. ### Verkauft eventbrain selbst Tickets? Nein, eventbrain ist kein Ticketshop und verkauft keine Tickets. Es verbindet sich mit den Ticketingsystemen, die du ohnehin nutzt, und macht deren Zahlen nutzbar. Deine Vertragsbeziehung zum Ticketingsystem bleibt unberührt. ### Wie oft werden die Verkaufszahlen aktualisiert? Jede Nacht automatisch. Brauchst du eine Zahl sofort, holst du sie je Vertriebsweg mit einem Klick, statt bis zum nächsten Morgen zu warten. Alle Vertriebswege ergeben eine Zahl je Show und bleiben einzeln aufschlüsselbar. ### Was passiert, wenn eine Schnittstelle keine Zahlen liefert? Dann schlägt eventbrain Alarm, damit keine Lücke unbemerkt in der Auswertung landet. Ebenso gewarnt wird, wenn ein Kontingent knapp wird. Ob solche Meldungen per Mail, In-App oder Push kommen, stellt jede*r selbst ein. ### Wie viel Arbeit spart das automatische Reporting? Der wöchentliche Verkaufsbericht an Agenturen und Partner*innen kostet häufig einen halben Vormittag, meist viel mehr. Dieser Vorgang entfällt fast vollständig, weil eventbrain die Zahlen nachts abholt und die Reportings selbst verschickt. Was bleibt, ist die einmalige Einrichtung pro Empfänger*in: Vorlage, Uhrzeit, Wochentage, Zuschnitt. ## Wie viele Stunden kostet dich das Reporting im Monat? 20 Minuten Gespräch. Wir rechnen gemeinsam durch, was der automatische Abruf bei euch einspart. --- Pfad: Start › Funktionen › Finanzen & Kalkulation # Finanzen & Kalkulation Was eine Veranstaltung kostet und einbringt, an einem Ort Deals rechnen die Gage aus dem aktuellen Verkaufsstand, die Kalkulation zieht Ticketerlöse, Gebühren, Gagen und KSK aus dem Projekt, und die Auswertung legt alle Veranstaltungen neben eure Fixkosten. Deals und Gagen rechnest du in jedem Paket. Kalkulation, Break-Even und Auswertung stehen ab [PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) bereit. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Gage-Berechnung mit Deal Gage gegen Einnahmebeteiligung: 131.652 Euro Einnahmen aus 3.657 Karten, 50 Prozent Beteiligung ergeben 65.826 Euro, die Garantiegage von 80.000 Euro greift ## Was dir das in der Kalkulation bringt Die Kalkulation rechnet mit den Zahlen aus dem Projekt. Du siehst früh, ob eine Show trägt, spielst Varianten durch und hast das Jahr ausgewertet, sobald die letzte Show abgerechnet ist. ### Kalkulation mit den Zahlen aus dem Projekt[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Verkaufsstand, Deal und Ticketpreise fließen direkt in die Kalkulation. Ändert sich die Garantie oder der Preis, rechnet sie mit dem neuen Stand weiter, ohne dass jemand eine Datei nachträgt. So schafft eventbrain das - Ticketumsatz, Gebühren, Gagen, Nebenkosten, KSK-Abgabe und Marketingkosten kommen aus dem Projekt - Ändert sich ein Wert, rechnen abhängige Positionen nach, von Hand gesetzte Zahlen bleiben stehen - Kategorien und Positionen stammen aus dem Katalog deines Teams, neue Kalkulationen aus Vorlagen - Das Ergebnis steht neben der Planung, Zeile für Zeile vergleichbar - Abbildung: Verkaufskurve mit Break-Even-Linie ### Früh sehen, ob eine Show trägt Du siehst Wochen vor dem Termin, ob eine Show ihren Break-Even erreicht. Hinkt der Vorverkauf hinterher, bleibt noch Zeit für eine Marketing-Offensive. So schafft eventbrain das - Je Kalkulation siehst du, ab wie vielen Tickets und welcher Auslastung die Show trägt[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Die Gage rechnet sich aus dem aktuellen Verkaufsstand, der Erwartung oder der Prognose, auch bei Stufen-Deals - Der erwartete Gewinn kommt auf Wunsch direkt aus der Haupt-Kalkulation und aktualisiert sich selbst - Die Prognose rechnet die Verkäufe der letzten Wochen bis zum Veranstaltungstag hoch - Abbildung: Deal Gage vs. Einnahmebeteiligung mit 2.000 Euro Garantie und zwei Stufen: bis 300 Karten 60 Prozent, ab 301 Karten 75 Prozent - Abbildung: Gage-Berechnung mit erwarteten Besucherzahlen ### Varianten rechnen, ohne den Live-Stand anzufassen[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Zwei Euro mehr pro Ticket oder eine höhere Garantie rechnest du in einer eigenen Spalte neben der Haupt-Kalkulation. Welche Zahl gilt, ist jederzeit klar, eine Datei „Kalkulation_final_v3" braucht es dafür nicht. So schafft eventbrain das - Beliebig viele Kalkulationsspalten nebeneinander, eine davon als Haupt-Kalkulation - Jede Spalte darf eigene Ticketpreise und geplante Verkäufe haben, das Live-Ticketing bleibt unberührt - Jede Spalte darf einen eigenen Deal rechnen und ihn bei Bedarf in den Live-Deal übernehmen - Neue Spalten startest du leer, aus einer Vorlage oder als Kopie - Abbildung: Ticketing-Widget mit Auslastung und Gaesteliste ### Das Jahr ausgewertet, sobald die letzte Show abgerechnet ist[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Alle Veranstaltungen stehen mit ihrem Ergebnis neben euren Fixkosten, und die KSK-pflichtigen Gagen liegen fertig für die Meldung bereit. Die zwei Tage Zahlensuchen im Januar entfallen. So schafft eventbrain das - Eine Zeile je Veranstaltung mit Ausgaben, Einnahmen, Ergebnis und Abweichung zur Prognose, als Excel oder CSV - Abgerechnete Shows zählen mit ihrem Ergebnis, offene mit der Haupt-Kalkulation, klar gekennzeichnet - Gehälter, Miete oder Förderungen laufen als Fixkosten und Erlöse mit, wiederkehrende Posten als Serie - Die KSK-pflichtigen Gagen eines Jahres stehen fertig je Künstler*in bereit, als CSV für die Meldung - Abbildung: Zeitreihe der Finanz-Auswertung von Januar bis Juni: Balken für das Ergebnis der Projekte und den Saldo der Fixkosten je Monat, dazu eine Linie mit dem Gesamtergebnis ## Im Detail Was in Deals, Kalkulation und Auswertung im Einzelnen steckt. ### Deals & Gagen Was ein Act kostet, aus dem Deal gerechnet, bei jedem Verkaufsstand neu. **Deal-Arten** Pauschale, Einnahmebeteiligung, Gage plus Beteiligung, Gage gegen Beteiligung (der höhere Wert zählt) und Beteiligung nach Kosten. **Stufen** Schwellen nach verkauften Karten oder nach Umsatz, je Stufe in Prozent oder Euro pro Karte. **Berechnungsbasis** Aktueller Verkaufsstand, Erwartung, Prognose oder die geplanten Verkäufe einer Kalkulation. **Rechenweg** Je Stufe sichtbar, was sie zur Gage beiträgt. Überlappende Stufen werden gemeldet. **Nebenkosten** Buy-outs und Kostenbeteiligungen je Programmpunkt, mit Netto, Steuer und Brutto. **Nebenkosten-Vorlagen** Team-Vorlagen landen beim Anlegen eines Programmpunkts automatisch im Deal. **Abgaben** KSK, GEMA und Ausländersteuer nach §50a, jeweils mit Angabe, wer sie übernimmt. **Gagensumme** Alle Gagen einer Veranstaltung je Berechnungsbasis, mit Liste der nicht berechenbaren. **Erwartung & Prognose** Erwartete Besucher*innen und erwarteter Gewinn je Veranstaltung. ### Kalkulation & Ergebnis[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Planung und Abrechnung einer Veranstaltung in einer Tabelle, mit den Zahlen aus dem Projekt. **Spalten** Beliebig viele Kalkulationen neben der Ergebnisspalte, eine davon als Haupt-Kalkulation. **Anlegen** Leer, aus einer Vorlage oder als Kopie einer bestehenden Kalkulation. **Katalog** Team-eigene Kategorien und Positionen je Veranstaltungstyp, mit einem Standardkatalog zum Start. **Zeilenrechner** Ticketumsatz, Vorverkaufs- und Systemgebühr, Gagen, Nebenkosten, KSK-Abgabe und Marketing. **Prozentwerte** Eine Position als Prozent einer anderen Position oder Summe. Zirkelbezüge werden erkannt. **Nachrechnen** Abhängige Positionen rechnen automatisch neu, von Hand gesetzte Werte bleiben. **Eigene Preise je Spalte** Geplante Verkäufe und Grundpreise je Preisprofil, ohne das Live-Ticketing zu ändern. **Eigener Deal je Spalte** Mit Übernahme in den Live-Deal, wenn die Variante gilt. **Break-Even** Je Spalte die Ticketzahl und Auslastung, ab der die Veranstaltung trägt. **Abschluss** Werte ins Ergebnis übernehmen, abschließen und in die Auswertung aufnehmen, mit Eintrag im Verlauf. ### Auswertung & KSK[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Alle Veranstaltungen und eure Fixkosten nebeneinander, für das Jahr, den Träger oder die KSK. **Je Veranstaltung** Ausgaben, Einnahmen, Ergebnis, Prognose und Abweichung, eine Zeile je Show. **Ist oder Plan** Abgerechnete Shows mit Ergebnis, offene mit der Haupt-Kalkulation, gekennzeichnet. **Spalten wählen** Jede Budgetkategorie als eigene Spalte. **Filter & Sichten** Zeitraum, Typ, Reihe, Künstler*in, Tour, Raum, Agentur und mehr, als Sicht speicherbar. **Export** Excel oder CSV. **Fixkosten & Erlöse** Posten ohne Projektbezug wie Personal, Gebäude, Versicherungen oder Förderungen, mit Soll und Ist. **Wiederkehrende Posten** Als Serie anlegen, einzeln oder ab einem Datum ändern. **Zeitreihe** Monatlich oder jährlich, Projekte und Fixkosten mit Gesamt und kumuliertem Saldo. **KSK-Meldung** Die KSK-pflichtigen Gagen eines Jahres je Künstler*in mit KSK-ID und Abgabe, als CSV. **Finanz-Dashboard** Ergebnis, Ausgaben, Einnahmen und KSK-Abgabe auf einen Blick. ## Häufige Fragen zu Kalkulation und Finanzen ### Rechnet eventbrain Künstler-Deals automatisch? Ja: feste Gage, Beteiligung und Stufen-Deal rechnen sich selbst, inklusive Nebenkosten aus Team-Vorlagen. Du hinterlegst den Deal einmal, danach rechnet er bei jedem Verkaufsstand mit. ### Wann erkenne ich, dass eine Veranstaltung nicht trägt? Wochen vorher statt bei der Abrechnung: Die Prognose rechnet die Verkäufe aus dem laufenden Verlauf bis zum Veranstaltungstag hoch, der erwartete Gewinn kommt aus der Haupt-Kalkulation. Die Kalkulation zeigt außerdem, ab wie vielen Tickets und welcher Auslastung die Veranstaltung trägt. ### Kann ich Szenarien vergleichen? Ja, als Kalkulationsspalten nebeneinander statt in Excel-Kopien. Jede Spalte darf eigene Ticketpreise und einen eigenen Deal haben, ohne das Live-Ticketing zu verändern. So siehst du, was eine höhere Gage oder ein anderer Preis am Ergebnis ändert. ### Ist eventbrain eine Buchhaltungssoftware? Nein. eventbrain rechnet die Veranstaltung (Kalkulation, Deals, Prognose, Break-Even und Plan-Ist), es ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Auswertungen lassen sich mit frei gewählten Spalten als Excel oder CSV exportieren. ## Wann merkst du heute, dass eine Show nicht trägt? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen uns eure Kalkulation an und wie sie in eventbrain aussehen würde. --- Pfad: Start › Funktionen › Projekte & Programm # Projekte & Programm Jede Veranstaltung an einem Ort, alle Veranstaltungen im Blick Jede Veranstaltung ist in eventbrain ein Projekt. Daran hängen Programm, Zeitplan, Deals, Rider, Verträge, Aufgaben, Ticketzahlen und jede Absprache. Die Projektübersicht zeigt dir alle Shows mit ihrem Stand, und von dort bist du mit einem Klick im Detail. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Projektliste mit fünf Veranstaltungen im November 2026, je mit Termin, Projekt, fünf Meilenstein-Ampeln und verkauften Tickets wie 384 von 756 ## Was dir das im Alltag mit vielen Shows bringt Jede Show ist in eventbrain ein Projekt, in dem alles zusammenläuft. Die Übersicht zeigt den Stand aller Shows, und Programm, Zeitplan und Dokumente beziehen ihre Daten aus diesem einen Projekt. ### Alles zu einer Show in einem Projekt Vertrag, Rider und die Absprache zur Bühnenzeit liegen am Projekt, für alle im Team sichtbar. Wer den Stand einer Show wissen will, öffnet das Projekt-Dashboard und sieht auf einer Seite, was erledigt ist und was noch fehlt. So schafft eventbrain das - Programm, Räume, Ticketing, Zeitplan, Realisation, Marketing, Finanzen und Aufgaben sind Bereiche desselben Projekts - Dateien, Notizen und versendete Mails liegen am Projekt, nicht in persönlichen Postfächern - Das Projekt-Dashboard zeigt auf einer Seite, was zählt: Meilensteine, Ticketstand, Künstler*innen, Räume, Realisation - Meilenstein-Ampeln zeigen, was an Wichtigem erledigt ist und was noch fehlt - Abbildung: Projekt-Dashboard mit Meilenstein-Ampeln, Ticketstand 384 von 756 Tickets mit Wochenvergleich und Gästeliste, daneben die Zuständigen je Arbeitsbereich ### Alle Shows auf einen Blick Welche Show noch keinen Vertrag hat und wo nächste Woche der Vorverkauf startet, zeigt die Projektübersicht mit Meilenstein-Ampeln und Ticketstand je Zeile. Die Antwort sieht jede*r im Team selbst. So schafft eventbrain das - Alle Termine als Liste oder Kalender, mit Status, Meilenstein-Ampeln und Ticketstand je Zeile - Der Ticketstand zeigt auch, wie viel diese und letzte Woche dazugekommen ist - Ampeln lassen sich direkt in der Liste weiterschalten, ohne das Projekt zu öffnen - Eigene Ansichten speichern, zum Beispiel „Meine Shows im Herbst", und bis zu fünf davon in die Navigation pinnen - Abbildung: Projektliste mit drei Veranstaltungen im November 2026, je mit Termin, Projekt, fünf Meilenstein-Ampeln in Grün und Rot und verkauften Tickets wie 384 von 756 - Abbildung: Kalender von Donnerstag bis Sonntag, am Freitag zwei Optionen für denselben Abend im Kleinen Saal mit Rang 1 und 2, daneben gebuchte Veranstaltungen in anderen Räumen ### Jeder Act mit allen Details am Programmpunkt Deal, Rider, Hotelwunsch und Bühnenanforderungen stehen direkt am Act, auch bei zwölf Acts an einem Abend. Die Produktion findet alles an einer Stelle und springt mit einem Klick zum nächsten Act. So schafft eventbrain das - Deal, Bühnenanweisung, Catering, Unterkunft und Reise stehen am Programmpunkt - Was am Künstlerprogramm hinterlegt ist, übernimmst du mit einem Klick, statt es neu abzutippen - Ein Umschalter springt zwischen den Acts eines Abends - Auch Stände oder Food lassen sich als eigene Programmarten führen - Abbildung: Programmpunkte einer Veranstaltung mit Agentur oder Ansprechperson und Status, ein Act angefragt, drei gebucht ### Ein Zeitplan, jede*r sieht den eigenen Teil Der Ablaufplan liegt einmal im Projekt, über alle Tage und Räume. Jede beteiligte Person sieht darin die Slots, die sie betreffen, und ändert sich etwas, ist es bei allen sofort aktuell. So schafft eventbrain das - Ein Zeitplan über alle Tage und Räume, mit Einlass, Beginn, Show und Ende - Acts, Gewerke, Partner und Teammitglieder hängen an den Slots, die sie betreffen, und im Light-Account sieht jede*r nur die eigenen - Angelieferte Pläne aus Mail, PDF oder Word liest der KI-Import ein und macht Slots daraus - Dispos, Verträge und Running Order ziehen ihre Zeiten aus demselben Plan, und verschiebt sich eine Raumbuchung, ziehen die Slots mit - Abbildung: Zeitplan über zwei Tage: am Aufbautag Get In, Soundcheck und Catering, am Veranstaltungstag Einlass und Beginn als veröffentlichte Zeiten und danach der Abbau - Abbildung: Vom KI-Import erzeugte Slots im Zeitplan: Soundcheck um 14:00, Einlass um 19:00 und Beginn um 20:00, Einlass und Beginn als veröffentlicht markiert ### Jede Show mit eigenem Chat, Externe inklusive Zu jedem Projekt gehört ein Chat. Für Abendkasse oder Sicherheit legst du eigene Kanäle an und holst Kolleg*innen und Externe wie den Sicherheitsdienst dazu. Geschrieben wird am Rechner oder unterwegs in der App, und wer später dazukommt, liest nach. So schafft eventbrain das - Den Kanal „Allgemein“ eines Projekts lesen alle Full-Accounts, die das Projekt sehen dürfen - Kanäle wie „Abendkasse“ oder „Sicherheit“ lesen nur ihre Mitglieder - Externe schreiben mit einem Light-Account in genau den Kanälen mit, in die du sie holst - Mit @ holst du jemanden ins Gespräch, die Meldung kommt auch als Push aufs Handy - Abbildung: Projekt-Chat eines Konzerts im Browser: links die Kanäle Allgemein, Abendkasse und Sicherheit des Projekts, rechts Absprachen zu Monitoren, Vorverkauf und Abendkasse - Abbildung: Kanal Abendkasse in der eventbrain-App auf dem Smartphone mit Nachrichten zu Gästeliste, Presse-Bändchen, Wechselgeld und Security ### Einmal gepflegt, überall aktuell Ändert sich der Titel einer Show, änderst du ihn am Projekt. Vertrag, Website, Ticketing-Reporting und Export ziehen ihn von dort, und überall steht derselbe Stand. So schafft eventbrain das - Verträge, Dispos und Mails ziehen ihre Daten über Platzhalter aus dem Projekt - Veranstaltungs-Website und rausgegangen.de zeigen den aktuellen Stand, Status wie Ausverkauft oder Abgesagt eingeschlossen - Exporte nach eigener Vorlage als Excel oder CSV - Über die REST-API holen sich weitere Systeme dieselben Daten[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) ## Im Detail Was in Projekt, Projektübersicht, Programm und Zeitplan im Einzelnen steckt. ### Projekt Jede Veranstaltung ist ein Projekt, an dem alle Bereiche, Dateien und Absprachen hängen. - Unbegrenzt viele Projekte in jedem Paket - Abbildung: Projekt-Dashboard eines Konzerts mit Meilenstein-Ampeln, einer Notiz zum Support-Act und dem Programmpunkt mit Zeitplan von Get In bis Beginn **Projektarten** Eigene Veranstaltung, Vermietung, Auftragsveranstaltung, Booking oder ein Projekt ohne Veranstaltung. **Status** Akquise, Option, Fix, Abgesagt oder Abgeschlossen, dazu Ausverkauft, Verschoben und Verlegt. **Bereiche** Programm, Räume, Ticketing, Zeitplan, Realisation, Marketing, Finanzen und Aufgaben in einem Projekt. **Projekt-Dashboard** Rund 20 Widgets, frei angeordnet und je Projektart gespeichert, von Meilensteinen bis Verkaufsverlauf. **Meilensteine** Ampeln für das Wichtige, deren Status du direkt am Projekt änderst. Überfällige werden rot. **Dateien** Ordner aus Team-Vorlagen, die bei jedem neuen Projekt automatisch entstehen. Doppelte Uploads erkennt das System. **Notizen & Logbuch** Notizen am Projekt und ein Logbuch mit Mails, Dokumenten und Status- oder Terminänderungen. **Briefings** Eigene Briefings für Projekt, Realisation, Finanzen, Marketing und Ticketing. **Kommentare** Absprachen am Projekt mit @-Erwähnung einzelner Personen oder ganzer Gruppen. **E-Mail ans Team** Eine Info an alle, die am Projekt arbeiten, direkt aus dem Projekt. **Eigene Felder** Zusätzliche Felder für das, was nur bei euch zu einer Veranstaltung gehört. ### Projektübersicht Alle Veranstaltungen des Teams auf einer Seite, gefiltert und sortiert so, wie du sie gerade brauchst. **Liste oder Kalender** Eine Zeile je Termin oder alle Termine im Kalender, umschaltbar. **Spalten** Status, Spielstätte, Veranstalter*in, Meilensteine, Projektleitung, Zuständige je Arbeitsbereich und Ticketstand. **Ticketstand** Verkauft und Kapazität je Termin, dazu die Veränderung dieser und der letzten Woche. **Filter** Nach Typ, Status, Künstler*in, Reihe, Tags, Genre, Spielstätte und Raum, Arbeitsbereich oder Ort mit Umkreis. **Gespeicherte Ansichten** Als Standard setzen, bis zu fünf in die Navigation pinnen oder als Kalender-Abo nutzen. **Massenaktionen** Zuständigkeiten ändern oder Aufgabenvorlagen auf viele Projekte auf einmal anwenden. **Export & Import** Export nach eigener Vorlage als Excel oder CSV, Import von Projekten aus CSV. **Assistent** Neun Schritte von Titel und Termin bis zu Team, Aufgaben und Ticketing. **Projektnummern** Fortlaufend nach eurem Schema mit Präfix und Mindestlänge. **Veranstaltungsreihen** Zusammengehörige Termine bündeln und danach filtern. **Persönliches Dashboard** Eigene Aufgaben, nächste Projekte, Vorverkaufsstarts und Ankündigungen auf der Startseite. ### Programm & Programmpunkte Das Programm einer Veranstaltung, mit allem, was zu jedem Act oder Stand gehört. - Abbildung: Programmpunkt mit geöffnetem Reiter Bühnenanweisung: aktuelle Fassung der Bühnenanweisung und des Stageplots als PDF zum Download, darunter die finalen Technikabsprachen **Programmarten** Künstler*innen, Stände und eigene Arten, die ihr selbst anlegt. **Status** Angefragt, 1. Option, 2. Option, Reserviert, Gebucht oder Abgesagt. **Beteiligte** Künstler*in, Ansprechpartner*in, Booker*in, Management und Mainact je Programmpunkt. **Vereinbarung** Sechs Deal-Arten von Pauschale bis Einnahmebeteiligung nach Kosten, dazu Garantie, Vertragsstrafe und Nebenkosten. **Bühnenanweisung** Technische Anforderungen, Dateien und finale Technikabsprachen. **Catering, Unterkunft & Reise** Anforderungen und Reisegruppe je Act. **Zeitvorgaben** Was der Act für den Zeitplan vorgibt, als Grundlage für die Slots. **Steuern & Gebühren** GEMA, KSK, Ausländersteuer nach §50a und Steuersatz, jeweils mit Zuständigkeit. **Übernahme** Bühnenanweisung, Catering, Reise, Zeitvorgaben und Abgaben kommen mit einem Klick aus dem Künstlerprogramm. **Dateien, Verträge & Aufgaben** Je Programmpunkt eigene Dateien, Verträge aus Vorlagen und Aufgaben. **Umschalter** Springt zwischen den Acts eines Abends, ohne zurück in die Liste. **Programmliste** Alle Programmpunkte mit Status und Meilensteinen, Status und Workflows für viele auf einmal. ### Zeitplan Der Zeitplan einer Veranstaltung, aus dem Dispos, Verträge, Website und alle Beteiligten ihre Zeiten beziehen. - In allen Paketen enthalten - Abbildung: Zeitplan-Slot auf der Parkbühne Potsdam mit Titel Beginn, Zeit 20:00 und Zeitart Beginn, zur Wahl stehen Einlass, Beginn, Ende, Show und Keine - Abbildung: Derselbe Slot mit Notiz, beteiligter Person aus dem Programm und angehaktem Veröffentlichen **Tage & Räume** Slots über alle Tage des Projekts, Auf- und Abbautage eingeschlossen, und über alle gebuchten Räume. **Zeittypen** Einlass, Beginn, Show und Ende als feste Zeiten, alles andere frei benennbar. **Beteiligte am Slot** Acts, Gewerke, Partner und Teammitglieder hängen an den Slots, die sie betreffen. **Eigener Plan im Light-Account** Externe sehen nur die Slots, in denen sie vorkommen, und die allgemeinen. **KI-Import** Den Zeitplan als Text einfügen, die KI erzeugt Slots und erkennt Einlass und Beginn. **Platzhalter für Dokumente** Zeitplan gesamt, Running Order, Auftrittszeiten und der persönliche Ablauf je Act oder Gewerk. **Veröffentlichung** Freigegebene Slots erscheinen auf der Veranstaltungs-Website und in der REST-API. **Filter** Nach Raum, Zeittyp, Veröffentlichung oder beteiligter Person. **Mitwandern** Verschiebt sich eine Raumbuchung, ziehen die Slots mit. Terminplanung für viele ActsIn PRO Du fragst für eine ganze Reihe Acts bei Agenturen an und siehst je Termin, ob er angefragt, optioniert oder gebucht ist. Zur Terminplanung für Veranstalter*innen → TourplanungIn PRO Du vertrittst Acts und siehst, wo im Routing noch eine Lücke ist. Zur Tourplanung für Booking-Agenturen → ## Häufige Fragen zu Projekten, Programm und Zeitplan ### Was gehört in eventbrain zu einem Projekt? Jede Veranstaltung ist ein Projekt. Daran hängen Programm und Programmpunkte, Deals und Gagen, Rider und Anforderungen, Verträge und Dokumente, Aufgaben und Meilensteine, Zeitplan, Gewerke, Ticketzahlen, gebuchte Räume und Marketing. Notizen, Mails, Kommentare und Statuswechsel sammeln sich als Verlauf am Projekt. ### Wo liegen Rider und Anforderungen von Künstler*innen? Am Programmpunkt selbst: Deal, Rider, Catering, Hotel und Technik hängen am Act und nicht im Mail-Anhang von vor drei Monaten. Was am Künstlerprogramm hinterlegt ist, übernimmst du mit einem Klick, es wird also einmal gepflegt und steht in jedem Projekt bereit. ### Wie behalte ich viele Veranstaltungen gleichzeitig im Blick? Die Projektübersicht zeigt alle Shows als Liste oder Kalender, mit Meilenstein-Ampeln, Ticketverkäufen und offenen Punkten. Eigene Ansichten lassen sich speichern und in die Navigation pinnen. Das Projekt-Dashboard ordnet jede*r frei an, und das persönliche Dashboard zeigt eigene Aufgaben, nächste Projekte und Vorverkaufsstarts. ### Bekommt jede Person ihren eigenen Ablaufplan? Ja: Im Light-Account sieht jede*r nur die Slots, in denen sie oder er vorkommt, und die allgemeinen Zeiten wie Einlass und Beginn. Für Dispos und Verträge setzt eventbrain den persönlichen Ablauf je Act oder Gewerk als Platzhalter ins PDF. ### Können wir angelieferte Zeitpläne übernehmen? Ja: Du kopierst den Zeitplan als Text aus Mail, PDF oder Word in eventbrain, und der KI-Import macht daraus strukturierte Slots, auch aus formlosem Text. Einlass und Beginn erkennt er als solche. Kontakte und Projekte importierst du aus CSV oder Excel. ## Wo steht bei euch gerade, was zu einer Show gehört? 20 Minuten Gespräch. Wir legen eine eurer Veranstaltungen als Projekt an und schauen, was daran hängt. --- Pfad: Start › Funktionen › Aufgaben & Workflows # Aufgaben & Workflows Was bei jeder Show wann zu tun ist, und wer dran ist Du hinterlegst einmal, wie eine Veranstaltung bei euch abläuft. Bei jeder neuen Show entstehen daraus die Aufgaben mit fertigen Fristen, in der richtigen Reihenfolge und direkt an dem Act, Raum oder Gewerk, um den es geht. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Aufgabenliste über mehrere Projekte mit Veranstaltung, Datum, Ort, verantwortlicher Person, Frist und Status je Aufgabe ## Was dir das in der Planung bringt Du legst euren Ablauf einmal fest. Danach entstehen die Aufgaben für jede Show von selbst und rücken mit, wenn sich ein Termin verschiebt. ### Euer Ablauf als Vorlage für jede Show Ihr legt einmal fest, was vor einer Veranstaltung wann zu tun ist. Bei jeder neuen Show stehen die Aufgaben dann mit fertigen Fristen bereit, und du kümmerst dich nur noch um die Ausnahmen. So schafft eventbrain das - Workflows halten euren Ablauf als Vorlage fest: Aufgaben mit Fristen relativ zu Veranstaltungstag, Ankündigung oder Vorverkaufsstart - Beim Anlegen einer Veranstaltung wählst du den Workflow, die Aufgaben entstehen mit fertig berechneten Fristen - Wer welche Aufgabe bekommt, ergibt sich aus den Arbeitsbereichen im Projekt, etwa Booking, Marketing oder Ticketing - Neue Leute arbeiten vom ersten Tag an nach eurem Ablauf, ohne dass jemand danebensitzen muss - Abbildung: Workflow-Vorlage Örtliche Show: Aufgaben vor dem Veranstaltungstag wie Plakatierung beauftragen sechs Monate vorher, Technik bestellt drei Monate vorher, Zeitplan fix einen Monat vorher, je mit Zuweisung an einen Arbeitsbereich - Abbildung: Aufgabenliste eines Projekts mit den daraus berechneten Fristen vom 04.05. bis 05.11.2026, je mit zuständiger Person ### Termine verschieben, Fristen ziehen mit Rutscht eine Show um zwei Wochen, änderst du nur das Datum am Projekt. Alle offenen Fristen rücken mit, und wer betroffen ist, erfährt es mit einer einzigen Nachricht. So schafft eventbrain das - Ändert sich ein Termin am Projekt, bekommen alle offenen Aufgaben aus Workflows neue Fristen - Was schon in Bearbeitung ist, bleibt, wie es ist - Jede*r Betroffene bekommt eine Sammelmeldung statt einer pro Aufgabe - Abbildung: Benachrichtigungen: Projekttermine von Blind Dog um vier Tage verschoben, darunter die Sammelmeldung Deadlines verschoben mit drei Aufgaben und ihren alten und neuen Fristen - Abbildung: Aufgabenliste mit Zeitplan fix am 14.10.2026 und den beiden Abrechnungsaufgaben am 19.11.2026 ## Im Detail Was in Aufgaben und Workflows im Einzelnen steckt. Alles davon ist in jedem Paket enthalten. ### Aufgaben & Workflows Aufgaben für jede Veranstaltung und Workflows, die euren Ablauf als Vorlage festhalten. - In allen Paketen enthalten - Abbildung: Aufgabe im Status Wartend, sie erfordert Erstellen der Kalkulation und wartet darauf - Abbildung: Aufgabenvorlage Hotelbedarf Künstler*in klären als Meilenstein für Programmpunkte markiert, mit dem Meilenstein-Symbol Bürogebäude **Status & Priorität** Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt oder Deaktiviert, dazu fünf Prioritätsstufen. **Abhängigkeiten** Eine Aufgabe wartet, bis alle oder einer ihrer Vorgänger erledigt sind, und gibt sich dann selbst frei. Festgelegt wird das in der Vorlage. **Am richtigen Ort** Aufgaben hängen am Projekt oder direkt an Programmpunkt, Raum, Gewerk, Sponsor oder Medienpartner. **Für Light-Accounts** Aufgaben gehen auch an Personen mit Light-Account, etwa an Kasse oder Haustechnik. Sie haken sie dort selbst ab. **Wiederkehrend** Wöchentlich, monatlich, jährlich oder an gewählten Wochentagen, bis zu einem Enddatum. **Aufgabenliste** Alle Aufgaben über alle Projekte, gefiltert nach Person, Arbeitsbereich, Projekt, Status oder Zeitraum. Filter lassen sich speichern. **Massenaktionen** Viele Aufgaben auf einmal erledigen, verschieben oder neu zuweisen. **Meilensteine** Ausgewählte Aufgaben erscheinen mit eigenem Symbol als Meilenstein-Ampel in Projektübersicht und Programmliste. **Workflows** Aufgabenvorlagen mit Fristen relativ zu Projektstart, Ankündigung, Vorverkaufsstart, Veranstaltungstag oder Projektende. **Workflows je Act** Workflows auch auf einzelne Programmpunkte anwenden, per Massenaktion auf alle Acts eines Abends. **Anwenden mit Vorschau** Vor dem Anwenden zeigt eine Vorschau, wer welche Aufgabe bekommt und wo ein Datum fehlt. **Workflow-Historie** Wer wann welchen Workflow auf ein Projekt angewendet hat. **Morgen-Digest** Jeden Morgen um 7 Uhr eine Übersicht über überfällige und bald fällige Aufgaben. **Benachrichtigungen** Bei neuer, geänderter oder frei gewordener Aufgabe, per Mail, in der App oder als Push, je Person einstellbar. ## Häufige Fragen zu Aufgaben und Workflows ### Wie entstehen Aufgaben in eventbrain automatisch? Du hinterlegst einmal als Workflow, wie eine Veranstaltung bei euch abläuft; danach erzeugt eventbrain daraus bei jeder neuen Veranstaltung konkrete Aufgaben mit fertig berechneten Fristen. Gebündelt sind sie nach Bereichen wie Booking, Marketing, Ticketing und Produktion. ### Was passiert, wenn sich der Termin verschiebt? Die Fristen aller offenen Aufgaben aus Workflows wandern automatisch mit, und jede*r Betroffene bekommt eine Sammelmeldung. Was schon in Bearbeitung ist, bleibt stehen. Du korrigierst nicht 30 Einzeldaten von Hand. ### Kann eine Aufgabe warten, bis eine andere erledigt ist? Ja: In der Aufgabenvorlage legst du fest, welche Aufgaben sie voraussetzt und ob alle davon erledigt sein müssen oder eine reicht. Bis dahin steht sie auf Wartend, danach gibt sie sich selbst frei, und die zuständige Person bekommt Bescheid. ### Können Aufgaben an einem einzelnen Act hängen? Ja: Aufgaben hängen am Projekt oder direkt an Programmpunkt, Raum, Gewerk, Sponsor oder Medienpartner. Einen Workflow wendest du auf einen Act an oder per Massenaktion auf alle Acts eines Abends, und die Programmliste zeigt je Act die Meilensteine als Ampel. ## Wie sieht euer Ablauf aus? 20 Minuten Gespräch. Wir bauen euren Prozess einmal als Workflow nach und schauen, was danach automatisch passiert. --- Pfad: Start › Funktionen › Räume, Vermietung & Angebote # Räume, Vermietung & Angebote Deine Räume und alles, was in ihnen stattfindet, an einem Ort Am Raum liegt, was jede*r über ihn wissen muss, von der Technik bis zu den Saalplänen. Im Belegungskalender stehen eigene Veranstaltungen und Vermietungen nebeneinander, und aus einer Anfrage wird ein Projekt mit Angebot, Vertrag und Mieter*in. Räume, Saalpläne und Belegung nutzt du in jedem Paket. Angebote stehen ab [PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) bereit. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Raumbelegung eines Kulturzentrums an einem Samstag: Probe und Vorstellung im Theatersaal, Kindertheater und vermieteter Poetry Slam auf der Studiobühne, Sektempfang im Foyer, vermieteter Workshop im Seminarraum ## Was dir das im Alltag mit deinen Räumen bringt Mit eventbrain siehst du freie Termine auf einen Blick, die Raumdaten stimmen in jedem Dokument, jede Anfrage hat einen klaren Stand, und Mieter*innen finden ihre Infos selbst. ### Ein Kalender für alle Räume, freie Termine auf einen Blick Vermietung und eigenes Programm stehen im selben Kalender. Wer wissen will, ob der Saal am Samstag frei ist, sieht es selbst, ohne zwei Kolleg*innen und den Aushang zu fragen. So schafft eventbrain das - Eigene Veranstaltungen, Vermietungen, Organisationszeiten und Sperren stehen im selben Kalender - Jede Buchung trägt ihren Stand, von der Anfrage über Option und Reservierung bis zur festen Buchung - Überschneidet sich ein Termin mit einer anderen Buchung im Raum, warnt eventbrain beim Eintragen, auch bei Serien - Feiertage und Schulferien je Bundesland lassen sich im Kalender einblenden - Abbildung: Belegungskalender von Donnerstag bis Sonntag mit Buchungen in Kleiner Saal, Konzerthalle, Weserhalle und Kongresshalle, je Raum eine Farbe, gebuchte Termine grün, Optionen blau mit Rang ### Raumdaten einmal pflegen, überall aktuell Technische Daten, Anfahrt und Kapazitäten pflegst du einmal am Raum. Ändert sich nach einem Umbau etwas, stimmt es danach in jedem Dokument, das du erzeugst. So schafft eventbrain das - Venue Sheet, Raumvertrag und Mails ziehen ihre Angaben aus den Daten am Raum - Anfragende Veranstalter*innen bekommen einen Link auf die Rauminfo, der immer den aktuellen Stand zeigt - Beim Einrichten des Ticketings übernimmst du Kapazitäten und Abzüge aus dem Saalplan - Über die REST-API lässt eure Webagentur Räume und Kapazitäten auf eurer eigenen Website erscheinen[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Abbildung: Räume der Konzerthalle Oldenburg mit Kapazitäten unbestuhlt, teilbestuhlt und bestuhlt, vom Großen Saal mit 1.800 bis zum Seminarraum mit 60 Plätzen - Abbildung: Saalpläne des Kleinen Saals: Konzert in Reihe mit 260, Bankett an runden Tischen mit 180, Stehempfang mit 450 und parlamentarisch mit 140 Plätzen ### Anfragen mit klarem Stand bis zur Zusage Jede Mietanfrage liegt als Projekt vor, vom ersten Anruf bis zur Zusage. Wo sie steht und ob das Angebot schon gelesen wurde, siehst du in der Liste, ohne nachzutelefonieren. So schafft eventbrain das - Jede Anfrage ist ein Vermietungsprojekt mit Termin, Raum und Mieter*in, auch solange sie nur eine Option ist - Das Angebot entsteht aus eurem Katalog und euren Paketen, Raum und Zeitraum kommen aus dem Projekt[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Du siehst, wann das Angebot geöffnet wurde, und bekommst Bescheid, sobald es angenommen oder abgelehnt ist - Abgelaufene Angebote verfallen von selbst, die Angebotsliste zeigt, was noch offen ist - Abbildung: Angebotspositionen Raummiete, Technikpaket und Garderobe pro Person mit Menge, Preis und Summe, darunter netto 3.620 Euro und brutto 4.307,80 Euro - Abbildung: Angebotsliste mit vier Angeboten im Status Versendet, Angenommen, Abgelehnt und Entwurf, je mit Auftraggeber und Nettobetrag ### Mieter*innen finden ihre Infos selbst Anfahrt, Technik, Zeiten und Ansprechpartner*innen stehen für Mieter*innen und ihre Dienstleister an einer Stelle bereit, immer im aktuellen Stand. Die Auskunft am Telefon, die jedes Mal fünf Minuten kostet, fällt weg. So schafft eventbrain das - Über Light-Accounts sehen Mieter*innen genau den Ausschnitt des Projekts, der für sie bestimmt ist - Notizen und Dateien lassen sich gezielt nur für einen bestimmten Kontakt hinterlegen - Rauminfo, Saalpläne und Dateien gehen als Link raus, ohne Account auf der Gegenseite - Der Projektverlauf hält fest, was wann kommuniziert wurde - Abbildung: Laden im App Store - Abbildung: Jetzt bei Google Play - Abbildung: Mietprojekt mit Mieterin und ihren gebuchten Leistungen wie Bestuhlung, Garderobe und Technikpaket, daneben der Kleine Saal der Konzerthalle mit Raummiete und Technikpaket - Abbildung: Dasselbe Mietprojekt in der eventbrain-App auf dem Smartphone ## Im Detail Was in Räumen, Belegung und Angeboten im Einzelnen steckt. ### Räume & Saalpläne Was man über einen Raum wissen muss, liegt am Raum selbst, bei euren eigenen genauso wie bei Locations, in denen ihr zu Gast seid. - In allen Paketen enthalten - Unbegrenzt viele Räume **Grunddaten** Name, Adresse, Raumart, Indoor oder Outdoor, Bilder, Pläne und Venue Sheets. **Anfahrt & Einlass** Für die Crew mit Parken und Ladeweg, für Besucher*innen mit Parken und Einlass. **Technik & Bühne** Strom, Wasser, Internet, Bühnenmaße, Licht, Ton, Video, Rigging und weitere Ausstattung, jeweils mit eigenen Dateien. **Backstage & Service** Garderoben, Duschen, Catering und Produktionsbüros, dazu Kasse, Gastronomie und Garderobe für Besucher*innen. **Sicherheit** Durchsagetechnik, Funk, Sanitätsdienst, Brandwache, Regeln zu Pyro und die zuständige Sicherheitsfirma. **Ansprechpartner** Je Themenbereich eigene Kontakte mit ihrer Funktion. **Saalpläne** Beliebig viele je Raum, unbestuhlt, teilbestuhlt oder bestuhlt, mit Maximalkapazität, Rollstuhlplätzen, Plandateien und Gültigkeitszeitraum. **Kategorien & Abzüge** Je Saalplan Kapazitätskategorien mit Platzwahl, dazu Kontingente und Sperrungen, aus denen die verfügbare Kapazität entsteht. **Ins Ticketing übernehmen** Der Ticketing-Assistent übernimmt einen Saalplan, der am Veranstaltungstag gilt. **Dokumente** Venue Sheet, Raumvertrag und Raum-Mail aus Vorlagen mit Platzhaltern für Raumdaten und Belegungszeiten. **Teilbare Rauminfo** Rauminfo und einzelne Saalpläne als Link ohne Login. **Fremde Locations** Räume lassen sich auch an Locations anlegen, die euch nicht gehören. **Eigene Felder** Zusätzliche Felder in jedem Bereich des Raums. **REST-API** Räume mit Stammdaten und Kapazität je Bestuhlungsart, lesend abrufbar. ### Belegung & Vermietung Wer wann welchen Raum hat, für eigene Veranstaltungen und Vermietungen im selben Kalender. - In allen Paketen enthalten **Ansichten** Liste oder Kalender mit Jahr, Monat, Woche und Tag, in der Tagesansicht mit einer Spalte je Raum. **Status** Anfrage, Option mit Rang, Reserviert, Gebucht und Abgesagt. **Arten** Veranstaltung samt Auf- und Abbau, Organisationszeit und Sperre. **Buchen aus dem Kalender** Zeitraum markieren und mehrere Räume und Termine auf einmal eintragen, frei, an einem bestehenden Projekt oder als neues Projekt. **Serien** Wiederkehrende Belegungen täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. **Konfliktwarnung** Überschneidet sich ein Eintrag mit einer offenen oder festen Buchung im selben Raum, meldet eventbrain das beim Eintragen, auch für jede Wiederholung einer Serie. **Verschieben** Termine per Drag & Drop verschieben, mit erneuter Prüfung auf Überschneidungen. **Filter** Nach Raum, Status, Art, Veranstalter, Künstler*in, Reihe, Zeitraum und mehr. **Feiertage & Ferien** Gesetzliche Feiertage und Schulferien je Bundesland sowie eigene Terminlisten als Hintergrund. **Kalender-Abo** Die gefilterte Belegung als iCal-Feed. **Belegungszeiten kopieren** Alle, alle nicht stornierten oder nur die gebuchten Zeiten eines Projekts, etwa für Mail oder Vertrag. **Vermietung als Projekttyp** Mit Mieter*in, Leistungen, Sondervereinbarungen, eigenen Feldern und eigenen Vorlagen für Mietvertrag und Mails. **Vereinbarung am Raum** Konditionen und Verträge des Raums wandern in die Buchung mit. **Belegung je Location** Am Kontakt einer Location die Belegung all ihrer Räume. ### Angebote[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Angebote für Mieter*innen und Auftraggeber aus eurem eigenen Katalog, mit den Daten aus dem Projekt. **Produktkatalog** Positionen mit Kategorie, Einheit, Standardpreis und Steuersatz. **Pakete** Mehrere Produkte mit Einzelpreisen oder einem Paketpreis, Räumen oder Künstler*innen zuordenbar. Beim Einfügen geht ein Paket in seine Positionen auf. **Editor** Positionen, Freitexte und Gruppen, frei sortierbar. Optionale Positionen zählen nicht in die Summe. **Rabatte** Je Position und auf das ganze Angebot, in Prozent oder als Betrag. **Steuern** Getrennt nach Steuersatz, auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. **Aus dem Projekt** Auftraggeber, Zeitraum, Räume und Künstler*innen stehen schon drin. **Textbausteine & Nummern** Einleitung und Schlusstext als Bausteine, der Nummernkreis ist frei einstellbar. **PDF im eigenen Layout** Aus Vorlagen je Projekttyp, mit eurem Briefpapier. Jede Version wird archiviert. **Versand** Per Mail mit PDF und Link zur Online-Ansicht. **Annahme ohne Login** Kund*innen nehmen online an oder lehnen mit Begründung ab. **Angesehen** Der erste Aufruf des Links steht im Kommunikationsverlauf. **Benachrichtigung** Bei Annahme oder Ablehnung bekommt Bescheid, wer das Angebot erstellt hat. **Versionen** Eine neue Version ersetzt die alte, der alte Link verweist auf die neue. **Gültigkeit** Abgelaufene Angebote setzt eventbrain jede Nacht auf „Abgelaufen“. **Angebotsliste** Filterbar nach Status, Auftraggeber, Raum, Künstler*in und Zeitraum, dazu je Kontakt und je Projekt. ## Häufige Fragen zu Räumen und Vermietung ### Wie hilft eventbrain gegen Doppelbuchungen? Alle Räume liegen mit ihrer Belegung an einer Stelle, Vermietung und Eigenveranstaltung im selben Kalender. Überschneidet sich ein Eintrag mit einer anderen Buchung im selben Raum, warnt eventbrain schon beim Eintragen, auch bei Serien. ### Wie hinterlege ich Kapazitäten und Bestuhlungsvarianten? Je Raum als Varianten mit Kapazität und Abzügen, die Frage „Wie groß ist der Saal bestuhlt?“ beantwortet danach ein Blick statt einer Rückfrage. Über einen teilbaren Rauminfo-Link sehen auch Mieter*innen immer den aktuellen Stand, ohne PDF-Anhang. ### Wie schnell entsteht ein Angebot für Mieter*innen? Positionen und Pakete mit Preisen auswählen, fertiges PDF raus, die Veranstaltungsdaten stehen schon im Projekt. Mieter*innen nehmen per Link an, ohne Login. Angebote gehören zum PRO-Umfang. ## Wie lange dauert bei euch ein Angebot? 20 Minuten Gespräch. Wir legen euren Raum mit Bestuhlungsvarianten an und schauen, wie ein Angebot daraus entsteht. --- Pfad: Start › Funktionen › Marketing & Presse # Marketing & Presse Das Marketing deiner Veranstaltungen an einem Ort Kampagnen und Werbemittel mit Kosten und Lagerbestand, ein Kalender über alle Maßnahmen, die Veröffentlichung auf Website und Portalen und der Presseversand laufen in eventbrain zusammen. Daten pflegst du einmal am Event, Kosten landen ohne Nacharbeit in der Kalkulation, und du siehst je Show, was sie an Werbung bekommen hat. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Verkaufskurve einer Veranstaltung über ein Jahr nach Kalenderwochen, darüber die Zeiträume der Werbekampagnen als farbige Bänder, dazu erwartete Gäste, Kapazität und die Legende mit Pressemitteilungen, Plakaten, Verlosungen und Social-Media-Posts ## Was dir das im Marketing bringt Mit eventbrain siehst du alle Marketingtermine in einem Kalender, liest die Wirkung einer Kampagne an der Verkaufskurve ab und pflegst die Veranstaltungsdaten nur einmal. ### Ein Marketing-Kalender für alle Shows[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) Vorverkaufsstart, Anzeige, Pressetermin und Website-Freigabe stehen in einem Kalender. Was nächste Woche rausgeht, siehst du dort, ohne im Team herumzufragen. So schafft eventbrain das - Ankündigung, Vorverkaufsstart, Verkaufsstart je Ticketsystem, Kampagnen, Pressemitteilungen und Website-Veröffentlichung stehen in einem Kalender - Filter nach Projekt, Spielstätte und Raum, Kampagnenart, Dienstleister, Person und Ticketsystem - Marketing-Zeiten und Kampagnen legst du direkt im Kalender an, auch für mehrere Shows gleichzeitig - Wird eine Show abgesagt oder verlegt, setzt du den Status intern sofort und gehst öffentlich erst zum gewählten Zeitpunkt damit raus - Abbildung: Marketingkalender von Montag bis Donnerstag mit Ankündigungsstarts, Vorverkaufsstarts, Pressemitteilungen, Plakatierung und Website-Veröffentlichung mehrerer Veranstaltungen ### Kampagnenwirkung an der Verkaufskurve Kampagnen und Verkaufszahlen liegen auf derselben Zeitachse. Ob die Anzeige vom Dienstag etwas gebracht hat, liest du direkt an der Kurve ab. So schafft eventbrain das - Die Verkaufsgrafik zeigt den Vorverkaufsverlauf mit den Marketingaktionen auf demselben Zeitstrahl - Ankündigungs- und Vorverkaufsstart-Termine liegen am Event und sind für alle sichtbar - Sprünge in der Kurve lassen sich der auslösenden Maßnahme direkt zuordnen - Die Budget-Auswertung stellt je Show das Marketing-Budget gegen die Ausgaben, geteilte Kampagnen anteilig verrechnet - Abbildung: Verkaufskurve mit eingezeichneten Marketingaktionen ### Veranstaltungsdaten einmal pflegen, überall veröffentlichen Texte, Bilder und Termine pflegst du einmal am Event. Website und Portale bekommen denselben Stand, und verschiebt sich ein Termin, ist die Änderung überall online. So schafft eventbrain das - Veranstaltungstexte, Bilder und Links werden zentral am Event gepflegt - Die Web-Freigabe steuert, ab wann welche Daten an Website und Portale gehen - Eine eigene Veranstaltungs-Website füllt sich automatisch aus den eventbrain-Daten Add-on - Auf rausgegangen.de erscheinen Veranstaltungen, Locations und Touren automatisch und bleiben bei jeder Änderung aktuell: Termin, Status, Ausverkauf, Texte, Bilder[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Wer die Daten woanders braucht, holt sie sich über die REST-API[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html) - Abbildung: Marketingkalender mit Ankündigungsstart, Vorverkaufsstart und Veröffentlichungsterminen je Tag - Abbildung: Eventliste auf der eigenen Veranstaltungs-Website mit Bild, Datum, Ort und Ausverkauft-Hinweis ## Im Detail Kampagnen und Werbemittel sind in jedem Paket enthalten. Website und Pressemitteilungen lassen sich zu FREE und PRO dazubuchen, in MAX sind beide enthalten. ### Werbekampagnen Anzeigen, Radiospots, Social-Media-Schaltungen und alles, was ihr bei Dienstleistern beauftragt, mit Kosten und Status an den Veranstaltungen, für die es wirbt. - In allen Paketen enthalten - Abbildung: Werbekampagne Plakatierung mit Status Beauftragt, Dienstleister, Laufzeit, Reichweite und Gesamtkosten - Abbildung: Kosten einer Kampagne auf zwei Veranstaltungen aufgeteilt, je 120 Euro, darunter die eingesetzten 80 Plakate aus dem Lager **Kampagnenarten** Eigene Arten mit Kürzel wie Anzeige, Radio oder Social, daraus entstehen fortlaufende Kampagnennummern. **Status** In Planung, Beauftragt, Beliefert, Storniert oder Abgeschlossen. **Dienstleister & Verantwortliche** Medium oder Agentur aus den Kontakten, dazu eine verantwortliche Person im Team. **Laufzeit & Reichweite** Start, Ende und erwartete Reichweite je Kampagne. **Kosten mit Begründung** Gesamtkosten mit Erklärung, dazu eine interne und eine externe Notiz. **Kostenaufteilung** Eine Kampagne für mehrere Veranstaltungen, die Kosten werden automatisch, prozentual oder absolut verteilt. **Werbemittel einsetzen** Die Kampagne entnimmt Werbemittel aus dem Lager und bucht Reste zurück. **Marketing-Budgets** Budget je Show gegen die Ausgaben, nach Kampagnentyp und Werbemittel-Kategorie, mit Restbudget, Auslastung und Prognose. **Export[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Die Budget-Auswertung mit frei wählbaren Spalten als Excel oder CSV. ### Werbemittel Flyer, Plakate, Banner und alles, was ihr drucken lasst und verteilt, mit Bestellstatus, Lagerbestand und den Veranstaltungen, für die es eingesetzt wird. - In allen Paketen enthalten - Abbildung: Werbemittel A1-Plakat mit Kategorie Plakat, Auftragsstatus Geliefert, Kosten, Anfangsbestand von 500 Stück und Druckdatei - Abbildung: Lagerbewegungen eines Plakats: Anfangsbestand 500, Entnahmen für zwei Plakatierungen, Bestand 270 **Kategorien** Flyer, Plakate, Banner oder was ihr sonst einsetzt, frei anlegbar. **Auftragsstatus** Geplant, Bestellt oder Geliefert. **Lager** Anfangsbestand, Einkauf und Verbrauch mit Grund, daraus der aktuelle Bestand. **Einsatz in Projekten** Ein Werbemittel einer oder mehreren Veranstaltungen zuordnen, die Kosten werden anteilig verteilt. **Mehrfach einsetzbar** Allgemeine Werbemittel wie ein Hausplakat lassen sich für verschiedene Veranstaltungen verwenden. **Mit Kampagnen verbunden** Kampagnen entnehmen Werbemittel aus dem Lager und buchen Reste zurück. **Dateien** Druckdaten und Entwürfe liegen am Werbemittel. ### Veranstaltungs-Website Add-on Eine eigene Website mit euren Veranstaltungen, die sich aus den Daten in eventbrain füllt. Was du am Event änderst, steht danach auch online. - 39 € im Monat bei jährlicher Zahlung - Bis 30.000 Seitenzugriffe im Monat - In MAX enthalten - Abbildung: Detailseite einer Veranstaltung auf der eigenen Website mit Künstlerfoto, Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung **Eventliste** Startseite mit allen freigegebenen kommenden Veranstaltungen, mit Bild, Datum, Ort und Ticket-Link. **Detailseite je Veranstaltung** Beschreibung, Termine, Einlass, Programm nach Tagen, Künstler*innen mit eigener Detailansicht und bis zu zwei Videos. **Ticketstatus** „Ausverkauft“, „Nur noch wenige Tickets“, „Abgesagt“ und „Verlegt“ erscheinen automatisch aus Ticketing- und Projektdaten. **Tickets kaufen** Links zu allen Vorverkaufsstellen, bei mehreren Ticketingsystemen mit Angabe des Systems. **Orte & Anfahrt** Gebuchte Räume oder ein abweichender Ort mit Adresse und Kartenlink, dazu Öffnungszeiten. **Partner** Kooperationspartner, Medienpartner und Sponsoren je Veranstaltung, nach Rang sortiert und je Event ausblendbar. **Suche & Filter** Besucher*innen suchen nach Ort mit Umkreis und filtern nach Tags. **Eigene Unterseiten** Frei anlegbare Seiten mit Editor, dazu Impressum und Datenschutz. **Branding** Logo, Favicon, Headerbild und Primärfarbe, alle Abschnittsüberschriften frei benennbar. **Eigene Domain** Subdomain oder eigene Domain mit SSL. Auf Wunsch als eigenständige Website ohne Verweis auf eure Hauptseite. **Newsletter** Anmeldung als Link oder als eingebettetes Formular aus CleverReach, Mailchimp, Brevo und ähnlichen Diensten. **Web-Freigabe** Ab wann eine Veranstaltung erscheint, steuert die Web-Freigabe am Event. ### Pressemitteilungen Add-on Pressemitteilungen aus euren Vorlagen und den Daten der Veranstaltung, verschickt an eure Pressekontakte über eure eigene Absenderadresse. - 49 € im Monat bei jährlicher Zahlung - Bis 2.000 Mails im Monat - In MAX enthalten - Abbildung: Download-Seite einer Pressemitteilung mit Pressefoto des Acts, Dateigröße, Copyright-Angabe und Download-Button **Fünf Schritte** Vorlage, Inhalte, Medien, Empfänger und Versand als geführter Ablauf. **Inhalt aus Vorlagen** Vorlagen der Kategorie „Pressemitteilung“, eventbrain setzt die Daten der Veranstaltung ein. **Persönliche Anrede** Die Anrede wird je Empfänger*in personalisiert, der Text ist für alle gleich. **Download-Seite** Bilder und Dateien von Event und Acts liegen samt Copyright auf einer eigenen Download-Seite, die du per Platzhalter in der Mail verlinkst. **Eigene Anhänge** Dateien, die du direkt an der Pressemitteilung hochlädst, gehen auf Wunsch zusätzlich als Mailanhang mit. **Empfängerauswahl** Aus den eigenen Pressekontakten, mit Umkreissuche nach Ort. **Versand sofort oder geplant** Mit Datum und Uhrzeit, über eure eigene Absenderadresse. **Versandprotokoll** Wer die Mitteilung erhalten hat, wo der Versand fehlschlug und wem eine Mailadresse fehlt. **Kopieren** Eine bestehende Pressemitteilung dient als Grundlage für die nächste. ## Häufige Fragen zu Marketing und Presse ### Woran erkenne ich, welche Maßnahme Tickets verkauft hat? Kampagnen liegen auf demselben Zeitstrahl wie die Verkäufe, im Verkaufsverlauf ist eingezeichnet, wann welche Maßnahme lief, und der Ausschlag danach ist sichtbar. Werbemittel lassen sich mit Kostenverteilung je Veranstaltung führen. ### Wo werden meine Veranstaltungen veröffentlicht? Auf rausgegangen.de und mit dem Add-on Website auf einer eigenen Veranstaltungs-Website, die sich automatisch aus deinen eventbrain-Daten speist. Änderst du Termin, Status oder Text in eventbrain, wird das überall nachgezogen, Ausverkauf inklusive. ### Was kann die eigene Veranstaltungs-Website? Das Add-on Website zeigt eure freigegebenen Veranstaltungen als Eventliste mit Detailseiten: Termine, Programm mit Künstler*innen, Ticket-Links zu allen Vorverkaufsstellen, Anfahrt und Partner. „Ausverkauft“, „Abgesagt“ oder „Verlegt“ erscheinen automatisch. Dazu kommen eigene Unterseiten, Branding mit Logo und Farbe, eine eigene Domain mit SSL und eine Newsletter-Anmeldung. Bis 30.000 Seitenzugriffe im Monat. ### Wie funktioniert der Presseversand? Über das Add-on Pressemitteilungen: aus eigenen Vorlagen entstehen Mitteilungen mit persönlicher Anrede, die sofort oder geplant an den ganzen Verteiler gehen, bis zu 2.000 Mails im Monat. Empfänger*innen findest du per Umkreissuche, Pressefotos liegen samt Copyright auf einer eigenen Download-Seite, und ein Versandprotokoll zeigt, wer die Mitteilung erhalten hat. ### Kann ich die Daten auf meiner bestehenden Website ausspielen? Ja, über die REST-API: Veranstaltungen, Programme, Räume und Termine sind mit vollständiger Dokumentation abrufbar. Die Anbindung an eure Website baut eure Webagentur oder IT, ein fertiges Widget zum Einbetten gibt es nicht. Die API gehört zum PRO-Umfang. ## An wie vielen Stellen pflegst du eine Veranstaltung heute? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen, welche dieser Stellen sich bei euch automatisch bedienen lassen. --- Pfad: Start › Funktionen › Zusammenarbeit & Dienstleister # Zusammenarbeit & Dienstleister Dein Team und deine Partner*innen arbeiten im selben System Das Team arbeitet mit Full-Accounts, Technik, Kasse, Security und Dienstleister sehen über Light-Accounts genau ihren Ausschnitt. Verträge und Mails entstehen aus Vorlagen, und das Projekt-Dashboard beantwortet „Wo stehen wir?" ohne Rundmail. Basisversion kostenlos · DSGVO-konform, Server in Deutschland - Abbildung: Realisation einer Veranstaltung mit den Gewerken Garderobe, Einlass und Security: je Gewerk der Dienstleister mit Kontaktwegen und Zusagen gegen Bedarf wie 1 von 2, die Ansprechperson der Garderobe mit Light-Account, Security mit 0 von 5 noch nicht besetzt ## Was dir das in der Zusammenarbeit bringt Du siehst, wo in der Realisation noch jemand fehlt. Partner*innen, Kasse und Technik sehen über Light-Accounts ihren Teil, Verträge entstehen aus Vorlagen, und den Stand jeder Show zeigt das Projekt-Dashboard. ### Personal je Show, offene Stellen auf einen Blick Ob die Tontechnik bestellt ist und wer die Abendkasse macht, steht an der Veranstaltung. Je Gewerk zeigt eventbrain, wo noch jemand fehlt, rechtzeitig vor der Show. So schafft eventbrain das - Bedarfe aller Gewerke je Veranstaltung planen: wie viele Kassenkräfte, Securities, Techniker*innen gebraucht werden - Je Gewerk zeigt ein Status, ob der Bedarf erfüllt ist oder noch jemand fehlt - Dienstleister und Personal mit Auftragsstatus von angefragt bis fix, mit Vereinbarung, Aufgaben und Dateien - Wiederkehrende Setups kommen aus Realisations-Vorlagen, statt jedes Mal neu zusammengestellt zu werden - Eine Übersicht zeigt den Personalstand über alle Veranstaltungen und ändert den Status für mehrere Projekte auf einmal - Abbildung: Realisation mit den Gewerken Tontechnik, Abendkasse und Security: Tontechnik mit 1 von 1 besetzt, Abendkasse mit 1 von 2, Security mit 0 von 5 noch nicht besetzt - Abbildung: Teamweite Realisation über mehrere Veranstaltungen: bei Fanfare die Security mit 2 von 4 besetzt, bei LUKA die Abendkasse mit 0 von 2 noch offen ### Light-Accounts für Partner*innen und Dienstleister Dienstleister, Caterer und Partner*innen sehen von jeder Show genau ihren Ausschnitt, immer im aktuellen Stand. Für zwei Termine im Jahr reicht ein Light-Account oder ein Link ohne Login. So schafft eventbrain das - Wer regelmäßig mitarbeitet, bekommt einen Light-Account und sieht nur die Projekte, die für ihn freigegeben oder ihm zugeordnet sind - Gewerke lesen dort die Notizen und Dateien, die für sie bestimmt sind, und bearbeiten ihre eigenen Aufgaben - Wer nur einmal etwas sehen oder bestätigen soll, bekommt einen Link ohne Login: Programm, Raum, Angebot oder Terminanfrage - Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos - Abbildung: Eigene Aufgaben im Light-Account mit Projekt, Termin und Frist - Abbildung: Notiz für das Gewerk Pyrotechnik und der freigegebene Lageplan zum Download ### Aufgaben für Kasse, Einlass und Technik Wer nur am Veranstaltungstag dabei ist, bekommt seine Aufgaben über einen Light-Account, mit Frist. Was sonst als Zettel im Kassenhäuschen hing, hakt die Person selbst ab. So schafft eventbrain das - Mitwirkende aus der Realisation bekommen einen Light-Account und darüber ihre Aufgaben, mit Frist - Sie sehen nur ihre eigenen Aufgaben und die Infos, die für sie freigegeben sind - Was erledigt ist, haken sie selbst ab - Ob die Kasse vorbereitet ist, siehst du am Gewerk, ohne anzurufen - Abbildung: Drei Aufgaben am Einlass einer Veranstaltung: Wechselgeld zählen ist abgehakt, Gästeliste bereitlegen und Kartenterminal testen sind noch offen - Abbildung: Neue Aufgabe Wechselgeld zählen und Kasse vorbereiten, zuständig ist Abendkasse mit dem Hinweis Light-Zugang, Fälligkeit am Veranstaltungstag ### Verträge und Mails aus Vorlagen Ein neuer Vertrag entsteht aus eurer Vorlage, gefüllt mit den Daten der Show. Reste aus dem letzten Vertrag, etwa der Name des vorigen Acts, geraten gar nicht erst hinein. So schafft eventbrain das - Verträge, Dispos, Venue-Specs und Mails entstehen aus euren Vorlagen, im eigenen Briefpapier - Die Daten kommen aus dem Projekt: Künstler*innen, Termine, Gagen, Räume, Ticketzahlen - Jedes erzeugte Dokument und jede versendete Mail bleibt am Projekt archiviert, auch ein halbes Jahr später - Abbildung: Dokumentvorlagen wie Angebot, Gästeliste, Standbestätigung, Veranstaltungsdispo, Dienstleistervertrag und Künstler-Zeitplan, je mit Kategorie und Layout wie Briefpapier ### Der Stand jeder Show für das ganze Team „Wo stehen wir bei dieser Show?" beantwortet das Dashboard am Projekt, für alle im Team gleich. Niemand setzt den Stand mehr aus Mails, Chats und Notizzetteln zusammen. So schafft eventbrain das - Das Projekt-Dashboard zeigt allen im Team denselben Stand: Meilensteine, Ticketverkauf, Programm, Realisation und offene Aufgaben - Welche Widgets erscheinen, legt ihr je Projektart fest, eine Vermietung braucht andere als ein Konzert - In der Projektübersicht steht derselbe Stand als Zeile: Status, Meilenstein-Ampeln und Ticketstand je Veranstaltung - Wie es zu diesem Stand kam, zeigt der Verlauf am Projekt: Notizen, versendete Mails, erzeugte Dokumente, Status- und Terminänderungen - Ändert sich Projektstatus oder Termin, erfahren es automatisch alle Beteiligten, und nur die - Abbildung: Projekt-Dashboard mit Meilenstein-Ampeln, Ticketstand 384 von 756 Tickets mit Wochenvergleich und Gästeliste, daneben die Zuständigen je Arbeitsbereich ## Im Detail Was in Vorlagen, Accounts und Links im Einzelnen steckt. ### Dokumente & Mails Vorlagen für Verträge, Dispos, Specs und Mails, die eventbrain mit den Daten aus dem Projekt füllt. - Abbildung: Mailvorlage mit dem Betreff Booking-Anfrage für den Künstlernamen als Platzhalter, im Text Platzhalter für Ansprechperson, Künstlername und Termine - Abbildung: Platzhalter-Auswahl im Vorlagen-Editor, sortiert nach Datenquelle wie Veranstaltung, Ticketing-Daten und Vertragspartner, geöffnet ist Künstler*inneninfos mit Name, Website, Vita und GEMA-Nummer **Vorlagen-Editor** Texte, Tabellen, Schriften und Seitenumbrüche. Platzhalter wählst du aus einer Liste, sortiert nach Datenquelle. **Platzhalter** Projekt, Termine, Künstler*in, Programm, Deal, Räume, Ticketing, Partner und eure eigenen Felder. **Bedingungen & Wiederholungen** Abschnitte erscheinen nur, wenn eine Bedingung zutrifft, Listen wie alle Acts eines Abends wiederholen sich von selbst. Beides schreibst du in der Vorlagen-Syntax. **Layouts** Briefpapier als Hintergrund, Kopf- und Fußzeile, Logo und Seitenränder, je Vorlage zuweisbar. **Live-Vorschau** Beim Bearbeiten zeigt eine Vorschau mit Beispieldaten das fertige PDF. **Entwurf vor dem PDF** Ein Dokument entsteht als Entwurf, den du anpassen kannst, bevor es als PDF am Projekt liegt. **Dateinamen** Der Dateiname setzt sich aus Platzhaltern zusammen, etwa aus Datum, Ort und Act. **Mails aus Vorlagen** Mit Betreff und Platzhaltern, verschickt aus dem Projekt an Künstler*innen, Partner*innen, Gewerke oder Kund*innen. **Eigener Absender** Mehrere Absender mit Signatur. Versand über eventbrain, euren SMTP-Server oder Microsoft 365. **Archiv & Zustellung** Jede Mail liegt mit Anhängen und Status am Projekt. Schlägt der Versand fehl, meldet sich das System. ### Accounts & Rollen Wer in eventbrain mitarbeitet und Daten pflegt, bekommt einen Full-Account. Wer nur seinen Teil eines Projekts braucht, ob aus dem eigenen Team oder von außen, bekommt einen Light-Account. Was jede*r sehen und ändern darf, regeln Rollen. - 19,90 € je weiterem Full-Account im Monat bei jährlicher Zahlung - Die ersten 10 Light-Accounts kostenlos - In MAX unbegrenzt Light-Accounts - Abbildung: Zugriffsübersicht eines Projekts: Personen mit ihrer Rolle, Abendkasse und Technik als Light-Accounts ohne Zugriff, das Team mit Zugriff - Abbildung: Rechte einer Rolle im Bereich Projekte, darunter Finanzen und Realisation, in der Realisation nur Sehen und Bearbeiten angehakt **Full-Account und Light-Account** Full-Accounts für alle, die mitarbeiten und Daten pflegen. Light-Accounts für alle, die nur ihren Teil brauchen: Aushilfen und Kasse aus dem eigenen Team ebenso wie Technik, Künstler*innen oder Auftraggeber. **Was Light-Accounts tun** Infos einsehen, eigene Aufgaben bearbeiten, die Gästeliste pflegen und die für sie bestimmten Notizen und Dateien lesen. **Freigabe je Projekt** Light-Accounts sehen nur Projekte, die für sie freigegeben oder ihnen über ihren Kontakt zugeordnet sind. **Standard je Rolle** Je Rolle legst du fest, ob neue Projekte freigegeben oder gesperrt starten. **Zugriffsübersicht** Am Projekt siehst du, wer Zugriff hat, und schaltest ihn je Person an oder ab. **Rollen-Editor** Eigene Rollen mit Rechten bis in Teilbereiche wie Finanzen, Zeitplan, Realisation oder Ticketing. **Ausnahmen je Person** Einzelne Rechte lassen sich je Person ergänzen oder je Projekt erlauben und entziehen. **Aus dem Kontakt** Die Einladung verknüpft den Account mit einem Kontakt, seine Zuordnungen in den Projekten gelten dann direkt. ### Teilbare Links Für alle, die nur einmal etwas sehen oder bestätigen sollen: ein Link, der ohne Login funktioniert und immer den aktuellen Stand zeigt. - Ohne Account auf der Gegenseite - Nicht erratbar, jederzeit abschaltbar - Abbildung: Bühnen-Link ohne Login mit Bühnenanweisung zum Download und Zeitplan vom Soundcheck bis Show-Ende - Abbildung: Presse-Link zum Programm ohne Login: Veranstaltung Winterzauber mit Terminen und Ort, darunter ein Programmpunkt mit Kurztext und Pressestimme **Programm für die Presse** Veranstaltungsdaten, Zeiten, Texte und Künstlerinfos mit den freigegebenen Bildern. **Programm für die Bühne** Zusätzlich Bühnenanweisungen und Anforderungen samt Dateien, für Technik und Produktion. **Künstlerinfo** Die Infoseite eines Acts mit Texten und Bildern. **Raum & Bestuhlung** Raum-Steckbrief und Bestuhlungsvarianten für anfragende Veranstalter*innen. **Angebote[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Kund*innen nehmen das Angebot online an oder lehnen ab, und ihr seht, wann es geöffnet wurde. **Terminbestätigung[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Künstler*innen bestätigen angefragte Termine auf der Seite oder mit einem Klick aus der Mail. **Tourtermine[In PRO](https://www.eventbrain.de/preise.html)** Häuser und örtliche Veranstalter*innen melden zurück, an welchen Terminen sie frei sind. **Kalender-Abos** Projekte, Termine und gespeicherte Filter als iCal-Feed für Outlook, Google oder Apple. **Abschalten** Ein abgeschalteter Link gilt sofort nicht mehr, auch in bereits verschickten Mails. ## Häufige Fragen zur Zusammenarbeit ### Können Externe ohne eigenen Account mitarbeiten? Ja: über teilbare Links, die ohne Login funktionieren, oder über Light-Accounts mit reduzierter Sicht auf genau die Projekte, denen jemand zugeordnet ist. Die ersten zehn Light-Accounts sind kostenlos. ### Wie steuere ich, wer was sieht? Über einen Rollen-Editor, der bis hinunter auf einzelne Projekte und einzelne Rechte pro Person greift. Wer für mehrere Organisationen arbeitet, wechselt zwischen Teams mit jeweils eigener Rolle. ### Woher weiß ich, wer wann was zugesagt hat? Gewerke zeigen Bedarf und Zusage-Status, wie viele Kassenkräfte, Securities und Techniker*innen gebraucht werden und wer schon zugesagt hat. Das Projekt-Dashboard beantwortet „Wo stehen wir?“ ohne Rundmail, und versendete Mails bleiben am Projekt archiviert. ### Entstehen Verträge automatisch? Verträge, Dispos und Venue-Specs entstehen aus Vorlagen, in die eventbrain die Daten einsetzt, die längst im Projekt stehen. Aus derselben Quelle laufen auch die Mails an Beteiligte. ## Wie viele Rundmails braucht bei euch eine Programmänderung? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen, wer bei euch welchen Account bekäme, und was dann nicht mehr gemailt werden muss. --- # Über eventbrain Was die Software ist und wer dahintersteht Die harten Fakten auf einer Seite: Produktdefinition, Zielgruppen, angebundene Systeme, Preise, Betrieb und Anbieter. Ohne Marketingtext dazwischen. ## eventbrain auf einen Blick Die Kurzfassung für alle, die es genau wissen wollen. **Was es ist** Eventmanagement-Software (SaaS) für das Backoffice von Veranstaltungen, von der ersten Terminanfrage bis zur Abrechnung. **Für wen** Veranstalter (Konzerte, Comedy, Theater, Festivals), Tourismus und Stadtmarketing, Locations und Venues, Booking-Agenturen und Tourveranstalter, Event-Agenturen. **Was es nicht ist** Kein Ticketshop. eventbrain verkauft keine Tickets. Und kein generisches Projektmanagement-Tool: die Begriffe sind die der Branche (Deals, Gagen, Rider, Dispo, VVK, Gewerke). **Sieben Bereiche** Projekte & Programm · Räume, Vermietung & Angebote · Aufgaben & Workflows · Finanzen & Kalkulation · Marketing & Presse · Ticketing & Reporting · Zusammenarbeit & Dienstleister. **Angebundene Ticketingsysteme** Elf: CTS Eventim, Reservix, Ticketmaster, Pretix, Vivenu, München Ticket, TicketToaster, Universe, Krasserstoff, Love Your Artist und TixforGigs. Nächtlicher Abruf, weitere kommen laufend dazu. **Weitere Integrationen** Eigene Veranstaltungs-Website (Add-on), rausgegangen.de, REST-API und Dokumentation, Kalender-Abos für Outlook, Google und Apple, Import aus CSV und Excel, KI-Erkennung von Zeitplänen und Gästelisten aus formlosem Text. **Preise** FREE 0 € dauerhaft · PRO 99 €/Monat bei jährlicher, 119 € bei monatlicher Zahlung für das ganze Team · weitere Full-Accounts 19,90 € / 24,90 € · Light-Accounts 1,99 € / 2,49 €, die ersten zehn kostenlos · alle Preise netto zzgl. USt. **Testen** 30 Tage alle Funktionen inklusive beider Add-ons und beliebig vieler Nutzer*innen, ohne Kreditkarte. **Zusammenarbeit** Rollen-Editor bis auf das einzelne Recht, Light-Accounts, teilbare Links ohne Login, Arbeiten in mehreren Teams. **Betrieb** Läuft im Browser (Chrome oder Firefox), keine Installation, keine Updates. **Sicherheit & Datenschutz** Server in Deutschland, DSGVO-konform, AVV direkt in der App, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Session- und Geräteverwaltung. **Onboarding** Demo-Datensatz beim ersten Login, rund 50 kontextsensitive Hilfeseiten, optionales Onboarding-Paket, in zwei Wochen produktiv. **Sprache** Deutsch. **Anbieter** eventbrain GmbH & Co. KG, Parkstraße 4, 26122 Oldenburg. ## Wer dahintersteht eventbrain wird von der eventbrain GmbH & Co. KG in Oldenburg entwickelt, von einem kleinen Team, das die Branche aus der eigenen Arbeit kennt. Vertreten wird das Unternehmen durch André Lampe, Thomas Schulz und Henrik Wächter. Entwicklung und Betrieb liegen in Deutschland, die Server stehen in Deutschland. Wer uns direkt erreichen will: [info@eventbrain.de](mailto:info@eventbrain.de) oder [+49 441 24922850](tel:+4944124922850). Vollständige Anbieterkennzeichnung im [Impressum](https://www.eventbrain.de/impressum.html), Details zur Datenverarbeitung in der [Datenschutzerklärung](https://www.eventbrain.de/datenschutz.html). ## Passt das zu euch? 20 Minuten Gespräch. Wir schauen gemeinsam, ob eventbrain für euch das Richtige ist. --- # Impressum der eventbrain GmbH & Co. KG eventbrain GmbH & Co. KG ## Angaben gemäß § 5 TMG Parkstraße 4 26122 Oldenburg Vertreten durch: eventbrain Verwaltungs GmbH Parkstraße 4 26122 Oldenburg Diese vertreten durch: André Lampe Thomas Schulz Henrik Wächter ## Kontakt Telefon: [+49 441 24922850](tel:+4944124922850) E-Mail: [info@eventbrain.de](mailto:info@eventbrain.de) Handelsregister: HRB 216996 Registergericht: Amtsgericht Oldenburg ## Umsatzsteuer-ID Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a Umsatzsteuergesetz: DE345262782 ## Redaktionell Verantwortlicher Thomas Schulz Parkstraße 4 26122 Oldenburg ## EU-Streitschlichtung Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: [https://ec.europa.eu/consumers/odr/](https://ec.europa.eu/consumers/odr/). Unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben im Impressum. --- # Leistungsbeschreibung ## Basis-Software "Veranstaltungen" CRM für Eventbranche ## Kontakte Branchenspezifische Informationen über die reinen Kontaktdaten hinaus - Unbegrenzte Zahl an Kontakten - Kontaktdaten und Adresse - Bilder & Dateien - Künstlerspezifische Daten und Dateien - Filterfunktionen - Locationspezifische Daten - Beziehungen zwischen Unternehmen und Personen - Notizen - Branchen & Tags - Importfunktion Eventdaten immer und für alle verfügbar ## Projekte und Events Eventspezifische Informationen - Unbegrenzte Anzahl an Projekten - Eventbezogene Aufgaben - Zeitpläne über mehrere Tage und Räume - Ticketingbereich mit automatischem Abruf und Versand der Verkaufszahlen - Anbindung von und Kommunikation mit externen Dienstleistern - Eventbezogene Dateien & Notizen - Eventspezifische Dokumente automatisch erstellen Wissen, was zu tun ist ## Aufgaben Eventbezogene Aufgaben erstellen und erledigen - Projektvorlagen erzeugen alle Aufgaben zu einem Event per Klick - Wiederkehrende Aufgaben - Aufgaben aller Projektbeteiligten sehen - Aufgaben mit und ohne Eventbezug ## Add-On "Pressemitteilungen" **Pressemitteilungen automatisch erstellen** eventbrain füllt die Pressemitteilung aus deinen eigenen Vorlagen. Vor dem Versand kannst du sie überarbeiten. **Empfängersuche** Die Empfänger einer Pressemitteilung stellst du über Branchen, Tags oder Orte zusammen **Automatischer Versand** Der Mailversand läuft zeitgesteuert. **2000 Versendungen inklusive** Verschickst du die Mails über eventbrain, sind 2000 Mails pro Monat inklusive